Transcript 7_2014_08_20_bestuur_LSV_doel_taken_middelen 120.37KB

Landelijk Samenwerkingsverband Mission binnen de GKv:
Doel, Taken en Middelen bestuur LSV
Inleiding
Sinds september 2014 zijn de Regionale Samenwerkings Verbanden (RSV’s), voorheen Zendende
Instanties, en andere organisaties die zich vanuit de Gereformeerde Kerken vrijgemaakt (GKv)
bezighouden met mission, formeel verenigd in een Landelijk Samenwerkingsverband (LSV). Met
instemming van de Generale Synode te Ede (2014) beginnen we hiermee aan een nieuw tijdperk. Ons
doel is echter onveranderd: we willen aan mensen het evangelie van Jezus Christus bekendmaken,
tot eer van God!
Nu dit nieuwe tijdperk is aangebroken, moeten we met elkaar leren werken in een nieuw
organisatieverband; het LSV met het bureau Verre Naasten als ondersteuning en gemandateerd
uitvoerder. Samen willen we efficiënt en effectief de verkregen middelen inzetten om ons doel; ‘geloof
delen wereldwijd’ handen en voeten te geven. De GKv en onze partners mogen ons daarbij
aanspreken op onze geformuleerde kernwaarden:








Gereformeerd
Missionaire Levenshouding
Wederzijds
Trouw
Complementair
Participatief
Contextueel
Transparant
Hierbij presenteert het bestuur LSV een beknopt aantal taken voor 2014 tot en met 2017.
Het bestuur baseert zich op het doel / middelen zoals verwoord in het Statuut (art. 3) (bijlage1).
Het bestuur
september 2014
Doel:
Het bevorderen van de samenwerking van regionale samenwerkingsverbanden van kerken op het
terrein van mission en de samenwerking met andere missionaire organisaties binnen de kerken mede
met het oog op versterking van de eenduidigheid en efficiency.
Taken:
Inspireren:
Mission: ‘Het goede nieuws van redding in Jezus Christus bekend (doen) maken’ en ‘geloof delen
wereldwijd’ is enkel mogelijk indien we zelf, als leden en gastleden, buigen voor Gods Woord. Op
landelijke vergaderingen willen we die ruimte bieden: luisteren naar de bijbel (overdenking), samen
God de lof brengen (zang), God danken en vragen om Zijn zegen en noden opdragen (bidden).
Uitwisselen / stimuleren:
Het bestuur wil de leden en de gastleden faciliteren om ervaringen in mission met elkaar uit te
wisselen, om zo met elkaar mee te leven, van elkaar te leren en elkaar te stimuleren. Op de landelijke
vergaderingen wordt hiervoor ruimte geboden. Hierbij wordt aandacht geschonken aan buitenlandse
partners én de achterban.
Kennis delen:
Voor leden en gastleden wordt 1x per jaar een themadag georganiseerd. Te denken valt aan thema’s
als: partnership, wederkerigheid, capaciteitsopbouw, etc.
Besluiten nemen:
Door het LSV zijn inmiddels diverse besluiten genomen, als vervolg op de notitie ‘Op weg naar een
Landelijk Samenwerkingsverband Mission binnen de GKv’. Enkele zaken zijn nog in proces. Het
bestuur heeft aan de hand van de genoemde besluiten een actielijst opgesteld (deze is ter illustratie
opgenomen als bijlage 2). Het bestuur zal deze actielijst actueel houden én de uitvoering ervan,
binnen de afgesproken kaders, regelen en monitoren. Hierover rapporteert het bestuur aan het LSV.
Monitoren:
Leden / gastleden van het LSV streven naar eenduidigheid in beleid. Daarbij wordt rekening gehouden
met de vastgestelde eigenstandigheid van de leden / gastleden. Het bestuur vervult hierin een
monitoringsrol.
Inzichtelijke veranwtoording:
Leden en gastleden stellen jaarlijks, ter informatie, hun jaarplan (wie, wat, waar en hoe), jaarverslag
en jaarrekening beschikbaar aan de overige (gast)leden.
Jaarlijks wordt aan de leden van het LSV een ‘samengesteld’ overzicht gegeven van de financiële
verantwoording van de betreffende leden. Hierbij worden cijfers gepresenteerd conform de gemaakte
afspraken (exploitatie en balans, begroting, hoogte quota, achterstanden in ontvangsten, toekomstige
verplichtingen, etc.).
Middelen:
Begroting en financieel jaarverslag LSV:
Jaarlijks wordt de begroting van het LSV ter goedkeuring (najaar) voorgelegd aan de AV. Het
financiële verslag wordt eveneens jaarlijks (voorjaar) aangeboden aan de AV.
Vergaderingen:
Het bestuur is verantwoordelijk voor het bijeenroepen van het LSV. Jaarlijks (najaar) wordt hiervoor
een vergaderrooster opgesteld (zie bijlage 3). Daarnaast is het bestuur verantwoordelijk voor
verslaglegging en archivering.
Rooster van aftreden Bestuur:
Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Hierbij wordt rekening gehouden met een transitie van
aftreden 1 x per 3 jaar (i.v.m. de GS) naar jaarlijks aftreden van bestuursleden/bestuurslid, ingaande
per 2018.
Evalueren:
Het LSV wil een relevant en lerend samenwerkingsverband zijn. Evaluatie van haar eigen
functioneren is hiervoor van belang. Het LSV evalueert, onder leiding van het bestuur, jaarlijks de
samenwerking etc. (leden / gastleden / Verre Naasten) en doet hierover verslag aan de vergadering,
inclusief aanbevelingen.
Het LSV is een nieuw verband. Het bestuur beseft dat alle betrokkenen aan de nieuwe structuur en
afspraken moeten wennen. Dat we moeten groeien om deze structuur dienstbaar te laten zijn aan de
gezamenlijke opdracht die de kerken / achterban ons hebben toevertrouwd. Het bestuur wil de periode
tot 2017 hiervoor gebruiken. In 2017 wordt hierover gerapporteerd aan de GS.
De Verre Naasten:
Het bestuur van het LSV is tevens het bestuur van De Verre Naasten. Het bestuur fungeert als
toezichthouder en monitort het reilen en zeilen van De Verre Naasten. Hierover legt het bestuur
verantwoording af aan het LSV. Voor deze toezichthoudende taak gebruikt het bestuur de volgende
instrumenten:
-
Mandaat: Meerjarenbeleidsplan, jaarplan, meerjarenbegroting en jaarbegroting;
Controle: Jaarrekening, verslag accountant en jaarverslag.
Bijlage 1:
Doel en middelen uit Statuut LSV
Doel
De bijzondere kerkelijke organisatie heeft tot doel: Het bevorderen van de samenwerking van
regionale samenwerkingsverbanden van kerken op het terrein van mission en de samenwerking met
andere missionaire organisaties binnen de kerken mede met het oog op versterking van de
eenduidigheid en efficiency.
Middelen
De bijzondere kerkelijke organisatie tracht deze doelen te bereiken door:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
het vaststellen, uitvoeren en evalueren van gezamenlijk beleid voor mission;
het bevorderen van transparantie van de regionale samenwerkingsverbanden ten opzichte van
elkaar;
het maken van afspraken over kwaliteitstoetsing ten aanzien van efficiënt en effectief(financieel)
beheer;
het bevorderen van het efficiënt en effectief inzetten van de voor mission beschikbare middelen;
het bevorderen van een evenwichtige quotumdruk bij de kerken;
gezamenlijke besluitvorming op landelijk niveau over nieuwe aanvragen van buitenlandse
kerken en van andere christelijke organisaties op het gebied van mission;
goede afstemming met relevante deputaatschappen binnen de in artikel 1 lid 3 bedoelde
Gereformeerde Kerken;
het vormen van een platform voor bezinning over onder andere methoden voor mission, relaties
met buitenlandse partners, mission binnen Nederland;
het faciliteren van kwalitatief goede lokale of particuliere initiatieven binnen de kader van het
gezamenlijk beleid;
het onderhouden van contacten met relevante partijen in binnen- en buitenland;
het maken van afspraken over voorlichting en fondswerving;
het ontwikkelen van visie en expertise op de verschillende terreinen van mission (bijvoorbeeld
voorlichting, opleiding en training, dienstverlening, partnerrelaties);
het, mede ter realisatie en uitvoering van de in dit artikel omschreven doel en middelen, in stand
houden van, houden van toezicht op en geven van leiding aan het kennis- en
ondersteuningscentrum Stichting De Verre Naasten
Bijlage 2:
Volgnr.
1
Ontstaan
2014-01
Bron:
ATP
2
2014-01
3
2013-11
4
2013-11
ATP
KOC / Loket
plaatselijke missioninitiatieven
KOC / Loket
plaatselijke missioninitiatieven
2013-11
KOC / Loket
plaatselijke missioninitiatieven
Finaliseren foldertekst en vaststellen verspreidingswijze.
2013-11
KOC / Loket
plaatselijke missioninitiatieven
Organiseren apart mailadres en beheer ervan.
2013-11
KOC / Loket
plaatselijke missioninitiatieven
KOC / Loket
plaatselijke missioninitiatieven
SUB O&F / Financiële
Belasting
Huidige richtlijn controleren op actualiteit. Nagaan of dit onderdeel
wordt van WI/WP en of er een verwijzing komt naar deze (nog te
actualiseren) richtlijn.
Pagina 10: Kwantificeren verhoging: in aantal gevende kerken,
frequentie van de gift en gemiddelde hoogte van de gift.
SUB O&F / Financiële
Belasting
SUB O&F / Financiële
Belasting
Pagina 13: Twee conclusies buiten bestek werkgroep O&F FB:
* Geefcultuur verder onderzoeken en op inspelen! (verder
analyseren vanuit het donateurspakket om gezamenlijk als LSV
beter in te spelen op de diverse doelgroepen);
* Tendens: "traditionele" zendingswerk verliest aan terrein.
Daarvoor in de plaats ontstaan steeds meer PI's. Daar zullen de
RSV's / KOC gezamenlijk op in moeten spelen. Help mission
(opnieuw) dichtbij brengen. Financiële bijdragen aan de basis
incasseren is onderdeel van deze strategie.
1. Vaststellen van definities met als doel eenduidige hantering en
verwerking van financiële gegevens binnen het LSV
SUB O&F / Financiële
Belasting
2. De RSV's die meer dan 20% onbestemde reserve hebben,
stellen een plan op om binnen 5 jaar het gedeelte boven 20% te
besteden, cf. de afgesproken beleidskaders. Het KOC kan hierbij
adviseren (reden: imagoschade voor het geheel beperken en
transparantie bevorderen).
5
6
7
8
2013-11
9
2013-11
10
2013-11
11
2013-11
12
2013-11
13
2013-11
SUB O&F / Financiële
Belasting
14
2013-11
SUB O&F / Financiële
Belasting
15
2013-11
16
2013-11
22
28
SUB O&F / Financiële
Belasting
SUB O&F / Financiële
Belasting
MJBP
2013-10
Opvolgpunt
Eenduidige opslag stukken m.b.t. traject
Vaststellen: welke documenten (beleid, visiedocumenten) dienen
op de website gepubliceerd te worden, welke oude documenten
dienen er af gehaald te worden.
KHK als proceseigenaar verantwoordelijk voor opstellen van
werkproces.
Afstemming over communicatie over loket en vaststellen
doelgroepen communicatie.
Op aanvraag kunnen er trainingen worden gegeven. Besluit
nemen over: maatwerk of ontwikkelen trainingsmodules.
3. Bij tijdelijke liquiditeitstekorten, of calamiteiten, is er onderlinge
solidariteit tussen de leden, zodat RSV's met voldoende liquiditeit
deze tijdelijk ter beschikking kunnen stellen. Het KOC zal hiervoor
een (standaard) regeling ontwikkelen en de uitvoering op zich
nemen.
4. Indien een lid / gastlid van het LSV dit wenst, kan tijdelijk
overtollige liquiditeit centraal belegd worden om extra rente te
creëren. Het KOC zal hiervoor een (standaard) regeling
ontwikkelen en evt. uitvoering op zich nemen.
5. Jaarlijks worden formele documenten als begroting en
jaarrekening aangeleverd. (d.w.z. JR uiterlijk 31/5 na afloop en B
uiterlijk 31/12 voorafgaand). Het KOC verzorgt de gecombineerde
overzichten.
6. Het landelijk quotum van 350K blijft gehandhaafd, maar wordt
regionaal ingezameld via de leden (RSV's) van het LSV.
Missie aanpassen (er zijn nu verschillende missies in omloop:
verkort, populair, volledige, Engelstalig, mandaat missie en visie)
Personeelsbeleids-Plan 4. KOC houdt centraal een overzicht bij van alle vrijwilligers.
30
2013-10
Personeelsbeleids-Plan Bijlage pp15: vaststellen wat moet worden opgepakt/uitgewerkt.
31
2013-10
32
33
2014-03
2014-9
Personeelsbeleids-Plan Uitwerken e-learning modules.
Inventarisatie huidige
en toekomstige
Aanbeveling om meer (en blijvend) inzicht te krijgen in de actuele
verplichtingen
verplichtingen in het gehele samenwerkingsverband.
Oprichting LSV
Bijlage 3:
Data LSV 2015
26/01/2015:
Verzenden stukken LSV voor vergadering 07/02/2015
07/02/2015:
LSV vergadering (thema)
01/05/2015:
Aanleveren jaarrekening en jaarverslag 2014 door RSV’s
28/04/2015:
Verzenden stukken LSV voor vergadering 30/05/2015
30/05/2015:
LSV vergadering
07/09/2015:
Verzenden stukken LSV voor vergadering 26/09/2015
26/09/2015:
LSV vergadering (reserve)
01/11/2015:
Aanleveren begroting / jaarplan 2016 door RSV,s
09/11/2015:
Verzenden stukken LSV voor vergadering 12/12/2015
12/12/2015:
LSV vergadering