in het digitaliseringsproces bij lokale besturen

Eddy Van der Stock Afdelingshoofd ICT & GIS – stad en ocmw Lokeren Voorzitter Vlaamse ICT Organisatie Voorzitter Linked Organisation of Local Authorities

Roodborstje

versus

Koolmeesje

Geschiedenis digitalisering Loc Gov

• Één oplossing voor één probleem • Het ontstaan van silo gebaseerde oplossingen • • Weinig compatibele systemen … Algemeen gebruik authentieke gegevensbronnen (RR, VKBO, …) zeer beperkt doorgevoerd … • Permanent vernieuwende regelgeving = vraagt vernieuwende systemen • Geen tijd voor doorgedreven aanpak sterk bevraagde productieomgeving

Silo’s don’t come down by themself, they just age and get rusty

Burgerlijke Stand Burger (klant) Secretariaat Financiële dienst Aankoopdienst Technische dienst Lokaal Bevolkingsbestand Notuleringssysteem Boekhoudsysteem Aankoopsysteem Besteksysteem … Technisch systeem Rijksregister VKBO E-procurement

Aankoopproces in a nutshell

• • • • • • • • • • Behoefte – budget Formalisering behoefte – bestek E-procurement (e-notification / e-tendering) Digitale offertes – verwerking aankoopverantwoordelijke Advies Beslissing Meldingsfase Bestelling Levering / Uitvoering Facturatie

De componenten …

e-Notification e-Procurement e-Tendering Software

Overheids opdrachten

Bestel administratie Technische modules Boekhouding Notulering Quid? e-Catalogue

De flow …

Opmaak behoefte Agendering RMW/GR Opmaak AK dossier e-Notification e-Tendering Verwerking offertes Verwerking beslissing Goedkeuring bestelling (flow) Melden beslissing Archiveren beslissing Aanmaak bestelling Bestel administratie Budget controle Beslissings flow Ontvangst goederen/dst Boekhouding

De “aankoopflow” technisch

• inter-dienstelijke betrokkenheid – organisatie?

• Integratie diverse systemen is vereist • grote diversiteit van geautomatiseerde systemen en/of manuele verwerking • er is geen algemeen “gestandaardiseerde omgeving” (vrije markt versus overheid)

e-Procurement in lokale overheden

• Sterke vooruitgang van het automatiseringsproces • Vervolledigen door volledig gebruik e-catalogue • Inventaris van de kaderovereenkomsten op diverse overheidsniveaus (federaal, Vlaams movi ict, …) • Inventarisering van de kaderovereenkomsten binnen de lokale overheden • De resterende pijnpunten (lees schoonheidsfoutjes) …

De oplossing brengt nieuwe vragen …

Integratie van systemen vraagt geïntegreerde oplossingen

Digitaal is niet gelijk aan automatisch

• Gescand gehandtekende documenten (pdf’s) moeilijk integreerbaar • Digitale documenten zijn niet officieel(?) getekend • Rechtsgeldigheid zoekt men nog vaak in gehandtekende (lees met de hand getekende) documenten … • Quid? bruikbaarheid in digitale, geautomatiseerde systemen

De ingediende dossiers … • Eenduidigheid van indiening (excel, pdf, open formaten?, …) • De saga van de slecht gescande en de verplicht gehandtekende documenten … oplossing?

• Rechtsgeldigheid van een getotaliseerd ingediend dossier?

• Individuele stukken?

Standaarden • OSLO – open standaarden voor lokale overheden • Betrokkenheid Vlaamse en federale overheid • • Betrokkenheid vrije markt en academische wereld Convergentie problematiek compatibiliteit Systemen aan elkaar koppelen Systemen een standaard opleggen

betere dienstverlening beleid ondersteunen

contact informatie lokalisatie dienstverlening gegevens die voorkomen in verschillende applicaties en die daarom het best centraal worden beheerd kerndata

Bestek Offerte Boekhouding Dienstverlening (= ‘dossier’) E-procurement

Quid samenwerking gemeente en ocmw?

• Toegangsbeheer ambtenaren Gemeente/Stad versus OCMW • Waarom twee toegangsbeheersystemen voor één oplossing?

• Eenduidigheid naar bevoegdheden/verantwoordelijkheden gemeente en OCMW bij ondersteunende dienstverlening (aankopen, ICT, …)

De adoptietips … • De ‘schrik overwinnen’ • Succesverhalen blijven brengen • Integratiemogelijkheden communiceren (samenbrengen op een forum) • Waarom moet iedereen het wiel blijven uitvinden / bij uitbreiding het wiel kopen?

• Hoe begin ik er aan, de schrik voor het falen van een zoveelste IT project … • Van groenboek naar witboek? • Begeleiding?!

• Opleidingen!

• Opleidingsronde van Vlaanderen (we werken hier graag aan mee vanuit regionale kenniskringen …)