PUBLIC LIBRARY MANAGEMENT & OPERATION IN U.S.A. 美国公共图书馆的管理与运营 蒋树勇 2010 7-8 长春，哈尔滨，合肥 What is management? 什么是管理？ The art and science of getting things done through people.
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1 PUBLIC LIBRARY MANAGEMENT & OPERATION IN U.S.A. 美国公共图书馆的管理与运营 蒋树勇 2010 7-8 长春，哈尔滨，合肥 What is management? 什么是管理？ 2 The art and science of getting things done through people. 通过人来完成某项活动的艺术与科学。 It is a science because there are well established principles that are necessary to the operation of a library. 图书馆管理之所以是一门科学，是因为 一个图书馆的运作需要一套基本原理。 It is an art because the manager must exercise social and emotional intelligence to get things done efficiently and effectively. 图书馆管理之所以是 一门艺术，是因为为了有效并高效地完成任务 需要具备社会技能和情感智力。 What is management? 什么是管理？ 3 Academic Libraries (higher educational institutions) 高校图书馆 Public Libraries 公共图书馆 School Libraries (Kindergarten through grade 12) 学校图书馆（幼儿园至12年级） Special Libraries (sometimes these exist within higher educational institutions: medical, theological, scientific, law) 专业图书馆（有一些在高等院校设立， 如医学，神学，科学，法律图书馆） Library management 图书馆管理 4 Principles applied in all these settings 通用的管理原理 The organizational culture strongly influences how 组织结构对图书馆的运作有很大的影响 Academic tend to have flat structures高校图书 馆组织结构趋于平行 Public tend to have hierarchical structures公共 图书馆组织结构趋于分级 Public Library System 公共图书馆系统 5 Hierarchy system等级管理系统 There may be only one public library in a community or there may be a public library system. A public library system administers 该系统可以只 有一个图书馆，可以包括： library, 中心图书馆 Branch library, 分馆 bookmobile, 流动图书馆 books-by-mail service 图书邮寄 服务 central 美国公共图书馆现状 6 个公共图书馆, 819 个流动图书馆, 为 居住在各州的 97 % 的人口提供图书馆服务 12 % 的公共图书馆为73 %的人口服务, 这 些公共图书馆所在地人口都在 50,000 以上 53% 以上的公共图书馆直属市区管辖 51% 的图书馆每周开馆时间在 40 小时以上 共有图书馆工作人员 140,000 9,208 美国的州级图书馆State Library Agencies 7 按照美国联邦政府博物馆和图书馆服务机 构（署）的定义，一个州图书馆就是由州 法律指定负责拓展全州的图书馆服务的官 方机构。州图书馆行使州法所赋予的权限， 按照美国《图书馆服务和技术法案》 （LSTA，Library Services and Technology Act） （以下简称《法案》）的规定来监管一州 的图书馆计划。 美国的州级图书馆State Library Agencies 8 协 制田 议 以纳 关 及西 系 与州 州州 内图 公书 共馆 图的 书结 馆构 的机 美国的州级图书馆State Library Agencies 9 1956年颁布的《图书馆服务和技术法案》》 （LSA，Library Service Act）将图书馆服务的 宗旨概括为三点：1）促进各类图书馆在服务上 的不断完善，以便更好地服务美国民众；2）为 公民在获取各类图书馆资源上提供方便，从而 培养有良好教育、熟捻信息的公民；3）鼓励各 类图书馆间的资源共享，为市民提供高效益的 图书馆服务。 美国的州级图书馆State Library Agencies 10 监管协调州内图书馆事务，为州内各类图书馆服务 参与推进本州公共图书馆立法 管理联邦政府拨款（LSTA） 向本州公共图书馆提供援助基金 协调全州范围的数字化项目 为本州各类图书馆提供业务咨询 为本州各类设立公共图书馆各种标准 图书馆提供持续教育机会 定期收集各公共图书馆统计数据 计划与评估公共图书馆 推进宣传公共图书馆活动 颁发公共图书馆员资格证书 美国的州级图书馆State Library Agencies 11 为本州政府机构和官员提供 服务 收集和投放本州政府出版物。 对政府官员，立法者提供参 考咨询也是最基本的服务。 美国的州级图书馆State Library Agencies 12 面向一般公民的服务 参考咨询和馆际互借 开展暑期阅读活动和全民服务项目 为盲人和残障读者服务 为全州居民提供免费电子资源和各种 数据库 支持各公共图书馆的阅读活动 Public Library Management 美国公共图书馆的管理机制 13 由各州通过各种法律或法规 所建立的一个实体,并为本 社区,城区,或本地区的居民 提供服务A public library is established under state enabling laws or regulations to serve a community, district, or region, and provides at least the following:, Public Library Management 美国公共图书馆的管理机制 14 一个公共图书馆至少需提供： an organized collection 组织有序的馆藏; paid staff;有正式工作人员 an established schedule in which services of the staff are available to the public;有正常的业务时间,并有工作人员接待读者 the facilities necessary to support such a collection, staff, and schedule,有支持 馆藏,工作人员, 以及开馆时间所需 要的各种设施 is supported in whole or in part with public funds.有部分或全部来自公共 资金的支持 (IMLS data, 2008) Public Library Management 美国公共图书馆的管理机制 15 图书馆管理通过什么方式来实现 馆长A qualified librarian 董事会Library Board of trustees 图书馆使命Mission 政策Policies Public Library Management 美国公共图书馆的管理机制 16 Strategic Planning 策略计划 未来目标的确定Goal setting for future 新方向New directions 资源再配置 Reallocation of resources 两大挑战Two major challenges 17 人员管理，激发工作积极性Dealing with people and enabling them to do their best. 财政管理，使财政资源 发挥最大优势用于图书 馆Managing the budget and finances in order to use monetary resources to the best advantage of the library. 人员管理Personnel Management 18 一个好的公共图书馆以称职的员工为中心， 并支付合理的工资A good public library has at its heart qualified staff & it is paid competitive salaries with good benefits 人员管理的三个核心程序Three central processes for managing people 招聘，雇佣，留住人才Recruitment, hiring, retention 工作绩效评估Evaluation of employees 工作纪律 Disciplining of employees Personnel Management人员管理 19 Hiring招聘 Job announcement advertised 发布招聘广告 Applications reviewed by search committee 招聘委员会对工作申请人的 评审 3-4 applicants selected for interviews 选择3-4人进行面试 Successful candidate chosen 录取最合适人选 Job description 岗位职责描述 job analysis and needs of library基于这个工作岗位 的分析和图书馆本身的需要 Qualifications 应具备的条件 Other information：benefits, salary， description of the library其他：信息包括福利，工资或者浮动 范围；对图书馆的介绍等 工作绩效管理Performance management 20 人才评价Personnel evaluations 每年一次Occurs formally once a year 标准与目标Criteria tied to goals 结果与工资挂钩Outcome often influences salary 工作绩效管理Performance management 21 人才评价Personnel evaluations 执行职工纪律Discipline of employees 渐进式—带薪留职察看到解雇 Progressive – leave without pay to dismissal 非正式讨论Informal discussion 口头警告Oral warning 书面警告Written warning 调查Investigation 解雇的可能Possible dismissal 工作绩效管理Performance management 22 人才评价Personnel evaluations 奖励良好的业绩和消除不良业绩Recognizing good performance and eliminating poor performance 找出所确定的实际业绩和预期业绩之间的问题和 差距 确定原因（执行不当或缺乏知识） 如果积极的变化，即使鼓励，不然，进行改进表 现的讨论 如果仍不奏效，提出一系列警告 带薪停职查看 工作绩效管理Performance management 23 不断提高工作人员为客户服务能力，完善服务质量Ongoing to improve staff capabilities for customer service and improved quality service 制定目标Set goals 把终身持续学习纳入职务说明和工作中Build lifelong continuous learning into job description and jobs 工作人员发展—是个人责任，来评估自己的需要Staff development – individual responsibility, assess own needs 最佳实践包括实行正规教育，参加会议，网上课程提供的学 习机会，通过同事，导师和协作火的机会。Best practices include formal education, conferences, online course offering, opportunities through colleagues, mentors and collaboration Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 24 芝加哥公共图书馆 服务人口: 2,896,016 藏书量5,521,854 册 访问图书馆人次 2,860,862 图书借阅次数1,506,293 计算机使用次数 2,600,000 儿童活动参加人次 262,208 25 http://www.chipublib.org/dir_documents/ar_2007.pdf Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 26 香槟市公共图书馆的经费主要来自以下几个方面： 市政经费，全市财政收入的6%用于图书馆； 伊利诺伊州财政经 费，如果图书馆的开放时间、 服务内容、馆藏及馆际协作等达到州图书馆的评 估要求，就能获得这部分经费； 联邦政府的经费，这部分经费主要用于图书馆的 专 项建设； 基金会筹集的经费，香槟公共图书馆每年都会筹 到10—15万美元，政府不会因筹款的多少而减少 财政经费的投入。 Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 27 Operating revenue 运营资金 (蓝色表示地方来源，红色表示州来源， 紫色表示联邦来源，绿色表示其它） 1% local sources 9% 9% state sources 82% other sources federal sources Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 28 Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 29 政府 Government Funding 合作伙伴 基金会 Collaborators Foundations 图书馆 Library 个人捐赠 特别资金 Individuals endowment Advocating with local officials 寻求当地官方的支持 30 Understanding local priorities了解当地政府施政的重点 Establishing a relationship与当地政府建立良好关系 Being clear and to the point 要清晰，明确， 扼要 Not using library terms 避免使用图书馆术语 Tampa Bay Libraries Consortium http://www.flickr.com/photos/sylvar/287942520/ Darien Library Friends Annual Meeting http://www.flickr.com/photos/darienlibrary/2956067225/ Advocating with local officials 寻求当地官方的支持 31 Presenting benefits to local government 向当地政府陈述支持图书馆的利益 Supporting the work of local government 支持当地政府的工作 32 向 个 人 和 商 界 筹 措 资 金 确认对图书馆有兴趣的个人和 商界团体并对他们施以适当的 开导，恳请捐款和沟通 要有长期发展策略 利用信件邮递，电话沟通，或 访谈来恳请捐款 由图书馆基金会或单位领导全 图书馆共同努力 向个人和商界筹措资金 33 资金可以使用于各种不同的用途 有效的资金筹措策略有潜能获得更大 笔的捐款 可能需要运作好几年才能实现努力的 成果 美国的法律是鼓励捐款的 要慎重遴选募款的个人和商界团体 34 纽约公共图书馆馆长在纽约市政会预算听证 http://www.youtube.com/watch?v=FQ3yzTIIbYE Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 35 Expenditures 财政支出 Budget and Finance Management 美国公共图书馆财政管理 36 Operating expenditures 运营支出(蓝色部分 表示职工薪水，红色表示馆藏，绿色表示 其它) 21% 66% 13% Staff Salaries Collections Other Other administrative areas 其他管理领域 37 Measurement and Evaluation 评估 与评价 Facilities management 设备管理 Information Technology 信息技术 Technical Services 技术服务 Public Services 公共服务 Facilities Management设备管理 38 Cleaning 清洁 Security 安全 Renovation 更新 New Building 新建筑 HVAC (Heating, Ventilation, Air Conditioning） 暖通空调 Technical and Public Services 技术和公共服务 39 Technical Services 技术服务 of materials (books, serials, etc.) 书本 和丛书的采购 Cataloging 编目 Record maintenance 记录的维护 Acquisition Public Services 公共服务 流通 Interlibrary Loan 馆际互借 Reference 咨询 Circulation Information Technology 信息技术 40 Computers and Telecommunications 计算机和电信设备 Collection consortia and shared catalogs 馆藏联盟和共享目录 2007 Public Library IMLS Statistics 07年美国公共馆资料 41 Library visits 图书馆访问人次 Internet PC’s 网络电脑数 Circulation 图书流通量 Revenue from Local 来自本地资金比重 Staffing 员工数 Revenue from State 来自本州资金比重 42 Thank You 谢谢! Dr. Shuyong Jiang 蒋树勇博士 Project Director and Associate Professor, Think Globally, Act Globally US-China Librarian Collaboration, University of Illinois Asian Library 伊 利诺伊大学图书馆亚洲馆中美图书馆交流合作 项目负责人，副教授 [email protected]