Centro de Innovación en Integración

Indexación y búsquedas en SharePoint Microsoft Search Server Express 2008 Pablo Sousa Lastra Responsable de Sistemas [email protected]

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¿Qué es SUGES?

• • Grupo de Usuarios de SharePoint España  Nuestros objetivos: – – Fomentar el conocimiento y uso de WSS 3.0 & MOSS Ayudar a la formación y desarrollo de Grupos de SharePoint locales – Impulsar distintas acciones (conferencias, web casts, etc) para facilitar la difusión y adopción de la plataforma SharePoint

Agenda

• • • • • • Búsqueda en soluciones empresariales Arquitectura / Topología Microsoft Search Server 2008 Express Administración del SSP Características de los sitios de búsqueda Informes de búsquedas

¿Por qué invertir en las búsqueda?

• • • • Cada día existe mas cantidad de información en formato digital La información esta dispersa Una búsqueda efectiva = Ahorro de tiempo = dinero Permite tomar decisiones mas rápidamente

Búsquedas en soluciones empresariales

Servidores • • • Indexación de sitios web internos o externos Búsqueda de personas LOB y origenes de datos externos • • • • Clientes Documentos, ficheros multimedia, programas E-mail, contactos, calendario Windows Desktop Search (WDS) Gratuito: – XP y Windows Server 2003 Vista – Integrado

Plataforma SharePoint: WSS vs. MOSS

Rich, relevant results Alerts, RSS, DYM, Dup collapse Scopes, Managed Properties Best Bets, Result Removal, Query Reports Tabs People Search BDC Search (Enterprise CAL) APIs Provided

Windows SharePoint Services

Contenido Local de SharePoint X X Query

Microsoft Office SharePoint Server

SharePoint, Web, Exchange, Notes, LOB… X X X X X X X Query + Admin

Limitaciones de las búsquedas en WSS

• • • • • Sólo se pueden indexar contenido SharePoint, nada de fuentes externas Se busca en una única colección de sitios, buscando en el propio sitio, subsitios, lista o librería o carpeta Cuando se está en un subsitio, no se puede buscar en toda la colección de sitio por encima de este No se puede agregar el resultado de búsquedas de diferentes

colecciones de sitios

No es un Shared Service Provider, sino que corre como un servicio independiente

Características: MOSS

• • • Motor de indexación de contenidos locales y externos Los roles de indexación y búsqueda pueden estar en servidores independientes Potente interfaz de usuario y de programación para realizar y presentar búsquedas • • • Plantillas propias de sitios de búsquedas (Centro de búsqueda) Integración de búsquedas de datos de negocio (BDC) Gestión de búsquedas - Nueva interfaz de usuario de administración para configuración

Arquitectura

OOB Search UI/Custom Search Apps Query OM and Web Service Ranking Keywords Best Bets Schema Scopes Crawl Log Content Sources Query Engine Stemmers Protocol Handlers iFilters Index Engine WordBreakers Content Index External Web Sites Notes Exchange Folders SharePoint Sites Business Data Network Shares …

• • • •

IFilter

Ifilters: abren documentos en sus formatos nativos para poder ser indexados OOB: – Páginas Web: ascx, asp, aspx, htm, html, jhtml, jsp, mspx, php, url – Documentos Office: doc, docm, docx, dot, ppt, pptm, pptx, pub, vdx, vsd, vss, vst, vsx, vtx, xls, xlsm, xlsx – Email: eml, msg, exch – Otros: mhtml, mht, odc, msf, txt, xml – Microsoft ha publicado un FilterPack • OneNote, Visio, ..

Más sitios donde se pueden descargar IFilter: – http://www.citeknet.com

– https://support.cadcompany.nl/ifilter – http://www.adobe.com/support/downloads/detail.jsp?ftpID=2611 Tipos de ficheros: – CAB – CHM – HLP – RAR – ZIP – DWG – PDF

28/04/2020 ı

MSS 2008 vs Moss 2007

Microsoft Search Server 2008

• • • • Dos versiones: – – Microsoft Search Server Express (Gratuito, no se puede escalar) Microsoft Search Server 2008, mismas funcionalidades pero con posibilidad de tener alta disponibilidad y balanceo de carga Indexación de diferentes fuentes de datos Informes de búsquedas y resultados Plantilla para crear sitios de búsquedas, incluyendo web parts especificas

Microsoft Search Server 2008

• Características: – Agrega opciones de búsquedas en la Administración Central de SharePoint – Nueva capa de Servicios compartidos donde se controlan todas las configuraciones de búsquedas

Microsoft Search Server 2008

• 90% igual a la administración del Shared Service Provider (SSP) de MOSS – Content Sources – Managed Properties – Scopes – Crawl – File types – ….

Orígenes de contenido

• Qué se puede indexar?

– SharePoint Sites (v2, v3) – Sitios Web – Sistema de ficheros – – Carpetas publicas de Exchange Business Data (Sólo MOSS)

Orígenes de contenido

• Consideraciones: – Por defecto incluye todo el contenido en “Local Office SharePoint Server Sites” – Indexa • Sitios Web: http:// o https:// • Sistema de ficheros: – Se accede mediante carpeta compartida – El tamaño por defecto del fichero indexable es de 16 Mg – Para cambiar este parametro hay que añadir la clave MaxDownloadSize (DWORD) en el registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office Server\12.0\Search\Global\Gathering Manager

Demo:

Orígenes de contenido

Microsoft Search Server 2008

• Búsquedas federadas: – Capacidad de poder buscar utilizando otros motores de búsqueda (yahoo, technet, msdn,…) – – Sitios por defecto: Live Search Descarga de configuración de otros buscadores: http://www.microsoft.com/enterprisesearch/connectors/federated.aspx

– Fácil de configurar, sin código, ni ficheros XML

Demo:

WSS 2008 Express: Búsquedas Federadas

Reglas de indexación / Eliminación de contenido • • Reglas de indexación: – – Se puede excluir sitios para que no se indexen Modificar la cuenta de acceso determinada – … Eliminación de contenido indexado: – Si al indexar un contenido se observa que no debe aparecer en los resultados de las busquedas se especifica esta URL para que no se vuelva a indexar.

– Al especificar una eliminación de contenido lo que se crea es una regla de indexación

Cuenta de acceso predeterminada

• • • Esta cuenta tiene que tener unos permisos minimos de lectura para poder indexar el contenido Se puede modificar esta cuenta predeterminada creando reglas de indexación Para indexar sistema de ficheros y BDC se utiliza la cuenta del servicio de busqueda de sharepoint de Windows

Log de indexación

• • Administración desde la pantalla de configuracion de busquedas.

Varias vistas: – Resumen – Detalle

Ámbitos de búsqueda

• • • Permiten agrupar de manera lógica una serie de elementos indexados de acuerdo a unas reglas: – – Dirección url Propiedad – Origen de contenidos Soporta multiples reglas (AND / Or), Inclusiones y exclusiones Los ámbitos se definen: – A nivel del SSP (también llamados ámbitos compartidos, sólo en MOSS) – A nivel de colección de sitios (MSS y MOSS)

Uso de Metadatos en las búsquedas

• • Metadatos (Propiedades indexables) – Aparecen en la administración cuando se ejecuta una indexación del contenido Propiedades manejadas – – Ya existen una por defecto Se pueden crear nuevas (ej. CustomerName) • CustomerName:Acme – Una propiedad manejada se puede asociar a mas de una propiedad indexable – Se pueden usar para definir scopes de búsquedas

Microsoft Office SharePoint Server

SITIOS DE BÚSQUEDAS

Plantilla de Búsqueda

• • En MOSS tenemos plantillas estándar para crear sitios de búsquedas Al instalar MSS en WSS se nos añade esta plantilla

Centro de Búsqueda

• • • Nuevos elementos web incluyendo: – Campos de búsqueda (Search Box, Advanced Search) – – Resultados de búsqueda (Core Results) Enlaces de acción (Action Links) Propiedades de elementos web como – Formato – Personalización de resultados devueltos – XSL, CSS El resultado de las búsquedas se puede personalizar en varios niveles: – Web Parts, XSLT/CSS, …

Sitio de búsqueda

Web Parts de búsquedas (I)

• • Search Box – Scope – Additional query terms – Advanced Search Page – Search Results Page Advanced Search – Input types – Properties (metadata) – Search Results Page – Scopes

Web Parts de búsquedas (II)

• Estadisticas • Paginación • Links: Ordenación, Alertas, RSS • Resultado de búsquedas Federadas

Web Parts de búsquedas (III) • Resultados de la búsqueda – Resultados por página – Activación de quitar duplicados – Selected Columns – – Personalizable con XSLT Scope

Demo:

Búsqueda Avanzada

SINTAXIS URL

Sintaxis URL

• • Casos de uso: – Conectar desde una aplicación distinta – – Sitios de busqueda personalizados Guardar condiciones de búsquedas Parámetros – Contenido • results.aspx?k=fish – Scopes • results.aspx?k=fish&s=BBC – Ordenación • results.aspx?v=date • results.aspx?v=relevance – Paginación • results.aspx?start=21 – Ejemplo: results.aspx?

k =litware& s =sales& v =date& start =21

Sintaxis de búsqueda

• • • No existen caracteres comodin Para una busqueda mas en general hay que utilizar las propiedades de campos de la busqueda avanzada Inclusiones / exclusiones: • Buscarel termino ‘bike’ sin que este relacionado con ‘fitness’ bike -fitness • Buscar ‘SharePoint Services’ pero no con el parametro ‘v2’ +”SharePoint Services”-v2

Informes de búsquedas

• Ejemplo de tipos de informes que permiten: – Ver los parámetros de búsquedas utilizados – Nº de busquedas realizadas – Consultas con 0 registros – Muestran información por colecciones de sitios y por los scopes establecidos – Exportar el resultado a Excel o PDF – …

Informes de búsqueda

PREGUNTAS

¡¡Gracias!!

Pablo Sousa Lastra Responsable de Sistemas [email protected]

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