Transcript Download folder – Klachten en meldingen software

clear
Klachten & Meldingen
detect
clear
Doel van het systeem
Registreren
Het systeem ‘Klachten & Meldingen’ heeft
ten doel om de organisatie te helpen bij het
gestructureerd afhandelen van klachten,
incidenten en andere meldingen. Daarnaast
kunnen trends bewaakt worden en ontstaat
er zicht op (corrigerende en preventieve)
verbetermogelijkheden.
Voor ieder type melding kan een registratiescherm op
maat gemaakt worden met al dan niet verplichte items
in de vorm van vrije velden en keuzelijsten.
‘Klachten & Meldingen’ kan voor vele doeleinden
gebruikt worden zoals:
• incidenten (MIP, MIM, FONA, MIC, etc.)
• (bijna) ongevallen, milieu-incidenten
• klachten van klanten
• interne klachten
• verbetervoorstellen
• klachten over leveranciers
• klanttevredenheid
Het systeem voldoet aan de eisen die gesteld
worden vanuit diverse normen zoals:
• kwaliteitszorg: ISO 9001, HKZ
• milieuzorg: ISO 14001
• arbo: Ohsas 18001, VCA*/**
• hygiëne: GMP, HACCP
• klachtenmanagement: ISO 10002
Er kan ook gebruik gemaakt worden van sjablonen
waarbij er afhankelijk van de keuze voor het type
melding, een registratie gegenereerd kan worden
waarop een aantal velden automatisch gevuld worden.
Dit zorgt voor eenvoud en snelheid bij de registratie en
voor uniformiteit van de registratie.
Algemene omschrijving
Het is mogelijk om het gehele proces van registratie,
onderzoek, afhandeling, controle en analyse te
organiseren binnen 1 systeem. Waar wenselijk zijn
koppelingen naar andere systemen mogelijk.
Er kan met meerdere typen meldingen door
verschillende gebruikers gewerkt worden.
De registratieschermen worden op maat ingericht
zodat het systeem aansluit bij de gewenste werkwijze van de organisatie.
Het systeem is volledig webbased en daardoor
eenvoudig en gebruikersvriendelijk.
Door autorisaties toe te kennen, kunnen
onderdelen afgeschermd worden.
www.inception.nl
Iedere melding krijgt een verantwoordelijke die er voor
dient te zorgen dat de melding correct en tijdig wordt
afgehandeld. Dit kan zelfs vooraf ingesteld worden op
basis van het type melding.
Het is ook mogelijk om de registratie via een web­
formulier op intranet of via de website te regelen. De
ingevulde meldingen komen dan automatisch terecht
in het systeem ‘Klachten & Meldingen’.
Indien gewenst kan de ontvangst van de melding
te­ruggekoppeld worden via het systeem, e-mail of
automatisch te genereren brieven/e-mails.
monitor
organize
Onderzoeken
Bewaken
Het is voor een melding van groot belang om de
oorzaak te kennen. Op basis van de oorzaak kunnen
er vervolgens doeltreffende maatregelen genomen
worden om het probleem op te lossen en zelfs
herhaling te voorkomen.
Wanneer de oorzaak niet direct bekend is, kan er via
het systeem een verzoek voor onderzoek gestuurd
worden naar een of meerdere medewerkers.
Het gehele proces kan bewaakt worden door zowel
de software als door diverse gebruikers.
Zo bewaakt het systeem de eventuele deadlines en
genereert het mededelingen naar gebruikers om ze
tijdig te informeren en te herinneren om de geplande
acties uit te voeren.
Ook is het mogelijk om zelf diverse overzichten
samen te stellen om daarmee de bewaking te doen.
Maatregelen nemen
Per melding kunnen een of meerdere maatregelen
benoemd worden. Het betreft hier zowel correctieve,
corrigerende als preventieve maatregelen.
De maatregel wordt naar een medewerker toegestuurd
(via het systeem maar ook via e-mail) met vermelding
van de gewenste actie alsmede de deadline.
De betreffende medewerker dient de maatregel na
afhandeling af te melden in het systeem.
Analyseren
Analyses kunnen zelf eenvoudig worden
samengesteld met een ingebouwde rapportgenerator.
Hiermee kunnen analyses, rapportages en
bewakingsoverzichten gemaakt worden. Als een
rapport eenmaal is opgesteld dan kan dit
opgeslagen worden voor toekomstig (her)gebruik.
Controleren
Nadat de maatregelen zijn genomen kan het zinvol
zijn om de doeltreffendheid hiervan te controleren.
Hiermee kan gecontroleerd worden of de genomen
maatregelen daadwerkelijk het probleem hebben
opgelost.
Afhandelen
Nadat de voorgaande stappen zijn afgerond, kan
de melding afgesloten worden. Eventuele kosten
die betrekking hebben op de melding kunnen nog
opgenomen worden.
Inception
Inception is ontwikkelaar van webbased
software ter ondersteuning van het management
(sturen, beheersen en verbeteren) van
organisaties. Door het beschikken over
zowel technische als ook bedrijfskundige
deskundigheid en ervaring, wordt de ontwikkelde
software als praktisch, gebruikervriendelijk
en doeltreffend ervaren door de inmiddels vele
gebruikers.
Inception heeft een aantal softwarepakketten op
de markt gebracht die los van elkaar maar ook
integraal te gebruiken zijn. Zo zijn er
onder andere de volgende pakketten:
•M
anagementsysteem
(document- en informatiebeheer,
actiemanagement en procesbeschrijvingen)
•K
lachten & Meldingen
(registreren, afhandelen en analyseren van
klachten, incidenten, verbetervoorstellen,
(bijna) ongevallen, etc.)
• I nterne Audits
(plannen, uitvoeren, afhandelen en
analyseren van in- en externe audits en
controles)
•M
anagementdashboard
(vastleggen en actief monitoren van beleid,
doelstellingen en prestatie-indicatoren)
Hertogstraat 1a - 5611 PA Eindhoven
T 040 - 2364920 - [email protected]
www.inception.nl
Met deze systemen kan een integraal
managementsysteem ingevoerd worden,
mede gebaseerd op het gedachtegoed van het
INK-managementmodel en Deming
(plan - do - check - act).
Alle software is met medewerking van klanten
uit diverse branches ontwikkeld en verder
verbeterd. Hierdoor wordt de kans aanzienlijk
verhoogd dat de ontwikkelde applicaties
daadwerkelijk praktisch toepasbaar zijn binnen
organisaties.
Ook zoekt Inception steeds de samenwerking
op met andere partijen die bijzondere
deskundigheid of ervaring hebben voor
specifieke branches of thema’s. Dit om hiermee
een zo hoog mogelijke kwaliteit van de software
maar ook de dienstverlening te realiseren en
de software af te stemmen op de specifieke
gebruikers.
Indien u nadere informatie wenst over onze
producten of organisatie, neemt u dan contact
met ons op. Wij staan u graag te woord of komen
graag langs voor een vrijblijvende demonstratie
op uw locatie.