KIM - Werkstattbericht über einen Organisationsentwicklungsprozess

dbv Sektion 4 Tübingen 10./11.04.2013

Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum

Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum

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Start am 1.1.2011

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Zusammenschluss

o Universitätsbibliothek 50 Mitarbeiter/innen o Rechenzentrum 25 Mitarbeiter/innen o Verwaltungs-EDV 10 Mitarbeiter/innen ●

Dienstleistungen – Ressourcen

o 86 Mitarbeiter/innen (73 VZÄ) und ca. 50 wiss. Hilfskräfte, geringfügig Beschäftigte o o Haushalt 2012: 4,0 Mio. € (KIM-Budget) 0,8 Mio. € Studiengebühren/QSM 1,7 Mio. € Medien

Universität Hohenheim

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10.000 Studierende

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2.100 wiss. und nicht-wiss. Mitarbeiter/innen

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3 Fakultäten

o o Naturwissenschaften: Digitale Publikationen, Forschungsdaten, Hochleistungsrechnen Wirtschaftswissenschaften: eJournals , Bücher, quantitatives Arbeiten nimmt zu o Agrarwissenschaften: N + W + Ingenieure

Kommunikations-, Informations- und Medienzentrum

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Auftrag und Zielsetzung Organisationsentwicklung

o Auf und Ausbau einer integrierten und effizienten, wissenschaftlich geprägten Dienstleistungsorganisation o Das Zusammenwachsen von EDV der Verwaltung, Rechenzentrum und Universitätsbibliothek zu einer integrierten Serviceeinrichtung erreichen o Positionierung als zentrale Serviceeinrichtung für die Kommunikationstechnik, die digitale Informationsverarbeitung und die Medienversorgung in der Universität o die Richtlinienkompetenz in diesen Bereichen zielgerichtet auszuüben

Warum gibt es das KIM?

§28 LHG Einheitliches Informations zentrum LRH prüft Bibliotheken in Ba. Wü.

LRH prüft IT der Universität Hohenheim Rektorat beschließt Zusammen schluss (IT Verwaltung + RZ + IT UB) Rektorat + Senat beschließen das KIM + ext. Begleitung f ür OE

KIM

2005 2007 2008 2009 2010 2011

Warum gibt es das KIM? - § 28 LHG Informationszentrum

Die Hochschulen sollen zur Versorgung der Hochschule ● mit Literatur und anderen Medien ● sowie zur Koordinierung, Planung, Verwaltung und zum Betrieb von Diensten und Systemen im Rahmen der Kommunikations- und Informationstechnik ein

einheitliches Informationszentrum

bilden.

Warum gibt es das KIM? - Rechnungshof

2008 Rechnungshof prüft die IT-Infrastruktur der Universität Hohenheim: Rechenzentrum, EDV der Verwaltung, IT auf dem Campus

Empfehlung des Rechnungshofes

(Denkschrift 2010): ● EDV der Verwaltung und Rechenzentrum unter einem Dach ● Schaffung eines schlagkräftigen und in IuK-Fachfragen weisungsbefugten IuK-Zentrums ● Stärkung dieses Zentrums als verantwortlicher Dienstleister gegenüber den wiss. Instituten ● alleinige Zuständigkeit für die Standardisierung der Geräte und die Basisdienstleistungen ● hierfür sollte das IuK-Zentrum die notwendigen Haushaltsmittel erhalten, welche nach der Zentralisierung in den wissenschaftlichen Instituten nicht mehr gebraucht werden

Warum gibt es das KIM? - Rektorat

Überlegungen des Rektorats zur Steigerung der Effizienz und Effektivität der zentralen IT-Dienstleistungen

Beschlüsse des Rektorates

: ● Oktober 2009: Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + IT UB Aufgabe: Erarbeitung einer Struktur für ein IT-Zentrum ● Mai 2010: Rektorat lehnt die erarbeitete Struktur für ein IT-Zentrum ab ● Juni 2010: Rektorat beschließt Zusammenschluss RZ + EDV der Verwaltung + UB Leitung: Leiter UB Anbindung an den Rektor ● Juni 2010: Rektorat stimmt einem begleiteten Organisationsentwicklungsprozess zu Bereitstellung von Mitteln für den Prozess ab 2011 (130.000 €) 2. Hälfte 2010: Erarbeitung Verwaltungs-, Benutzungs- und Gebührenordnung für das KIM

Warum ist der Aufbau des KIM sinnvoll?

● Strategische Bedeutung von IT- und Informationsinfrastruktur ● Veränderung Lehren, Lernen, Forschen, Verwaltung (digitale Basis) ● Kooperation, Konzentration, Konvergenz o o o einrichtungsübergreifende Projekte/Entwicklung (universitätsintern, bwProjekte) w enige bearbeiten Themen für viele (Lizenzierung, bwProjekte) Aufgabenverteilung zwischen RZ und UB (zufällig, systematisch) ● Grenzen der Zusammenarbeit: RZ, UB, Verwaltungs-IT ● Kompetenzgewinn + besserer Service durch engere Zusammenarbeit ● „Größe gewinnt“: RZ und UB waren zu klein um mittelfristig mit Entwicklungen mitzuhalten

Warum ein begleiteter OE-Prozess?

● KIM gelingt nur als evolutionäre Veränderung (bottom up) ● 3 Organisationskulturen zu einer Organisationskultur entwickeln ● Integrierte statt addierte Dienstleistungen ● Mitarbeiter/innen leben während des Veränderungsprozesses in 2 Welten (Tagesgeschäft, Übergang in neue Struktur) Unterstützung ist erforderlich, da es ein stark emotionaler Prozess ist ● Hoffnung auf flachere Veränderungskurve

Veränderungskurve

Quelle: www.unternehmer.de

Projektstruktur

Steuerkreis Projektleitung und Kernteam Konzeptgruppe

Thema: z.B.: Servicekatalog Thema: z.B.: IT-Struktur

Resonanzgruppe

Thema: z.B.: KIM-Konzept

Projektstruktur

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Steuerkreis

Der Steuerkreis ist ein strategisches, beratendes Gremium. Er ist für die Steuerung des gesamten P rozesses zuständig und die zentrale Entscheidungsinstanz für die Prozessergebnisse.

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Konzeptgruppe

Die Konzeptgruppe entwickelt – in Zusammenarbeit mit den externen Beratern und in Abstimmung mit dem Auftraggeber – das Entwicklungskonzept.

Die Zusammensetzung der Konzeptgruppe wird vom Leiter des KIM bestimmt

.

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Resonanzgruppe

Die Resonanzgruppe hat die Aufgabe, die Reaktionen und Einschätzungen der Mitarbeiter/innen widerzuspiegeln

„

PingPong

.

Die Resonanzgruppe wird von den Mitarbeiter/innen gewählt.

“: Konzept- und Resonanzgruppe

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?

● „KIM-vorab“ ● Oktober 2010: Rektor, Prorektor Lehre und Kanzler erklären den MA die Entscheidung ● Kennenlernen mit den Abt. RZ und EDV der Verwaltung ● 24.1.2011 KIM-Startempfang ● Auswahl externer Auftragnehmer für Begleitung der OE, Unterstützung Abt. APO/PE ● Vorarbeiten mit externer Beratung ab April 2011, Projektgruppe ● Mai 2011: 2 Workshops mit Nutzer/innen und KIM IT-Mitarbeiter/innen Was soll das KIM leisten?

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?

● 27. Mai 2011 Auftrag des Steuerkreises, IT-Schwerpunkt ● 30. Juni 2011: Startveranstaltung zur Organisationsentwicklung mit Einrichtung von Konzeptgruppe und Wahl der Resonanzgruppe ● KIM-Café - informeller Informationsaustausch seit September 2011 ● November 2011: Arbeitsplatzbesuche ● 12.12.2011: Brand der Zentralbibliothek

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?

● Bildung von KIM-Arbeitsgruppen: o o o o Virtualisierung Vereinheitlichung öffentlich zugänglicher PC Desktopmanagement Arbeitsplätze Bibliothek u. Universitätsverwaltung!

Einführung Ticketsystem für KIM o KIM-Webseiten, Facebook aktuelle Pflege u. Neustrukturierung o KIM Kurse: IT-, Informations- und Medienkompetenz Ziel: wichtige Aufgaben erledigen, Zusammenarbeiten „üben“,

erste Erfolge sehen

● KIM Verwaltung: Abstimmung und Etablierung neuer Abläufe und Verantwortungsbereiche ● Juli 2011 - März 2012: Erstellung des Servicekatalogs, 1. Fassung

Servicekatalog

● beschreibt alle direkten Dienstleistungen aus Sicht der Kunden ● wird regelmäßig fortgeschrieben ● ist den Mitgliedern und Angehörigen der Universität zugänglich - Web-Seiten KIM ● Zweck des Servicekataloges: o Sichtbarkeit und Transparenz der Dienstleistungen, umfassende Information o Wichtiges Instrument für den Kampf um Ressourcen für das KIM o Orientierung für alle Mitarbeiter/innen im KIM - dafür arbeiten wir

Was ist bisher im OE-Prozess geschehen?

● April/Mai 2012: kiz Ulm u. SCC/KIT in Hohenheim ● Mai - Dezember 2012: Erarbeitung IT-Konzept und IT-Struktur ● 17./19. Dezember 2012: Vorstellung IT-Konzept und IT-Struktur Resonanzworkshop, „Vision“: eScience ● Januar 2013 Resonanzphase ● Februar Anpassung IT-Konzept ● 15. März 2013: Kick-Off „Arbeiten in der neuen IT-Struktur“ Umsetzungsphase in IT-Abteilungen, zwischen IT-Abteilungen

Was steht im IT-Konzept 2013 - 2017?

● Selbstverständnis und Zielsetzung der KIM IT-Dienste („Vision“ eScience) ● Beschreibung von Basisdiensten, Anwendungsfeldern und Querschnittsaufgaben ● Handlungsfelder mit Relevanz in der Organisationsstruktur, z.B.

o o Konsolidierung von IT-Aufgaben Security-Management und Datenschutz o Service-Desk ● Handlungsfelder im Sinne von strategischen IT-Projekten, z.B.

o Lokales Identitätsmanagement o Campusmanagement o Erweitertes Kursangebot o Positionierung innerhalb der IT-Struktur in der baden württembergischen Hochschullandschaft ● Benennung von Schnittstellen mit den Bibliotheksdiensten

Was steht im IT-Konzept?

Senat KIM-Kommission Beratung Rektorat (Pro-)Rektor/in Verwaltung Koordination IT-Dienste Leitung KIM Koordination Bibliotheksdienste Universitätsweite Projekte IT-Basis dienste IT-Support, Client u. IDM Kommuni kation, E Learning, Print Infor mations systeme Benutzungs dienste Medien bearbeitung Bereichs bibliothek

Wie geht es weiter im OE-Prozess?

● Erarbeitung KIM-Konzept und KIM-Struktur ● Juli 2013: 1. Resonanzworkshop mit allen Mitarbeiter/innen ● … ● Ziel: Abschluss der Erarbeitungsphase Ende 2013

Veränderungen

● Resonanzworkshops statt Resonanzgruppe ● Wechsel der Beraterin im OE-Prozess ● Zusammensetzung Konzeptgruppe verändert

Was war/ist hilfreich …

● Geschäftsführer RZ, Ruhestand ab Herbst 2010 ● Leiter EDV der Verwaltung neue Aufgabe ab Juli 2011 ● Abteilungsleiter/innen: KIM ist der richtige Weg ● KIM-Arbeitsgruppen-Mitarbeiter/innen fördern Prozess des Zusammenwachsens ● Externe Beratung achtet auf den Prozess ● Das vorherige Rektorat wollte veränderte/zentrale Strukturen in der Universität

Was uns (Leitungsebene) herausfordert …

● Der OE-Prozess geht zu langsam voran ● Akzeptieren das Widerstand normal und wichtig ist (Angst, Eigeninteressen) o Mitarbeiter/innen fühlen sich nicht genügend beteiligt o Mitarbeiter/innen fühlen sich nicht ausreichend informiert ● Akzeptieren das „langatmige“ Diskussionen erforderlich sind ● Unterstützer/innen stützen ● ausdauernd bleiben, auch bei eigenen Zweifeln ● Umsetzung/Realisierung verfolgen ● Mitarbeiter/innen befinden sich an verschiedenen Punkten der Veränderungskurve

Was uns (Leitungsebene) herausfordert …

● Beteiligung: o Personalrat, Schwerbehindertenvertretung o Gleichstellungsbeauftragte, Beauftragte für Chancengleichheit ● Hoher zeitliche Aufwand für: o o o o o Konzeptgruppenarbeit, Resonanzgruppenarbeit Mitarbeiter/innen-Versammlungen, Workshops Formalisierter Informationsfluss (OE-Rundbrief, KIM-Intern-Mails etc.) Steuerkreissitzungen Vorbereitung/Abstimmung mit externer Beratung ● neue Dienstleistungen, Kooperationen, Projekte ● Das neue Rektorat (seit 1. April 2012)

Senat KIM-Kommission Verwaltung Rektorat (Pro-)Rektor/in Beratung CIO?

Koordination IT-Dienste Leitung KIM Koordination Bibliotheksdienste Universitätsweite Projekte IT-Basis dienste IT-Support, Client u. IDM Kommuni kation, E Learning, Print Infor mations systeme Benutzungs dienste Medien bearbeitung Bereichs bibliothek

Chief Information Officer KIM

SEP 2012 – 2017:

Universitätsleitung strebt eine stärkere Anbindung des KIM an die Entscheidungsebene an

Aktueller Stand der Überlegungen im Rektorat:

● ein Mitglied der Professorenschaft als CIO für das KIM ● Die Amtszeit soll begrenzt und mit der des Rektorates synchronisiert sein

Aufgabe des CIO:

● gemeinsam mit dem KIM-Senatsausschuss das KIM konzeptionell beraten ● das Rektorat bei Entscheidungen über KIM-Angelegenheiten unterstützen Offener Punkt: Weisungsrecht für CIO

Was uns herausfordert: Räume

● Brand der Zentralbibliothek am 12.12.2011, Wiederbezug Ende 2013 ● Verteilung der Mitarbeiter/innen über den Campus ● „Durchgangs-Großraumbüro“ ● Räumliche Konzentration des KIM nicht absehbar

Standorte des KIM

Campusfläche 350 ha Ost-West: 1,5 km Nord Süd: 1,0 km

Was haben wir bisher erreicht?

Einiges!

Keine Erfolgsstory!

Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!

„Vision“ eScience

● Die koordinierte Nutzung integrierter digitaler Dienstleistungen und Ressourcen im Rahmen von Forschung, Lehre, Studium und universitärer Verwaltung (enhanced Science) ● eScience hat in diesem Sinne nicht nur technische, sondern auch starke soziale, wissenschaftspolitische, organisatorische, und kommunikative Aspekte ● Integrierte IT- und Informationsinfrastrukturen und digitale Ressourcen sind Voraussetzung

Def.: Organisationsentwicklung

Kurzerklärung:

Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zustande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Arbeitnehmer.

Ausführliche Erklärung:

1.

Begriff:

Strategie des geplanten und systematischen Wandels, der durch die Beeinflussung der Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und individuellem Verhalten zustande kommt, und zwar unter größtmöglicher Beteiligung der betroffenen Arbeitnehmer. Zielsetzung ist einerseits, der Leistungsfähigkeit der Organisation, und andererseits der Entfaltung der einzelnen Organisationsmitglieder zu dienen. Die gewählte ganzheitliche Perspektive berücksichtigt die Wechselwirkungen zwischen Individuen, Gruppen, Organisationen, Technologie, Umwelt, Zeit sowie die Kommunikationsmuster, Wertestrukturen, Machtkonstellationen etc., die in der jeweiligen Organisation real existieren.

2.

Ziele:

Die Verbesserung der organisatorischen Leistungsfähigkeit zur Erreichung der strategischen Ziele der Unternehmung und die Verbesserung der Qualität des Arbeitslebens für die in ihr beschäftigten Mitarbeiter (Humanisierung der Arbeit).

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon

8 Fehler in Veränderungsprozessen

(Kotter, Leading Change, HBR 1995) ●

Die Notwendigkeit der Veränderung wurde nicht oder zuwenig klargemacht

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Es wurde keine ausreichend mächtige Führungskoalition für den Wandel geschaffen

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Die Kraft einer sinnvollen Vision wurde unterschätzt

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Die Vision wurde zuwenig kommuniziert (um einen Faktor 10 bis 1000)

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Die neue Vision blockierenden Hindernisse wurden nicht beseitigt

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Es wurden keine kurzfristigen Erfolge erzielt

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Der Sieg wurde zu früh ausgerufen

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Die Veränderungen wurden nicht stark genug in der Unternehmenskultur verankert

Organisationsentwicklung! – Feuer unterm Dach?

Zentralbibliothek

Brand am 12.12.2011

Wiederbezug Ende 2013!?

Veränderungskurve

Quelle: Wagner, Eike: Vom Umgang mit Widerständen in Veränderungsprozessen

" Nichts ist schwieriger zu handhaben, nichts gefährlicher durchzuführen und nichts von zweifelhafteren Erfolgsaussichten begleitet, als eine Neuordnung der Dinge." Bernardo di Niccolò Machiavelli