Gunningsleidraad HVA 1.0 definitief
Download
Report
Transcript Gunningsleidraad HVA 1.0 definitief
GUNNINGSLEIDRAAD
Niet-openbare Europese Aanbesteding
Intermediairsdiensten voor Hotel- en vergaderaccommodaties
Kenmerk: INK 12-223 Hotel- en vergaderaccommodaties
Aanbestedende dienst(en):
-
-
-
-
-
Ministerie van Financiën, meer in het bijzonder
·
Het bestuursdepartement / kerndepartement
·
Belastingdienst
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Ministerie van Economische Zaken
Ministerie van Infra & Milieu, meer in het bijzonder
·
Het bestuursdepartement I&M
·
Rijkswaterstaat (incl. diensten/instellingen)
·
KNMI
·
ILT
Ministerie van OCW, meer in het bijzonder
·
Het bestuursdepartement OCW
·
Het Nationaal Archief (NA)
·
De Inspectie van het Onderwijs (IvhO)
·
De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
Openbaar ministerie
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Ministerie van Veiligheid en Justitie, meer in het bijzonder
·
Immigratie en naturalisatiedienst
·
Dienst Terugkeer en Vertrek
·
Centraal Justitieel incassobureau
·
Raad voor de Kinderbescherming
·
Nederlands Forensisch Instituut
Ministerie van Defensie
Stichting Noordelijke Hogeschool te Leeuwarden
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Versie
Kenmerk
Datum
: 1.0
: INK12-223
: 22-10-2013
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
INHOUDSOPGAVE
Hoofdstuk 1. Algemeen ........................................................................................................................ 5
1.1.
Inleiding ................................................................................................................................... 5
1.2.
Leeswijzer ................................................................................................................................ 5
1.3.
Aanbestedende dienst ............................................................................................................. 5
1.4.
Visie, aanleiding, doel en omvang van deze aanbesteding .................................................... 6
1.4.1.
Visie aanbestedende diensten op de aan te besteden opdracht .................................... 6
1.4.2.
Aanleiding en doel ........................................................................................................... 6
1.4.3.
Reikwijdte en omvang ..................................................................................................... 7
1.4.4.
Percelen ........................................................................................................................... 8
1.4.5.
Vertrouwelijkheid ............................................................................................................. 8
1.5.
De Belastingdienst en Rijksbeleid ........................................................................................... 8
1.5.1.
De organisatie .................................................................................................................. 8
1.5.2.
Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen ....................................... 8
1.5.3.
Social return ..................................................................................................................... 9
1.5.4.
Sociale Voorwaarden .................................................................................................... 10
1.5.5.
Proportionaliteit .............................................................................................................. 10
Hoofdstuk 2. Aanbestedingsprocedure ........................................................................................... 11
2.1.
Algemeen............................................................................................................................... 11
2.2.
Aankondiging ......................................................................................................................... 11
2.3.
Gunningsleidraad .................................................................................................................. 11
2.3.1.
Onregelmatigheden ....................................................................................................... 12
2.3.2.
Nadere inlichtingen over de gunningsleidraad .............................................................. 12
2.4.
Inschrijving ............................................................................................................................. 12
2.4.1.
Sluitingsdatum indienen inschrijving ............................................................................. 12
2.4.2.
Afzien van inschrijven .................................................................................................... 13
2.4.3.
Recht om niet te gunnen ............................................................................................... 13
2.5.
Beoordeling............................................................................................................................ 13
2.5.1.
Procedure van beoordelen ............................................................................................ 13
2.5.1.1.
Opening van de inschrijvingen .............................................................................. 13
2.5.1.2.
Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten ............................................. 13
2.5.1.3.
Beoordeling op de uitsluitingsgronden .................................................................. 13
2.5.1.4.
Beoordeling op de gunningscriteria ....................................................................... 14
2.5.1.5.
Beoordeling criterium prijs ..................................................................................... 14
2.5.1.6.
Beoordeling criterium kwaliteit ............................................................................... 15
2.6.
Gunning ................................................................................................................................. 16
2.6.1.
Mededeling van de gunningsbeslissing ......................................................................... 16
2.7.
Planning aanbesteding .......................................................................................................... 16
2.8.
Klachtafhandeling bij aanbesteding ....................................................................................... 17
Hoofdstuk 3. Beoordelingscriteria inschrijving .............................................................................. 18
3.1.
Inleiding ................................................................................................................................. 18
3.2.
Vormvereisten........................................................................................................................ 18
3.2.1.
Aanlevering van de inschrijving ..................................................................................... 18
22-10-2013
pagina 2 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
3.2.2.
3.2.3.
3.2.4.
3.2.5.
3.2.6.
3.2.7.
3.2.8.
3.2.9.
3.2.10.
3.2.11.
Taal ................................................................................................................................ 19
Indeling van de inschrijving per perceel ........................................................................ 19
Aanleveren van bewijsstukken ...................................................................................... 19
Contactpersoon ............................................................................................................. 20
Voorwaardelijke inschrijving .......................................................................................... 20
Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden ......................... 20
Conformiteitenlijst(en) .................................................................................................... 20
Ondertekening ............................................................................................................... 20
Geldigheidsduur............................................................................................................. 20
Kosten van de inschrijving ............................................................................................. 20
Hoofdstuk 4. Gemeenschappelijke eisen van perceel 1 + 2 .......................................................... 21
4.1.
Algemene- en vormvereisten................................................................................................. 21
4.2.
Prijs en betaling, en annuleringsvoorwaarden ...................................................................... 21
4.3.
Algemene kwaliteitseisen Intermediair .................................................................................. 22
4.4.
Accommodatie aanbod .......................................................................................................... 22
4.5.
Boekingssite .......................................................................................................................... 23
4.6.
Rapportage en evaluatie ....................................................................................................... 24
4.7.
Social Return ......................................................................................................................... 24
4.8.
Sociale Voorwaarden ............................................................................................................ 24
4.9.
Milieu ..................................................................................................................................... 25
4.10.
DigiInkoop - Elektronisch bestellen en factureren ............................................................. 25
4.11.
Juridische kaders ............................................................................................................... 26
Hoofdstuk 5. Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 1 (Hotelaccommodaties) ..... 27
5.1.
Inleiding gunningscriteria ....................................................................................................... 27
5.2.
Overige kwaliteitseisen perceel 1 – Intermediairsdiensten hotelaccommodaties ................. 27
Hoofdstuk 6. Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 2 (Vergaderaccommodaties)
28
6.1.
Inleiding gunningscriteria ....................................................................................................... 28
6.2.
Overige kwaliteitseisen perceel 2 – Intermediairdiensten vergaderaccommodaties ............ 28
Bijlage 1.
Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen ..................................... 30
Bijlage 2.
Conformiteitenlijst gunningseisen ............................................................................ 31
Bijlage 3.
Spreadsheet Factuurkorting ....................................................................................... 32
Bijlage 4.
(concept) overeenkomst(en) (A, B, C en D) .............................................................. 33
Bijlage 5.
Verklaring Sociale Voorwaarden ................................................................................ 34
Bijlage 6.
Voorbeeld beoordelingsformulier website ............................................................... 35
Bijlage 7.
Voorbeeld rekenmethode beoordeling website ....................................................... 36
22-10-2013
pagina 3 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Bijlage 8.
Berichtenverkeer via DigiInkoop................................................................................ 37
Bijlage 9.
Deelnemerslijst DigiInkoop ........................................................................................ 38
22-10-2013
pagina 4 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Hoofdstuk 1.
1.1.
Algemeen
Inleiding
In het kader van de niet-openbare Europese aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en
vergaderaccommodaties is na de selectiefase, thans de gunningsfase aangevangen. Alleen de
geselecteerde gegadigden krijgen deze gunningsleidraad toegezonden.
Deze gunningsleidraad bevat, onder meer, een beschrijving van de gunningsprocedure volgens welke
u een inschrijving voor deze opdracht kunt indienen. De procedure wordt beheerst door de in
Nederland toepasselijke aanbestedingsregelgeving die de uitwerking vormt van de Europese
aanbestedingsrichtlijnen.
1.2.
Leeswijzer
In deze paragraaf is ter informatie een korte samenvatting opgenomen over de opb ouw van deze
gunningsleidraad. Dit is slechts ter informatie. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de
inschrijvers om goed kennis te nemen van alle informatie zoals verstrekt in deze gunningsleidraad en
Bijlagen.
Hoofdstuk 1 dient als inleiding, u treft hier informatie over de betrokken
organisatieonderdelen van de aanbestedende dienst, de achtergrond, het doel en de omvang
van deze aanbesteding.
De inhoud van Hoofdstuk 1 is grotendeels gelijk aan de inhoud van de selectieleidraad. De
informatie is wederom opgenomen, om van de gunningsleidraad een zelfstandig leesbaar
document te maken.
In hoofdstuk 2 vindt u de toelichting op de gunningsleidraad en de gunningsprocedure.
Hoofdstuk 3 bevat de procedure voor de beoordeling.
In hoofdstuk 4 komen de algemene specificaties van de opdracht aan de orde met daarbij de
eisen welke voor beide percelen van toepassing zijn.
In hoofdstuk 5 komen de aanvullende specificaties van de opdracht voor perceel 1,
intermediairsdiensten voor hotelaccommodaties aan de orde.
In hoofdstuk 6 komen de aanvullende specificaties van de opdracht voor perceel 2,
intermediairsdiensten voor vergaderaccommodaties aan de orde.
1.3.
Aanbestedende dienst
In deze aanbesteding zijn de opdrachten van meerdere Ministeries en andere Rijksonderdelen
samengevoegd. Opdrachtgever voor deze Europese aanbesteding is de Staat der Nederlanden. Het
Ministerie van Financiën, meer in het bijzonder Directoraat Generaal Belastingdienst is als
verantwoordelijke aangewezen voor deze interdepartementale aanbestedin g. Het Ministerie van
Financiën, vertegenwoordigd door het Directoraat-Generaal Belastingdienst (hierna te noemen DGB)
treedt dan ook op als opdrachtgever, en zal als zodanig de Raamovereenkomst (voor de
deelnemende diensten van de rijksoverheid) tekenen. In verband met de rechtspositie tekenen de
deelnemende diensten ieder afzonderlijk een nadere overeenkomst.
Daarnaast faciliteert B/CFD (facilitair bedrijf Belastingdienst) een aantal andere klanten binnen en
buiten de Belastingdienst. Deze klanten die door het facilitair bedrijf B/CFD geserviced worden
kunnen eveneens via B/CFD gebruik maken van de overeenkomst die volgt uit deze aanbesteding
maar zijn daartoe niet verplicht. Zij dienen deze dienst af te nemen zoals deze aangeboden wordt aan
de Belastingdienst (facturatie verloopt via B/CFD).
Voor nadere informatie over het Ministerie van Financiën en de andere deelnemende diensten wordt
verwezen naar www.rijksoverheid.nl
22-10-2013
pagina 5 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
1.4.
Visie, aanleiding, doel en omvang van deze aanbesteding
1.4.1.
Visie aanbestedende diensten op de aan te besteden opdracht
De deelnemende diensten aan deze aanbesteding voor intermediairsdiensten voor hotel - en
vergaderaccommodaties hechten veel waarde aan een goede facilitaire dienstverlening aan al haar
medewerkers. De medewerkers dienen te worden ontzorgd en de werkomgeving dient zo goed
mogelijk aan te sluiten bij de eisen en wensen van de gebruiker. De visie op deze opdracht luidt dan
ook als volgt:
Visie Perceel 1: Intermediairsdiensten voor hotelboekingen
De deelnemende diensten hechten veel waarde aan een effectief en efficiënt ingericht werkproces
voor haar medewerkers. De intermediairsdiensten voor hotelboekingen dienen zich te richten op
optimaal koopgemak, het stroomlijnen van de processen, standaardiseren, productiviteitsvergroting
en het reduceren van overbodige handelingen. Basis hiervoor zijn ontwikkelingen op technologisch en
ICT gebied. Dit leidt tot een vergaand geautomatiseerd proces.
Visie perceel 2: Intermediairsdiensten voor vergaderarrangement boekingen
De deelnemende diensten hechten veel waarde aan een effectief en efficiënt ingericht werkproces
voor haar medewerkers. De intermediairsdiensten voor vergaderarrangementboekingen dienen de
klantwens centraal te stellen en de focus te hebben op het realiseren van optimale oplossingen voor
elke klant. Basis hiervoor is het geven van passend advies op strategisch, tactisch en operationeel
niveau. Dit leidt tot maatwerk voor iedere afzonderlijke klant en boeking.
1.4.2.
Aanleiding en doel
Aanleiding
De huidige contracten voor hotel- en vergaderaccommodaties zijn afgesloten door het Ministerie van
Buitenlandse Zaken en zijn geëindigd op 1 april 2013. Er zijn geen verlengingsmo gelijkheden meer
en daarom besteedt de Belastingdienst opnieuw aan.
Doel
Het selecteren en contracteren van één leverancier per perceel die organisator isch en logistiek
geschikt zijn voor het boeken van een ruim aanbod aan hotel- en vergaderaccommodaties waarbij
rekening gehouden is met de wensen van de diverse deelnemende diensten voor een periode van
minimaal 2 jaar en maximaal 4 jaar waarbij een goede balans is gevonden voor Best Value for money
binnen de kaders van het beleid.
Het beoogde resultaat van dit project is een goed werkende dienstverlening op het gebied van
boeken van hotel- en vergaderaccommodaties via een intermediair door de bestelgemachtigde van de
deelnemende diensten. Het bestelproces en de bijbehorende administratieve processen zijn zoveel
als mogelijk geautomatiseerd.
Opdracht
De dienstverlening omvat het verlenen van intermediairsdiensten voor het tot stand komen van
boekingen voor hotel- en/of vergaderaccommodaties in Nederland en de BES eilanden (Bonaire, St.
Eustatius en Saba). Deze dienstverlening beslaat het gehele proces, van advisering, d e
daadwerkelijke boeking, de financiële- en administratieve afhandeling.
De opdracht krijgt de vorm van een raamovereenkomst voor de verlening van diensten met daaronder
een nadere overeenkomst (NOK) per deelnemende dienst. De overeenkomst wordt aangegaan voor
de duur van 2 jaar, ingaande op 1 februari 2014 met de mogelijkheid voor de deelnemende diensten
de overeenkomst onder gelijkblijvende voorwaarden twee (2) maal voor de duur van één (1) jaar te
verlengen.
22-10-2013
pagina 6 van 38
INK 12-223
1.4.3.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Reikwijdte en omvang
De aanbestedende dienst Belastingdienst besteedt deze opdracht mede aan namens de hieronder
vermelde deelnemende diensten. De verschillende organisaties treden zelf als contractpartij op.
Entiteiten welke onderdeel zijn van een Ministerie of deelnemende dien st zijn gerechtigd om onder de
nadere overeenkomst eigen nadere werkafspraken te maken. Voorbeeld: Rijkswaterstaat, onderdeel
van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu kan onder de nadere overeenkomst van I&M
werkafspraken maken die afwijken van de afspraken met het bestuursdepartement.
Ministerie
Ministerie van Financiën
·Het kerndepartement
·Belastingdienst
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Ministerie van OCW, meer in het bijzonder
·Het kerndepartement OCW
·Het Nationaal Archief (NA)
·De Inspectie van het Onderwijs (IvhO)
·De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
·Collega voor Examens (CvE)
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
·Het bestuursdepartement SZW
·Inspectiedienst SZW
·Agentschap SZW
Ministerie van Veiligheid en Justitie, in bijzonder
·Immigratie en naturalisatiedienst
·Dienst Terugkeer en Vertrek
·Centraal Justitieel incassobureau
·Raad vd Kinderbescherming
· NFI (Nederlands Forensisch Instituut)
Openbaar Ministerie
Ministerie van Infra & Milieu
·Het bestuursdepartement I&M
·KNMI
·ILT
·Rijkswaterstaat (incl. diensten/instellingen)
Ministerie van Economische Zaken *
Ministerie van Defensie
Ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)
·Het bestuursdepartement VWS
·Centraal Informatiepunt Beroepen
·Gezondheidszorg (CIBG)
· College beoordeling geneesmiddelen (CBG)
· Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ)
· Inspectie Jeugdzorg (IJZ)
· Raad Volksgezondheid en Zorg (RVZ)
· Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu
(RIVM)
· Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP)
· Secretariaten van raden en instellingen
- Centrale Commissie voor Mens gebonden
Onderzoek
- Gezondheidsraad
- Raad voor Maatschappelijke Ontwikkeling
Stichting Noordelijke Hogeschool te Leeuwarden (NHL)
Geschatte uitgave
per jaar perceel 1
Geschatte uitgave per
jaar perceel 2
€ 100.000
€ 2.800.000
€ 450.000
€ 150.000
€ 4.200.000
€ 290.000
€ 28.000
€ 28.000
€ 10.000
€ 390.000(aangepast)
€ 5.000
€ 20.500
€ 50.000
beperkt
€ 363.000
€ 125.000 (aangepast)
€ 30.000
€ 185.500
€ 40.000
€ 30.000
€ 40.000
€ 10.000
€ 20.000
€ 350.000
€ 50.000
€ 75.000
€ 10.000
€ 15.000
€ 10.000
€350.000
€ 157.000
beperkt
beperkt
€ 300.000
€ 750.000
€ 250.000
€ 275.000
€ 171.000
beperkt
beperkt
€ 1.400.000
€ 500.000
€ 250.000
€ 125.000
€ 65.000
€ 165.000
* Het ministerie van Economische Zaken neemt deel aan deze overeenkomst per 1 januari 2015.
De omvang is mede gebaseerd op uitgevoerde ramingen en prognoses (incl. BTW). Aan deze
ramingen cq prognoses kunnen geen rechten worden ontleend. Het dient uitsluitend ter indicatie.
22-10-2013
pagina 7 van 38
INK 12-223
1.4.4.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Percelen
De opdracht is verdeeld in 2 percelen te weten;
Perceel 1 Intermediairsdiensten voor boekingen voor hotelovernachtingen in Nederland en BES
Perceel 2 Intermediairsdiensten voor boekingen voor vergaderac commodaties in Nederland en BES
Kenmerken voor dit perceel 1 hotelboekingen zijn:
De kernactiviteit van de boeking is overnachten eventueel met ontbijt of arrangement;
Realtime overzicht met beschikbare hotelkamers tegen actuele prijzen;
Te automatiseren proces (website specialist);
Geen maatwerk, of professioneel advies noodzakelijk;
Boeken zonder offertetraject.
Perceel 2: boeken van vergaderaccommodaties
Kenmerken voor dit perceel zijn:
De kernactiviteit van de boeking is vergaderen;
Boekingsproces gaat door middel van het aanvragen van meerdere offertes;
Professioneel advies en veel maatwerk;
Minder gemakkelijk te automatiseren proces;
Tussendoor nog mogelijke mutaties;
Vergaderen al dan niet in combinatie met overnachten;
Direct contact tussen boeker en accommodatie is toegestaan;
Mogelijkheid tot accommodatie toevoegen.
De hoofdstukken 1 tot en met 4 van dit document hebben betrekking op alle percelen, tenzij expliciet
anders vermeld. Hoofdstuk 5 heeft betrekking op aanvullingen perceel 1, hoofdstuk 6 op aanvullingen
perceel 2.
1.4.5.
Vertrouwelijkheid
De informatie in deze gunningsleidraad dient vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers
worden getoond die voor het uitbrengen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. De
vertrouwelijkheid zal, met inachtneming van de wet, ook worden bewaard wanneer de inschrijving niet
tot een overeenkomst zal leiden.
1.5.
De Belastingdienst en Rijksbeleid
1.5.1.
De organisatie
Voor algemene informatie over de aanbestedende dienst, haar onderdelen, het beleid en het
Inkoopuitvoeringscentrum Belastingdienst verwijzen wij naar de eerdere selectieleidraad.
1.5.2.
Duurzaamheid en Maatschappelijk verantwoord ondernemen
De Nederlandse overheid heeft zich op basis van gemaakte internationale afspraken gecommitteerd
om duurzame ontwikkeling een natuurlijk onderdeel van economische ontwikkeling te laten zijn. Ook
de Belastingdienst en de andere deelnemende diensten vinden duurzame ontwikkeling belangrijk en
willen hierin het goede voorbeeld geven.
De aanbestedende diensten willen met name door het treffen van preventieve maatregelen de
milieubelasting van de bedrijfsvoering terugdringen. De inkoop van producten en diensten biedt een
uitgelezen kans om het duurzame belang naar voren te brengen. De aanbestedende dienst geeft hier
concreet invulling aan door in de onderhavige aanbesteding minimumeisen en gunningscriteria te
stellen op het gebied van duurzaamheid.
22-10-2013
pagina 8 van 38
INK 12-223
1.5.3.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Social return
Als onderdeel van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen heeft de Rijksoverheid ook
beleidsdoelstellingen geformuleerd ten aanzien van Social Return. De Rijksoverheid kiest voor
maatregelen die eraan bijdragen dat iedereen zoveel mogelijk participeert in de samenleving en om
mensen perspectief te bieden op werk en inkomen. Voor wie dit niet op eigen kracht kan, heeft de
overheid de taak ondersteuning te geven om tot de arbeidsmarkt toe te treden. Het toepassen van
Social Return past hierin. Met de toepassing van Social Return zorgt de Rijkso verheid ervoor dat elke
investering die binnen het Rijk wordt gedaan, naast het ‘gewone’ rendement, een concrete, sociale
winst oplevert.
Social Return heeft tot doel het creëren van extra (leer)werkplekken, bovenop de bestaande formatie.
Het gehanteerde percentage is daarmee geen quotum, zodat mensen met een beperking die reeds
werkzaam zijn bij de inschrijver niet meetellen.
De aanbestedende dienst neemt in deze procedure de verplichting op bij te dragen aan S ocial
Return. Inschrijver dient bij de uitvoering van de opdracht aan Social Return bij te dragen door het
creëren van extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de
arbeidsmarkt.
In deze aanbesteding zal social return in een groeimodel worden uitgevraagd. Het model ziet toe op
een groeiscenario waarin bij aanname van nieuw personeel welke specifiek voor deze opdracht
worden ingezet gestreefd wordt naar 5% van de in te zette uren. Gezien de kleine omvang van het
personeelsbestand en het ongewenste bijeffect van gedwongen ontslagen om plaats te maken voor
social return kiezen wij ervoor social return in te voeren bij nieuw aan te nemen personeel ten
behoeve van het uitvoeren van deze opdracht.
Bij Social Return gaat het om de volgende doelgroepen:
Wet Werk en Bijstand (WWB) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maanden, 50 jaar
of ouder zijn en/of die zonder re-integratieondersteuning of andere begeleiding niet
zelfstandig aan werk kunnen komen
Werkloosheidwet (WW) gerechtigden, die langer werkloos zijn dan 12 maa nden, en/of 50 jaar
of ouder zijn
Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) gerechtigden
Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) gerechtigden
Wet arbeidsongeschiktheid zelfstandigen (WAZ) gerechtigden
Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening Jonggehandicapten (Wajong) gerechtigden
Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte Werkloze werknemers
(IOAW) gerechtigden
Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen
(IOAZ) gerechtigden
Wet Sociale Werkvoorzieningen (WSW) geïndiceerde
Leer/werkplekken voor niet uitkeringsgerechtigde werkzoekenden (nuggers)
Leer/werkplekken voor vroegtijdig schoolverlaters en jongeren met onvoldoende kwalificaties
Leer/werkplekken in het kader van BOL/BBL opleidingen, VSO en/of praktijkscholen.
Social Return maakt in deze aanbestedingsprocedure onderdeel uit van de (sub)gunningscriteria.
Inschrijvers moeten akkoord gaan met de genoemde minimumeisen. De sub-criteria betreffende
Social Return staan in hoofdstuk 4.
Meer over Social Return kunt u lezen op de volgende websites: www.mvonederland.nl (Trends en
Ontwikkelingen; Duurzaam leveren aan de overheid).
22-10-2013
pagina 9 van 38
INK 12-223
1.5.4.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Sociale Voorwaarden
Internationale verdragen bevatten morele normen over mensenrechten, arbeidsomstandigheden en
beloningen. Het voldoen aan sociale aspecten van duurzaam inkopen betekent dat leveranciers zich
moeten inspannen dat deze normen in de hele keten van het productieproces worden nagestreefd.
De systematiek die hiervoor is ontworpen, noemen we ‘sociale voorwaarden’. De fundamentele
normen in de verdragen van Internationale Arbeidsorganisatie en de normen in de Universele
Verklaring van de Rechten van de Mens, noemen we generieke normen. Zij gelden vo or de inkoop
van alle producten. Voor sommige productgroepen heeft de Rijksoverheid aanvullende normen
gesteld. Met aanvullende normen streven we in die producten een nog grotere verbetering na van
arbeidsomstandigheden en beloningen.
'Sociale voorwaarden' worden als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in de overeenkomst opgenomen.
Deze maatregel houdt in dat in de overeenkomst tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver
wordt opgenomen welke inspanningen de inschrijver verricht om risico’s op schending van de normen
in beeld te brengen.
In paragraaf 4.8 kunt u lezen op welke wijze de aanbestedende dienst sociale voorwaarden voor deze
opdracht wil toepassen.
Meer over Sociale Voorwaarden kunt u lezen op de volgende websites: www.mvonederland.nl en
www.rijksoverheid.nl/documenten-en-publicaties/brochures/2010/12/06/sociale-voorwaarden.html
1.5.5.
Proportionaliteit
De aanbestedende dienst voert deze aanbesteding uit in overeenstemming met de voorschriften
zoals opgenomen in de Gids Proportionaliteit, tenzij daar in de aanbestedingsstukken nadrukkelijk
van wordt afgeweken. De Gids Proportionaliteit is met het Aanbestedingsbesluit d.d. 11 februari 2013
van toepassing op Europese aanbestedingstrajecten.
22-10-2013
pagina 10 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Hoofdstuk 2.
2.1.
Aanbestedingsprocedure
Algemeen
Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw2012) van toepassing. De Aw2012 is
een nationale uitwerking van de Europese Richtlijn van 31 maart 2004 betreffende de plaatsing van
overheidsopdrachten (2004/18).
De aard van de gevraagde overheidsopdracht is beschreven in de volgende CPV -codes:
55100000-1 Hoteldienst
98340000-8 Accommodatie- en kantoordiensten
98341000-5 Accommodatiediensten
De aanbesteding wordt voor mededinging opengesteld via een niet-openbare procedure. In deze
procedure vindt de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijver en de beoordeling van de
inschrijving in twee rondes plaats.
Deze gunningsleidraad heeft als doel geselecteerde gegadigden te informeren over de opdracht
(tweede ronde).
De aanbestedende dienst is:
Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening (B/CFD),
Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) Belastingdienst
Bezoekadres en tevens adres voor het indienen van de stukken:
Tiberdreef 12-24
3561 GG UTRECHT
Contactpersoon: mevr. R.E.G. van der Giessen, senior Inkoper
E-mail:
[email protected] (altijd een CC naar onderstaande adres)
CC E-mail:
[email protected]
Telefoon:
06 - 55 34 67 79
Bij alle correspondentie vermelden: Europese Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en
vergaderaccommodaties (INK12-223) en vermeldt op alle schriftelijke stukken: “VERTROUWELIJK”.
2.2.
Aankondiging
In het kader van de aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties heeft
de aanbestedende dienst op 30 juli 2013 een officiële aankondiging verzonden aan www.tenderned.nl
Via deze internetsite is de aankondiging direct doorgestuurd naar het Bureau voor Officiële
Publicaties van de Europese Gemeenschappen.
Kenmerk en naam van de aanbesteding zijn: Niet openbare Europese Aanbesteding
Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties (INK12-223).
2.3.
Gunningsleidraad
Op basis van de voorliggende gunningsleidraad en de daarin gestelde kaders kunnen geselecteerde
gegadigden een inschrijving doen. De aanbestedende dienst heeft hiertoe in deze gunningsleidraad
de functionele behoefte omschreven.
22-10-2013
pagina 11 van 38
INK 12-223
2.3.1.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Onregelmatigheden
Deze gunningsleidraad is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks menen dat de informatie
en/of een bepaling de gunningsleidraad en/of andere aanbestedingsdocumenten (waaronder ten
minste de nota van inlichtingen wordt verstaan) onjuist, onrechtmatig of op een andere wijze
onregelmatig is, dan dient u binnen vijftien (15) dagen na ontvangst van het desbetreffende
aanbestedingsdocument, doch uiterlijk vijf (5) dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de
inschrijving, de aanbestedende dienst schriftelijk hierop te attenderen.
Als u niet tijdig op de voorgeschreven wijze de aanbestedende dienst aldus hebt geattendeerd, heeft
u daarmee ieder recht jegens de aanbestedende dienst verwerkt voor zover verband houdende met
de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid.
2.3.2.
Nadere inlichtingen over de gunningsleidraad
Ten aanzien van nadere inlichtingen of vragen over de gunningsleidraad, wordt u verzocht dit zo
spoedig mogelijk per e-mail te melden bij de aanbestedende dienst. Zie hiervoor het mailadres in
paragraaf 2.1.
U wordt verzocht om per vraag aan te geven:
op welk deel van de gunningsleidraad de vraag betrekking heeft
op welk document de vraag ziet, bijvoorbeeld de gunningsleidraad, de overeenkomst of een
specifieke bijlage
in voorkomend geval het nummer van de betreffende eis
de relevante bladzijde en/of paragraaf.
De vragen dienen uiterlijk op het in paragraaf 2.7 opgenomen tijdstip door middel van een e-mail
bericht (zie bijlage 1 Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen) te zijn ingezonden.
Ten aanzien van vragen die niet voldoen aan de vooropgestelde wijze van indienen of niet tijdig in het
bezit van de aanbestedende dienst zijn, kan niet worden gegarandeerd dat de antwoorden
(overeenkomstig artikel 2.54 lid 1 Aw2012) uiterlijk zes (6) dagen voor de uiterste datum van
ontvangst van de inschrijvingen aan u worden verstrekt.
De aanbestedende dienst beantwoordt vragen schriftelijk. De vragen en antwoorden worden zonder
vermelding van de vraagsteller tegelijkertijd (schriftelijk) aan alle geselecteerde gegadigden
toegezonden. Eventuele aanvullingen en correcties op de gunningsleidraad door de aanbestedende
dienst worden aan alle gegadigden schriftelijk kenbaar gemaakt. Vragen, antwoorden, aanvullingen
en/of correcties worden integraal onderdeel van deze leidraad.
Het aantal en de aard van de vragen heeft in beginsel geen invloed op de in paragraaf 2.7
aangegeven uiterste datum voor indiening van de inschrijving.
2.4.
Inschrijving
De aanbestedende dienst nodigt u uit tot het doen van een inschrijving voor de Europese
Aanbesteding Intermediairsdiensten voor hotel- en vergaderaccommodaties (INK12-223).
2.4.1.
Sluitingsdatum indienen inschrijving
Met inachtneming van de minimaal voorgeschreven termijn, moet de inschrijving uiterlijk op de in
paragraaf 2.7 opgenomen datum en tijd door de aanbestedende dienst ontvangen zijn op het in
paragraaf 2.1 genoemd adres.
22-10-2013
pagina 12 van 38
INK 12-223
2.4.2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Afzien van inschrijven
Indien u, na kennisneming van deze gunningsleidraad, besluit geen inschrijving in te dienen,
dan wordt u vriendelijk verzocht dit schriftelijk te melden op het onder paragraaf 2.1 opgenomen
(e-mail)adres.
2.4.3.
Recht om niet te gunnen
De aanbestedende dienst heeft het recht de opdracht niet te gunnen en voornoemde aanbesteding
stop te zetten. De aanbestedende dienst informeert u gemotiveerd en tijdig over deze beslissing.
Ingeval een dergelijke beslissing wordt genomen, dan kan hieraan geen recht op (schade)vergoeding
ontleend worden.
2.5.
Beoordeling
2.5.1.
Procedure van beoordelen
De beoordeling van de inschrijvingen vindt volgens een vooraf vastgestelde beoordelingsprocedure
en onderstaande stappen plaats:
1.
2.
3.
4.
opening van de inschrijvingen
controle op de vormvereisten
beoordeling uitsluitingsgronden
beoordeling gunningscriteria.
Indien bij de beoordeling van uw inschrijving vragen rijzen, dan kan de aanbestedende dienst u
verzoeken om een toelichting of een aanvulling op uw inschrijving. U wordt geacht bereid en in staat
te zijn om dergelijke vragen binnen 48 uur (op werkdagen) te beantwoorden.
Indien een inschrijving niet voldoet aan één van de gestelde eisen, dan kan deze inschrijving niet
betrokken worden in de verdere beoordeling en wordt ongeldig verklaard. De inschrijver zal hier
schriftelijk van op de hoogte worden gesteld.
2.5.1.1. Opening van de inschrijvingen
De opening van de inschrijvingen is niet openbaar, en vindt plaats na het verstrijken van de uiterste
datum van indiening op de in paragraaf 2.7 opgenomen datum bij de aanbestedende dienst.
Toezending of publiceren van een proces verbaal van opening aan inschrijvers vindt niet plaats.
2.5.1.2. Controle van de inschrijvingen op de vormvereisten
De inschrijvingen worden allereerst gecontroleerd op de vormvereisten als gesteld in paragraaf 3.2.
De aanbestedende dienst kan, voordat hij een inschrijving terzijde legt vanwege kennelijke
vergissingen, onduidelijkheden en/of onvolledigheden, schriftelijk om de door hem nodig geachte
verduidelijkingen en/of aanvullingen verzoeken.
2.5.1.3. Beoordeling op de uitsluitingsgronden
De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoet aan de vormvereisten, worden getoetst op de
toepasselijkheid van de in deze gunningsleidraad opgenomen uitsluitingsgronden. Zie hiervoor
paragraaf 3.1.
22-10-2013
pagina 13 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
2.5.1.4. Beoordeling op de gunningscriteria
De inschrijvers die een inschrijving indienen die voldoet aan de vormvereisten en uitsluitingsgronden,
worden toegelaten tot de gunningsfase. In de gunningsfase wordt per inschrijver onderzocht of de
inschrijving voldoet aan de gunningseisen. Vervolgens worden d e inschrijvingen die aan alle
gunningseisen voldoen, beoordeeld op basis van het gekozen gunningscriterium.
Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)
De inschrijving die voldoet aan de gunningseisen en het best scoort op de gestel de
(sub)gunningscriteria wordt gekenmerkt als economisch meest voordelige inschrijving.
De criteria voor het bepalen van de economisch meest voordelige inschrijving zijn:
Criteria
Relatieve gewicht in punten
Prijs (kortingspercentage)
30 punten
Kwaliteit (stemmen website test)
70 punten
2.5.1.5. Beoordeling criterium prijs
Het toekennen van te scoren punten voor het criterium prijs geschiedt op basis van een ingevulde
versie van het bijgevoegde prijsmodel, bijlage 3 spreadsheet factuurkorting.
De aanbestedende dienst kiest voor beide percelen voor het verdienmodel op basis van commissie.
Dat betekent dat de aanbestedende dienst geen fee zal betalen voor de te verlenen diensten en
service maar dat de verdiensten voor de intermediairs worden gegeneerd uit de c ommissies en kick
back bonussen welke worden verstrekt door de accommodaties. In de uitvoeringsfase van het
contract is geen ruimte voor het factureren van extra kosten voor aanvullende diensten.
In deze aanbesteding wordt de inschrijver uitgedaagd een deel van de verkregen commissies en
bonussen terug te geven aan de opdrachtgever door middel van het geven van een factuurkorting.
Punten mechanisme factuurkorting perceel 1 én perceel 2
De punten voor de gegeven factuurkorting worden als volgt berekend:
Waarbij:
X = maximaal te behalen punten voor factuurkorting;
℮ = de natuurlijke exponentiële functie;
α = 0,8; deze bepaalt hoe snel de punten toenemen tov het punt waar 49% van de punten worden
verdeeld
β = kortingspercentage, waarbij 49% vd beschikbare punten worden vergeven.
γ = geoffreerde kortingspercentage
ð = correctiefactor
specifiek voor perceel 1 en 2: 30,5*(1/(1+EXP(0,8*(5-γ)))-0,5
Zie voor de grafiek bijlage 3.
22-10-2013
pagina 14 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
2.5.1.6. Beoordeling criterium kwaliteit
De eisen waaraan uw inschrijving moet voldoen en de wensen waarop u kunt scoren op de genoemde
gunningscriteria zijn opgenomen in 4, 5 en 6.
Voor het criterium economisch meest voordelige inschrijving zijn zowel de geoffreerde factuurkorting
als het behaalde aantal stemmen in de website-test van belang. De punten uit de eerdere
voorselectiefase zijn verder niet meer van invloed.
Website test
Bij het onderdeel website-test kunnen maximaal 70 punten worden behaald.
De beoordeling van de website vindt als volgt plaats:
1. De boekingssites worden ten opzichte van elkaar vergeleken op algemene zaken, zoek- en
vergelijk functies, aanbod accommodaties en gebruikersgemak (zie voor de volledige
beoordelingselementen bijlage 6 voorbeeld Beoordelingsformulier website).
2. Een groep van circa 30 individuele materiedeskundigen (bestelgemachtigden van diverse units en
diensten) beoordeelt, onafhankelijk van elkaar, de websites. De beoordelaar noteert in het
beoordelingsformulier per aandachtsgebied in steekwoorden zijn/haar bevindingen.
3. Nadat de beoordelaar alle websites heeft doorlopen en voor iedere inschrijver afzonderlijk een
beoordelingsformulier is ingevuld met steekwoorden dient de beoordelaar de Inschrijvingen te
ranken.
4. Zo ontstaan per inschrijver per perceel circa 30 individuele lijstjes met daarin een ranking.
5. Vervolgens worden per beoordelaar aan de inschrijvers ranking punten toegekend gerelateerd
aan de schaal zoals hieronder is weergegeven.
Plaats in de
ranking:
1e
2e
3e
4e
Motivatie:
Beste website
Tweede plaats
Derde plaats
Vierde plaats (alleen perceel 1)
Aantal te behalen
ranking punten:
10
6
4
2
Let op: Op perceel 1 zijn 4 inschrijvers. Op perceel 2 zijn slechts 3 inschrijvers, een vierde plaats
komt dan te vervallen.
6. De verkregen ranking punten worden per inschrijver bij elkaar opgeteld.
7. De inschrijver met de meeste ranking punten wordt vastgesteld en beloond met het maximaal
aantal kwaliteitspunten (70 punten).
8. De overige inschrijvingen worden als volgt gewaardeerd:
voor Perceel 1:
puntenscore = 70 X {(A-60)/(B-60)}
voor perceel 2:
puntenscore = 70 X {(A-120)/(B-120)}
A= te waarderen inschrijving
B= inschrijving met de meest behaalde punten.
De eindscore wordt afgerond op hele punten.
Tot slot worden prijspunten en kwaliteitspunten bij elkaar opgeteld. De inschrijver met het hoogste
totaal aantal punten (per perceel) komt in aanmerking voor de gunn ing van de opdracht.
Zie voor een voorbeeld Bijlage 7 voorbeeld rekenmethode beoordeling website.
22-10-2013
pagina 15 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
2.6.
Gunning
2.6.1.
Mededeling van de gunningsbeslissing
Nadat is vastgesteld welke inschrijver de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan,
worden alle inschrijvers op de hoogte gebracht van de gunningsbeslissing.
U ontvangt de mededeling van de gunningsbeslissing zowel per post als e-mail. Alle inschrijvers
wordt een termijn van 20 kalenderdagen gegund om eventueel bezwaar te maken tegen de
gunningsbeslissing.
De mededeling van de gunningsbeslissing aan de beste inschrijver behelst geen aanvaarding van
diens aanbod.
De inschrijver dient in voorkomend geval binnen de genoemde termijn een kort geding aanhangig te
maken en de aanbestedende dienst een afschrift van de dagvaarding te doen toekomen, bij gebreke
waarvan het recht om op te komen tegen de gunningsbeslissing of de gunning komt te vervallen.
Ingeval een ondernemer een kort geding aanhangig maakt, kunnen de overige inschrijvers naar hun
keuze in die procedure tussenkomen, of zich in deze procedure voegen, opdat op zo kort mogelijke
termijn een doeltreffende geschilbeslechting kan plaats vinden. De aanbestedende dienst zal alle
inschrijvers op zo kort mogelijke termijn informeren omtrent het inst ellen van een kort geding.
Door inschrijving doen inschrijvers uitdrukkelijk en onomkeerbaar afstand van hun recht tot het
instellen van derdenverzet tegen of het instellen van een kort geding naar aanleiding van de uitspraak
in de oorspronkelijke voorlopige voorziening.
Bij het uitsturen van de mededeling van de gunningsbeslissing, heeft nog niet de verificatie
plaatsgevonden van eventueel aan te leveren bewijsstukken. Zie ook paragraaf 3.2.4.
Indien het resultaat van de verificatie is dat de winnende inschrijver niet aan de gestelde eisen
voldoet, dan zal zijn inschrijving terzijde worden gelegd en zal er een nieuwe gunningsbeslissing
worden genomen.
2.7.
Planning aanbesteding
Hieronder wordt de planning van deze aanbesteding weergegeven. Vanaf de uiterste datum van
inschrijving betreft het een indicatieve planning, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.
Activiteit
Startdatum
Verstrekken gunningsleidraad
Nadere inlichtingen/stellen van vragen (fase 2)
Publicatie nota van inlichtingen (fase 2)
Uiterste datum van inschrijving,
uiterlijk om 12.00 uur lokale tijd
Beoordeling inschrijving(en)
Mededeling gunningsbeslissing, start bezwaartermijn
Verificatiefase: Aanleveren van (aanvullende)
bewijsstukken (10 kalenderdagen)
Einde bezwaartermijn, definitieve gunning
22-10-2013
22-10-2013
04-11-2013
Ondertekening van de overeenkomst(en)
22-10-2013
27-11-2013
09-01-2014
09-01-2014
Einddatum
01-11-2013
08-11-2013
27-11-2013
03-01-2014
20-01-2014
29-01-2014
30-01-2014
pagina 16 van 38
INK 12-223
2.8.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Klachtafhandeling bij aanbesteding
Klachten over de aanbesteding kunnen worden voorgelegd aan het Klachtenmeldpunt Aanbesteden
van de Belastingdienst. Deze procedure is opgenomen in de selectieleidraad en is onverkort op deze
gunningsleidraad van toepassing.
22-10-2013
pagina 17 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Hoofdstuk 3.
3.1.
Beoordelingscriteria inschrijving
Inleiding
De inschrijvingen worden beoordeeld op de onderstaande criteria:
1.
2.
Controle op de vormvereisten (paragraaf 3.2)
Beoordeling op de gunningseisen (Hoofdstuk 5).
Ten aanzien van de criteria die aan uw inschrijving zijn gesteld worden in deze gunningsleidraad en
in de Bijlagen onderscheiden:
Eis:
Aan een eis moet worden voldaan. Als niet is voldaan aan een eis dan wor dt tot uitsluiting
overgegaan. Elke andere vorm van beantwoorden dan “ja” leidt tot uitsluiting. De
aanbestedende dienst hanteert gunningseisen. In Hoofdstuk 3 wordt, voor zover nodig, een
toelichting gegeven op de gehanteerde vormvereisten. In de hoofdstukken 4, 5 en 6 wordt,
voor zover nodig, een toelichting gegeven op de gunningseisen.
Indien volledig en zonder voorbehoud aan de gestelde eisen wordt voldaan, dient het
antwoord alleen “JA” te zijn, met dien verstande dat in voorkomend geval tevens de
gevraagde documenten moeten worden overlegd. Indien bij een “JA” een voorbehoud wordt
gemaakt, dan wordt dit beschouwd als een “NEE”.
De eisen zijn elk met een uniek nummer opgenomen voor eenduidige referentie.
In de gunningsleidraad en in Bijlage 2 Conformiteitenlijst Gunningseisen, zijn alle eisen welke van
toepassing zijn op deze aanbesteding overzichtelijk weergegeven.
3.2.
Vormvereisten
3.2.1.
Aanlevering van de inschrijving
De inschrijving dient op papier te worden aangeleverd in een gesloten pakket.
Aan de buitenzijde van het pakket dienen kenmerk en naam van de aanbesteding, de tekst
“VERTROUWELIJK” en eventueel perceelnummer, te worden vermeld. Daarnaast dient een
inschrijving in elektronische vorm te worden aangeboden. Als er di screpantie is tussen de inhoud van
de papieren versie en de elektronische versie, dan is de papieren versie leidend.
De inschrijving op papier moet per perceel aan de volgende eisen voldoen:
één (1) origineel exemplaar dat enkelzijdig is afgedrukt en per bladzijde is geparafeerd,
alsmede één (1) eventueel dubbelzijdig afgedrukte kopieën. Indien het niet mogelijk is elke
pagina te voorzien van een paraaf, dan wordt van de inschrijver verwacht dat er een volmacht
ter zake parafering wordt bijgevoegd aan de rechtsgeldig ondertekende begeleidende brief
op A4 formaat, afgedrukt met op elke pagina de naam van de inschrijver en een
paginanummering in het formaat “x van y”, met uitzondering van eventuele bijlage(n) en
bewijsstuk(ken). Wel dient controleerbaar te zijn dat de bijlagen of bewijsstukken volledig zijn
een ander formaat dan A4 is toegestaan, mits opgevouwen tot A4 formaat
losbladig in een A4 ringband met gebruik van duidelijke tabbladen (zowel origineel als kopie)
Aparte inloginstructie ten behoeve van de beoordelaars maximaal 2 enkelzijdige A4-tjes
Aparte beschrijving van het verdienmodel.
22-10-2013
pagina 18 van 38
INK 12-223
-
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
De inschrijving in elektronische vorm moet per perceel aan de volgende eisen voldoen:
aangeleverd op cd, usb-stick of dvd
teksten opgemaakt in Microsoft Word 2010 (of eerder), ODF of PDF formaat
spreadsheets opgemaakt in Microsoft Excel 2010 formaat (of eerder)
overige documentatie mag als PDF-bestand worden aangeleverd
(LET OP) Inlog instructies voor beoordelaars opslaan in een apart bestand.
U dient rekening te houden met het volgende:
inschrijvingen ingediend per e-mail of per fax worden niet geaccepteerd
de inschrijver draagt zelf het risico van vertraging tijdens de (post)verzending en/of door
onjuiste c.q. onvolledige adressering
indien op genoemd datum/tijdstip geen inschrijving van u is ontvangen, wordt aangenomen
dat u geen inschrijving wenst in te dienen
inschrijvingen die na de sluitingsdatum en -tijd worden ingediend, worden niet in ontvangst
genomen of retour gezonden
het ingediende exemplaar van de inschrijving wordt eigendom van de aanbestedende dienst.
3.2.2.
Taal
De inschrijving en alle overige informatie dient volledig in het Nederlands te zijn gesteld, met
uitzondering van documentatie van fabrikanten en bedrijfsgegevens die in de Engelse taal mogen
worden ingediend, tenzij expliciet anders is vermeld.
3.2.3.
Indeling van de inschrijving per perceel
De verschillende onderdelen van de inschrijving dienen gescheiden te zijn door tabbladen. De
onderstaande tabbladindeling dient te worden gehanteerd (per perceel).
Omschrijving
Tabblad
bijlage / referentie
Begeleidende brief
1
Conformiteitslijst gunningseisen
2
Bijlage 2
Spreadsheet factuurkorting
3
Bijlage 3
Beschrijving verdienmodel
4
Eis 17
Inlog instructie beoordelaars (max 2 enkelzijdige A4-tjes)
5
Eis 40
Let op. Wanneer u op meerdere percelen een inschrijving doet dan dient u bovenstaande per perceel
vorm te geven.
3.2.4.
Aanleveren van bewijsstukken
Van de
-
winnende inschrijver(s) wordt verwacht dat deze de volgende bewijsstukken aan levert
Uittreksel van de Kamer van Koophandel
Ingevulde bijlage 5, verklaring sociale voorwaarden
ingevuld werkblad “kengetallen” ten aanzien van financiële economische draagkracht van het
in de selectieleidraad als bijlage 10 opgenomen Spreadsheet financieel model
goedgekeurde jaarrekeningen over de laatste drie beschikbare boekjaren welke als basis
hebben gediend voor Bijlage 10 uit de selectieleidraad
een accountantsverklaring of een samenstellingsverklaring betreffende de laatste drie
beschikbare boekjaren.
Deze bewijsstukken dienen wanneer de opdrachtgever daar om verzoekt op papier en/of op
dvd/cd/usb-stick te worden aangeleverd. De bewijsstukken dienen binnen een periode van 10
kalenderdagen aan de aanbestedende dienst te worden overlegd. Indien de winnende inschrijver
deze gegevens niet binnen deze termijn aanlevert of indien uit de bewijsstukken blijkt dat hij niet
voldoet aan het gevraagde, dan komt hij niet in aanmerking voor de opdracht.
22-10-2013
pagina 19 van 38
INK 12-223
3.2.5.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Contactpersoon
De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat de contactgegevens zoals aangeleverd in de selectiefase
ongewijzigd zijn. Mocht hier toch een wijziging in optreden wordt u geacht dit in de brief aan te geven.
3.2.6.
Voorwaardelijke inschrijving
Door in te schrijven stemt inschrijver in met alle bepalingen uit de aankondiging van de
overheidsopdracht en de aanbestedingsstukken. Een inschrijving waaraan voorwaarden zijn
verbonden of waarin voorbehouden worden gemaakt, is niet toegestaan en wordt door de
aanbestedende dienst ongeldig verklaard.
3.2.7.
Verplichtingen belastingen, milieubescherming, arbeidsvoorwaarden
Inschrijvers dienen bij het opstellen van hun inschrijving rekening te hebben gehouden met de
verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de
arbeidsvoorwaarden die gelden in het land waar de opdracht wordt uit gevoerd, zoals bedoeld in
artikel 2.81 lid 2 Aw2012.
Kennis omtrent die belastingen en milieubescherming, arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming
kunnen inschrijvers, voor zover het gaat om uitvoering in Nederland, verkrijgen bij:
de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl
het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm
het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw.
3.2.8.
Conformiteitenlijst(en)
Inschrijver dient de conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel
voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of alle eisen zijn beantwoord en zijn
als Bijlage 2 bij deze gunningsleidraad gevoegd.
3.2.9.
Ondertekening
De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat de inschrijving wordt ondertekend door dezelfde persoon
en/of personen als bij het verzoek tot deelname. Mocht daar geen sprake van zijn, dan moet de
bevoegdheid tot het binden van de inschrijvende onderneming kunnen worden vastgesteld aan de
hand van gegevens uit het Handelsregister, ofwel uit een bevoegdelijk vers trekte volmacht.
3.2.10.
Geldigheidsduur
De inschrijving is tenminste geldig tot 3 maanden na de uiterste inleverdatum. Tot die datum heeft zij
het karakter van een onherroepelijk aanbod. Indien tegen de gunningsbeslissing van de
aanbestedende dienst bezwaar wordt gemaakt, dienen de inschrijvers de geldigheid van hun
inschrijvingen te verlengen tot minimaal twee weken na de datum van het kort geding vonnis.
3.2.11.
Kosten van de inschrijving
Aan de aanbestedende dienst kunnen geen kosten in rekening worden gebracht in verband met het
uitbrengen van de inschrijving en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden.
22-10-2013
pagina 20 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Hoofdstuk 4.
4.1.
Gemeenschappelijke eisen van perceel 1 + 2
Algemene- en vormvereisten
De eis met betrekking tot de vormvereisten luidt:
Eis 1.
Door in te schrijven gaat u akkoord met de vormvereisten zoals opgenomen in paragraaf 3.2.
Eis 2.
De inhoud van de schriftelijke onderbouwingen, gegeven door de inschrijver tijdens de
selectiefase van deze aanbesteding, zijn tevens van toepassingen op de uitvoering van de
overeenkomst (bijvoorbeeld de klachtenprocedure). Tenzij deze in strijd is met de eisen van
de opdrachtgever.
4.2.
Prijs en betaling, en annuleringsvoorwaarden
De eisen met betrekking tot het gunningscriterium prijs en betalingsvoorwaarden zijn:
Eis 3.
Vul (per perceel) Bijlage 3 spreadsheet Factuurkorting volledig in en voeg deze bij de
inschrijving conform het bepaalde in paragraaf 3.2.3. De ingevulde kortingspercentage
bepaalt de score op het gunningscriterium Prijs.
Het is, op straffe van uitsluiting van de aanbestedingsprocedure, niet toegestaan om de
opmaak van de spreadsheet te wijzigen. Een kopie van het ingevulde spreadsheet dient
zowel op papier als digitaal aan de inschrijving te worden toegevoegd. Zie ook het bepaalde
in paragraaf 3.2 inzake vormvereisten.
Eis 4.
De gegeven factuurkorting is op de gehele factuur, op alle bedragen exclusief omzetbelasting
(BTW) van toepassing.
Eis 5.
Vermelde bedragen, zowel op de site als op de offerte zijn inclusief alle mogelijke bijkomende
kosten zoals bijvoorbeeld toeristenbelasting.
Eis 6.
Het ingevulde percentage dient realistisch en marktconform te zijn. Het is niet toegestaan om
negatieve percentages, of percentages die de gehanteerde formule frustreren of die bij
voorbaat objectief niet kunnen worden nagekomen, te offreren.
Eis 7.
De intermediair brengt bij de opdrachtgever géén kosten in rekening voor haar diensten.
Eis 8.
Alle met de dienstverlening gemoeide kosten moeten worden bekostigd uit de door de
accommodaties gegeven commissies. Aan de opdrachtgever kunnen geen aanvullende
kosten in rekening worden gebracht.
Eis 9.
Kosten die niet in de inschrijving genoemd worden en niet verdisconteerd zijn in de
prijsstelling, maar toch noodzakelijk blijken te zijn voor een goed functioneren van het product
of de dienstverlening, conform de in deze gunningsleidraad gestelde eisen, zijn voor rekening
van inschrijver.
Eis 10. Indien de aanbestedende dienst, in aansluiting op eis 9, kosten moet maken die noodzakelijk
blijken te zijn voor een goed functioneren van de dienstverlening, zijn voor rekening van
inschrijver.
Eis 11. Op boekingen zijn minimaal de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing.
Eis 12. De intermediair spant zich in om annuleringskosten tot een minimum t e beperken bijvoorbeeld
door de geannuleerde ruimte door te verkopen aan een andere opdrachtgever.
22-10-2013
pagina 21 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Eis 13. Er mogen geen kosten voor wijzigingen en mutaties van boekingen in rekening worden
gebracht (m.u.v. kosten die verband houden met de annuleringsvoorwaarden) .
4.3.
Algemene kwaliteitseisen Intermediair
De algemene kwaliteitseisen aan de intermediair zijn:
Eis 14. De intermediair is aantoonbaar onafhankelijk van accommodaties en werkt niet voor een
bepaalde keten.
Eis 15. Het is de intermediair niet toegestaan om startvergoedingen te vragen aan hotel- en
vergaderaccommodaties.
Eis 16. Op verzoek van de opdrachtgever kunnen accommodaties worden aangemerkt als preferred
supplier. De intermediair onderhandelt met de betreffende preferred supplier over speciale
tarieven in opdracht van de opdrachtgever. Deze dienen als zodanig herkenbaar te zijn op de
boekingssite.
Eis 17. Het verdienmodel van de intermediair is transparant. Dit geldt tevens voor de commissie die
de accommodaties betalen (bijv. door originele facturen van de accommodatie te overleggen).
De intermediair beschrijft het verdienmodel en voegt dit achter tabblad 4.
Eis 18. Opdrachtgever heeft het recht om het verdienmodel van de intermedi air, zoals beschreven in
eis 17 periodiek te (laten) toetsen. Doel hiervan is om vast te stellen of de inter mediair
volgens het beschreven verdienmodel werkt. De intermediair geeft op verzoek van de
opdrachtgever inzicht in haar administratie.
Eis 19. De intermediair is zowel via de website, via email en telefonisch bereikbaar. Telefonische
bereikbaarheid minimaal van 08.00 tot 18.00 uur. Buiten deze tijden moet een
telefoonnummer beschikbaar zijn voor noodgevallen.
Eis 20. Van het door de intermediair ingezette personeel voor deze opdracht, zal een ondertekende
geheimhoudingverklaring worden geëist.
Eis 21. Vertrouwelijke persoonsgegevens mogen niet verkocht of gebruikt worden voor commerciële
doeleinden. Deze gegevens mogen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waarvoor ze ter
beschikking zijn gesteld. De intermediair moet voldoen aan alle eisen aangaande de Wet
Bescherming Persoonsgegevens.
Eis 22. Op verzoek van de opdrachtgever verzorgt de intermediair (regionale) bijeenkomsten voor
bestelgemachtigde. Doel hiervan is uitleg te geven over de werking van het systeem.
4.4.
Accommodatie aanbod
De eisen met betrekking tot het gunningscriterium aanbod zijn:
Eis 23. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair kent verschillende prijs - en
kwaliteitsklassen (eenvoudig tot luxe).
Eis 24. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair is voorzien van duidelijke
omschrijvingen en foto’s van de accommodaties.
22-10-2013
pagina 22 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Eis 25. Op verzoek van de klant moet een accommodatie voor een langere aaneengesloten periode
geboekt kunnen worden (zowel hotel- als vergaderaccommodaties).
Eis 26. Bij aanvang van de dienstverlening worden circa 20 hotel- (en vergader)accommodaties op
de BES eilanden toegevoegd aan het aanbod.
4.5.
Boekingssite
Let op. Aan onderstaande eisen dient ten tijde van de beoordeling van de boekingssite reeds voldaan
te worden door de inschrijver. Wanneer bij het testen van de site blijkt dat de inschrijver niet voldoet
aan één of meerdere van onderstaande eisen dan geldt een knock-out.
De eisen met betrekking tot het gunningscriterium boekingssite zijn:
Eis 27. De site moet beveiligd zijn met een inlogcode (https).
Eis 28. De site is minimaal beschikbaar van 06.00 uur tot 00.00 uur, 7 dagen per week.
Eis 29. De website van de intermediair dient adequaat beveiligd te zijn. Tevens dient er dagelijks
(alle dagen van de week) een back-up te worden gemaakt van de data.
Eis 30. Er moeten tegelijkertijd 5.000 medewerkers de site zonder problem en kunnen raadplegen.
Eis 31. De site is ad free dus zonder reclame.
Eis 32. Andere websites (anders dan hotelsites) mogen niet via de site van de intermediair te
benaderen zijn.
Eis 33. De site moet gebruiksvriendelijk zijn en kent uitgebreide zoekopties zoals zoeken op
postcode, binnen een straal van…, dichtbij een bepaalde voorziening of locatie, op prijs etc.
Eis 34. Alle medewerkers van de deelnemende diensten mogen de site raadplegen.
Eis 35. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Hierover kunnen per deelnemende
partij afwijkende afspraken worden gemaakt.
Eis 36. Op de website van de intermediair blijven de digitale dossiers van boekingen (en
annuleringen) minimaal 2 jaar beschikbaar ter raadpleging.
Eis 37. De site kent de mogelijkheid om boekingen te muteren.
Eis 38. De website kent de mogelijkheid om bij de boeking één of meerdere emailadressen in te
vullen van de persoon voor wie de boeking bestemd is. Deze persoon ontvangt dan een
bevestiging en eventueel een routebeschrijving. Bij annulering ontvangt de persoon een
melding via mail.
Eis 39. De website moet voldoen aan de Europese wetgeving voor gegevensbescherming . Op de
website mogen geen privacy gevoelige gegevens staan.
Eis 40. Ten behoeve van de beoordeling van de site moeten alle functionaliteiten getest kunnen
worden. De testgebruikers moeten dus kunnen boeken, wijzigen, annuleren en digitale
dossiers van eerdere boekingen bekijken. Sluit de inloginstructie bij achter tabblad 5.
22-10-2013
pagina 23 van 38
INK 12-223
4.6.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Rapportage en evaluatie
De eisen met betrekking tot het gunningscriterium rapportage en evaluatie zijn:
Eis 41. Eén keer per maand verstrekt de intermediair (digitaal, bijvoorbeeld in Excel formaat) een
overzicht per deelnemer van de overheid, waarin minimaal de volgende informatie is
opgenomen. Dossiernummers, korte omschrijving per dossier, datum waarop de levering
heeft plaatsgevonden, factuurkosten per dossier, eventuele annuleringskosten en
besparingen op annuleringskosten, omzet, en aantal no-shows. (Tevens Lost savings
rapportage voor perceel 2).
Eis 42. De intermediair verzorgt 1x per jaar een evaluatie met alle deelnemende contr actpartijen van
de overheid.
Eis 43. Managementrapportages zijn per verschillend niveau (boeker, organisatieonderdeel, totale
organisatie) online beschikbaar.
Eis 44. Bestuurlijke informatie kan de klant zelf op de website raadplegen via de bestelgemachtigde.
4.7.
Social Return
De eisen met betrekking tot het gunningscriterium social return zijn:
Eis 45. Gedurende de looptijd van de overeenkomst besteedt de inschrijver 5% van aantal in te
zetten uren (groeimodel) van de overeenkomst aan extra werk(ervarings)plaatsen voor
mensen uit genoemde Social Return doelgroepen. Bijvoorbeeld bij het aannemen van nieuw
personeel.
Eis 46. Inschrijver stuurt aan opdrachtgever elk half jaar, uiterlijk 15 kalenderdagen na ommekomst
van deze periode, geheel ingevuld en ondertekend een periodiek verantwo ordingsrapportage
Social Return toe.
Eis 47. Wanneer op basis van de periodieke verantwoordingsrapportage de opdrachtgever
constateert dat de inschrijver gedurende de looptijd van de overeenkomst twee maal
achtereen niet het percentage haalt genoemd als verplichting in eis 45, kan opdrachtgever in
overleg treden met inschrijver. Op basis van dit overleg:
a) Stellen de opdrachtgever en de inschrijver de oorzaken vast voor het niet behalen van het
genoemde percentage door de inschrijver.
b) Stellen de opdrachtgever en de inschrijver maatregelen vast voor het verbeterd nakomen
van de verplichting tot Social Return door de inschrijver.
4.8.
Sociale Voorwaarden
Op deze opdracht zijn de generieke sociale voorwaarden van toepassing.
De ingevulde en ondertekende bijlage Sociale Voorwaarden maakt onderdeel uit van de
overeenkomst.
Eis 48. Inschrijver zal de sociale voorwaarden (bijlage 4) op eerste verzoek van de aanbestedende
dienst, maar niet eerder dan na het mededelen van de gunningsbeslissing , invullen en
ondertekend aanleveren.
22-10-2013
pagina 24 van 38
INK 12-223
4.9.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Milieu
In het criteria document voor duurzaam inkopen van externe vergader- en verblijffaciliteiten, welke is
opgesteld door Agentschap.nl in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en milieu zijn een
aantal eisen opgesteld.
Bij het opstellen van de criteria is gekeken naar de belangrijkste duurzaamheidbelasting van de
verschillende facetten van Externe vergader- en verblijffaciliteiten en de kansen voor
duurzaamheidwinst op korte termijn. In deze aanbesteding zijn de volgende eisen van toepassing.
Eis 49. De inschrijver biedt in het kader van de aanbesteding uitsluitend accommodaties aan die
goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer of met door de faciliteit of derden
georganiseerd groepsvervoer. Onder een ‘goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer’
verstaat de aanbestedende dienst een accommodatie die zich op maximaal twee kilometer
loopafstand van een openbaar vervoerhalte bevindt. Onder ‘groepsvervoer’ verstaat de
aanbestedende dienst het vervoer voor meerdere personen tegelijk van de openbaar
vervoerhalte naar de accommodatie.
Eis 50. Selectie (filteren) op duurzame locaties bijvoorbeeld green key, Milieu Keur of Eco label moet
mogelijk zijn.
Eis 51. De intermediair spant zich in om de administratieve processen zoveel mogelijk digitaal te
laten verlopen (bijvoorbeeld aanvragen, bevestigen, rapporteren en factureren).
4.10.
DigiInkoop - Elektronisch bestellen en factureren
In bijlage 8 Berichtenverkeer via DigiInkoop is een beschrijving en een procesplaat van het proces
weergegeven. In bijlage 9 Deelnemers Digiinkoop zijn de status van de verschillende deelnemende
diensten schematisch weergegeven.
Eis 52. Inschrijver start het aansluitproces op DigiInkoop direct na de gunning. De intermediair sluit
aan op DigiInkoop waardoor elektronisch bestellen en factureren mogelijk is. Het
aansluitproces vindt plaats in goed overleg.
Eis 53. Inschrijver maakt vanaf de ingangsdatum van de raamovereenkomst minimaal gebruik van
punch out en het DigiInkoop Leveranciersportaal en voor de Belastingdienst van punch out en
van het BD-portaal.
Eis 54. De Rijksoverheid berekent geen kosten aan leveranciers voor aansluiting op en communicatie
met DigiInkoop. Bij een directe aansluiting op de Digipoort BVV van DigiInkoop komen alle
kosten vanaf het koppelvlak aan leverancierszijde voor rekening van de leverancier. De
kosten die inschrijver in dit verband nu (en in de toekomst) maakt, zijn voor eigen rekening.
Eis 55. Alleen geautoriseerde medewerkers mogen bestellen. Hierover kunnen per deelnemende
partij afwijkende afspraken worden gemaakt.
Eis 56. Voor deelnemende diensten die (nog) niet zijn aangesloten op DigiInkoop dient de bestelling
rechtstreeks op de website van de inschrijver te kunnen worden geplaatst. Op de website
wordt een verplicht veld opgenomen voor een bestel- of ordernummer vanuit de administratie
van de klant.
Eis 57. De intermediair betaalt de accommodatie. De facturering dient na uitvoering van de
dienstverlening plaats te vinden. De opdrachtgever betaalt de intermediair binnen 30 dagen
na ontvangst en goedkeuring van de factuur.
22-10-2013
pagina 25 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Eis 58. De intermediair zorgt voor juiste facturen. Bij de door de intermediair verstuurde factuur wordt
de originele factuur van de accommodatie bijgesloten.
4.11.
Juridische kaders
De eisen met betrekking tot de juridische kaders zijn:
Eis 59. De als Bijlage 4 A/B/C/D bij deze gunningsleidraad opgenomen conceptovereenkomsten en
concept Nader overeenkomst bevat uitsluitend voorwaarden die door de aanbestedende
dienst dwingend worden voorgeschreven. Inschrijver gaat met het bepaalde in de
conceptovereenkomsten akkoord.
Eis 60. De in Bijlage 4 A/B/C/D opgenomen conceptovereenkomsten kan - alvorens deze door
inschrijver(s) wordt ondertekend - door de aanbestedende dienst worden gewijzigd en nader
uitgewerkt, mede naar aanleiding van de door de inschrijver gedane opmerkingen en
tekstsuggesties als bedoeld in paragraaf 2.3.2. De wijzigingen en/of de aangepaste
overeenkomsten zullen de inschrijvers per Nota van Inlichtingen kenbaar worden gemaakt.
22-10-2013
pagina 26 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Hoofdstuk 5.
Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 1
(Hotelaccommodaties)
5.1.
Inleiding gunningscriteria
In dit hoofdstuk zijn aanvullende eisen geformuleerd met betrekking tot de gevraagde dienst van
perceel 1. De eisen zijn uniek genummerd en worden onderscheiden zoals beschreven in Hoofdstuk 3
beoordelingscriteria inschrijving. Daarom wordt hiernaar verwezen voor de nadere uitleg.
Eventueel overeenkomende toelichtingen of voorbehouden die bij meerdere gunningseisen gelden ,
hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar
het antwoord op het criterium of vraag waar de toelichting of het voorbehoud is beschreven.
Inschrijver dient de conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel
voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan en
zijn beantwoord met een JA. Deze conformiteitenlijst is als bijlage 2A bij deze gunningsleidraad
gevoegd. De inschrijver dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 2A, alle eisen met JA te
hebben beantwoord.
5.2.
Overige kwaliteitseisen perceel 1 – Intermediairsdiensten hotelaccommodaties
Let op. Aan onderstaande eisen dient ten tijde van de beoordeling van de boekingssite reeds voldaan
te worden door de inschrijver. Wanneer bij het testen van de site blijkt dat de insc hrijver niet voldoet
aan één of meerdere van onderstaande eisen dan geldt een knock-out.
De volgende eisen zijn alleen van toepassing voor inschrijvers op perceel 1.
Eis 61. Het is de intermediair niet toegestaan om boekingen te verrichten voor
vergaderarrangementen, dit is voorbehouden aan de winnende inschrijver van perceel 2.
Eis 62. Voor het accommodatieaanbod op de website van de intermediair geldt een beste prijs
garantie (Best Available Rate).
Eis 63. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair bevat minimaal 500 locaties in
Nederland, met voldoende aanbod in alle provincies.
Eis 64. Het boeken van hotelkamers met een vast patroon, bijvoorbeeld elke week twee nachten,
moet als optie geboden worden.
Eis 65. De online website is een real-time boekingssysteem waarin actuele prijzen en
beschikbaarheid direct inzichtelijk zijn. De individuele boeker kan direct een definitieve
boeking plaatsen. U dient het internetadres van de site in de beschrijving van de
inloginstructie te vermelden.
22-10-2013
pagina 27 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Hoofdstuk 6.
Aanvullende specificaties van de opdracht perceel 2
(Vergaderaccommodaties)
6.1.
Inleiding gunningscriteria
In dit hoofdstuk zijn aanvullende eisen geformuleerd met betrekking tot de gevraagde dienst van
perceel 2. De eisen en wensen zijn uniek genummerd en worden onderscheiden zoals beschreven in
Hoofdstuk 3 beoordelingscriteria inschrijving. Daarom wordt hiernaar verwezen voor de nadere uitleg.
Eventueel overeenkomende toelichtingen of voorbehouden die bij meerdere gunningseisen gelden,
hoeven niet herhaald uitgeschreven te worden. In voorkomende gevallen kan verwezen worden naar
het antwoord op het criterium of vraag waar de toelichting of het voorbehoud is beschreven.
Inschrijver dient de conformiteitenlijst te voegen bij de aanbieding. De conformiteitenlijst is een middel
voor de aanbieder en de aanbestedende dienst om te controleren of aan alle eisen wordt voldaan en
zijn beantwoord met een JA. Deze conformiteitenlijst is als bijlage 2B bij deze gunningsleidraad
gevoegd. De inschrijver dient in de conformiteitenlijst gunningseisen, bijlage 2B, alle eisen met JA te
hebben beantwoord.
6.2.
Overige kwaliteitseisen perceel 2 – Intermediairdiensten vergaderaccommodaties
Let op. Aan onderstaande eisen dient ten tijde van de beoordeling van de boekingssite reeds voldaan
te worden door de inschrijver. Wanneer bij het testen van de site blijkt dat de inschrijver niet voldoet
aan één of meerdere van onderstaande eisen dan geldt een knock-out.
De volgende eisen zijn alleen van toepassing voor inschrijvers op perceel 2.
Eis 66. Het is de intermediair niet toegestaan om boekingen te verrichten voor uitsluitend
hotelovernachtingen, dit is voorbehouden aan de winnende inschrijver van perceel 1.
Eis 67. Voor het accommodatieaanbod op de website van de intermediair geldt een goede prijskwaliteit verhouding.
Eis 68. Het accommodatieaanbod op de website van de intermediair bevat minimaal 300 locaties in
Nederland, met voldoende aanbod in alle provincies. U dient het internetadres van de site in
de beschrijving van de inloginstructie te vermelden.
Eis 69. Op verzoek van de klant kunnen accommodaties worden toegevoegd, waaronder ook
bijzondere accommodaties zoals een buurthuis of een recreatiepark.
Eis 70. De intermediair beschikt voor deze opdracht over een team met professionele toegewijde
adviseurs en wordt er door de intermediair een accountmanager toegewezen.
Eis 71. De intermediair brengt bij iedere vraag van de klant voor een vergaderaccommodatie 2
offertes uit, ook indien de klant om één specifieke locatie vraagt . Indien beide offertes aan de
klantwens voldoen en de klant kiest niet voor de goedkoopste, dan registreert de intermediair
het verschil als "lost savings". Deze informatie neemt de intermediair o p in de rapportage.
Eis 72. Via de website kunnen eenvoudig verschillende offertes worden vergeleken.
Eis 73. Een korte doorlooptijd van aanvraag tot offerte. Standaard binnen 24 uur en in spoedgevallen
binnen 8 uur. Gerekend vanaf ontvangst offerteaanvraag (werkdagen van 08.00 tot 18.00
uur).
Eis 74. Als maatwerk levert de intermediair buitenactiviteiten, diners etc.
22-10-2013
pagina 28 van 38
INK 12-223
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Eis 75. Op verzoek van de klant kunnen extra faciliteiten geboekt worden zoals ontbijt, borrel, gebak,
lunch en diner. Mutaties in deze faciliteiten kunnen ook tijdens het verblijf in de
accommodatie doorgegeven worden (uitsluitend met toestemming van de contactpersoon van
de klant voor de betreffende vergadering of bijeenkomst).
Eis 76. Rechtstreeks contact tussen bestelgemachtigden en hotel- en vergaderaccommodaties om de
wensen door te nemen en mutaties door te geven is mogelijk.
22-10-2013
pagina 29 van 38
INK 12-223
Bijlage 1.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Format voor het stellen van vragen nota van inlichtingen
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 1 Format voor het
stellen van vragen nota van inlichtingen en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad .
22-10-2013
pagina 30 van 38
INK 12-223
Bijlage 2.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Conformiteitenlijst gunningseisen
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 2 Conformiteitenlijst
gunningseisen en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.
22-10-2013
pagina 31 van 38
INK 12-223
Bijlage 3.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Spreadsheet Factuurkorting
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 3 Spreadsheet
factuurkorting en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.
22-10-2013
pagina 32 van 38
INK 12-223
Bijlage 4.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
(concept) overeenkomst(en) (A, B, C en D)
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als b ijlage 4 A, B, C, en
D(concept) overeenkomsten en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.
22-10-2013
pagina 33 van 38
INK 12-223
Bijlage 5.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Verklaring Sociale Voorwaarden
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 5 Verklaring Sociale
voorwaarden en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.
22-10-2013
pagina 34 van 38
INK 12-223
Bijlage 6.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Voorbeeld beoordelingsformulier website
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 6 voorbeeld
beoordelingsformulier website en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.
22-10-2013
pagina 35 van 38
INK 12-223
Bijlage 7.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Voorbeeld rekenmethode beoordeling website
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden als bijlage 6 voorbeeld
beoordeling website en maakt onlosmakelijk deel uit van deze gunningsleidraad.
22-10-2013
pagina 36 van 38
INK 12-223
Bijlage 8.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Berichtenverkeer via DigiInkoop
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden met als documentnaam Bijlage
8 Berichtenverkeer via DigiInkoop, en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document.
22-10-2013
pagina 37 van 38
INK 12-223
Bijlage 9.
Niet-openbare Aanbesteding Intermediairsdiensten voor HVA - gunningsleidraad
Deelnemerslijst DigiInkoop
Dit document is separaat met de aanbestedingsstukken meegezonden met als documentnaam Bijlage
9 Deelnemerslijst DigiInkoop, en maakt onlosmakelijk deel uit van dit beschrijvend document.
22-10-2013
pagina 38 van 38