Transcript functiebeschrijving controleur teeltmateriaal specialist

CONTROLEUR
TEELTMATERIAAL SPECIALIST
Statutaire functie
Controleur teeltmateriaal specialist
Vacaturenummer
2014_044
Entiteit
Agentschap voor Landbouw en Visserij
Afdeling
Productkwaliteitsbeheer (KWA)
Rang
C1
Graad
Technicus
Standplaats
Leuven
Plaats van tewerkstelling
VAC
Diestsepoort 6 bus 102 - 3000 Leuven
Controleur teelmateriaal specialist
1
FUNCTIECONTEXT
Het beleidsdomein Landbouw en Visserij is samengesteld uit:
-
het Departement Landbouw en Visserij, dat voornamelijk instaat voor de beleidsvoorbereiding;
-
het Agentschap voor Landbouw en Visserij, dat overwegend de uitvoering van het beleid
verzorgt;
-
het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek, dat wetenschappelijk onderzoek verricht;
-
de vzw Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing, die de marketing verzorgt van de
producten en diensten van de Vlaamse land- en tuinbouw, visserij en agroalimentaire sector.
1.1
Visie en missie van het Agentschap voor Landbouw en Visserij
Het agentschap heeft als missie de tijdige, correcte en efficiënte uitvoering van maatregelen die op
Europees en Vlaams niveau voor de landbouw worden uitgewerkt met het oog op het stimuleren
van een duurzame landbouw. Om te slagen in zijn missie luidt de visie van het agentschap als
volgt: Het agentschap ontplooit zich verder als een betrouwbare, transparante en klantvriendelijke
overheidsinstantie die:
-
Binnen zijn mogelijkheden bijdraagt tot het stimuleren en realiseren van een duurzame landen tuinbouw in Vlaanderen
-
Snel en wendbaar inspeelt op veranderende regelgeving en omgevingsfactoren
-
Administratieve lastenverlaging en vereenvoudiging beoogt ten dienste van de landbouwsector
en de eigen werking
-
Gewaardeerd wordt vanwege zijn efficiënte en kwaliteitsvolle werking.
Het agentschap investeert in een optimale inzet van deskundig personeel, middelen en
instrumenten, waarbij de regelgeving en de ondersteunende processen continu worden
geëvalueerd en/of tijdig worden bijgestuurd. Om daarop snel en wendbaar in te spelen, organiseert
het ALV zijn ICT-dienstverlening met behoud van een maximale autonomie, zowel inzake
netwerken, systeembeheer als toepassingen. De dossierbehandeling wordt ondersteund door een
betrouwbaar en professioneel beheerssysteem dat in toenemende mate via een klantgericht
elektronisch loket verloopt. Als hefboom voor efficiëntiewinsten en administratieve vereenvoudiging
hanteert het ALV: businessprocessmanagement, e-government, digitale instrumenten en de
uitbouw van intra- en interbestuurlijke gegevensuitwisseling.
Hiervoor zijn de waarden van uiterst belang. Deze zijn:
-
betrouwbaarheid en integriteit;
-
klantgerichtheid en -vriendelijkheid;
-
voortdurend verbeteren;
-
samenwerking;
-
nauwgezetheid en stiptheid;
-
professionalisme;
-
transparantie;
-
efficiëntie en effectiviteit;
-
correctheid en gelijkheid.
www.vlaanderen.be/landbouw
2
1.2
Structuur van het Agentschap voor Landbouw en Visserij
Het Agentschap voor Landbouw en Visserij is een Intern Verzelfstandigd Agentschap (IVA) zonder
rechtspersoonlijkheid en voert het beleid uit onder het directe gezag en de directe bevoegdheid van
de minister, maar beschikt over operationele autonomie.
Deze entiteit bestaat uit vier afdelingen, namelijk Markt- en Inkomensbeheer (MIB), Structuur en
Investeringen (SI), Productkwaliteitsbeheer (KWA) en Procesondersteuning (POD). Daarnaast zijn
er nog drie stafdiensten, met name: stafdienst administratieve ondersteuning, stafdienst interne
kwaliteitsbewaking en stafdienst interne audit.
1.3
De afdeling Productkwaliteitsbeheer (KWA)
Deze functie situeert zich binnen de afdeling Productkwaliteitsbeheer. De afdeling
Productkwaliteitsbeheer is belast met de regelgeving en de uitvoering van de kwaliteitscontroles
van plantaardige producten waarvoor een wettelijk kader bestaat, zoals het toezicht op het
vermeerderingsmateriaal (zaaizaad, aardappelpootgoed, boomkwekerijproducten, plantgoed etc.).
De activiteiten omvatten zowel een toezicht op de productie (certificering en kwaliteitscontrole) als
een toezicht op de handel met inbegrip van repressieve acties.
Op het hoofdbestuur van productkwaliteitsbeheer is de afdeling samengesteld uit drie teams:
-
Het team ‘Rassenlijst’ verantwoordelijk voor het administratief beheer van dossiers in fase van
opname op een rassenlijst of van de dossiers van reeds opgenomen rassen.
-
Het team ‘Teeltmateriaal’ die het certificerings- en controleproces en het toezicht op de handel
van plantaardig vermeerderingsmateriaal organiseert.
-
Het team ‘Boekhouding’ die verantwoordelijk is voor de inning van de retributies en het
administratief beheer van het Fonds voor Landbouw en Visserij.
De afdeling kan ook rekenen op de medewerking van buitendiensten, die verantwoordelijk zijn voor
de eigenlijke contacten met de landbouwers en de uitvoering van de controle en de inspectie; er is
een buitendienst met zetel in Brugge verantwoordelijk voor West Vlaanderen en een gedeelte van
Oost-Vlaanderen en een buitendienst met zetel in Leuven, verantwoordelijk voor de rest van
Vlaanderen.
Ook beschikt de afdeling over een eigen laboratorium voor zaadontleding dat geaccrediteerd is
door de International Seed Testing Association (ISTA), gevestigd in Merelbeke.
1.4
Het agentschap als wendbare organisatie
Het agentschap streeft in haar werking naar een wendbare organisatie waarbij samenwerken aan
een optimale dienstverlening voorop staat. Dit impliceert dat het agentschap van jou verwacht dat
je bereid bent om flexibel te werken.
Onder flexibel werken verstaan we dat je bereid bent om collega's van de eigen afdeling en/of
andere afdelingen (tijdelijk of periodiek) te helpen, zodat de doelstellingen van de organisatie
optimaal worden bereikt. Een dergelijke flexibiliteit betekent tevens een voordeel voor jou als
personeelslid, vermits je op deze manier meer afwisseling en een grotere uitdaging in je job vindt.
Tot slot kunnen ook tijdelijke pieken in jouw eigen werkdruk opgevangen worden door de
samenwerking met collega's.
Wendbaar zijn betekent dat het agentschap nieuwe opdrachten snel moet kunnen implementeren.
Van jou wordt verwacht dat je bereid bent om mee te werken aan deze wendbaarheid door open te
staan voor andere opdrachten dan deze beschreven in deze functiebeschrijving.
1.5
De functie van technicus
De functie van controleur teeltmateriaal specialist behelst het uitvoeren van controles en inspecties
van plantaardig teeltmateriaal zowel tijdens de productie als tijdens het in de handel brengen.
Controleur teelmateriaal specialist
2
JE TAKENPAKKET
2.1
Doel van de functie
Ter plaatse bij operatoren teeltmateriaal (zaadfirma’s,pootgoedbedrijven, landbouwers en
boomkwekers) de naleving van reglementeringen en normen betreffende de productie, de
certificering en het in de handel brengen van teeltmateriaal controleren teneinde hierover te
rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te
ondernemen
2.2
Resultaatgebieden
1. PLANNING EN VOORBEREIDING
Plannen en voorbereiden van de controle ikv de certificering van teeltmateriaal teneinde er voor
te zorgen dat de controle ter plaatse efficiënt kan verlopen.
Voorbeelden van activiteiten:




Zich informeren over de te controleren bedrijf om het dossier in de juiste context te kunnen
plaatsen
Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier
volledig te maken
Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of
gelijkaardige controles/audits …
Eigen planning afstemmen op die van de collega’s
2. UITVOERING
Ter plaatse uitvoeren van controles binnen de opgelegde termijn teneinde na te gaan of het
teeltmateriaal voldoet aan de certificeringnormen(*).
Voorbeelden van activiteiten:



Nakijken of aan de reglementering is voldaan en /of de bijhorende voorwaarden worden
nageleefd en dit op basis van administratieve en fysische controles (veldcontroles,
partijbeoordelingen) en reële, materiële vaststellingen
Nemen van officiële monsters van het teeltmateriaal
Vaststellen van onregelmatigheden
3. RAPPORTERING
Samenvatten van de bevindingen in een controleverslag teneinde het certificeringdossier te
vervolledigen.
Voorbeelden van activiteiten:



Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een
controlerapport
Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering
Gestructureerd weergeven van prestaties verricht bij partijkeuringen
4. OPVOLGING
2
Controleur teelmateriaal specialist
Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag teneinde bij te dragen
tot de naleving van reglementeringen, normen, …
Voorbeelden van activiteiten:




Nagaan of gevolg werd gegeven aan de opgelegde maatregelen
Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren
Eventueel bijkomende onderzoeken en controles uitvoeren
Eventueel proces-verbalen opstellen en bijkomende administratieve maatregelen nemen
5. ADMINISTRATIEF BEHEER
Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de
afdeling teneinde alle relevante gegevens i.v.m. de controle samen te hebben en informatie
hierover snel te kunnen vinden.
Voorbeelden van activiteiten:






Een kopie van het controlerapport bezorgen aan de operator
De controleresultaten registreren (bedrijfsapplicatie: KwaTra)
Algemeen technische ondersteuning geven, vnl in piekperioden
Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren
(laten)beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers
Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen
6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN
Technische informatie verstrekken teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct
geïnformeerd zijn en de operatoren gestimuleerd worden de reglementering na te leven.
Voorbeelden van activiteiten:



Contacten onderhouden met het werkveld, e.a. met het oog op informatie-uitwisseling
Diverse technische en administratieve vragen van operatoren beantwoorden
Aanwezig zijn op landbouwbeurzen
7. OVERLEG
Samenwerken en overleggen met diverse collega’s teneinde een uniforme aanpak van de ntroles
te garanderen.
Voorbeelden van activiteiten:








8.
Overleggen over een éénvormige dossierafhandeling
Streven naar uniformiteit van de aanpak
Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen
Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega’s
Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren entiteit) om een zo
goed mogelijke oplossing te vinden
Deelnemen aan overleg met het oog op verbetering van het controleproces
Suggesties doen voor verbetering van de procedures
Input geven om het informaticaverwerkingssyteem te optimaliseren (nauwer aansluiten bij
realiteit)
KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED
3
Controleur teelmateriaal specialist
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit
van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.
Voorbeelden van activiteiten:
Deelnemen aan specifieke werkgroepen teneinde praktische oplossingen voor
controleproblemen uit te werken en/of controleprocedures te optimaliseren
Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen
Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden
Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op
technisch vlak en in de praktijk
Aan kennisdeling doen met collega’s en medewerkers op regelmatige basis
Eigen specialistische kennis op peil houden






3
JE COMPETENTIEPROFIEL
3.1
Deelnemingsvoorwaarden
Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs (land- en tuinbouwonderwijs) en je
beschikt over minimum 5 jaar ervaring met betrekking tot de productie, handel of controle van
plantaardig teeltmateriaal.
Licht de gevraagde ervaring toe in je CV aan de hand van een concreet voorbeeld.
3.2
3.3
Je vaktechnische competenties
Goede kennis van akkerbouw, bijzonder aardappel- en graanteelt en tuinbouw
(hoofdzakelijk boomkwekerij).
Kennis van Informaticatoepassingen: Office.
Je persoonsgebonden competenties
Waardegebonden competenties
Voortdurend verbeteren =
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de
uitvoering van taken.
-
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe
regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …)
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest
vakliteratuur, neemt deel aan congressen …)
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen
worden
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt
die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen
Klantgerichtheid =
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende
soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren
I.
Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten.
4
Controleur teelmateriaal specialist
-
-
Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort
Blijft beleefd bij klachten
Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen
Verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz.
(bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert
duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, is beschikbaar en bereikbaar)
Stelt zich hulpvaardig op
Reageert snel en gepast op vragen van klanten
Kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv.
kinderen, bejaarden, zieken)
Samenwerken =
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het
niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is
I.
Werkt mee en informeert anderen
-
Houdt rekening met de mening van anderen
Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen
Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn
Aanvaardt groepsbeslissingen
Toont respect voor de verscheidenheid van mensen
Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen”=
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit,
milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen
II.
Brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe)
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een
soortgelijke houding aan.
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
-
Probleemanalyse (analytisch denken) =
Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende,
relevante informatie
I.
Ziet de essentie van het probleem
-
Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken
Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem
Omschrijft duidelijk de kern van het probleem
Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek
Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =
Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep
II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of
het publiek
-
Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn
5
Controleur teelmateriaal specialist
-
Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en
vorm zijn op elkaar afgestemd)
Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief …)
Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare
teksten …)
Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de
verschillende doelgroepen
-
Assertiviteit =
Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er vanuit
de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen
II. Komt spontaan met eigen standpunten naar voor; bewaakt en verdedigt eigen belangen of de
belangen van de entiteit en de grenzen ervan
-
Komt op een respectvolle wijze op voor de eigen standpunten of de belangen van de entiteit
Kiest eerder voor directe confrontatie en directe beïnvloeding dan voor manipulatieve of
indirecte beïnvloedingstechnieken
Brengt gevoelige of negatieve boodschappen op een duidelijke en directe manier
Komt uit eigen beweging met standpunten naar voren die afwijken van de standpunten van zijn
gesprekspartner
Handhaaft bij de verdediging van eigen voorstellen voldoende openheid en flexibiliteit voor
tegenargumenten, weerstand en kritiek
-
Oordeelsvorming (synthetisch denken) =
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van
relevante criteria
I.
Formuleert hypothesen, trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens
-
Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is
Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese
Betoont een gezonde kritische ingesteldheid
Weegt alternatieven tegen elkaar af
Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties
4
WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING
Solliciteren kan tot dinsdag 30 september 2014.
Ga naar www.jobpunt.be en ga naar de vacature via de knop ‘werk zoeken’ en ‘bekijk onze jobs’.
Klik op ‘solliciteer nu’ en vul het standaard-CV in. Indien je je voor de eerste keer aanmeldt, dien
je je eerst te registeren. Je vindt hier tevens een uitgebreide functiebeschrijving.
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online
standaard-CV op www.jobpunt.be
5
VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE



Screening van cv’s en voorselectie: 3 oktober 2014 (timing onder voorbehoud)
Psychotechnische screening: 9 of 10 oktober 2014 (timing onder voorbehoud)
Eindgesprek: 14 oktober 2014 (timing onder voorbehoud)
6
Controleur teelmateriaal specialist
6
ONS AANBOD
Je wordt aangeworven als statutair ambtenaar
Je komt bij de Vlaamse overheid terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor
innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt voldoende mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo
optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar
en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren
(Brussel, Leuven, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen
tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.
Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Een deel hiervan wordt door de
werkgever betaald; het andere deel door de werknemer via een maandelijkse inhouding op het
nettosalaris.
Je wordt aangeworven in de graad van technicus met de bijbehorende salarisschaal (C121). Je
aanvangssalaris is minimaal 22485,48 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index),
reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris bedraagt dan 1873,79 euro.
Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de
berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door
de lijnmanager in functie van de vereisten van de functie en kan tot maximum 20 jaar erkend
worden.
Indien je dat wenst, kan je zelf via http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ een bruto en netto
berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage.
Je proefperiode bedraagt minimum 4 maand en maximum 6 maand.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen.
Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht
geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen
ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de
baan dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
7
INFO
Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij:

Marleen Sevenants, Coördinator dossiers teeltmateriaal Antwerpen, Limburg, Vlaams –
Brabant
Tel.: 016/66 61 80 | [email protected]

Gilbert Crauwels | afdelingshoofd Productkwaliteitsbeheer
Tel.: 02/552 74 43 | [email protected]
7
Controleur teelmateriaal specialist
Voor meer informatie over de selectieprocedure en/of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij:

Caroline Buyst | P&O-Verantwoordelijke
Tel.: 02/552 78 08 | [email protected]
Meer info over werken bij het beleidsdomein Landbouw en Visserij vind je op
http://www2.vlaanderen.be/landbouw/info/werken/index.html
8