Transcript Samenvatting Afdelingsplan Curriculumbureau G2020

Samenvatting Afdelingsplan Curriculumbureau G2020
Inrichting van een Shared Service Bureau en organisatie van de transitiefase
Datum: 6 februari 2014
Auteurs: Jasper Hollenbeek Brouwer, Ger Alberts
Inleiding
Het nieuwe curriculum Geneeskunde G2020, dat september 2014 van start gaat, heeft grote impact op
de huidige inrichting van het Curriculumbureau Geneeskunde.
Met name de implementatie van Learning Communities (LC’s) maakt dat het Curriculumbureau op een
andere manier zal moeten gaan werken. Daarnaast wordt de rol van de medewerkers meer faciliterend
i.p.v. organiserend. Er dient specifieke (LC) en generieke (semestercoördinatoren) ondersteuning te
worden georganiseerd. Daarnaast is het faciliteren van een goede (elektronische) omgeving voor
studenten een belangrijk speerpunt.
In dit document wordt de nieuwe inrichting van het Curriculumbureau beschreven. Ook wordt
beschreven op welke manier de transitieperiode, waarin zowel het huidige als het nieuwe curriculum
draait, wordt vormgegeven.
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
1
Huidige situatie
Binnen de Nederlandstalige variant van de Bacheloropleiding Geneeskunde G2010 zijn er drie
jaarproducenten. Een jaarproducent ondersteunt het verloop van het onderwijs van één studiejaar. Voor
ieder studiejaar is er één producent. Iedere producent wordt ondersteund door een assistent die een
aantal uitvoerende werkzaamheden voor hen uitvoert.
Voor de Engelstalige variant van de huidige Bacheloropleiding (IBMG) geldt dat er twee producenten
actief zijn. Eén producent ondersteunt studiejaar 2. De andere producent ondersteunt studiejaar 1 en 3.
Beide producenten maken geen gebruik van een assistent. De studentpopulatie van de IBMG opleiding
is significant kleiner dan die van de Nederlandstalige Bachelor.
Een studiejaar bestaat uit vier blokken. Een blok bestaat uit tien weken. Hoewel de aard, en werkwijze,
van een producent per blok kan wisselen, worden bepaalde structurele werkzaamheden ieder blok
herhaald. Een blok is te vergelijken met een cyclus. Dezelfde cyclus herhaalt zich vier keer per jaar. De
werkzaamheden van de producenten zijn onder te verdelen in:
­
­
­
­
Blokonafhankelijke werkzaamheden gedurende het jaar
Voorafgaand aan een blok
Tijdens het blok
Aan het einde van een blok
Naast de producenten en assistenten, is een aantal andere functionarissen werkzaam bij het
Curriculumbureau:
­
­
­
­
Een producent die zich bezig houdt met de organisatie en verwerking van de periodieke
Voortgangstoets (VGT)
Een producent die zich bezig houdt met de organisatie van de onderwijslijn Professionele
Ontwikkeling (PO)
Een producent die zich bezig houdt met (elektronisch) toetsen en decentrale selectie (sinds
2014)
Een medewerker die verantwoordelijk is voor de competentie Communicatie en werving van
studenttutoren
Tenslotte wordt een aantal activiteiten uitgevoerd door medewerkers die de afdeling tijdelijk en
periodiek ondersteunen, maar geen onderdeel zijn van de formatie van het Curriculum bureau. Deze
activiteiten zijn:
­
­
­
Het maken van het basisrooster
De onderwijsinventarisatie
Docentwerving
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
2
De huidige formatie van het curriculumbureau is 10.6 FTE, inclusief 1.0 FTE management en exclusief de
hierboven genoemde tijdelijke, periodieke ondersteuning.
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
3
Impact G2020 op de organisatie van het Curriculumbureau
Zoals in de inleiding beschreven heeft de invoering van LC’s impact op de organisatie van het
Curriculumbureau. Waar in het huidige curriculum gewerkt wordt met jaarproducenten, wordt in het
nieuwe curriculum een producent toegewezen aan iedere LC. Deze producent ondersteunt de LC bij de
organisatie van het LC-specifieke onderwijs voor jaar 1, 2 en 3. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat
de producenten een aantal zaken blijven uitvoeren die zij in het huidig curriculum ook voor hun rekening
nemen, met dit verschil dat deze taken in G2020 voor de aan hen toegewezen LC worden uitgevoerd.
Een aantal activiteiten zullen nieuw zijn voor de producenten. Te denken valt bijvoorbeeld aan taken die
te maken hebben met het monitoren en modereren van het gebruik van de e-omgeving van iedere LC.
Het precieze takenpakket kan per LC accentverschillen bevatten en is deels afhankelijk van de wensen,
ideeën en ambities van de verschillende LC-teams.
Daarnaast wordt een producent ingezet voor de ondersteuning van de semestercoördinatoren. Deze
semestercoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het generieke
programma dat ten grondslag ligt aan het verdiepende gedeelte van elke LC. Het is lastig om de
taakbelasting van deze functionaris goed in te schatten. Dit betekent dat de gekozen oplossing (een
combinatierol, zie hieronder) niet de definitieve constructie hoeft te zijn. Op termijn zou behoefte aan
een aparte vijfde producent kunnen ontstaan.
Naast de inrichting van Learning Communities, heeft ook een aantal andere uitgangspunten van de
Blauwdruk G2020 duidelijke impact op de taken en werkwijze van de medewerkers van het
curriculumbureau;
●
De in de blauwdruk genoemde doelen die te maken hebben met het stimuleren van;
o actieve participatie en zelfbeschikking;
o vergroten van de binding met de opleiding en verhogen van motivatie;
o het stimuleren van academisering,
maken dat medewerkers van het Curriculumbureau studenten meer zullen faciliteren en betrekken en
hen minder uit handen zullen nemen.
●
Het faciliteren van een goede (elektronische) omgeving voor studenten en docenten is een
belangrijk speerpunt. Daarin moeten zaken zoals de elektronische leeromgeving, e-learning
faciliteiten, elektronische toetsing, elektronisch portfolio, student monitoring, etc. geregeld
worden. Bovenstaande betekent dat er binnen het Curriculum bureau een aantal nieuwe,
ondersteunende, taken ontstaan.
● De doelstelling om tot meer internationalisering te komen impliceert dat de medewerkers van
het curriculumbureau (deels) moeten leren omgaan met studenten uit andere culturen en andere
systemen van onderwijs.
● De ambitie om te gaan werken met jaarklassen, en het hiermee verbonden elektronisch
portfolio waarin alle resultaten van studenten worden verzameld, maken dat de producenten
een nadrukkelijker rol krijgen in kwantitatieve monitoring van studievoortgang en dat hun
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
4
signalerende functie richting studieadviseurs en andere studentbegeleiders wordt versterkt.
Om deze rol goed te kunnen vervullen zullen de producenten van iedere LC nadrukkelijk
onderdeel moeten zijn/worden van het LC-team. Daarnaast hebben zij tot taak de verbinding
tussen de LC’s en het Shared Service Bureau te bewaken.
Een aanzienlijk aantal ondersteunende activiteiten zal generiek voor alle studenten worden
georganiseerd, in het op te richten Shared Service Bureau. Centrale organisatie zorgt voor efficiëntie en
eenduidigheid. Inhoudelijk kunnen sommige activiteiten per LC verschillen, dit heeft echter geen impact
op de activiteiten van het curriculumbureau. De generiek te organiseren activiteiten zijn onder te
verdelen in drie hoofdgebieden:
­
­
­
Algemene onderwijsondersteuning
Roostering, werving en mondeling
(E)Toetsing en digitaal onderwijs
Hieronder een overzicht van activiteiten die ondergebracht worden bij ieder hoofdgebied:
Hoofdgebied:
Algemene
onderwijsondersteunin
g
Roostering en
werving (incl.
mondeling)
E-toetsing en digitaal
onderwijs
Activiteiten:
Zorgstage/Leeronderzo
ek
Basisrooster
Voortgangstoets
Onderwijsinventarisati
e
(E)toetsing
Pro-read
Hepatitis
Docentwerving
Portfolio
ondersteuning/PO-lijn
Bachelor Thesis
Tutorwerving
E-learingsupport
Voorbereiden
onderwijsevaluatie
(blue)
Mondeling
CVO, snijzaal, statistiek
Competentie
communicatie
Keuzeonderwijs
Basic life support
Secr. Onderwijscomm.
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
5
Organisatieopzet G2020
De hierboven beschreven uitgangspunten leiden tot een andere inrichting van het Curriculumbureau.
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
6
Organisatie van de transitieperiode
Vanaf studiejaar 2014/2015 draaien tijdelijk het curriculum G2010 en G2020 naast elkaar. Het is van
belang dat er enerzijds voldoende tijd beschikbaar is om de organisatie en werkzaamheden horend bij
G2020 vorm te geven. Anderzijds is het cruciaal om het huidige curriculum zorgvuldig af te ronden. Om
deze ambitie te kunnen waarmaken is tijdelijk extra ondersteuning nodig.
De aannames die we bij het inschatten van deze extra ondersteuning hanteren zijn de volgende:
●
●
●
●
●
In het studiejaar 2014/2015 zal iedere producent- en assistent nog niet voor het volledig aantal
werkzame uren bezig zijn met activiteiten betreffende het nieuwe curriculum. Immers:
uiteindelijk zullen de medewerkers van het Shared Service Bureau de studenten van 3 jaren
moeten bedienen.
In het studiejaar 2014/2015 besteden medewerkers 1/3 van hun tijd aan uitvoerend werk van
jaar 1 van het nieuwe curriculum G2020
In ieder geval tijdens studiejaar 2014/2015 wordt 1/3 van de beschikbare tijd besteed aan
voorbereidende activiteiten en het vormgeven van de nieuwe organisatie. Denk bijvoorbeeld
aan het opnieuw beschrijven van (werk)processen meedenken en –werken over de inrichting
van de LC’s en inrichten van het portfolio- en E-learningsupport. Deze voorbereidende
activiteiten starten reeds dit studiejaar. Dit is een van de redenen (naast inwerktijd) dat de extra
ondersteuning die wordt gevraagd op korte termijn zal moeten starten.
1/3 van de beschikbare tijd van de zittende medewerkers zal worden ingezet voor het
begeleiden van het huidige curriculum G2010. Uitzondering hierop vormen de producent en
assistent van jaar 1 van het huidige curriculum. Hun taken in G2010 vervallen immers vanaf het
nieuwe collegejaar.
De mondelingen voor G2010 én G2020 worden vanaf collegejaar 2014/2015 georganiseerd
door het Shared Servicebureau.
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
7
De aan te nemen tijdelijke krachten werken samen met de huidige producenten en
assistent-producenten van jaar 2 en 3 van G2010 (NL en IBMG). De huidige producenten blijven derhalve
een rol spelen bij de organisatie van het onderwijs en verzorgen deze onderwijsorganisatie samen met
de genoemde tijdelijke medewerkers.
Verder spelen de volgende zaken een rol bij het bepalen van de extra ondersteuning die ingezet zal
worden:
­
­
­
Het overnemen van de taken van Jetty Veendijk (ziektevervanging)
De studenten van curriculum G2010, die een studieachterstand hebben opgelopen worden
verder worden vanuit het Shared Service Bureau begeleid door Uki Bosma, die een
contractomvang van 0.4 FTE behoudt. Gezien de tijdelijke aard van dit werk en de
vacatureruimte die nodig is om het nieuwe curriculum goed te kunnen draaien is het voorstel om
de genoemde 0.4 FTE te financieren vanuit budget dat beschikbaar is voor de transitie.
De producentrol van Uki Bosma wordt in G2020 voor 0.8 FTE vervangen.
Takenoverzicht op hoofdlijnen producent en assistent jaar 2 en 3 G2010 (NL en IBMG)
Collegejaar
Taken (hoofdlijnen) die binnen
formatie worden uitgevoerd
Taken uitgevoerd door tijdelijke extra
ondersteuning jaar 2 en 3 (hoofdlijnen)
2014/2015
Begeleiding/coaching tijdelijke
krachten
Algemene taken Producent en Assistent:
Vervanging bij afwezigheid
Controleren van het rooster
Ondersteuning aan einde blok bij
vervangingsopdrachten en
reparaties
Indelingen van de studentpopulatie
Roosterwijzigingen gedurende het jaar
Courses inrichten in Nestor
Opstellen van het (concept) Blokboek
Docenthandleidingen aanpassen
Ondersteuning bij toetsanalyse
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
8
Evaluatie en quick scan blokken (JV)
Mondeling vanuit Shared
Servicebureau
Instructiebijeenkomsten organiseren
Schriftelijke toets, organisatie en admin.
Algemene administratie en ondersteuning
Organiseren van vervangingsopdrachten
en reparaties
Verwerken toetsgegevens m.b.v.
analyseprogramma
Bijwonen nabespreking JV met blok
coördinator en de consulent
Hertoetsen organiseren en administreren
Vraagbaak voor docenten en studenten
Leeronderzoek abstracts en Iscoms
Organiseren van de workshops
Vergaderingen organiseren en bijwonen
Registratie aanwezigheid
Specifieke taken, horend bij de PO-lijn:
Werven patiënten via diverse
patiëntverenigingen
Verwerken aanmeldingen
Patiënten informeren gang van zaken
Patiënten koppelen aan
coachgroepen/koppels
Opdracht tuchtzaak:
Studenten informeren gang van zaken
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
9
Data afspreken waarop studenten een
zitting bij kunnen wonen
Data bekend maken aan studenten
Namen per zitting doorgeven aan
contactpersoon rechtbank
Per zitting studenten bevestigingsmail
sturen
Beschikbare capaciteit (huidige bezetting) per Bsc- jaar (op basis van beschreven uitgangspunten)
Jaar 2 NL: 0.3 FTE producent, 0.2 FTE assistent
Jaar 2 IBMG: 0.3 FTE producent
Jaar 3 NL: 0.0 FTE producent (Uki), 0.2 FTE assistent
Jaar 3 IBMG: 0.4 FTE producent
Overzicht benodigde extra ondersteuning voor G2010 per Collegejaar (LN en IBMG)
Collegejaa
r
Beschikbare
taakomvang
G2010
binnen de
huidige
bezetting
Externe
ondersteunin
g jaar 2
G2010
Externe
ondersteunin
g jaar 3 2010
Arts 2019,
begeleidin
g
studenten
met
achterstan
d
Totale
ondersteuningsbehoef
te
1-3-14 tot
1-9-14
n.v.t.
0.5 Producent
0.5 Producent
0.0
1.7 FTE
0.4 Assistent
(inwerken)
0.3 Assistent
0.5 Producent
0.5 Producent
0.4
2.1 FTE
2014/201
5
1.0 Producen
t
(inwerken)
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
10
2015/201
6
0.4 Assistent
0.4 Assistent
0.3 Assistent
0.4
Producent
0.0
0.5 Producent
0.4
1.3 FTE
0.4
0.4 FTE
0.4
0.4 FTE
0.4 Assistent
0.2 Assistent
2016/201
7
0.0
0.0
2017/201
8
0.0
Evaluatie en herziening extra bezetting
Bovenstaande (extra) bezetting is gebaseerd op de op het moment van schrijven bekende feiten en
aannames over het nieuwe curriculum. Een aantal zaken is echter lastig in te schatten, bijvoorbeeld de
exacte taakbelasting van de producenten in de LC’s en de taakbelasting van de producent voor de
semester coördinatoren. Ook het aantal administratieve taken dat wegvalt doordat het nieuwe
curriculum minder verplichte aanwezigheid zal bevatten is op dit moment niet precies te bepalen.
Tenslotte kan een aantal taken door automatisering efficiënter worden ingericht. De mate waarin en de
termijn waarop deze automatisering daadwerkelijk gerealiseerd wordt is nog niet helder.
Dit betekent dat de hierboven beschreven aannames en behoefte aan extra ondersteuning op gezette
tijden moet worden geëvalueerd. Indien blijkt dat, door ontwikkelingen die op het moment van schrijven
nog niet zijn ingeschat, de bezetting van het curriculumbureau tijdens de transitieperiode te laag blijkt te
zijn, moet de mogelijkheid worden geboden de bezetting tijdelijk verder uit te breiden.
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
11
Bijlage: overzicht taakverdeling per persoon
Afdelingsplan Curriculumbureau Geneeskunde G2020/JHB/GA/feb 14/v1.0
12