Transcript Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones Por Lic. Gabriel Leandro, MBA.

Introducción al Proceso Administrativo:
planeación y toma de decisiones
Por Lic. Gabriel Leandro, MBA
Contenido:



Administración: Definición, naturaleza y propósito de
la administración

Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo

Funciones de los administradores
Planeación: Tipos de planes

Pasos y objetivos de la planeación

Estrategias, políticas y proceso de la planeación
estratégica
Toma de decisiones:

Importancia y limitaciones del proceso de toma de
decisiones

Evaluación de www.auladeeconomia.com
alternativas de decisión
Administración:
Definición, naturaleza y
propósito de la administración
Administración: Definición


Es el proceso de:
 planear,
 organizar,
 dirigir y
 controlar
los esfuerzos de los miembros de la
organización, y de aplicar los demás recursos
de ella para alcanzar las metas establecidas
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El proceso administrativo

El proceso administrativo consiste básicamente
en una serie de actividades relacionadas
conducentes a alcanzar los objetivos
organizacionales
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El proceso administrativo

El proceso administrativo tiene cuatro
elementos básicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante técnicas
4. En una organización
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Funciones de la administración
Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
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Funciones de la administración




Planeación:
Implica determinar misiones y objetivos
Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
Requiere la toma de decisiones
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Funciones de la administración



Organización:
Supone el establecimiento de una estructura de
los papeles que cada persona debe desempeñar
Se asignan las tareas necesarias a las personas
idóneas para el cumplimiento de los objetivos
y metas
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Funciones de la administración




Integración de personal:
Implica identificar los requerimientos de los
puestos de trabajo
Reclutar y seleccionar las personas idóneas
Evaluar, compensar y capacitar al personal
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Funciones de la administración



Dirección:
Se refiere a ejercer influencia sobre los
individuos para que colaboren en el logro de
las metas organizacionales
Implica liderazgo, autoridad, poder,
motivación, comunicación
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Funciones de la administración




Control:
Consiste en medir y corregir el desempeño
individual y organizacional para garantizar que
se alcance lo planeado
Implica evaluar el desempeño de los
individuos y de la empresa
Requiere medir productividad, desperdicio,
variaciones presupuestarias, etc.
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Funciones de la administración
Control
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
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Habilidades administrativas




Habilidad técnica
Habilidad humana
Habilidad de conceptualización
Habilidad de diseño
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Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Habilidades técnicas
Habilidades administrativas
Habilidades de
conceptualización
y diseño
Habilidades
humanas
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo



Taylor: padre de la administración científica
Aplica el método científico para mejorar los
métodos de producción
Se basaba en el concepto del hombre
económico
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo



Fayol: padre de la teoría administrativa
moderna
Determina funciones administrativas: técnicas,
financieras, comerciales, etc.
Propone 14 principios de la administración:
división del trabajo, autoridad-responsabilidad,
disciplina, unidad de mando, orden, equidad,
etc.
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo



McGregor: teoría X y teoría Y
Teoría X: al empleado ordinario le desagrada
el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y
debe ser dirigido, obligado o amenazado con
castigos para que dé un buen rendimiento
Teoría Y: la persona puede disfrutar del
trabajo, adherirse a los objetivos
organizacionales y buscar la responsabilidad
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Teoría X
Las personas no gustan del
trabajo y lo evitan
Las personas deben ser
controladas y amenazadas
El ser humano trata de evitar
las responsabilidades
Teoría Y
El trabajo puede ser fuente
de satisfacción
Las personas pueden ejercer
autocontrol y autodirección
Las personas aceptan y
asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene El ser humano
tiene
imaginación, creatividad e
poca ambición.
ingenio
Las personas se preocupan Se puede conseguir una
principalmente de su propia mayor
utilización
del
seguridad.
potencial humano
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo



Likert: Sistemas de dirección
Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La
cima de la organización centraliza la toma de
decisiones
Sistema 2: Sistema autoritario benévolo:
Existe más de confianza y comunicación, pero
aun la interacción humana es poca y las
decisiones centralizadas
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Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo



Likert: Sistemas de dirección
Sistema 3: Sistema participativo consultivo:
mayor interacción a nivel personal y mayor
apertura en la toma de decisiones,
Sistema 4: Sistema participativo de grupo:
confianza completa, las personas sienten
responsabilidades en todos los niveles de la
organizaciones
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Enfoque sistémico de proceso
administrativo

Un sistema es:
 un conjunto de elementos dinámicamente
relacionados
 que desarrollan una actividad para alcanzar
un objetivo
 operando sobre insumos tomados del medio
externo
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Enfoque sistémico de proceso
administrativo




La empresa se ve como un sistema:
Un sistema abierto
Un sistema complejo (implica subsistemas)
Un sistema dinámico
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Planeación,
estrategias y políticas
Planeación





Implica determinar misiones y objetivos
Determinar las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
Requiere la toma de decisiones
Tiende el puente entre el punto donde se está y
el punto hacia donde se desea ir
Planeación y control son inseparables
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Planeación
Implementación
de los planes
Acciones correctivas
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Control
Desviación
con respecto
a lo planeado
Tipos de planes
Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
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Misión


En la misión se identifica la función o tarea
básica de una empresa o una parte de ella
En todo sistema social, las empresas tienen
una función o tarea esencial que la sociedad
les asigna
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Misión



Algunas veces la misión se sustenta en valores
corporativos
Los valores constituyen la forma en que la
empresa se percibe a sí misma y a quienes la
integran y rodean
Los valores dan forma a su filosofía
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Objetivos y metas



Los objetivos son los fines que se persiguen
por medio de una u otra actividad
Representan el fin que se persigue mediante la
organización, la integración de personal, la
dirección y el control
Las metas se diferencian porque son medibles
o verificables objetivamente: responden a
preguntas como: qué, cuánto, cuándo.
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Estrategias



Se relacionan con la determinación de
objetivos básicos a largo plazo de una empresa
y la adopción de cursos de acción y la
asignación de los recursos necesarios para su
cumplimiento
Es un programa general para definir y alcanzar
los objetivos y poner en práctica la misión
Es el patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a través del tiempo
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Políticas




Consisten en enunciados o criterios generales
que orientan o encauzan el pensamiento en la
toma de decisiones
Ayudan a decidir asuntos antes de que se
conviertan en problemas
Vuelven innecesario el análisis de la misma
situación cada vez que se presenta
Permiten delegar autoridad sin perder control
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Procedimientos



Permiten establecer un método para el manejo
de actividades futuras
Consisten en secuencias cronológicas de las
acciones requeridas
Son guías de acción, no de pensamiento, en las
que se detalla la manera exacta en que debe
realizarse algo
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Reglas



Exponen acciones u omisiones específicas, no
sujetas a la discrecionalidad de las personas
Implican una decisión administrativa en cuanto
a la obligada realización u omisión de una
acción
La diferencia entre las políticas y las reglas es
que las políticas orientan decisiones en las que
se puede actuar a discreción, pero en las reglas
no se permite la discrecionalidad
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Programas


Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas,
pasos a seguir, recursos por emplear y otros
elementos necesario para llevar a cabo un
curso de acción dado
Generalmente se apoyan en presupuestos
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Presupuestos



Es una formulación de resultados expresados
en términos numéricos
Puede expresarse en términos monetarios o de
unidades físicas (tiempo, unidades de
producto, etc.)
Es el instrumento de planeación fundamental
de muchas empresas
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Metas
Planes estratégicos
Para actividades
no recurrentes
Planes operacionales
Planes de un solo uso
Programas
y
Proyectos
Para actividades
recurrentes
Planes permanentes
Presupuestos
Políticas
Procedimientos
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Reglas
Pasos de la planeación

1. Análisis situacional:
 Ambiente interno:
 Fortalezas
 Debilidades
 Ambiente externo:
 Oportunidades
 Amenazas
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Pasos de la planeación



2. Establecimiento de objetivos y metas:
 Responder a preguntas como:
 Dónde se quiere estar?
 Qué se desea hacer y cuándo?
 Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
Objetivos por jerarquía organizacional:
estratégicos, operacionales, generales,
individuales, etc.www.auladeeconomia.com
Pasos de la planeación



3. Desarrollo de premisas:
Pronosticar condiciones internas y externas en
que se operará:
Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos técnicos? Costos? Salarios?
Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.
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Pasos de la planeación



4. Identificación de cursos de acción
alternativos:
Es necesario identificar las mejores
alternativas de acción
Examinar sus ventajas y desventajas
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Pasos de la planeación


5. Evaluación de las alternativas:
Evaluar los distintos cursos alternativos de
acción a la luz de las premisas establecidas
(paso 3) y las metas que se desea alcanzar
(paso 2) de acuerdo con el entorno que
enfrenta la empresa (paso 1)
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Pasos de la planeación



6. Selección de un curso de acción:
Se toma una decisión
Se elige el que se pueda considerar como el
mejor curso de acción
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Pasos de la planeación



7. Formulación de planes de apoyo:
Se elaboran planes derivados en apoyo al plan
básico
Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan
de compra de materiales, plan de capacitación,
etc.
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Pasos de la planeación



8. Presupuestación:
Los planes se trasladan a cifras a través de los
presupuestos:
Presupuestos de ventas, de gastos de
operación, de efectivo, estados financieros,
inversiones de capital, entre otros
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Administración por objetivos



Es un sistema administrativo integral
Se combinan en forma sistemática muchas
actividades administrativas básicas
Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de
los objetivos organizacionales e individuales
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Administración por objetivos



Hace énfasis en la evaluación del desempeño
Da mucha importancia a los objetivos
individuales, la motivación, los incentivos, la
participación y la autonomía
Se concentra mucho en el corto plazo
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Estrategias y políticas



Las estrategias se relacionan con los objetivos
a largo plazo de una empresa y la adopción de
cursos de acción
Constituyen un programa general para definir
y alcanzar los objetivos y poner en práctica la
misión
Forman un patrón de las respuestas de la
organización a su ambiente a lo largo del
tiempo
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Características de las estrategias





Horizonte temporal amplio
Impacto final relevante
Concentración del esfuerzo en un número
reducido de fines
Patrón de decisiones uniforme
Engloban a toda la organización: desde la
asignación de recursos hasta las operaciones
diarias en todos los niveles de la organización
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Principio de la estructura de
estrategias y políticas


Cuanto más claras sean la comprensión de las
estrategias y políticas y su implementación en
la práctica,
Tanto más consistente y efectiva será la
estructura de los planes de la empresa
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Planeación estratégica




Es el proceso formal de planeación a largo
plazo
Se utiliza para definir y alcanzar las metas de
la organización
Facilita mejoras en el funcionamiento de la
empresa
Sensibiliza a la empresa ante un ambiente
cambiante
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Características de la planeación
estratégica





1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:
Responde a preguntas como:
¿En qué negocio estamos?
¿En qué negocio deberíamos estar?
¿Quiénes son nuestros clientes?
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Características de la planeación
estratégica


2. Ofrece un marco de referencia para una
planeación más detallada y para las
decisiones ordinarias:
¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de
acuerdo con nuestra estrategia?
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Características de la planeación
estratégica


3. Supone un marco temporal más largo que
otros tipos de planeación:
Se diferencia de la planeación operativa
porque se enfoca en el largo plazo
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Características de la planeación
estratégica


4. Ayuda a orientar las energías y recursos
de la organización hacia las actividades de
alta prioridad:
Consigue mayor eficiencia al concentrarse en
un número reducido de fines clave
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Características de la planeación
estratégica



5. Es una actividad de alto nivel:
La alta gerencia debe participar activamente
Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria
para considerar todos los aspectos de la
organización
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Proceso de planeación estratégica

Aunque no existe un proceso universal de
planeación estratégica, si pueden plantearse
una serie de pasos básicos en los que el
proceso puede fundamentarse
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Orientación
ejecutiva
Valores
Visión
Insumos:
Personas
Capital
Habilidades
etc.
Metas de
grupos
interesados:
Empleados
Clientes
Proveedores
Accionistas
etc.
Análisis
de la
industria
Perfil
empresarial
Propósito
Objetivos
Intención
estratégica
Amenazas
y
Oportunidades
Desarrollo
de
estrategias
alternativas
Debilidades
y
fortalezas
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Evaluación
y decisión
estratégica
Implementación
Dirección
y control
Algunas estrategias:
La matriz TOWS
Factores internos
Factores
externos
Fortalezas
Debilidades
Oportunidades
Estrategias FO:
usar F para
aprovechar O
Estrategias DO:
superar D para
aprovechar O
Amenazas
Estrategias FA:
usar F para
enfrentar A
Estrategias DA:
minimizar D y A
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Algunas estrategias:
Estrategias genéricas de Porter



Tres estrategias genéricas:
 Liderazgo de costos
 Diferenciación
 Enfoque
Se pueden combinar
Se relacionan con ventajas competitivas
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Instrumentación exitosa de
estrategias



1. Comunicar las estrategias a todos los
responsables de tomar decisiones
2. Desarrollar y comunicar premisas de
planeación
3. Comprobar que los planes de acción
contribuyan a lograr los objetivos y que las
estrategias sean reflejo de los objetivos
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Instrumentación exitosa de
estrategias





4. Revisar regularmente las estrategias
5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia
6. Adecuar la estructura organizacional a las
necesidades de planeación
7. Insistir permanentemente en la planeación y
la instrumentación de estrategias
8. Crear un clima que induzca a la planeación
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Toma de
decisiones
Importancia de la
toma racional de decisiones


La toma de decisiones es la parte más
importante del proceso de planeación
El proceso dirigido a la toma de una decisión
puede concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa
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Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones



Alto grado de incertidumbre sobre las
condiciones futuras
No se pueden considerar todas las posibles
alternativas ni sus efectos
Es necesario aplicar una racionalidad
“limitada” por la información, el tiempo y la
incertidumbre
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Evaluación de alternativas de
decisión



Es necesario considerar factores cuantitativos
y cualitativos
Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
Cualitativos: relaciones laborales, cambio
tecnológico, condiciones políticas y sociales,
etc.
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Técnicas cuantitativas





Análisis marginal
Análisis costo – beneficio
Análisis de riesgo
Árboles de decisión
Otras técnicas de investigación de operaciones
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Selección de una alternativa
Experimentación
Experiencia
¿Cuál
alternativa
seleccionar?
Investigación
y análisis
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Decisión
tomada
Certidumbre, incertidumbre y riesgo



Certeza: Cuando se conocen los efectos que
generará cierta acción
Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo
en términos de probabilidades
Incertidumbre: Se desconocen los efectos
futuros de las decisiones presentes
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Fin
Muchas gracias!