Transcript PHẦN 3: MICROSOFT EXCEL TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ.

PHẦN 3: MICROSOFT EXCEL
TRUNG TÂM TIN HỌC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ
CHƯƠNG I: MS EXCEL
 Mục tiêu bài học
 Làm quen với Excel:
 Khởi động thóat khỏi Excel..
 Đóng, mở các tập tin trong Excel.
 Lưu tập tin.
 Nắm được các khái niệm:
 Workbook & Worksheet.
 Cột & dòng, ô & vùng.
 Kiểu dữ liệu.
 Nhập dữ liệu.
 Nhập công thức trong Excel.
2
I: GIỚI THIỆU
 Thuộc bộ Microsoft Office.
 Là một loại bảng tính điện tử được dùng để:
 Tính toán.
 Thống kê số liệu.
 Phân tích và tổng hợp số liệu.
 Tạo các biểu đồ và đồ thị khác nhau.
3
1. Khởi động
 Các cách khởi động:
 Start  Programs  MicroSoft Office  MicroSoft Excel.
 Double click vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình nền
(Desktop).
 Click vào biểu tượng Excel trên thanh Taskbar.
 ………
4
2. Cửa sổ làm việc MS Excel
5
3. Mở một file MS Excel mới
 Mở tập tin mới:
 C1: Kích chuột vào biểu tượng New
trên Toolbar.
 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N.
 C3: Vào menu File/New/Blank Workbook
 Mở tập tin đã tồn tại:
 C1: Kích chuột vào biểu tượng Open
trên Toolbar.
 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
 C3: Vào menu File/Open…
6
Mở một file MS Excel mới (tt)
7
4. Lưu tập tin
 Lưu tập tin vào ổ đĩa (Save):
 C1: Kích chuột vào biểu tượng Save
trên Toolbar.
 C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
 C3: Vào menu File/Save.
 Nếu tập tin đã được lưu từ trước thì lần lưu tập tin hiện hành sẽ lưu
lại sự thay đổi kể từ lần lưu trước (nhưng ta có cảm giác là Excel
không thực hiện việc gì).
 Nếu tập tin chưa được lưu lần nào thì sẽ xuất hiện hộp thoại Save
As, chọn nơi lưu giữ tập tin trong khung Save in, gõ tên tập tin cần
lưu vào khung File name, ấn nút Save.
8
Lưu tập tin (tt)
 Thay đổi nơi lưu trữ tập tin hoặc thay đổi tên tập tin (Save as):
 Vào menu File  Save As...
 Khi sử dụng Save as thì tập tin cũ vẫn còn tồn tại. Tập tin hiện
hành được coi là tập tin mới, cùng nội dung với tập tin cũ.
9
5. Thoát khỏi Excel (Exit)
 C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4.
 C2: Kích chuột vào nút Close
làm việc của PowerPoint.
ở góc trên cùng bên phải cửa sổ
 C3: Vào menu File/Exit.
 Nếu chưa lưu tập tin lần nào thì khi thoát Excel sẽ xuất hiện một
thông báo để lựa chọn, chọn:
 Yes: ghi tệp trước khi thoát.
 No: thoát không ghi tệp.
 Cancel: huỷ lệnh thoát.
10
II: NHẬP DỮ LIỆU
 Các khái niệm:
 Workbook & Worksheet.
 Cột & dòng.
 Ô & vùng.
 Kiểu dữ liệu.
 Nhập dữ liệu:
 Nhập dữ liệu vào ô.
 Các phím di chuyển qua lại giữa các ô.
 Di chuyển con trỏ ô.
 Chọn miền, hàng, cột, bảng.
11
1. Khái niệm Workbook & Worksheet
 Workbook:
 Là một file trong MS Excel chứa các dữ liệu.
 Mỗi Workbook có thể chứa nhiều bảng tính (Worksheet, thường
chứa 3 Worksheet) và nhiều loại thông tin liên quan.
 Workbooks và worksheets được đặt tên để nhận dạng dễ dàng.
 Mỗi Workbook có các nút navigation.
 Worksheet:
 Có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên vài bảng tính cùng lúc.
 Các tính toán được thực hiện trên các worksheet.
 Mỗi Worksheet có một tab. Ta có thể đổi tên Worksheet bằng cách
nháp vào nó, chọn Rename.
 Để kích hoạt một sheet nào đó bạn click vào tab tương ứng của nó.
 Một worksheet được tạo từ một tổ hợp các cột và hàng.
12
2. Khái niệm cột & dòng
 Mỗi cột và dòng của worksheet đều có một tên duy nhất.
 Tên mỗi cột là các ký tự trong bảng chữ cái, tên mỗi dòng là một số.
 Một worksheet bao gồm 256 cột (A  IV) và 65,536 dòng
 Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô) .
13
3. Khái niệm ô & vùng
 Ô:
 Là giao điểm của một cột & một dòng.
 Mỗi ô cũng có một địa chỉ duy nhất và một giá trị tương ứng.
 Địa chỉ duy nhất của ô giúp chúng ta phân biệt ô đó với bất kỳ một
ô khác ngay cả khi không cùng chung một worksheet.
 Ô hiện hành là ô mà bạn đang nhập và chỉnh sữa dữ liệu trên đó.
 Địa chỉ của một ô bao gồm tên của cột và tên của dòng của nó.
 Cách viết: <tên cột><chỉ số hàng>
 Ví dụ:
Ô ở cột A và dòng 1
A1
Ô ở cột B và dòng 2
B2.
 Có 3 loại địa chỉ ô: địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ
bán tuyệt đối.
14
Khái niệm ô & vùng (tt)
 Địa chỉ ô:
 Địa chỉ tương đối: là địa chỉ mà trong quá trình sao chép công thức
thì nó sẽ tự động thay đổi theo phương, chiều để bảo tồn mối quan
hệ tương đối.
 Cách viết: <tên cột><chỉ số hàng>
 Ví dụ:
A1, B2, C6, …
 Địa chỉ tuyệt đối: là địa chỉ mà trong quá trình sao chép công thức
thì nó sẽ không bao giờ thay đổi.
 Cách viết: $<tên cột>$<chỉ số hàng>
 Ví dụ:
$A$1, $B$2, $C$6, …
15
Khái niệm ô & vùng (tt)
 Địa chỉ ô (tt):
 Địa chỉ bán tuyệt đối (địa chỉ hỗn hợp): là địa chỉ gồm 2 thành
phần tương đối và tuyệt đối, khi sao chép công thức thì thành phần
tương đối sẽ thay đổi, còn thành phần tuyệt đối thì không thay đổi.
 Cách viết:
Cột tuyệt đối:
$<tên cột><chỉ số hàng>
Hàng tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ số hàng>
 Ví dụ:
A$1, $B2, …
16
Khái niệm ô & vùng (tt)
 Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference):
 Là một nhóm ô liền kề nhau.
 Địa chỉ vùng được khai báo như sau:
 Địa chỉ ô cao trái:Địa chỉ ô thấp phải
 Ví dụ:
 Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức
để lấy dữ liệu tương ứng.
17
Khái niệm ô & vùng (tt)
 Một số địa chỉ ô, vùng đặc biệt:
Địa chỉ
Diễn giải
A1
Ô ở cột A và dòng 1
A1:A20
Một khối các ô ở cột A và từ dòng 1 đến dòng 20
5:5
Tất cả các ô ở dòng 5
K:K
Tất cả các ô ở cột K
K:M
Tất cả các ô ở cột k đến cột m
A10:D20
Một khối các ô ở cột A đến cột D và từ dòng 10
đến dòng 20
18
4. Kiểu dữ liệu
 Là tập hợp các giá trị mà một ô có thể nhận.
 Một ô chỉ có thể tồn tại 1 kiểu dữ liệu.
 Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau:
 Kiểu chữ (text, chuỗi): bao gồm các chữ cái (gồm cả tiếng Việt) a
 z và các ký tự số 0  9.
 Kiểu số: là tập hợp các số từ 0  9
 Số (Simple number): 500, 500.125, 45,000, ...
 Tiền tệ (Currency): 500$, $500.125, 45,000$.
 Phần trăm (Percentage): 500%, 500.125%, 45,000%.
 Ngày tháng: mốc thời gian là 1/1/1900  có giá trị là 1, ngày
22/1/1900 có giá trị là 22, 1/1/2008 = 39448, …
 …………
 Kiểu ngày tháng năm: mặc định Excel định dạng kiểu ngày tháng
19
năm theo hệ thống mm/dd/yy.
 Định dạng ô
 Áp dụng trong trường hợp khi nhập dữ liệu vào ô, dữ liệu hiển thị
không như mong muốn. Ví dụ nhập vào ngày/tháng/năm nhưng khi
hiển thị lại là số.
 Cách làm:
 Nhấp chọn ô, hoặc 1 khối ô cần định dạng.
 Click menu Format  Cell  Chọn thẻ Number.
20
 Định dạng ô (tt)
21
5. Nhập dữ liệu vào ô
 Kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.
 Sử dụng các phím di chuyển     để di chuyển qua lại giữa các
ô, nhập dữ liệu vào.
 Dữ liệu chữ: nhập bình thường
 Dữ liệu số: nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) đối với số số thập
phân.
Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập
dấu nháy đơn trước dữ liệu đó. Ví dụ: ’04.8766318.
 Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy. VD:
11/25/1980.
 Để hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập: click vào ô cần hiệu chỉnh  nhấn
phím F2 hoặc D_Click vào ô cần hiệu chỉnh  chỉnh lại.
 Để hủy bỏ dữ liệu đang nhập sử dụng phím Esc.
22
6. Di chuyển qua lại giữa các ô
 , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên.
 Page Up
dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.
 Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.
 Home
cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại
 Ctrl + 
tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.
 Ctrl + 
tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.
 Ctrl + 
tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.
 Ctrl + 
tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.
 Ctrl +  
tới ô trái trên cùng (ô A1).
 Ctrl +  
tới ô phải trên cùng (ô IV1).
 Ctrl +  
tới ô trái dưới cùng (ô A65536).
 Ctrl +  
tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).
23
7. Chọn miền, hàng, cột, bảng
 Chọn để định dạng, để copy dữ liệu sang nơi khác.
 Chọn miền: kích chuột vào ô trên cùng góc bên trái, giữ và di tới ô
thấp phải, nhả chuột.
 Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng.
 Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột.
 Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.
 Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các
miền đó.
 Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ
bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.
24
III. CÔNG THỨC
 Là một phương trình thể hiện một bài toán trên dữ liệu của bảng tính.
 Được bắt đầu bằng dấu “=“. Sau dấu = là các toán hạng được nối với
nhau bởi các toán tử.
 Các toán hạng có thể là:
 Giá trị số học, giá trị hằng: 14, 1200, 125.5, $A$1, …
 Tham chiếu ô hoặc vùng (địa chỉ ô và vùng): A5:B7, …
 Các hàm (worksheet function): abs, sin, cos, sqrt, …
 Nhãn (label), tên (name).
 Các toán tử bao gồm:
 Các phép tính toán: (), ^, (-), *, /, %, +,  Các phép so sánh: =, <>, >, >=, <, <=
 Các phép toán logic: NOT, AND, OR
25
 Kết nối các text: &
Công thức (tt)
 Ví dụ: Hãy cho biết kết quả của các công thức sau
=
=
=
=
=
=
A1*B1 + A2/5 + 10
=
2*B3 + B1^4 – ABS(C4) =
“chợ”&” ”&C1&C2
=
A1>=B3
=
A3<=B1+B2
=
(A3<=B1)+B2
=
?
?
?
?
?
?
 Các phép tính trong công thức được thực hiện từ trái sang phải theo
thứ tự ưu tiên của các phép toán.
 Bạn có thể thay đổi thứ tự các phép toán bằng cách sử dụng dấu ().
26
Công thức (tt)
ĐỘ ƯU TIÊN
PHÉP TOÁN
TOÁN TỬ
1
()
Dấu ngoặc đơn
2
^
Luỹ thừa
3
-
Dấu cho số âm
4
*, /
Nhân/ chia
5
+, -
Cộng/ trừ
6
=, <>
>, >=
<, <=
Bằng nhau, khác nhau
Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng
Nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng
7
NOT
Phủ định
8
AND
Và (điều kiện đồng thời)
9
OR
Hoặc (điều kiện không đồng thời)
10
&
Toán tử ghép chuỗi
27
 Nhập công thức
 Giả sử để nhập công thức =A2+$B$2+C2 vào ô D2, có 2 cách nhập:
 Nhập vào bằng bàn phím:
 Đầu tiên gõ dấu =.
 Tiếp theo gõ ký tự A  số 2  dấu +  ký tự $  ký tự B 
ký tự $, …
 Hoặc gõ ký tự A  số 2  dấu +  ký tự B  số 2  gõ F4
 dấu +  ký tự C  số 2.
 Cuối cùng gõ Enter.
28
Nhập công thức (tt)
 Nhập bằng cách tham chiếu: kết hợp bàn phím & click chuột.
 Đầu tiên gõ dấu =
 Sau đó click vào ô A2  dấu +  click vào ô B2  gõ F4 
dấu +  click vào ô C2.
 Cuối cùng gõ Enter.
 Sử dụng phím F4 để luân chuyển giữa các loại địa chỉ sau:
=$B$2
=B2
=B$2
=$B2
29
Sao chép công thức
 Sao chép công thức (Copy):
 Công thức được sao chép từ ô này sang ô khác.
 Khi sao chép công thức:
 Thứ tự công thức, các toán tử, hằng số đều không đổi.
 Chỉ có địa chỉ ô sử dụng địa chỉ tương đối là sẽ tự động thay
đổi theo phương, chiều để bảo tồn mối quan hệ tương đối.
 Sao chép công thức giúp chúng ta tiết kiệm thời gian.
 Khi thực hiện thao tác cắt dán công thức (Cut) thì công thức đó
hoàn toàn không thay đổi.
30
Sao chép công thức (tt)
Ví dụ 1: Giả sử ô C3 có công thức =A1+$A$3+1 = 21, khi copy công
thức tại ô C3 đến ô D5, D7, công thức thay đổi thế nào?
 D5 = ?
 D7 = ?
Ví dụ 2: như ví dụ 1, nhưng thực hiện thao tác Cut
 D5 = ?
D7 = ?
31
BÀI TẬP
32