Transcript Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Inköpsprocesser Effective Sourcing • www.effso.com Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering.

Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer
Styrprocess
Strategiskt inköp
Långt tidsperspektiv
Taktiskt inköp
Medellångt tidsperspektiv
Operativt inköp
Kort tidsperspektiv
Utvecklingsprocess
Kategoristyrningsprocess
Upphandlingsprocesser
Omförhandlingsprocesser
Kontraktshanteringsprocesser
Leverantörsutvecklingsprocesser
Avropsprocesser
Leveransprocesser
Betalningsprocesser
Kvalitetssäkringsprocesser
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Mätprocesser
Kontinuerlig mätning
och rapportering
Ur ett rent anskaffningsperspektiv kan ledningsnivåerna ses sekventiellt
Strategiskt inköp
Taktiskt inköp
Operativt inköp
Avtals- och
Analys och
Upphandling
planering
Krav
och
beho
v
Markn
ads
analys
Plan
&
strate
gi
Resu
rssäkri
ng
Anbu
dsbegär
an
leverantörshanter
ing
Utvär
d-
Förh
and-
Beslu
t&
ering
ling
Avtal
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Lever
ans
Betal
ning
Uppföljni
ng
Omfö
rhandl
ing
Utvec
k-ling
Anskaffningsprocessen kan även ses i ett cykliskt perspektiv
Inköpscykel
Förhandla
2
Effective Sourcing • www.effso.com
Inköpsprocesser kan vara vertikala eller laterala (horisontella)
Vertikala inköpsprocesser
Laterala inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Behovsorienterad versus problemorienterad inköpsprocess
Behovsorienterad inköpsprocess
Problemorienterad inköpsprocess
Specificera behov
Förstå det ekonomiska problemet
Fastställ kravspecifikation
Ta fram värdedrivare & beslutskriterier
Identifiera möjliga leverantörer
Fastställ en problemorienterad specifikation
Skicka anbudsförfrågan
Utöka lösningsutrymmet med alternativ
Diskutera & prekvalicera leverantörer
Monetär utvärdering av skillnader
Slutlig förhandling och kontraktstilldelning
Projekt-specifik förhandlingsdesign med
Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006
tydliga regler
4
Effective Sourcing • www.effso.com
MSU Modellen / WCE Modellen – Åtta strategiska processer
2. Utveckla
strategier för
inköpskategorier
1. Insourcing eller
outsourcing
(Köpa/tillverka)
3. Etablera och
framhäv en
leverantörsbas av
världsklass
4. Utveckla och
hantera leverantörsrelationer
Strategiska processer
Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen
formulerat av Robert Monczka.
5. Integrera leverantörer i processen för
utveckling av nya
produkter
6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen
8. Strategisk styrning
av kostnader i hela
värdekedjan
7. Leverantörsutveckling och
kvalitetsstyrning
Purchasing World Class Excellence Modell
Effective Sourcing • www.effso.com
Kritiska och
i försörjningskedjan
integrerade processer
MSU Modellen / WCE Modellen – Sex stödprocesser
2. Utveckla
strategier för
organisation och
team
3. Etablera
globalisering
1. Etablera strategier
och planer för inköp
och försörjning
Stödprocesser
Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen
formulerat av Robert Monczka.
6. Etablera
kompetensutveckling
och utbildning
5. Utveckla och
implementera IS/ITsystem
Purchasing World Class Excellence Modell
Effective Sourcing • www.effso.com
4. Utveckla mätning
av inköp och värdekedjan
Processkarta över operativa inköpsprocesser (utritad med simbanor)
Produktion
Leverantörsreskontra
Produktionslager
Betalning
Inköpsanmodan
Inköpsavdelning
Order
Godsmottagning
Orderbekräftelse
Leverantör
Anbud
Tillverkning
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Skeppning
Faktura
Delprocesserna summeras i huvudprocesser
Orderläggning
Leverans
Betalning
Produktionslager
Betalning
Inköpsanmodan
Order
Orderbekräftelse
Skeppning
Anbud
Tillverkning
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Faktura
Processymboler för processkartor
Operation
Dokument
Fördröjning
Datorsystem, elektronisk dokument
Extern materialtransport
Kontroll eller besiktning
Intern materialtransport
Lagring
Informationsflöde
Beslut
Finansiellt flöde
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Produktionsorienterade processymboler
Processnamn
må, fre
Process
Företaget AB
100 st
2 dagar
Extern organisation
Lager
Cykeltid: 40 s
Ställtid: 2 h
Tillgänglighet:33%
Kassation: 1%
Gå-och-se-produktion
Tabell - nyckeltal
24 h
Tidslinjesegment
Hämtnings-kanban
i sats
Säkerhetslager
Hämtnings-kanban
FIFU-sekvens
Produktions-kanban
Transport av tillverkat
material genom tryck
Transport av färdiga
produkter till kund
Sekventiellt
dragande
system
300 h
14 min
3 min
FIFU
Supermarket
Lastbilstransport
Summa för tidslinjen
Manuellt
informationsflöde
Elektroniskt
informationsflöde
Finansiellt flöde
OXOX
Utjämning av
belastning
Produktions-kanban
i sats
Effective Sourcing • www.effso.com
Hämtning
Fysisk dragning
Kanbanlåda
Signal-kanban
Operatör
Styrprocess – Övergripande strategisk process - Styrplan
Jan.
Mars
Maj
Juni
Aug.
Okt.
Tidsperspektiv
Årsplan
Översyn
inköpspolicy
Översyn
Inköpsprocesser
Översyn
inköpsorganisation
Översyn
spend
Översyn
inköpsstrategier
Intressenter
Ledning
Försäljning
Produktion
Konstruktion
HR
Kvalitet
Bolagsjurist
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Översyn
Leverantörsstrategier
Översyn
inköpsverktyg
Planering
upphandlingar
Kategoristyrningsprocess (strategisk process)
Identifiera möjligheter
1. Definition av
2. Analys
Ta hem vinster och förbättringar
3. Strategi
Bibehåll förbättringarna
4. Implementation
5. Utvärdering
kategorier
Kategorier, spend & egenskaper
Affärsplan för kategorierna
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Bevaka, mät, förbättra
Strategiframtagningsprocess - exempel
Förutsättningsanalys
Strategiformulering
Konsekvensanalys
Förankring
Inköpsprocessen
Effective Sourcing • www.effso.com
Beslut
Implementation
Hög
Request for Quotation
Request for Offer
Request for Tender
RFQ, RFO, RFT
Request for Proposal
RFP
Låg
Tydlighet i krav och villkor
Upphandlingsprocesser syftar till att successivt kvalificera leverantörer samt
att definiera köpets omfattning och villkor
RFI
Request for Information
Flertal
Fåtal
Antal leverantörer som får ta emot förfrågan
Upphandlingsprocess
Effective Sourcing • www.effso.com
14
Engagemangsmatris (RACI-matris) för en upphandlingsprocess
Planera
upphandlingen
Analysera
behov
Definiera
krav
Utfärda
förfrågan
Inköp
D
I
D
A
Projektledn.
A
D
D
D
Försäljning
I
A
I
Kvalitet
I
D
I
Konstruktion
D
D
A
Inhämta
anbud
A
Utvärdera
anbud
Förhandla
Teckna
avtal
A
A
A
I
D
D
I
I
I
D
I
D
D
D
D
I
Ekonomi
A=Ansvarig
D=Delaktig
I=Informeras
Upphandlingsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Inom offentlig upphandling har man definierat sex standardiserade
upphandlingsprocesser, vilka även är normbildande för privat upphandling
Förhandlat förfarande
Annonsering
Urval av
de sökande
Förfrågningsunderlag
Anbudsinlämning
Förhandling
Utvärdering
Kvalificering
Urval av
de sökande
Förfrågningsunderlag
Anbudsinlämning
Utvärdering
Tilldelning
Anbudsinlämning
Kvalificering
Utvärdering
Tilldelning
Kvalificering
Urval av
de sökande
Förfrågningsunderlag
Anbudsinlämning
Förhandling
Utvärdering
Anbudsinlämning
Kvalificering
Förhandling
Utvärdering
Tilldelning
Selektivt förfarande
Annonsering
Anbudsansökan
Öppet förfarande
Annonsering
Förfrågningsunderlag
Urvalsförfarande
Annonsering
Anbudsansökan
Förenklat förfarande
Annonsering
Förfrågningsunderlag
Direktupphandling
Anbudsinlämning
Tilldelning
Upphandlingsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Tilldelning
Tilldelning
Under tröskelvärdena <15% TV
Kvalificering
Över tröskelvärdena
Anbudsansökan
Informationsflöden under upphandlingens krav- och anbudsfaser
Behov
Förfrågan
Anbud
Kunskaper & erfarenheter
Lönsamhet
Kvalitet
Arbetsmiljö
• Leveransomfattning
• Kravuppfyllnad
• Förutsättningar
• Lösningar
• Funktionskrav
• Svar och frågor
• Prestandakrav
• Frågeställningar
Försäljningssprocess
Teknik
Samordningsprocess
Produktion
Leverantörsproduktion
Projektörer
Erfarenhet från
andra kunder
Erfarenhet från
andra leverantörer
Juridiskt ansvar
Avtal
Upphandlingsprocessen
Effective Sourcing • www.effso.com
Inköpsprocessen påverkar kommunikationsstrukturen
Konstruktion
Seriell kommunikationsstruktur
Kvalitetskontroll
Produktionsplanering
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Inköpare
Säljare
Produktionsplanering
Godsmottagning
Skeppning
Leverantörsreskontra
Kundreskontra
Parallell kommunikationsstruktur
Inköpare
Säljare
Konstruktion
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Kvalitetskontroll
Produktionsplanering
Produktionsplanering
Godsmottagning
Skeppning
Leverantörsreskontra
Kundreskontra
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Kombination
Inköpare
Säljare
Konstruktion
Kvalitetskontroll
Produktionsplanering
Produktionsplanering
Godsmottagning
Skeppning
Leverantörsreskontra
Kundreskontra
Effective Sourcing • www.effso.com
Produkten definieras successivt under upphandlings- och leveransprocess
Design likställt med konstruktion
Effective Sourcing • www.effso.com
Färdig produkt
Anbud
Designfas
Ffu
Avtal
Färdig produkt
Anbud
Designfas
Ffu
Avtal
Färdig produkt
Avtal
Budgivning
Anbud
Förfrågan
(standardprodukt)
Antal leverantörer
Designens färdigställandegrad
Skräddarsydd design
Kundanpassad design
Generisk design
Gantschemat är ett vanligt sätt att åskådliggöra komplexa leveransprocesser
Tid
Kontraktstecknande
Konceptuell fas
Ansökan om myndighetstillstånd
Konstruktion
Upphandling underlev.
Verifiering
Prototyp
Produktion
Leveransprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com
Inköpsprocessernas mognad bör mätas, exempelvis genom mognadsmodellen
Mognadsgrad
Optimerad process
5
Predikterbar process
4
Definierad process
3
2
Omogen process
1
Ingen struktur
Varje projekt unikt
Helt individberoende
Noggranna mätningar
Regelrätt datainsaml.
Väldefinierade mål
Repeterbar process
Predikterbart resultat
Standardiserad
Variationer identifieras
Dokumenterad
och elimineras
Processen identifierad Ledning för processen
Förbättringsarbete
Uppföljning av arbete
Insikt om repetivitet
Lärdomar nyttjas
Partiell användning
Tid
Effective Sourcing • www.effso.com
Kontinuerlig processförbättring.
Offensiv kvalitetsutveckling
Stödverktyg för att
skapa nya processer
Inköpsprocesserna behöver synkroniseras med andra processer
Inköpsavdelningens processer
Kategoristyrningsprocess
Upphandlingsprocess
Avropsprocess
Kvalitetsavdelningens processer
Process för myndighetsgodkännande
Process för leverantörskvalificering
Konstruktionsavdelningen processer
Produktutvecklingsprocess
Process för kundorderkonstruktion
Försäljningsavdelnings processer
Process för kundmarknadsanalys
Marknadsföringsprocess
Anbudsprocess
Beroenden
Inköpsprocesser
Effective Sourcing • www.effso.com