Transcript Kwaliteitsborging en Contractmanagement

Kwaliteitsborging en
Contractmanagement
30-1-2014, Gert-Jan Vlasveld
Even voorstellen ….
• Gert-Jan Vlasveld
• 20 jaar:
• 5 jaar:
• 7 jaar:
3 jaar:
• Mede ontwikkelaar methode
Even voorstellen …… de NBCM
o Nederlandse Beroepsvereniging voor Contractmanagement
o Doelstelling:
o Het bevorderen van professioneel contractmanagement en
de behartiging van de belangen van professionals en
organisaties op het gebied van contractmanagement
o Opgericht 6 mei 2010
o Momenteel +-140 leden
o Bestaande uit natuurlijke personen
o Uit diverse toepassingsgebieden (ICT, FM, bouw …)
o Met een lage drempel (€75/jaar)
3
De activiteiten van de NBCM
Doelstellingen bereiken door:
o Netwerkplatform te bieden voor leden onderling en met
externe partijen.
o Uitwisselen van kennis en best practices.
o Stimuleren van aandacht voor contractmanagement in media
en vakliteratuur
o Stimuleren en doen van marktonderzoek
o Stimuleren onderwijs/opleidingen
o Behartigen van belangen en de lobby voor
contractmanagement
o Uitgeven van publicaties
o Op termijn stellen van normen en stimuleren/uitvoeren van
certificering voor contractmanagers
4
Publicaties NBCM
o De Competente contractmanager
Het werkveld van de contractmanager
Het competentieprofiel van de contractmanager
o Handleiding beoordelingsraamwerk Organisatie Ontwikkel
Modellen voor Contractmanagement
5
Kwaliteitsborging in contractmanagement
• Contractmanagement heeft tot doel het
realiseren van de beoogde
contractdoelstellingen zeker te stellen
• Welke elementen binnen
contractmanagement (of CM aanpak) bieden
daartoe zekerheid
Elementen
1. Heldere definitie van contract
2. Heldere definitie van contractmanagement
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Eenduidige rollen bij een contract
Contract Essentials
Contract Risico Profiel
Contractmanagement: de stappen
Contract Assessment
Top 6 activiteiten van een contractmanager
1. Definitie van Contract (1/2)
• Wetboek: kent geen definitie van contract, wel
van overeenkomst: “Meerzijdige rechtshandeling
waarbij een of meer partijen jegens een of
meerdere andere partijen een verbintenis
aangaan”;
• Van Dale: 1) al dan niet schriftelijke
overeenkomst, waarbij een of meer partijen
jegens een of meer andere een verbintenis
aangaan, 2) geschrift waarin het overeenkomst is
vervat
1. Definitie van Contract (2/2)
• CM Partners: Een contract is een schriftelijke
overeenkomst, het resultaat van een
meerzijdige rechtshandeling waarbij een of
meer partijen jegens een of meer andere
partijen een verbintenis aangaan.
• Een contract is opgebouwd uit twee delen:
– Het te leveren werk, diensten etc
– De condities waaronder levering geschiedt
• Prestatie <> Tegenprestatie
2. Ontstaan: De contract Life Cycle
Opdrachtgeverskant
Leveranciersmanagement
Requirements
management
Leverancierskant
RFI
RFP
Contractering
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
2. Ontstaan: De contract Life Cycle
Opdrachtgeverskant
Leveranciersmanagement
Requirements
management
Opportunity
management
RFI
Kwalificatie
RFP
Offerte
Contractering
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Contractering
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Evaluatie
verloren offerte
Marktverkenning en –profilering
Leverancierskant
De contract Life Cycle en CM
Opdrachtgeverskant
Leveranciersmanagement
Contractmanagement?
Requirements
management
RFI
RFP
Contractmanagement?
Contractering
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Contractmanagement?
Opportunity
management
Kwalificatie
Offerte
Contractering
Evaluatie
verloren offerte
Marktverkenning en –profilering
De contract Life Cycle en CM
volgens CATS
Opdrachtgeverskant
Leveranciersmanagement
betrokkenheid
Requirements
management
Opportunity
management
RFI
Kwalificatie
Contractmanagement!!
RFP
Contractering
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Offerte
Contractering
Contract
uitvoering
Afsluiting en
evaluatie
Evaluatie
verloren offerte
Marktverkenning en –profilering
2. Definitie contractmanagement
(CATS CM)
• Contractmanagement is het op operationeel
niveau managen van alle in het contract
vastgelegde verantwoordelijkheden,
verplichtingen, procedures, afspraken,
voorwaarden en tarieven plus het managen
van alle onduidelijkheden, hiaten en gewenste
wijzigingen in het contract met als doel de
met het contract beoogde doelstellingen te
realiseren.
3. Rollen bij een contract
• Contracteigenaar
• Contractmanager
• Servicesmanager
• Let op: Rollen, hoeven geen functies te zijn
(kan wel)!!
Contracteigenaar
• Ieder contract kent één contracteigenaar
• Een contracteigenaar kan eigenaar zijn van
meerdere contracten
• De contracteigenaar is initiatiefnemer van het
contract en accountable gedurende de
contract life cycle.
Contractmanager
• Wordt aangesteld door de contracteigenaar;
• Met gedelegeerde verantwoordelijkheid van de
contracteigenaar;
• Om de dagelijkse zaken van het contract te managen
en de contractdoelstellingen te realiseren;
• Is verantwoordelijk voor het héle contract;
• Met een focus op het ‘Voorwaarden’ deel;
• Gebaseerd op input van de service manager voor het
deel ‘Werk’.
• Kan contractmanager van meerdere contracten zijn.
Servicemanager
• Betrokken bij levering/ontvangst van ‘Het werk’;
• In staat om een beoordeling te geven over:
– Het kwaliteitssysteem,
– De processen en
– De prestaties van de leverancier;
• Eerste gesprekspartners bij (dreigende) noncompliance;
• Informeert Contractmanager bij
definitieve/voortdurende non-compliance.
4. Contract Essentials
1.
2.
3.
4.
Contractomgeving
Contractdossier
Doelstellingen en Resultaten
Belangrijkste contractartikelen
(Facturatie, opleverdata, audits, reviews, inspecties
acceptatieprocedure, IGS, kritische randvoorwaarden, beëindiging,
what-if)
5. Proces- en kwaliteitsbewaking
6. Risicobeheersing
(Contract Risico Profiel, aannames, beheersingsmaatregelen)
Contract omgeving
5. Contract Risico Profiel
• Het managen van risico’s is een belangrijke
taak van de contractmanager
• Instrument om de risico’s binnen een contract
te identificeren is het Contract Risico Profiel
• Subjectief hulpmiddel dat ook als
communicatiemiddel ingezet kan worden.
6. Contractmanagement: de stappen
• CM is een proces binnen de uitvoeringsfase en
de evaluatie & afsluitingsfase;
• Kent een eigen set aan stappen;
De processen binnen de uitvoeringsfase
Contractmanagement
Bestellen/
Afroepen
Contract
Implementatie
Ontvangst/Gebruik
Gebruik
Transitie
Afbouw
Transformatie
Verleng of
vernieuw
Contractmanagement stappen:
basis is Deming Cyclus
Plan
Do
Act
Check
Uitgebreid met twee extra stappen
Initiate
Plan
Do
Act
Check
Close
10. Top 6 activiteiten van een
contractmanager
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Prestatiemonitoring/-management
Relatiemanagement
Financiën
Contractbeheer
Inkoop/onderhandelen/pricing
Issue-/risicomanagement
Bron: onderzoek naar de positie en werkzaamheden
van contractmanagers, CM Partners, feb 2013
Afsluiting
•
•
•
•
•
•
•
•
Nog vragen?
Stel ze gerust via mail of de telefoon.
06 44 35 15 29
[email protected]
www.cmpartners.nl
Kijk ook op www.nbcm.nl
LinkedIn group: CATS CM, NBCM
Laat visitekaartje achter voor een pdf versie van
de competente contractmanager
Contractmanagement en contractwaarde
Contractwaarde
Optimaal contractmanagement
Beoogde toegevoegde waarde
Ontbrekend of ineffectief
contractmanagement
Tijd
^
Contract ondertekening
^
Contracteinde
Bron: Coen willems, Shell, presentatie 14-3-2013
Contract Assessment
Na verloop van tijd
Resultaten van een contract
assessment