Transcript * Cuando usted llega a una empresa o institución observa todos o alguno de los siguientes fenómenos: * No hay quien lo.

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Cuando usted llega a una empresa o institución observa todos
o alguno de los siguientes fenómenos:
* No hay quien lo atienda
* Hay empleados desocupados y otros muy atareados
* Nadie sabe darle la información que usted necesita.
* Las personas o empleados no se encuentran en su lugar
* La empresa no cumple sus compromisos en el tiempo y con
calidad acordados, etc.
Usted exclama: «qué desorganización; aquí nadie responde por
nada, ni por nadie»
*
Es una función y al tiempo un proceso dinámico
que reúne, coordina e integra un conjunto de
personas en relación con unos recursos, para
conseguir el resultado u objetivo fijado en la
planeación.
Objetivo principal es colocar a las personas
adecuadas y competentes en el lugar ideal en el
momento preciso.
*
*
*La organización es el acto de coordinar,
disponer y ordenar los recursos disponibles
(humanos, financieros, físicos y otros) y las
actividades necesarias, de tal manera, que se
logren los fines propuestos.
Por ejemplo: La organización de una empresa
para que ofrezca productos de valor y sea
competitiva en el mercado o la organización de
un evento para el lanzamiento de un nuevo
producto.
1. Ayuda a todos a comprender la filosofía y
objetivos de la empresa.
2. Permite conocer a cada miembro de la
empresa sus funciones, responsabilidades,
jerarquía y líneas de autoridad.
3. Hace sentirse importante a cada miembro de
la empresa, como componente clave de un
todo.
4. Permite la racionalización de personas,
herramientas, maquinarias, materia prima….
*
*A. división del trabajo:
creación del manual de funciones, análisis de
puestos, distribución de tareas.
RTA: - mayor productividad y rendimiento de los
empleados
-Mayor eficiencia de la organización
-Reducción de los costos de producción, (M.O y
Materiales directos)
*
B. UNIDAD DE OBJETIVOS
Objetivo definido, claro y comprendido por las personas y niveles
de la organización
C. JERARQUIA
divide la organización en escalas o niveles de autoridad .
SUPERIORES : Autoridad: subordinados
D. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
E. LA DELEGACIÓN
El ejecutivo que se crea indispensable y sea renuente a delegar,
trabará la administración y no permitirá el desarrollo de
subalternos ni de su empresa.
*
*Tipos de Organizaciones
Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras
palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y
definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el
control. Estas se dividen en:
.-Organización Formal e Informal
1-Organización Formal
Es donde se coordina u organiza las acciones, cargos, responsabilidades
y jerarquías, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.
La organización formal debe ser flexible. Nace de una norma ,
reglamento o estatuto.
Organizaciones Formales: Este tipo de
organizaciones se caracteriza por tener estructuras y
sistemas oficiales y definidos para la toma de
decisiones, la comunicación y el control. El uso de
tales mecanismos hace posible definir de manera
explícita dónde y cómo se separan personas y
actividades y cómo se reúnen de nuevo Este tipo de
organizaciones (formales), pueden a su vez, tener
uno o más de los siguientes tipos de organización:
Organización lineal
Organización funcional
Organización lineal staff
Comités
* Organizaciones Informales:
Chester Bernard, considera como organización informal cualquier
actividad personal conjunta sin un propósito colectivo
consciente, aunque contribuya a resultados colectivos.
* Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales
pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones
y el control que son parte de la forma habitual de hacer las
cosas en una organización
Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el
principal motivo que tienen para realizar sus actividades.
Estas se dividen en:
Organizaciones con fines de lucro: Llamadas
empresas, tienen como uno de sus principales
fines (si no es el único) generar una
determinada ganancia o utilidad para su (s)
propietario (s) y/o accionistas.
Organizaciones sin fines de lucro: Se
caracterizan por tener como fin cumplir un
determinado rol o función en la sociedad
sin pretender una ganancia o utilidad por
ello.
El ejército, la Iglesia, los servicios públicos,
las entidades filantrópicas, las
organizaciones no gubernamentales (ONG),
etc. [1] son ejemplos de este tipo de
organizaciones.
*
*Organizaciones Según su Grado de
Centralización.- Es decir, según la medida en
que la autoridad se delega. Se dividen en:
Organizaciones Centralizadas: En una organización
centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y
es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega
en los niveles inferiores
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales,
como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de
hacienda
*Organizaciones Descentralizadas: En una
organización descentralizada, la
autoridad de toma de decisiones se
delega en la cadena de mando hasta
donde sea posible. La descentralización
es característica de organizaciones que
funcionan en ambientes complejos e
impredecibles . Las empresas que
enfrentan competencia intensa suelen
descentralizar para mejorar la capacidad
de respuesta y creatividad .
*Organizaciones con fines de lucro, formales
y centralizadas: Como las pequeñas
empresas, cuyo principal objetivo es lograr
un beneficio o utilidad. Para ello, tienen
una estructura organizacional formal
(aunque sea básica) y la autoridad suele
concentrarse en el dueño o propietario
(quién tiene la última palabra).
*
*Organizaciones con fines de lucro, formales y
descentralizadas:
Por ejemplo, las grandes corporaciones
transnacionales que tienen entre sus principales
objetivos el lograr un beneficio o utilidad,
cuentan con una estructura y sistema
organizacional formal y delegan a sus oficinas
regionales la capacidad de tomar decisiones para
responder oportunamente al mercado o a las
condiciones sociopolíticas del país donde se
encuentran, sin tener que solicitar autorización
para ello
*Organizaciones con fines de lucro, informales y
centralizadas: Como ejemplo, podríamos citar a
las microempresas (que suelen tener entre 2 y
10 empleados o familiares que trabajan
realizando alguna labor), las cuales, suelen
operar en la informalidad al no tener medios
oficiales externos (como papeles que dan fé de
su existencia ante el estado) e internos (como
un organigrama). Sin embargo, tienen el
objetivo de generar un beneficio o utilidad y
son altamente centralizadas porque la
autoridad recae sobre el propietario o jefe de
familia
*Organizaciones sin fines de lucro, formales y
centralizadas: El ejército, la policía, los
ministerios y otras entidades del Estado, son
claros ejemplos de este tipo de organizaciones.
Organizaciones sin fines de lucro, formales y
descentralizadas: Por ejemplo, las ONG´s
internacionales que delegan gran parte de la
toma de decisiones a sus oficinas regionales
para que puedan responder con prontitud a las
necesidades de su sector o campo de acción.
*Organizaciones sin fines de lucro, informales y
centralizadas: Por lo general, son grupos de
personas que por lo iniciativa de una persona
considerada líder de opinión (a la cual siguen
por su carisma y prestigio) se reúnen
informalmente para realizar alguna actividad
específica, como reunir regalos para
obsequiarlos a niños pobres en navidad o
reunir fondos para ayudar a una familia en
dificultades económicas, etc...
*Organizaciones sin fines de lucro,
informales y descentralizadas: En
algunas ocasiones, la idea de un líder de
opinión (por ejemplo, de reunir y
obsequiar regalos en navidad) se
convierte en un modelo a seguir y es
"exportado" a otros lugares donde otras
personas siguen la idea, pero, tomando
sus propias decisiones.
*
Representa una herramienta fundamental en toda empresa y sirve
para conocer la estructura general de la organización. Señala la
vinculación que existe entre sí de los departamentos a lo largo de
las líneas de autoridades principales.
Revelan:
 La división de funciones
 Los niveles jerárquicos
 Las líneas de autoridad y responsabilidad
 Los canales formales de comunicación
 La naturaleza lineal o staff del departamento
 Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
 Las relaciones existentes entre los diferentes puestos
departamento y sección.
de la empresa,
*
 Tipo Lineal, donde la autoridad y responsabilidad viajan en forma
directa, con poca nivelación entre los elementos integrantes.
*
* Tipo
lineal-asesor, con la participación de expertos, carentes de
autoridad directa sobre las unidades operativas de la organización.
*
* Tipo matricial, donde la matriz se compone de las áreas operativas
y las que brindan apoyo común en una interrelación lineal-asesor
que permite la expansión, contratación y optimización de recursos.
3.-División Organizacional: El Departamento.
Un aspecto de la organización es el establecimiento de
departamentos. La palabra departamento indica un área, división o
sucursal definida de una organización sobre la que un administrador
tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.
EJ: División de producción, la sucursal de costa oeste, la sección de
investigación de mercados, etc.
4.-Niveles Organizacionales y Tramo de Administración
Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al
número de personas que un administrador puede supervisar con
eficacia, este límite varía según diversas situaciones. Un tramo
amplio de administración se asocia con pocos niveles
organizacionales, uno estrecho, con muchos niveles.
4.1-Organización con Tramos Estrechos.
Ventajas:
-Control Estricto
-Comunicación rápida entre subordinados y superiores.
Desventajas:
-Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los
subordinados.
-Muchos niveles de administración.
-Altos costos debido a numerosos niveles.
-Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior.
4.2-Organización con Tramos Amplios:
Ventajas:
-Los superiores están obligados a delegar.
-Se deben establecer políticas claras.
-Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados.
Desventajas:
-Tendencia a que los superiores con exceso de trabajo de conviertan
en “cuellos de botella” para la toma de decisiones.
-Peligro de que los superiores pierdan control.
-Se requieren administradores de una calidad excepcional.
5.-Factores que determinan un tramo eficaz.
Capacitación de los subordinados: Mientras mejor sea la capacitación
de los subordinados, menor será el número de contactos superiorsubordinado necesarios. Los subordinados bien capacitados no sólo
requieren menos tiempo de sus jefes sino también menos contacto
con ellos.
- Claridad de la delegación de autoridad: Si un administrador delega
claramente la autoridad para emprender una tarea bien definida, un
subordinado bien capacitado puede hacerla con un mínimo de tiempo
y atención por parte del superior.
- Claridad de los planes: Si los planes están bien definidos, si son
viables, si se ha delegado la autoridad para llevarlos a cabo y si el
subordinado comprende lo que se espera de él, el supervisor empleará
poco tiempo.
Uso de estándares objetivos: Los buenos estándares objetivos, que
revelan con facilidad cualquier desviación de los planes, permiten a
los administradores evitar muchos contactos que consumen tiempo y
dirigir su atención hacia situaciones de excepción en puntos críticos
para la ejecución exitosa de los planes.
- Rapidez del cambio: La rapidez es un determinante importante del
grado hasta el que se pueden formular políticas y mantener la
estabilidad de las mismas.
- Técnicas de Comunicación: Si cada plan, instrucción, orden o
directriz se tiene que comunicar personalmente y cada cambio en la
organización o problema
- se tiene que manejar en forma verbal,
obviamente el tiempo del administrador estará muy ocupado.
La habilidad para comunicar planes e instrucciones en forma clara
y concisa también a aumentar la amplitud del tramo del
administrador.
- Contacto personal necesario: En muchos casos se necesitan reuniones
personales. Muchas situaciones no se pueden manejar por completo
con informe por escrito. Sin embargo, cabe preguntarse si gran parte
del tiempo que se dedica al contacto personal no se utilizara mucho
mejor dedicándolo a la reflexión y el estudio.
- Variación de acuerdo con el nivel organizacional: Varios proyectos de
investigación han encontrado que el tamaño del área de mando más
efectivo, difiere por nivel organizacional.
Se encontró que mientras más grande era el número de
especialidades supervisadas, las áreas efectivas eran más pequeñas en
los niveles superiores, debido a que los altos ejecutivos se preocupan
más por las relaciones de la empresa con su ambiente externo. La
planeación estratégica y cuestiones de políticas.
El carácter rutinario de las operaciones tuvo poco efecto en
cualquier nivel.
El tamaño (en términos de personal) influyó poco en los niveles
inferiores pero tuvo un efecto positivo en los niveles medios.
-Otros factores:
-Competencia del administrador.
-Sencillez de las tareas.
-Actitudes positivas de los subordinados hacia la aceptación de
responsabilidades, etc.
6.-Posición de la Administración operacional: Un enfoque
situacional.
El principio del tramo de administración establece que existe un
límite para el número de subordinados que un gerente puede
supervisar con eficacia, pero el número exacto dependerá de la
repercusión de ciertos factores subyacentes.
No cabe duda que los costos de los niveles de supervisión hacen en
extremo deseable que cada administrador tenga tantos subordinados
como pueda supervisar eficazmente.
Estudios de viabilidad y retroalimentación
1.-Objetivos
de la
Empresa
2.Objetivos,
políticas
y planes
de apoyo
3.Identificación
y
4.Agrupación
de
clasificación
actividades
de las
a la luz de
actividades
los
recursos
requeridas
5.Delegación
de
Autoridad
y las
6.-Coord.
Horizontal
y vertical de
7.Integración
de personal
relaciones de
autoridad
8.-Dirección
situaciones
9.-Control
(Planeación)
(Organización)
PROCESO DE LA ORGANIZACION
(Organización)
7.-La estructura y el Proceso organizacional
Existe una lógica fundamental en la organización y el proceso de
organización consiste en :
1.-Establecer los objetivos de la empresa.
2.-Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.
3.-Identificar y clarificar las actividades necesarias para lograrlos.
4.-Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y
materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las
circunstancias.
5.-Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para
desempeñar las actividades.
6.-Vincular los Grupos en forma horizontal y vertical, mediante
relaciones de autoridad y flujos de información.
*
Integra áreas, divisiones y unidades de empresas o proyectos
con sus actividades relacionadas, de las cuales se
responsabilizan determinados funcionarios. Puede ser:
* Funcional: cada área corresponde unas funciones.
* Por productos: cada unidad tiene un producto
bajo su
responsabilidad.
* Por clientes: obedece a sus mercados objetivos
* Territorial: la acción se desarrolla en distintos lugares
* Por procesos: de acuerdo a procesos industriales
* Por canales: de acuerdo a canales de distribución
* Matricial: combinando la departa mentalización funcional con las
demás formas de división del trabajo.
Departamentalización:
-Las Limitaciones del número de subordinados que se pueden
manejar directamente restringiría el tamaño de las empresas si no
fuera por la departamentalización.
-El agrupamiento de actividades y personas en departamentos
permite ampliar las organizaciones(al menos en teoría) hasta un
grado indefinido.
1.-Departamentalización por Funciones:
Corresponde al agrupamiento de actividades de acuerdo con las
funciones de una empresa abarca todo lo que las empresas hacen
normalmente.
Ventajas:
-Es el reflejo lógico de las funciones.
-Mantiene el poder y prestigio de las funciones principales.
-Sigue el principio de la especialización ocupacional.
-Simplifica la capacitación.
-Proporciona los medios de control estricto en la alta dirección.
Desventas:
-Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.
-Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal
clave.
-Reduce la coordinación entre las funciones.
-La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo la alta
dirección.
-Adaptación lenta a los cambios del ambiente.
-Limita el desarrollo de gerentes generales.
Gerente General
Mercadotecnia y Ventas
Finanzas
Producción
Desarrollo
2.-Departamentalización territorial o geográfica:
Es bastante común en las empresas que operan en áreas geográficas amplias.
Ventajas:
-Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.
-Insiste en los mercados y problemas locales.
-Mejora la coordinación en una región.
-Aprovecha las economías de las operaciones locales.
-Mejor comunicación personal con los intereses locales.
-Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes
generales.
Desventajas:
-Requiere más personas con capacidades de gerente general.
-Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y
puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.
-Aumenta el problema del control de la alta dirección.
Presidente
Vicepresidente
Mecadotecnia
Vicepreseidente
Finanzas
Vicepresidente
Recursos Humanos
Vicepresidente
Producción
Vicepresidente
América del Norte
Vicepresidente
América Latina y Lejano Oriente
Vicepresidente
Europa, Africa y Medio Oriente
3.-Departamentalización por Clientes:
Refleja un interés principal por los clientes.
Ventajas:
-Estimula la Concentración sobre las necesidades del cliente.
-Le da a los clientes la impresión de que tienen proveedor
comprensivo.
Desventajas:
-Quizá sea difícil coordinar las operaciones entre demandas opuestas
del consumidor.
-Requiere de gerentes y “Staff” expertos en los problemas de los
clientes.
-Quizá no siempre estén definidos con claridad los grupos de clientes
(Ej.: grandes empresas corporativas en contraste con otros negocios
corporativos)
Presidente
Vicepresidente
Vicepresidente
Productos Industriales Productos de Consumo
Vicepresidente
Productos Militares
4.-Departamentalización por Proceso o por Equipo:
Frecuente en empresas Industriales, aquí se reúne a los empleados y a
los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.
Ventajas:
-Logra ventajas económicas.
-Usa tecnología especializada.
-Simplifica la capacitación.
Desventajas:
-Difícil coordinación de los departamentos.
-La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.
-Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.
Presidente
Ingeniería
Productos Industriales
Producción
Mercadotecnia
Troqueladoras Soldadura Galvanoplastía
Finanzas
Personal
5.-Departamentalización por productos:
Importante en las grandes empresas con múltiples líneas.
Ventajas:
-Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos.
-Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos
especializados.
-Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.
-Mejora la coordinación de las actividades funcionales.
-Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división.
-Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes
generales.
Desventajas:
-Requiere más personas con habilidades de gerente general.
-Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales
económicos.
-Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia.
Presidente
Vicepresidente
Mecadotecnia
Vicepreseidente
Finanzas
Vicepresidente
Investigación y Desarrollo
Vicepresidente
Producción
Gerente General
Productos Farmacéuticos
Gerente General
Productos de patente
Gerente General
Productos de atención
personal