Transcript De afdeling - Jobpunt Vlaanderen

Het Agentschap voor Overheidspersoneel werft aan via horizontale mobiliteit (beperkt tot de
entiteit) in statutair dienstverband:
DOSSIERBEHANDELAAR FINANCIËLE CEL
(M/V)
Afdeling:
Beleidsdomein:
Niveau:
Graad:
Standplaats:
Stafdiensten
Bestuurszaken
C
Medewerker
Brussel
Vacaturenummer: 24481
DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT
Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) situeert zich binnen het beleidsdomein
Bestuurszaken. AgO ondersteunt het management van de Vlaamse overheid bij de uitbouw van hun
specifiek personeels- en organisatiebeleid.
De Stafdiensten ressorteren onder het Agentschap voor Overheidspersoneel en zorgen voor de
ondersteuning en opvolging van het takenpakket van de administrateur-generaal. Ze verzekeren
managementondersteunende functies (financiën, HR, logistiek), coördineren ook de
organisatiebeheersing van het agentschap en nemen een aantal overkoepelende, strategische
organisatietaken op, zoals de opmaak en de opvolging van de beheersovereenkomst.
Als dossierbehandelaar werk je samen met jouw collega en leidinggevende binnen de Financiële cel.
Jouw takenpakket omvat het beheer, de opvolging en het behandelen van financiële dossiers en
gegevens. Je zorgt ervoor dat interne betalingsprocessen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen
en dat de procedures, wet- en regelgeving gerespecteerd wordt. Samen met jouw collega ben je
verantwoordelijk voor nationale betalingen: RSZ-betalingen, belastingen, bedrijfsvoorheffing,
kinderbijslag en dergelijke meer. Daarnaast sta jij in voor het financieel beheer van het domein Leren,
met name vorming en coaching. Bij jouw collega ligt de focus op het domein adviesverlening en
belanghebbendenmanagement. In deze functie heb je een brede waaier aan contacten. Enerzijds
werk je samen met het team Leren en anderzijds met de collega’s van de centrale accounting.
De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo
zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en
eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken.
JE TAKENPAKKET
1. De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er
voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen.




Je neemt kennis van de uit te voeren opdrachten en je maakt op basis hiervan een eigen
werkplan op.
Je plant de kritische taken in en je maakt afspraken met de collega’s om de continuïteit te
waarborgen.
Je wint voorafgaandelijk informatie in ter verduidelijking van de opdracht.
Je stelt dossiers samen
1


Je zoekt gegevens op in aanbestedingsdossiers.
Je doet voorbereidend studie- en opzoekwerk.
2. Diverse taken inherent aan het financieel beheer uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en
tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit.








Je maakt de vorderingen en interne verrichtingen op voor de organisaties die diensten afnemen
van AgO en je brengt deze in Orafin in.
Je volgt de betalingen van de facturen op en je neemt initiatief wanneer deze niet tijdig dreigen
betaald te worden.
Je doet voorstellen om het proces verder te verbeteren en te beheersen.
Je controleert of er nog budget beschikbaar is en je kijkt na of er nog ruimte is op de bestaande
contracten
Je gaat de regelmatigheid van ingediende offertes na.
Je maakt de bestelbrieven op en je volgt deze actief op.
Je maakt inkooporders aan in Orafin.
Je bewaakt de beschikbare middelen, je signaleert problemen en je doet voorstellen.
3. Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te
stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen.





Je rapporteert over de stand van zaken in de facturatie en betalingen.
Je signaleert wanneer een contract dreigt te verstrijken of wanneer er niet meer kan aangekocht
worden op dit contract.
Je doet verbetervoorstellen vanuit je financiële achtergrond en expertise.
Je verwerft inzicht in de organisatiebehoeften m.b.t. financiële rapportering en kunt dit vertalen in
de aanmaak van praktische en bruikbare stools.
Je maakt rapporteringen aan en je kunt deze informatie ook communicatief vertalen.
4. Inventariseren, verzamelen en onderhouden van gegevens teneinde altijd te beschikken over
degelijke en bruikbare gegevens.



Je verzorgt het klassement.
Je houdt de bestanden up-to-date.
Je zorgt dat je bestanden in orde staan zodat op elk moment een stand van zaken kan gegeven
worden.
5. Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de
(interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan.






Je beantwoordt vragen van interne en externe klanten
Je geeft advies aan interne klanten
Je verleent assistentie bij het gebruik van Orafin
Je neemt deel aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, …
Je geeft uitleg rond procedures, regelgeving en het financiële systeem.
Je werkt mee aan de communicatie en informatie naar de afdelingen en medewerkers toe over
procedures, regelgeving en het Orafinsysteem.
6. Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie
van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren.




Je leest vakliteratuur, je woont studiedagen bij en je volgt gespecialiseerde opleidingen
Je wisselt informatie met vakgenoten
Je kent en je volgt de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied op
Je kent en je volgt de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied
2

Je bouwt een netwerk uit met vakgenoten in de Vlaamse overheid
7. Je neemt deel aan projecten rond de interne werking teneinde bij te dragen aan de realisatie van
de afgesproken projectdoelstellingen.
Context m.b.t. financieel management



Je doet voorstellen rond facturatie, betalingen, werkorganisatie,…
Je neemt eigen taken op in het project
Je geeft feedback en toetst voorstellen af bij je collega’s
8. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van anderen op peil te
houden.


Ervaring en opgedane kennis actief delen met de collega’s
Uitleg geven rond procedures, werkwijzen … zodat anderen ermee aan de slag kunnen gaan
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN



Je werkt als ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar (in de rang C1 of de graad van
medewerker) binnen het Agentschap voor Overheidspersoneel.
Of je bent ambtenaar op proef of vastbenoemd ambtenaar binnen het Agentschap voor
Overheidspersoneel en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker.
Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen het
Agentschap voor Overheidspersoneel en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van
graad van medewerker (artikel VI 18, §4 en III 22 VPS).
JE TECHNISCHE COMPETENTIES




Je hebt een goede kennis van Orafin
Je hebt een basiskennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten
Je hebt een basiskennis over overheidsbegrotingen
Je hebt een goede kennis van MS Office: Word en Excel
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
1. Zelfontwikkeling
Blijven verbeteren van het functioneren door te leren en mee te groeien met veranderingen
Niveau 1: Ontwikkelt zich binnen zijn functie
2. Klantgerichtheid
Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie
onderkennen en er adequaat op reageren.
Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
3. Samenwerken
Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet
meteen van persoonlijk belang is
Niveau 1: Informeert, pleegt overleg en werkt mee
4. Verantwoordelijkheid nemen
3
Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie
Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
5. Analyseren
Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar
aanvullende relevante informatie
Niveau 1: Ziet de essentie van het probleem
6. Zorgvuldigheid
Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten
Niveau 1: Levert met oog voor detail correct werk af
7. Plannen en organiseren
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen
aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken
Niveau 1: Plant en organiseert zijn werk effectief
HOE SOLLICITEREN
Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 30 november 2014.
Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma en meest recente aanstellingsbesluit
of arbeidscontract bij voorkeur via mail naar [email protected] of per post naar MOD
Bestuurszaken, t.a.v. Rita Creyelman, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel.
Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via
het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de
functietitel te vermelden.
Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid
aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen : http://www.ond.vlaanderen.be/naric
Voor extra informatie kan je contact opnemen met de P&O-consulent.
Indien u als contractueel personeelslid solliciteert voor een statutaire betrekking dien je ook een bewijs
van vrijstelling van het generieke gedeelte van de graad van medewerker op te sturen.
SELECTIEPROCEDURE

CV-screening: tijdens de week van 1/12/2014

Jurygesprek: 11/12/2014
Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case.
De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijk indiensttreding.
Indien er zich voor deze procedure slechts één kandidaat aandient via horizontale mobiliteit, wordt
er geen interview afgenomen en wordt er beslist op basis van dossier.
ONS AANBOD


Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het ‘anders
werken’ principe.
Om werk en privé zo goed mogelijk om elkaar af te stemmen kan je bijkomend gebruik maken van
telewerken.
4
MEER WETEN?
- Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met:
Koen Vanheule, interne coördinator
Boudewijngebouw 3 toren B
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel. : 0478 78 79 39
E-mail : [email protected]
- Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren www.werkenvoorvlaanderen.be of
contact opnemen met de P&O-consulent :
Elisa Verstraete, P&O-consulent
Boudewijngebouw 3 toren A
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel. : 0491 96 88 46
E-mail : [email protected]
- Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite
van Bestuurszaken.
5