Transcript Functieprofiel
Functieprofiel bestuur Bpf GIL
Algemene kenmerken
De Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor de Groothandel in Levensmiddelen (Bpf GIL) stelt zich ten doel om conform pensioenreglement en statuten de pensioentoezegging uit te voeren die aangesloten werkgevers hebben gedaan aan werknemers, hun nabestaanden en gewezen werknemers. De pensioenaanspraken worden gefinancierd met bijdragen van werkgevers en werknemers. De pensioenregeling voorziet voor alle deelnemers in een ouderdomspensioen, een partnerpensioen en een wezenpensioen. Het bestuur van Bpf GIL is verantwoordelijk voor het goede reilen en zeilen van het pensioenfonds. Het bestuur is paritair samengesteld en bestaat in principe uit acht personen, maar maximaal uit tien personen. Daarvan zijn vier bestuurders van werkgeverszijde, drie van werknemerszijde en 1 vertegenwoordiger van pensioengerechtigden. Aan het paritaire bestuur kunnen maximaal twee bestuurders worden toegevoegd die niet directe vertegenwoordigers zijn van de belanghebbenden bij het fonds. Deze bestuurders worden benoemd door het bestuur. Van de leden van het bestuur worden 4 leden benoemd door het bestuur na voordracht door de Federatie voor de Groothandel in Levensmiddelen, waarvan één zetel wordt ingevuld door de Vereniging voor de Zoetwarengroothandel. De bestuurders van werknemerszijde worden benoemd door het bestuur na voordracht door de hierna genoemde werknemersorganisaties: - één lid door F.N.V. Bondgenoten, statutair gevestigd te Amsterdam; - één lid door de C.N.V. Dienstenbond, statutair gevestigd te Hoofddorp; - één lid door De Unie, vakbond voor industrie en dienstverlening, statutair gevestigd te Culemborg; De vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden wordt benoemd door het bestuur na verkiezing door en uit de pensioengerechtigden van het fonds. Voorts heeft het pensioenfonds een onafhankelijke secretaris, die geen onderdeel uitmaakt van het bestuur, en een adviserende rol heeft. Het dagelijks beleid wordt uitgevoerd door het presidium, bestaande uit de voorzitter, de vice voorzitter en de secretaris. Het bestuur heeft een aantal commissies opgericht om voorbereidend werk te doen. Deze commissies zijn samengesteld uit bestuurders. Het gaat om de: • aansluitingscommissie, • beleggingscommissie, • communicatiecommissie. Met ingang van 1 juli 2014 wordt het intern toezicht uitgeoefend door een Raad van Toezicht. De leden van de Raad van Toezicht zijn onafhankelijk en deskundig. Daarnaast legt het bestuur van Bpf 1
GIL verantwoording af aan een verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. Het verantwoordingsorgaan is tevens adviesorgaan van het fonds. AZL N.V. is de administrateur van het fonds en adviseert het bestuur van Bpf GIL. Aon Hewitt is de adviserend actuaris. Towers Watson neemt de actuariële certificering voor haar rekening. KPMG treedt op als accountant van het fonds. Robeco en State Street voeren het vermogensbeheer van Bpf GIL uit en Kasbank is de custodian van het fonds. Het bureau Sprenkels & Verschuren treedt op als beleggingsadviseur. Voor algemene informatie over Bpf GIL wordt verwezen naar de website www.bpf-gil.nl
.
Kenmerken bestuurslidmaatschap
Benoemingsprocedure en toetsing kandidaat bestuurders
Zodra bekend is dat een bestuurszetel vacant wordt, zorgt de voordragende organisatie voor een geschikte kandidaat. Betreft het de zetel namens pensioengerechtigden, dan zorgt het bestuur voor een oproep tot kandidaatstelling. Het bestuur toetst alle kandidaat bestuurders aan de hand van het onderhavige functieprofiel op geschiktheid. Het bestuur let hierbij niet alleen op de basisvereisten die voor alle kandidaat bestuurders gelden, maar ook op de actuele samenstelling van het bestuur als geheel en de vereiste deskundigheid voor de participatie in een bepaalde commissie, die door het ontstaan van de vacature dient te worden opgevuld.
Indien de kandidaat niet in het functieprofiel past, zal het bestuur niet tot benoeming overgaan, en de voordragende organisatie verzoeken een nieuwe kandidaat voor te dragen. De benoeming door het bestuur van een bestuurder vindt slechts plaats onder voorwaarde dat De Nederlandsche Bank (DNB) instemt met de benoeming. Het bestuur verzorgt de aanvraag voor het verkrijgen van instemming van DNB.
Diversiteit bestuur
Bij gelijke geschiktheid wordt (op dit moment) de voorkeur gegeven aan vrouwelijke kandidaat bestuurders en kandidaat bestuurders onder de 50 jaar.
Zittingstermijn en herbenoeming
De benoeming van een bestuurder geschiedt voor een tijdvak van vier jaar, met een directe herbenoeming voor een tijdvak van vier jaar. Na afloop van het tweede tijdvak wordt de bestuurder geacht af te treden, tenzij de omstandigheden dusdanig zijn dat het aftreden de continuïteit binnen het bestuur in gevaar brengt. In dat geval wordt de bestuurder in de gelegenheid gesteld nog niet af te treden. De duur van deze periode wordt in overleg met het bestuur bepaald.
Einde bestuurslidmaatschap
Het bestuurslidmaatschap eindigt door: a. overlijden, b. schriftelijk bedanken, 2
c. ondercuratelestelling of faillissement, d. intrekking van de benoeming door de organisatie, die de bestuurder benoemde, of e. ontslag besloten in de bestuursvergadering.
Tijdsbesteding
Volgens wettelijke normering dient een bestuurslid voor bestuurlijke werkzaamheden minimaal één werkdag per week beschikbaar te zijn. Voor de voorzitter geldt een tijdsbeslagnorm van minimaal anderhalve dag per week. De daadwerkelijke tijdsbesteding is sterk afhankelijk van het totaalpakket aan taken dat een bestuurslid voor Bpf GIL uitvoert, zoals deelname aan commissies.
Vergoeding
De bestuurders ontvangen een vacatievergoeding. Deze vergoeding wordt eenmaal per kwartaal uitgekeerd, en is afhankelijk van het aantal vergaderingen waaraan een bestuurder heeft deelgenomen. De vergoedingen zijn als volgt: 1.
2.
3.
4.
5.
Vergoeding per dagdeel: € 500, - Voor een telefonische vergadering van maximaal een half uur geldt een vergoeding van een half dagdeel, Eenmalige vergoeding per jaar voor alle bestuurders: € 1.000, - Eenmalige vergoeding voor het presidium en de voorzitter van de beleggingscommissie: € 4.000, - Kilometervergoeding per km: € 0,27. 3
Deskundigheid en competenties bestuur
Deskundigheidseisen en vereiste competenties individuele bestuurders
Deskundigheid
Nieuwe bestuurders dienen uiterlijk op de datum van formele infunctietreding ten minste deskundigheidsniveau 1 te hebben van de volgende aandachtsgebieden: 1.
2.
3.
4.
Het besturen van een organisatie, Relevante wet- en regelgeving, Pensioenregelingen en pensioensoorten, Financieel technische en actuariële aspecten, 5.
6.
7.
Administratieve organisatie en interne controle, Communicatie, Uitbesteding.
Dit betekent dat het bestuurslid bekend is met: Een aantal relevante begrippen per aandachtsgebied, De betekenis van deze begrippen, Waar nadere informatie kan worden gevonden, Of en zo ja, in hoeverre de begrippen van toepassing zijn op het fonds.
Opleidingsniveau
Een bestuurder dient minimaal op HBO werk- en denkniveau te functioneren. Een bestuurder moet de bereidheid hebben om binnen 1 jaar op deskundigheidsniveau 2 te komen. Noodzakelijke opleidingen om te kunnen voldoen aan het vereiste deskundigheidsniveau 2 komen voor rekening van het fonds.
Competenties
Een bestuurder beschikt (in meerdere of mindere mate) in ieder geval over de volgende competenties Reflecterend vermogen, Multidisciplinair denken, Probleem analyseren en oordeel vormen, Integer handelen, Organisatie- en omgevingsbewustzijn hebben, Samenwerken, Onafhankelijk, Kritisch, Besluitvaardig.
Onafhankelijkheid
Een bestuurder is onafhankelijk en voorkomt de schijn van belangenverstrengeling. Een bestuurder heeft geen financiële en hiërarchische banden met een uitbestedingsrelatie, zoals de administrateur, 4
de vermogensbeheerder, de beleggingsadviseur en de actuarieel adviseur, van het pensioenfonds. Het bestuur hanteert hierbij een afkoelingsperiode van minimaal een half jaar.
Overig
Een bestuurder dient aantoonbaar affiniteit te hebben met de branche Groothandel in Levensmiddelen. Het bestuur heeft er geen bezwaar tegen als bestuurders tevens een functie hebben aan de CAO tafel. Bestuurders die deze zogenaamde dubbelfuncties uitvoeren dienen er alert op te zijn dat zij deze functies scheiden bij de uitoefening hiervan.
Deskundigheidseisen bestuur als collectief
oordeelsvorming. Het bestuur als geheel dient aan deskundigheidsniveau 2 te voldoen. Dit houdt in dat per aandachtsgebied minimaal twee bestuursleden over deskundigheidsniveau 2 moeten beschikken. Dit houdt in dat zij naast de benodigde kennis en inzicht ook beschikken over voldoende vermogen tot
Deskundigheidseisen en vereiste competenties (vice)voorzitter, secretaris en presidium
Het bestuur heeft de taken die door de (vice)voorzitter, de secretaris en het presidium worden uitgevoerd in taakomschrijvingen vastgelegd. Deze taakomschrijvingen zijn als bijlage A bij dit functieprofiel opgenomen.
Deskundigheidseisen
Het presidium bestaat uit de werkgevers- en werknemersvoorzitter en de secretaris en vormt het dagelijks bestuur van het fonds. Van de beide voorzitters wordt verwacht dat zij met betrekking tot de aandachtsgebieden “Het besturen van een organisatie”, “Administratieve organisatie en interne controle” en “Uitbesteding” beschikken over deskundigheidsniveau 2.
Competenties voorzitter
De functie van de voorzitter is een cruciale in het bestuur. Hij of zij moet de bestuursvergadering en de besluitvorming daarin goed leiden. Om die reden moet de voorzitter in aanvulling op de algemene competenties (in meerdere of mindere mate) beschikken over in ieder geval de volgende competenties: Strategisch denken, Communicatievaardig, Luisteren, Empathie, Relatienetwerken, Sociabiliteit, Stressbestendig, Voorzittersvaardigheid, Resultaatgerichtheid. 5
Deskundigheidseisen en vereiste competenties leden van commissies
Het bestuur heeft de taken die door de diverse commissies worden uitgevoerd in taakomschrijvingen vastgelegd. Deze taakomschrijvingen zijn als bijlage B bij dit functieprofiel opgenomen.
Deskundigheidseisen
Het bestuur stelt de volgende aanvullende deskundigheidseisen aan de leden van de diverse commissies:
Aansluitingscommissie:
De aansluitingscommissie wordt uit drie bestuurders samengesteld. Van minimaal twee leden wordt verwacht dat zij met betrekking tot de aandachtsgebieden “Relevante wet- en regelgeving” en “Pensioenregelingen en pensioensoorten” aan deskundigheidsniveau 2 voldoen.
Beleggingscommissie:
De beleggingscommissie wordt uit drie bestuurders samengesteld. Van minimaal twee leden wordt verwacht dat zij met betrekking tot het aandachtsgebied “Financieel technische en actuariële aspecten” aan deskundigheidsniveau 2 voldoen.
Communicatiecommissie:
De communicatiecommissie wordt uit twee bestuurders samengesteld. Van beide wordt verwacht dat zij met betrekking tot het aandachtsgebied “Communicatie” aan deskundigheidsniveau 2 voldoen.
Vereiste competenties
Het bestuur stelt geen aanvullende eisen ten aanzien van de competenties van de leden van commissies. 6
Bijlage A
Taakomschrijving (vice)voorzitter:
• • • • • • • • • • • • De fungerende voorzitter in een bepaald jaar wordt geacht de vergadering voor te zitten; Maakt samen met de secretaris en vicevoorzitter deel uit van het presidium en adviseert over algemene bestuurlijke zaken; Vertegenwoordigt samen met de vicevoorzitter het pensioenfonds in en buiten rechte. Dus zowel in het dagelijks leven als in een rechtsgeding; Bewaakt, in samenwerking met de bestuursondersteuning van de uitvoeringsorganisatie, de naleving van de statuten; Houdt dientengevolge de doelstelling van de organisatie in het oog en bewaakt de kwaliteit van de activiteiten; Zit de vergaderingen van het bestuur en het presidium voor. Leidt de discussies en verleent en ontneemt het woord naar welbehagen, dat wil zeggen zoals het naar zijn of haar oordeel bevorderlijk is voor een goede meningsvorming op weg naar besluitvorming; Bewaakt de orde in de vergaderingen en geeft aan op welk moment een geldig besluit is genomen of een voorstel is afgewezen. Geeft de inhoud van genomen besluiten weer; Stelt, in samenwerking met de bestuursondersteuning van de uitvoeringsorganisatie, de agenda van de vergaderingen ruim van te voren vast; Neemt initiatieven tot en onderhoudt, indien nodig, de contacten met de aangesloten of aan te sluiten werkgevers. Vertegenwoordigt de organisatie bij officiële bijeenkomsten en informele gelegenheden; Draagt zorg voor de voltalligheid van de bestuursorganen en commissies, zoekt, in samenwerking met de andere leden van het presidium en de uitvoeringsorganisatie, naar geschikte kandidaten, voert met hen kennismakingsgesprekken en informeert hen over de werkwijze van het fonds en actuele zaken; Voert gesprekken met bestuursleden en commissieleden, die blijk geven moeite met hun taken te hebben en helpt/ corrigeert hen zo nodig; Moet in staat zijn het beleid te verwoorden en te verdedigen (te verantwoorden) tegenover het verantwoordingsorgaan en informeert het bestuur.
Taakomschrijving secretaris:
• Maakt samen met de voorzitter en vicevoorzitter deel uit van het presidium en adviseert over algemene bestuurlijke zaken; • Is contactpunt naar Cao-partijen en draagt zorg voor het agenderen van agendapunten namens het bestuur van Bpf GIL voor het Cao-overleg en verzorgt de terugkoppeling naar het bestuur van Bpf GIL; • • Zorgt samen met de bestuursondersteuning van de uitvoeringsorganisatie voor de coördinatie van input voor bestuursvergaderingen; Zorgt samen met de bestuursondersteuning van de uitvoeringsorganisatie voor de bewaking en uitvoering van de door het bestuur van Bpf GIL gemaakte afspraken en acties; 7
• • Evalueert samen met de voorzitter en vicevoorzitter het functioneren van ingehuurde externe partijen; Voert opdrachten van het bestuur van Bpf GIL uit.
Mandaatregeling presidium Bpf GIL
Het bestuur van de Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Groothandel in Levensmiddelen besluit een mandaat te verstrekken aan de leden van het presidium met betrekking tot: • • • • • • • • • Het, op verzoek van de uitvoeringsorganisatie, controleren van concept correspondentie gericht aan DNB, AFM, Belastingdienst en andere externe partijen, die is opgesteld door de uitvoeringsorganisatie; het nemen van besluiten op verzoeken van werkgevers, (gewezen) deelnemers en/of pensioengerechtigden óf sprake is van onredelijke hardheid bij strikte uitvoering van de pensioenreglementen of in geval van onvoorziene zaken; het nemen van besluiten inzake verzoeken tot individuele waardeoverdracht, indien de gegevens van de deelnemer ontbreken of incompleet zijn; het nemen van besluiten van individuele verzoeken van werknemers met betrekking tot opgebouwde pensioenaanspraken; het ondertekenen van dwangbevelen; Het ondertekenen van rekeningen van de organisaties waaraan werkzaamheden zijn uitbesteed of opdrachten zijn verstrekt door het bestuur van Bpf GIL; het uitbrengen van een advies aan de Commissie van Beroep van Bpf GIL, bij voorlegging van een bezwaar of beroep op grond van de pensioenreglementen en het reglement van de Commissie van Beroep; het zorgdragen voor de voltalligheid van de bestuursorganen en commissies, waarbij in samenwerking met de uitvoeringsorganisatie, wordt gezocht naar geschikte kandidaten; het afhandelen van opdrachten van het bestuur van Bpf GIL. 8
Bijlage B
Taakomschrijving aansluitings- en incassocommissie:
De aansluitings- en incassocommissie heeft tot taak:
1.
De aansluitings- en incassocommissie brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur ten aanzien van het vast te stellen handhavingsbeleid, oftewel aansluiting- en vrijstellingsbeleid, en formuleert voorstellen om dit, waar nodig en/of gewenst, aan te passen; 2.
3.
De aansluitings- en incasso commissie ziet toe op de uitvoering van het handhavingsbeleid. Ze toetst deze uitvoering aan het vastgestelde beleid en brengt periodiek verslag uit aan het bestuur omtrent haar bevindingen en werkzaamheden; De aansluitings- en incasso commissie heeft onder meer als taak in de uitvoering van het handhavingsbeleid: a.
het besluiten over de uitleg van de werkingssfeerbepalingen uit de verplichtstellingsbeschikking; 4. 5. b.
c.
besluiten in individuele gevallen of een onderneming onder de werkingssfeer van de verplichtstelling valt; adviseren aan het bestuur om vrijstelling op onverplichte gronden wel of niet aan individuele ondernemingen te verlenen. Het treffen van betalingsregelingen die buiten het mandaat van de uitvoeringsorganisatie vallen. Voor de hieraan nader gestelde voorwaarden wordt verwezen naar de incassoprocedure; het monitoren van het betalingsgedrag van de aangesloten werkgevers, op basis van de rapportage van de uitvoeringsorganisatie.
Taakomschrijving Beleggingscommissie:
De beleggingscommissie heeft tot taak:
• uitvoering te geven aan het door het bestuur vastgestelde beleggingsbeleid; • gevraagd en ongevraagd het bestuur te adviseren over alle zaken die de beleggingen betreffen; • beleidsvoorstellen te formuleren in samenspraak met de vermogensbeheerders en adviseurs voor aanpassing van het strategisch beleggingsbeleid ter besluitvorming van het bestuur. Dit vindt minimaal jaarlijks plaats bij het opstellen van het beleggingsplan waarin de normportefeuille is opgenomen; • de uitvoering van het beleggingsbeleid te toetsen (binnen het geaccordeerde beleggingsbeleidsplan en de normportefeuille); • Indien de portefeuille buiten de kaders van het beleggingsbeleidsplan en de normportefeuille treedt, het zelfstandig besluiten de portefeuille terug te brengen binnen het vastgestelde kader. Alle leden dienen (al dan niet digitaal) te stemmen over de beslispunten; • het onderhouden van het contact met externe partijen zoals de vermogensbeheerders, custodian, accountant en adviseurs; • te adviseren over de keuze voor externe partijen; • zich op de hoogte te houden van wettelijke voorschriften en aanbevelingen inzake de beleggingen en waardering van de verplichtingen die van invloed zijn op het beleggingsbeleid; 9
• het bespreken van fee nota’s wanneer het een performance gerelateerde fee betreft. De controle van de performance wordt door de custodian gedaan, waarna in de beleggingscommissie de performance gerelateerde fee wordt besproken; • jaarlijks een begroting vast te stellen, welke inhoudt de kosten van de beleggingscommissie, de externe adviseurs voor het vermogensbeheer en het vermogensbeheer. De beleggingscommissie monitort de begroting. De begroting moet ter goedkeuring aan het bestuur van Bpf GIL worden voorgelegd. De beleggingscommissie heeft een budget van € 25.000, - (niveau 2014) op jaarbasis dat naar eigen inzicht in gezamenlijk overleg tussen de leden en passend binnen het beleidskader kan worden aangewend. Het bestuur wordt geïnformeerd over de wijze waarop dit budget is aangewend; • om de kosten van het vermogensbeheer te controleren; • om de procedures inzake de communicatie vermogensbeheerders, de premie-afroming en bij liquiditeitstekort op rekeningen van Bpf GIL bij AZL, zoals opgenomen in de bijlage op pagina 2 te monitoren. De beleggingscommissie rapporteert over haar werkzaamheden en besluiten op regelmatige basis aan het bestuur. Het bestuur baseert zich in haar besluitvorming primair op de periodieke rapportages en adviezen die zij inzake de beleggingen ontvangt. Vragen vanuit het bestuur inzake de beleggingen worden afgestemd met de voorzitter van de beleggingscommissie. De voorzitter zal deze vragen in ieder geval aan de orde stellen tijdens de vergadering van de beleggingscommissie en hierover terug rapporteren aan het bestuur.
Taakomschrijving communicatiecommissie:
De communicatiecommissie heeft tot taak:
1.
uitvoering te geven aan het door het bestuur vastgestelde communicatiebeleid. 2.
gevraagd en ongevraagd het bestuur te adviseren over alle zaken die de communicatie 3.
4.
5.
betreffen; beleidsvoorstellen te formuleren in samenspraak met de communicatieadviseur voor aanpassing van het communicatiebeleidsplan ter besluitvorming van het bestuur; de uitvoering van het communicatiebeleidsplan te toetsen (binnen het geaccordeerde communicatiebeleidsplan); het onderhouden van het contact met externe partijen, die voor de uitvoering van het 6.
7.
8.
9.
communicatiebeleid van belang zijn; te adviseren over de keuze voor externe partijen; zich op de hoogte te houden van wettelijke voorschriften en aanbevelingen met betrekking tot communicatie die van invloed zijn op het communicatiebeleid; jaarlijks een begroting vast te stellen, welke inhoudt de kosten van de communicatiecommissie en de communicatie activiteiten. De communicatiecommissie monitort de begroting. De begroting moet ter goedkeuring aan het bestuur van Bpf GIL worden voorgelegd; De communicatiecommissie is verantwoordelijk voor de inzet van de juiste communicatiemiddelen op het juiste moment. 10
De communicatiecommissie rapporteert over haar werkzaamheden en besluiten op regelmatige basis aan het bestuur. Het bestuur baseert zich in haar besluitvorming primair op de periodieke rapportages en adviezen die zij inzake het communicatiebeleid ontvangt. Vragen vanuit het bestuur inzake het communicatiebeleid worden afgestemd met de voorzitter van de communicatiecommissie. De voorzitter zal deze vragen in ieder geval aan de orde stellen tijdens de vergadering van de communicatiecommissie en hierover terug rapporteren aan het bestuur. 11