PERFORMANCE APPRAISAL

PERTEMUAN 5 SRI HASTUTI HANDAYANI, M.SI, PSI

TUJUAN

Setelah mengikuti kuliah materi ini, mahasiswa diharapkan mampu :  Menjelaskan kegunaan Job Performance Information  Mendiskusikan pentingnya kriteria untuk performance appraisal  Menjelaskan berbagai metode performance appraisal termasuk kelebihan & keterbatasannya  Mendiskusikan bagaimana melakukan performance appraisal secara legal

DISKUSI

Bayangkan seandainya Anda adalah Manager sebuah perusahaan besar dan Anda diberikan tugas untuk menentukan seberapa baik anak buah Anda menyelesaikan tugas-tugasnya. Pertanyaan : 1. Bagaimana Anda akan melakukan penilaian job performance, dan menentukan manakah karyawan yang baik pekerjaannya dan manakah yg buruk?

2. Dalam melakukan penilaian kinerja ( performance appraisal) apa saja yang Anda ingin ketahui (cari )

PERFORMANCE APPRAISAL

• • • Performance Appraisal = Penilaian Prestasi = Penilaian Karya = Penilaian Kinerja = Penimbangan Unjuk Kerja Performance Appraisal adalah proses penilaian dari ciri-ciri kepribadian, perilaku kerja dan hasil kerja Performance Appraisal mrpk analisis dan interpretasi keberhasilan atau kegagalan pencapaian kinerja, shg dpt diketahui faktor2 penyebab terjadinya kegagalan/keberhasilan pencapaian kinerja.

Lanjutan performance appraisal.....

Performance Appraisal mrpk: 1. Alat yg plg baik utk menentukan apkh karyawan telah mberikan hsl kerja yg memadai dan melaksanakan aktivitas kinerja ssi dg standar kinerja.

2. Satu cara utk penilaian kinerja dg melakukan penilaian mgn kekuatan dan kelemahan karyawan 3. Alat yg baik utk menganalisis kinerja karyawan dan membuat rekomendasi perbaikan

LANJUTAN…….

LINGKUNGAN KERJA FISIK & SOSIAL KEPRIBADIAN Nilai-nilai Kemampuan Motivasi Sikap Ciri-ciri lain PRILAKU PEKERJAAN HASIL PEKERJAAN Model Interaksi Karyawan Dengan Lingkungan Kerja

Mengukur Performance/ Kinerja

1 . Hasil / Produk Kerja, dianggap ukuran yg paling objektif Misal : juml pasang sepatu yg dijahit, juml rokok yg digiling  Bordman & Melnick (1990) pendekatan kuantitas, menyatakan bhw Rumus PRI = TBI X QI PRI = Productivity Rating Index TBI =Time Base Index QI = Quality Index TBI = ET : AT ET = Waktu yg diperkirakan utk penyelesaian tugas AT = Waktu aktual utk menyelesaikan tugas  Sementara itu, mengukur kualitas adalah berdasarkan sasaran, biaya per pekerjaan, dan perbandingan antara biaya dan keuntungan

Lanjutan................

2. Perilaku Kerja Perilaku Kerja = Perilaku kerja yg efektif Efektif = mengarah pd pencapaian hasil Tdk Efektif = tdk mencapai sasaran/ menimbulkan kerugian 3.Ciri-ciri Kepribadian adalah ciri-ciri yg perlu dimiliki oleh karyawan yg melakukan pekerjaan agar berhasil. Misal : inisiatif, ketelitian, stabilitas emosi, team work, dll 4.Gabungan dari ketiga kategori Kegiatan Performance Appraisal : 1 tahun sekali atau 6 bulan sekali

WHY DO WE APPRAISE EMPLOYEE ?

Data dari penilaian Job performance memberikan keuntungan bagi karyawan maupun perusahaan. Data itu dapat digunakan antara lain untuk : 1. Administrative Decisions 2. Employee Development & Feedback 3. Criteria For Research

1. ADMINISTRATIVE DECISIONS

Job performance sbg acuan pemberian 1. Punishment (demosi, terminasi, PHK) 2. Reward (promosi, kenaikan gaji, dll) Acuan penggunaan data job performance untuk administrative decision dapat dilihat pada 1. Kesepakatan Kerja Bersama 2. Peraturan Perusahaan, misal peraturan PHK

Tugas

: Cari UU Perburuhan di Indonesia yg terbaru tentang Pengupahan dan PHK

2. EMPLOYEE DEVELOPMENT & FEEDBACK

Job performance feedback dari Atasan bermanfaat untuk memelihara, meningkatkan performance & job skill karyawan  Feedback dari Atasan: info ttg apa yg diharapkan (target) & bagaimana memenuhi target tsb atau bgm meningkatkan dg lbh baik  Feedback utk Karyawan : mengetahui apa yang harus diperbaiki/diubah atau apa yg harus dilanjutkan atau bagaimana meningkatkan skillnya untuk mencapai posisi yg lebih tinggi

3. CRITERIA FOR RESEARCH

Data Job Performance memberikan kriteria tentang aktivitas yg dinilai/dievaluasi , shg bisa menjadi acuan utk riset  Desain yg paling umum : membandingkan performance karyawan sebelum Vs sesudah penerapan program baru utuk meningkatkan performance  Disain eksperimental : Membandingkan1 kelomp (experiment) yg menerima prosedur baru dan 1 kelomp (control) tidak diberikan. Hasil Temuan ?

PERFOMANCE KRITERIA

 Kriteria adalah standard yg ditetapkan untuk menilai performance termasuk personnya, shg dpt membedakan yg good & bad performance  Dalam menilai performance (yg lain) harus ada kriteria dan hrs mengetahui standard performance  Characteristics of Criteria

1. Actual Vs Theoretical Criteria Job Theoretical Criterion

Insurance Sales Sell insurance Store Clerk Teacher Provide good service to customers Impart knowledge to student

Actual Criterion

Monthly Sales Survey of customer satisfaction with service Student achievement test scores

Lanjutan........

2. Criterion Complexity

 Multiple task = multiple Criterion  Job performance dinilai secara Kualitatif (how well the person does the job) dan Kuantitatif ( how much & how quickly the person does the job) atau salah satu

Rating Categories Poor Fair Adequate Good Outstanding Dimension

Attendance Communicating with others Following Directions Instructing others Profesional Appearance Work quantity

Lanjutan...............

Dinamic Criteria

 Jika karyawan perform well pd bulan ttt dan tidak well perform pd bulan lain, bagaimana seharusnya menilai performance ?

 Barret, Caldwell & Alexander (1985), menyatakan bhw job performace cenderung stabil (tdk percaya dg kriteria itu dinamis)  Deadrick & Madigan (1990), mendukung dynamic creterion. Data : performance operator jahit cenderung konsisten dlm jangka pendek (weeks) dan tdk konsisten dlm jangka panjang (month)  Saran : Kondisi pekerjaa dan setting pekerjaan menentukan stabilitas job performance.

SYARAT2 BERKUALITASNYA PERF. APPRAISAL

1. INPUT

 Kesepakatan mgn faktor2 yg akan dinilai, yg meliputi who, what, why, when, where, how.

 Menetapkan ukuran2 keberhasilan dlm pekerjaan yg tepat dan lengkap serta diuraikan dlm bentuk perilaku yg dpt diamati dan diukur secara cermat dan tepat.

 Standar pekerjaan yg dpt diterima oleh karyawan sbg standar pekerjaan yg masuk akal (dpt dicapai dg upaya ttt).

2. PROSES (PELAKSANAAN)

Briefing (penjelasan singkat) shg penilai dan yg dinilai memahami keseluruhan sistem penilaian.

3. OUTPUT

Kejelasan mgn manfaat, dampak, risiko, tindak lanjut dan rekomendasi penilaian serta apkh hslnya dpt meningkatkan kualitas kerja, motivasi kerja, etos kerja dan kepuasan kerja karyawan yg selanjutnya akan merefleksi pd peningkatan kinerja perusahaan.

INPUT

• WHO – Siapa yg dinilai ?

– Siapa yg menilai ?

• WHAT (apa yg dinilai) – Objek/materi yg dinilai, spt hsl kerja, sikap, kepemimpinan, motivasi, dll.

– Dimensi waktu, apa kinerja yg dicapai saat ini dan potensi yg dpt dikembangkan pd waktu yad.

• WHY, berkaitan tujuan dan sasaran mengapa penilaian kinerja hrs dilakukan

INPUT

• • • WHEN, kapan waktu pelaksanaan kinerja dilakukan, bisa dilakukan secara formal (periodik) at informal (terus-menerus setiap saat at setiap hari kerja).

WHERE, dimana penilaian dilakukan di tempat kerja (on the job evaluation) atau di luar tempat kerja (off the job evaluation) dg bantuan konsultan.

HOW, berkaitan dg metode penilaian yg digunakan, mis: menggunakan rating scale, employee comparison atau asessment centre.

METHODS FOR ASSESSING JOB PERFORMANCE

Contoh : Objective Measures of Job Performance Accidents Incident at work (e.g, assaults) Lateness

ABSENCES

Productivity (e.g.sales)

DAYS ABSENT PER YEAR

Number of accidents per year Number of incidents per year Days late per year Dollar amount of sales

Lanjutan...........

Contoh : Objective Productivity Measures For Several Jobs

JOB

Assembly line worker College Professor Lawyer Sales Person Surgeon

MEASURE

Number of unit produced Number of publications Number of cases won Amount of sales Number of operations performed Ukuran Productivity berbeda untuk job yg berbeda, sehingga sulit membandingkan performance sso yg berbeda jobnya

ALASAN DILAKUKAN PERFORMANCE APPRAISAL

• • • • Sumber info utk promosi dan penetapan gaji.

Peluang bg atasan dan bawahan utk meninjau perilaku yg berkaitan dg kinerja bawahan.

Atasan dan bawahan secara bersama2 membuat rencana pengembangan dan perbaikan kinerja bawahan Utk meninjau rencana karier karyawan dg mempertimbangkankekuatan dan kelemahan

MANFAAT PERFORMANCE APPRAISAL BAGI KARYAWAN

• • • • • • • • Meningkatkan motivasi Meningkatkan kepuasan kerja Adanya kejelasan standar hasil yg diharapkan Umpan balik dr kinerja lalu yg akurat dan konstruktif Pengetahuan ttg kekuatan dan kelemahan mjd lbh besar Pengembangan perencanaan utk meningkatkan kinerja dg membangun kekuatan dan mengurangi kelemahan semaksimal mungkin Ada kesempatan utk berkomunikasi dg atasan Peningkatan pengertian ttg nilai pribadi

• • • • •

Lanjutan.....

Kesempatan mendiskusikan permasalahan pekerjaan dg atasan dan bgmn mengatasinya Memperoleh pemahaman yg jelas ttg apa yg diharapkan dan perlu dilaksanakan utk mencapai harapan tsb Ada pandangan yg lbh jelas ttg konteks pekerjaan Kesempatan utk mendiskusikan cita2,mendptkan bimbingan, dorongan atau pelatihan yg diperlukan utk memenuhi cita2 karyawan Meningkatkan hubungan yg harmonis dan aktif dg atasan

MANFAAT PERFORMANCE APPRAISAL BAGI ATASAN

• • • • • • Kesempatan untuk mengukur dan mengidentifikasikan kecenderungan kinerja bawahan utk perbaikan Kesempatan utk mengembangkan suatu pandangan umum ttg pekerjaan individu dan departemen secara lengkap Memberikan peluang utk mengembangkan sistem pengawasan baik utk pekerjaan sendiri maupun pekerjaan dr bawahannya Identifikasi gagasan utk peningkatan ttg nilai pribadi Peningkatan kepuasan kerja, baik utk atasan maupun bawahan Pemahaman yg lbh baik thd bawahan, ttg rasa takut, harapan dan aspirasi mrk

Lanjutan.....

• • • • Kesempatan untuk menjelaskan tujuan dan prioritas atasan dg memberikan pandangan yg lbh baik thd bgmn bawahan dpt memberikan kontribusi yg lbh besar kpd perusahaan Meningkatkan rasa harga diri yg kuat antara atasan dan bawahan, krn telah berhasil mendekatkan ide bawahan dg ide atasan Sbg media utk mengurangi kesenjangan ant sasaran individu dg sasaran klpk atau sasaran dept SDM atau sasaran perusahaan Kesempatan bg atasan utk menjelaskan kpd bawahan apa yg sebenarnya diinginkan perusahaan dr para karyawan, shg mrk dpt mengukur dirinya, menempatkan dirinya dan bekerja ssi dg harapan manajemen.

Lanjutan.....

• • • • Sbg media utk meningkatkan interpersonal relationship atau hubungan antar pribadi atasan dg bawahan Sbg sarana meningkatkan motivasi bawahan dg lbh memusatkan perhatian kpd mrk secara pribadi Mrpk kesempatan berharga bg manajer agar dpt menilai kembali apa yg telah dilakukan shg ada kemungkinan merevisi target atau menyusun prioritas baru Bisa mengidentifikasikan kesempatan utk rotasi karyawan

MANFAAT PERFORMANCE APPRAISAL BAGI PERUSAHAAN

• • • • Perbaikan seluruh simpul unit2 yg ada dlm perusahaan, krn: – Komunikasi lbh efektif mgn tujuan dan nilai budaya perusahaan – Peningkatan rasa kebersamaan dan loyalitas – Peningkatan kemampuan dan kemauan atasan utk memotivasi, mengembangkan kemauan dan keterampilan karyawan.

Meningkatkan pandangan secara luas menyangkut tugas yg dilakukan oleh msg2 karyawan Meningkatkan kualitas komunikasi Meningkatkan motivasi karyawan secara keseluruhan.

Lanjutan.....

• • • • • • Meningkatkan keharmonisan hubungan dlm pencapaian tujuan perusahaan.

Peningkatan segi pengawasan melekat dr setiap kegiatan yg dilakukan oleh karyawan.

Harapan dan pandangan jangka panjang dpt dikembangkan Utk mengenali lbh jelas pelatihan dan pengembangan yg dibutuhkan.

Kemampuan menemukenali setiap permasalahan.

Sarana penyampaian pesan bhw karyawan dihargai oleh perusahaan.

Lanjutan.....

• • • • Kejelasan dan ketepatan pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg diperlukan karyawan, shg perusahaan dpt tampil prima.

Budaya perusahaan mjd mapan, shg kebiasaan baik dpt diciptakan dan dipertahankan.

Karyawan yg potensial lbh mudah terlihat, mudah diidentifikasi, mudah dikembangkan lbh lanjut utk dipromosikan.

Jika dilaksanakan dg baik, akan mjd sarana yg utama dlm meningkatkan kinerja perusahaan.

KEGUNAAN PERFORMANCE APPRAISAL

• • • • • • • • • • •

Performance Improvement Compensation Adjustment Placement Decisions Training & Development Needs Career Planning & Development Staffing Process Deficiencies Informational Inaccuracies Job Design Errors Equal Employment Opportunity External Chalenges Feedback to Human Resources

SIAPA YANG MELAKUKAN P.A ?

Atasan Langsung

Paling kenal dg kinerja bawahannya Memberi perspektif yg berbeda ttg kinerja rekannya Dpt menjadi masukan utk pengemb atasan Paling sering berinteraksi

Rekan Kerja

Mengurangi bias dg merinci apa yg boleh dinilai rekan kerja

Bawahan

Bisa bermanfaat bila ada keper cayaan & keter bukaan atasan bawahan

Diri Sendiri

Paling mampu mengaitkan kinerja individual & sasaran Sebagai bahan pertimbangan saja Sbg bagian dari PA secara keseluruhan Perlu dikombi nasikan dengan penilaian lainnya

Pelanggan

Peluang utk ber peran dlm pene tapan sasaran, shg meningkatkan motivasi Penilai, misal dari nasabah, tamu hotel Terkadang menilai diri terlalu tinggi atau bahkan terlalu rendah Informasi dari pelanggan dpt digunakan utk mengambil keputusan ketenaga kerjaan

KESALAHAN PENILAIAN DARI PENILAI  Liniency Error  Strictness Error  Central Tendency  Hallo Effect  Dampak dari Impresi  Dampak dari hasil penilaian Masa lalu  Dampak dari perilaku terakhir  Kesalahan Rangking/ Urutan  Kesalahan Kesamaan

PENINGKATAN EFEKTIVITAS PENILAI Sebelum PA berlangsung :  Sering berkomunikasi dg Bawahan ttg Kinerjanya  Memperoleh Pelatihan wawancara PA  Merencanakan utk memberi penjelasan kpd bawahan Selama Wawancara PA :  Mendorong peran serta bawahan  Menilai Kinerja, bukan Kepribadiannya  Memberi feedback berdasarkan data  Menjadi Pendengar yang aktif  Menetapkan Tujuan Bersama untuk Perbaikan y.a.d

Lanjutan...........

Setelah Penilaian :  Sering berkomunikasi dg bawahan ttg Kinerjanya  Menilai Secara Periodik Kemajuan bawahan  Memberikan Reward sesuai Kinerjanya