Usergroup e-Procurement 9/12/2014

1

Agenda • • • • • • • Gebruik e-Procurement België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 2

Agenda • • • • • • • Gebruik van e-Procurement in België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 3

30000 25501 Gebruik van e-Notification

Aankondigingen

29183 29499 28384 29402 25000 22687 20000 15000 10000 5000 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Cijfers 2014 zijn een extrapolatie op basis van de gegevens van januari t.e.m. november 2014 4

Gebruik van e-Tendering

Aantal dossiers waarvoor het indienen van elektronische offertes is toegestaan

6000 5656 5000 4000 3000 3279 4345 2000 1804 1000 116 603 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Cijfers 2014 zijn een extrapolatie op basis van de gegevens van januari t.e.m. november 2014 5

Gebruik van e-Catalogue • • • Aantal catalogi opgeladen: 51 Beschikbare catalogi dienst FOR/CMS: 43 Aantal bestellingen op catalogi FOR/CMS: 720 6

Gebruik van e-Catalogue

Aantal bestellingen in e-Catalogue sinds 07/2013 (totaal = 720)

120 100 80 60 40 20 0 24 14 14 8 0 0 0 0 7 89 37 109 66 51 99 113 89 7

Gebruik van de applicaties (januari 2014 – oktober 2014)

Bestuursniveau

FEDERAAL VLAAMSE OVERHEID BRUSSELS HG REGION WALLON & COM FR COMMUNEAUTE G.

% doc online

98 (95) 82 (75) 35 (36) 93 (87) 60 (70) () : Cijfers 2013

% el. Toegestane Offertes % el. Ingediende Offertes

99 (83) 38 (31)

Gemiddeld # offertes

3,57 (3,43) 84 (82) 97 (98) 5,47 (5,66) 28 (13) 3 (2) 0 (0) 21 (14) 50 (38) 0 (0) 3,66 (3,38) 3,65 (2,81) 0 (0) 8

Agenda • • • • • • • Gebruik van e-Procurement in België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 9

Centraal gebruikersbeheer • • Beschikbaar sinds 22/07/2014 Registreren en aanmelden altijd met eID! – Bij problemen met FAS kan lokale login mogelijk gemaakt worden – Gebruikersnaam en wachtwoord toch onthouden! 10

Centraal gebruikersbeheer • • 1 x registeren en aanmelden Toegang tot alle applicaties

e-Notification e-Tendering

registreren aanmelden

e-Awarding / e-Auction e-Catalogue

11

Centraal gebruikersbeheer • • AO behoort tot 1 of meerdere organisaties Registratie in 2 stappen Stap 1: profiel Stap 2: organisaties & rollen 12

Centraal gebruikersbeheer • Maak persoonlijk profiel aan • Meld aan met eID • Kies organisatie via “Toetreden tot organisaties” • Kies rollen voor de applicaties, voor deze organisatie • Dien toetredingsaanvraag in  Superuser van organisatie moet aanvraag goedkeuren 13

Agenda • • • • • • • Gebruik van e-Procurement in België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 14

e-Catalogue & roll-out • • • Officiële kick-off: 23/04/2014 Opleidingssessies: – doorlopend op basis van aantal aanvragen – Inschrijven steeds mogelijk! • Bestellen in e-Catalogue (1/2 dag) • • Dossierbeheer (1 dag) Beheer maskers (1/2 dag) Begeleiding bij implementatie: – op aanvraag • Dossiers en catalogi online zetten • Inpassen in bestaande aankoopstructuur 15

e-Catalogue & Fedcom • • • Officiële kick-off: 23/04/2014 Link beschikbaar tussen: – e-Catalogue PROD en Fedcom PROD – e-Catalogue DEMO en Fedcom TRAINING Link met e-Catalogue ook mogelijk voor andere back-offices 16

e-Catalogue & Fedcom e-Catalogue

Artikelen zoeken Artikellijst voor bereiden

Extern systeem

‘Free Order’ aanmaken

WS6: Artikellijst ophalen WS1: feedback

Bestelbon aanmaken ZMM008 Artikelen ophalen Aanvullen Goedkeuren Bestellen Feedback sturen Verdere afhandeling

17

e-Catalogue & Reglementering • • • Omzendbrief P&O/2012/eProc (07/12/2012) – Opdrachtencentrales zetten catalogi online op e Catalogue – Fedcom gebruikers bestellen van deze catalogi vertrekkend vanuit e-Catalogue Europese richtlijn – AO kan catalogus verplichten als onderdeel van offerte Regeerakkoord – Raamovereenkomsten van opdrachtencentrales ter beschikking via e-catalogue 18

e-Catalogue & FOR/CMS • Gegevens dossiers FOR/CMS – Vanaf 01/01/2015: geen prijzen op site FOR/CMS • Voor catalogi die op e-Catalogue staan – Alle info beschikbaar op site FOR/CMS ook op e Catalogue – e-Catalogue = alternatief voor raadpleging (zelfs indien geen bestelling) 19

Agenda • • • • • • • Gebruik van e-Procurement in België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 20

Gestructureerde offertes • • • • Eerste stap in de richting van een volledig gestructureerde offerte Informatie opvragen via een gestructureerde vragenlijst (semi-)automatisch evalueren van de antwoorden Go-live : Begin 2015 21

Gestructureerde offertes • Voordelen – Transparantie • Binnen de diensten van de AO • Voor de inschrijver – Snelheidswinst door (semi-)automatisatie • van de evaluatie • van typedocumenten – Minder kans op fouten 22

Gestructureerde offertes Aankoper

1 Evaluatie structuur aanmaken Artikellijst voorbereiden Vragenlijst opladen in eNot en eTen Publiceren Openen 4 ‘Free Order’ aanmaken 5 Evaluatie afronden

Inschrijver

2 Vragenlijst downloaden vanuit eNot 3 Vragenlijst invullen Vragenlijst opladen in eTen (.tqr bestand)

23

Gestructureerde offertes

1 Evaluatie-structuur aanmaken (1)

24

Gestructureerde offertes

1 Evaluatie-structuur aanmaken (2)

25

Gestructureerde offertes

1 Evaluatie-structuur aanmaken (3)

26

Gestructureerde offertes

2 Vragenlijst downloaden vanuit eNot

27

3

Gestructureerde offertes

Vragenlijst invullen

28

Gestructureerde offertes

4 Ingevulde vragenlijsten opladen

29

5

Gestructureerde offertes

Evaluatie afronden (1)

30

5

Gestructureerde offertes

Evaluatie afronden (2)

31

5

Gestructureerde offertes

Evaluatie afronden (3)

32

Gestructureerde offertes • • Op zoek naar pilootprojecten Interesse? Contacteer onze helpdesk!  [email protected]

 02 790 52 00 33

Agenda • • • • • • • Gebruik van e-Procurement in België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 34

Impact nieuwe Europese richtlijn • • e-Notification – Nieuwe formulieren – – Verplicht opdrachtdocumenten bekend te maken Publicatie in BDA zal pas gebeuren 48 uur na ontvangstbevestiging van PBEU

(voor publicaties boven EU drempel)

e-Tendering – Offertes elektronisch indienen wordt de verplichting • Op uiterlijk 18/4/2016 voor alle opdrachtencentrales • Op uiterlijk 18/10/2018 voor alle aanbestedende diensten 35

Impact nieuwe Europese richtlijn • • e-Catalogue – Elektronische catalogi zullen als offerte kunnen gevraagd worden e-Auctions • Uitnodiging dient verstuurd te worden 2 dagen voor de start van de veiling (ipv 5) • Bieden op andere waarden dan prijs 36

Agenda • • • • • • • Gebruik van e-Procurement in België Het nieuwe Gebruikersbeheer e-Catalogue Gestructureerde offertes Impact nieuwe Europese richtlijn De toekomst Vragen & antwoorden 37

De toekomst • Alle applicaties – Omzetting van de Europese richtlijnen 2014/24/EG en 2014/25/EG inzake het plaatsen van overheidsopdrachten alsook van de Europese richtlijn 2014/23/EU betreffende de concessieovereenkomsten – Verhuis naar Fedict datacenter 38

De toekomst: BTB • Gebruikersbeheer: integratie met BTB – BTB = Beheer de ToegangsBeheerders – Doel: Burgers die acties stellen in naam van een onderneming moeten toegelaten zijn door een Toegangsbeheerder, aangeduid door de onderneming. – Beheerd door “CSAM” • samenwerkingsverband tussen verschillende organisaties (Fedict, RSZ,…) • afspraken rond acces- en identitymanagement voor e-government 39

De toekomst: BTB • Praktisch: – Wettelijke vertegenwoordiger van onderneming duidt Hoofdtoegangbeheerder aan in BTB – Hoofdtoegangbeheerder kan Toegangbeheerders aanduiden voor verschillende domeinen – Domein e-Procurement = overheidsopdrachten 40

De toekomst: BTB • Praktisch: – Elke “hoofdorganisatie” uit e-Procurement gebruikersbeheer  gekend in BTB (KBO!) –

Superusers van “hoofdorganisatie

” in e-Procurement boomstructuur 

Toegangbeheerder in BTB

• Indien niet: geen superuserfunctionaliteiten in e Procurement Gebruikersbeheer – Alle organisaties in e-Procurement gebruikersbeheer 

KBO verplicht!

41

De toekomst: BTB e-Procurement FED FOD-MIN POD FOD FIN FOD ECO FOD P&O … ION Root REG-GEM … LOK FIN ICT FIN SLOG CAMI … SELOR OFO P&O 42 Versie Derden eProc org BTB org Suborg Superuser

De toekomst: BTB BTB HTB TB e-Procurement FED FOD-MIN POD FOD FIN FOD ECO FOD P&O … ION Root REG-GEM … LOK FIN ICT FIN SLOG CAMI … SELOR OFO P&O 43 Versie Derden eProc org BTB org Suborg Superuser

De toekomst: BTB FOD ECO FOD P&O BTB FOD FIN Selor HTB TB e-Procurement FED FOD-MIN POD FOD FIN FOD ECO FOD P&O … ION Root REG-GEM … LOK FIN ICT FIN SLOG CAMI … SELOR OFO P&O 44 Versie Derden eProc org BTB org Suborg Superuser

De toekomst: BTB FOD ECO FOD P&O BTB FOD FIN Selor HTB TB e-Procurement FED FOD-MIN POD FOD FIN FOD ECO FOD P&O … ION Root REG-GEM … LOK FIN ICT FIN SLOG CAMI … SELOR OFO P&O 45 Versie Derden eProc org BTB org Suborg Superuser

De toekomst: BTB • Verloop: – Communicatie met algemene uitleg + vraag rechtzetting KBO – Ontwikkeling wijzigingen in e-Proc – “gratie”-periode voor overgang – Nadien: • Indien problemen bij registreren in BTB: e-Proc verwittigen 46

De toekomst: BTB • Controle bij: – Aanmelden Superuser van “BTB” org • Gekend in BTB? – Organisatie wijzigen (SU) • Gekend in BTB voor doel-organisatie? – Switchen naar rol SU • Gekend in BTB? 47

De toekomst: e-Notification • • • Implementatie van webservices voor communicatie met OPOCE – 01/04/2016 Implementatie van de nieuwe formulieren – 01/04/2016 Invoeren van nieuwe publicatieregels – 01/04/2016 (ook afhankelijk van nieuwe KBs) 48

De toekomst: e-Notification • • • Beperkt dossier – Aanbestedende overheid als afzender uitnodiging – Datum én tijd van opening in uitnodiging – Melding via mail bij fout emailadres – Datum en tijd van consultatie in dossier Bij berekening openingsdatum: voorstel van openingen op berekende dag  AO kiest meest geschikte uur Kleinere wijzigingen 49

De toekomst: e-Tendering • • • Automatisch verwijderen (“archiveren”) van dossiers – Archiveringsdatum = opening + 1 jaar; – Functionaliteit blijft hetzelfde (alles behalve het PV wordt verwijderd) Stop publicatie in e-Notification  blokkeert ook dossier in e-Tendering Ad hoc wijzigingen te verbetering van de gebruiksvriendelijkheid 50

De toekomst: e-Awarding • • • Gestructureerde offertes (zie boven) Verbeteringen aan de workflow functionaliteit – Flexibilieit verhogen – Manager-vriendelijk maken Alerts – Mails laten versturen op zelf ingestelde tijdstippen • Vb: X dagen na gebeurtenis – Boodschap, ontvangers, … zelf in te stellen 51

De toekomst: e-Catalogue • • • • • • • Verbeteringen aan link e-Catalogue – Fedcom Aanpassingen voor beheer van dossiers – Beheer organisatielijsten – Controle van catalogi Aanpassingen voor maskers en delen – Flexibel delen en zichtbaarheid bepalen Aanpassingen aan info beschikbaar in catalogi en bestellingen Tools voor het efficiënter aanmaken van catalogi Tools voor het efficiënter voorbereiden en aanmaken van bestellingen Betere tool voor statistieken voor AO 52

De toekomst : www.publicprocurement.be • • • • Nieuwe site www.publicprocurement.be

Go-live : Q1 2015 Samenwerking tussen – Kanselarij van de Eerste Minister • Dienst Overheidsopdrachten – FOD Personeel en Organisatie • • FORCMS ABA • Dienst e-Procurement Aangeboden informatie blijft dezelfde 53

De toekomst : www.publicprocurement.be 54

Vragen & antwoorden

55