Transcript Pengurusan Fail Panitia Oleh: En. Ahmad b. Md Isa STAR 2012 Fail = Dokumen • Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis mengenai sesuatu perkara & bernilai.

Pengurusan Fail Panitia
Oleh:
En. Ahmad b. Md Isa
STAR 2012
Fail = Dokumen
• Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis
mengenai sesuatu perkara & bernilai dalam
sesuatu masa atau ketika
• Bahan rujukan dari masa ke masa
• Penanggungjawaban – responsibility
• Nilai perundangan
• Nilai arkib
Ciri-ciri Sistem Fail
•
•
•
•
Bersistematik
Mudah dirujuk
Mudah diperolehi
Selamat
Jenis Dan Pengelasan Fail
• i) Fail Rahsia - Warna merah
• ii) Fail Sulit - Warna Hijau
• iii) Fail Peribadi
– a) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna
Merah Jambu
– b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning
• iv) Fail Am (terhad) - Warna putih
• v) Sampul Kecil - Warna putih
Kod Fail
Sistem Mengenal Kod Fail
Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara
berikut ;i) Nama Kod Pendek Organisasi
ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada
iii) Tajuk Indek Perkara Utama.
iv) Perjenisan Perkara kedua.
v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya
•
•
•
•
•
•
Contoh XXX/2.04/i -1
XXX = Nama Kod Organisasi
/2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
1 = Jilid Fail = Jilid Satu
Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama
Sistem Pengurusan Fail Panitia
1.Fail Pengurusan Am Panitia
2.Fail Mesyuarat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Surat Menyurat Panitia
5. Fail Dokumentasi Panitia
6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia
7. Fail Bank Soalan
8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru
9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota
10. Fail Ko-Akademik Bahasa
• Jemaah Nazir
FAIL 1:PENGURUSAN AM
• Buku Pengurusan Panitia
• Visi, Misi dan Matlamat
• Struktur dan Carta Organisasi
• Takwim & Carta Gantt Tahunan
• Manual Prosedur Kerja & Fail Meja
FAIL 2:MESYUARAT PANITIA
•
•
•
•
•
1.Takwim Mesyuarat Panitia
2.Surat Panggilan Mesyuarat
3.Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat
4.Buku Catatan Minit
5.Laporan Minit Mesyuarat
FAIL 3:MAKLUMAT AHLI PANITIA
• 1.Senarai nama ahli panitia
• 2.Biodata Ahli panitia:- butiran peribadikelulusan- pengalaman mengajar kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-tugas
khas (KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri
• 3.Agihan guru mengikut Tingkatan
• 4.Jadual Waktu Peribadi Guru
FAIL 4:SURAT MENYURAT
• 1.Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)
• 2.Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)
FAIL 5:DOKUMENTASI PANITIA
• 1.Pengurusan Strategik (5 tahun)
• 2.Senarai Buku Rujukan/Teks
• 3.Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan kurikulum&
panitia sahaja)
• 4.Senarai program khas/inovasi guru/kajian tindakan
• 5.Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)
• 6.Laporan program/aktiviti panitia/kecemerlangan
• 7.Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan
Mengajar Tahunan/Harian (contoh)
FAIL 6:PENILAIAN & PEPERIKSAAN
•
•
•
•
1.Pengurusan Headcount (HC1-HC6)
2.Post Mortem (PM1-PM2)
3.Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)
4.Laporan Analisa Peperiksaan dalaman &
awam
FAIL 7:BANK SOALAN
• 1.Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman
• 2.Koleksi Soalan Peperiksaan Awam
• 3.Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar
• Fail 7 :Penyeliaan dan Pencerapan Guru
• Fail 8: Penyemakan Buku Latihan/Nota
• Fail 9: Ko-Akademik Bahasa
FAIL 10 :Pengurusan Headcount Panitia
• Headcount (HC 1 – HC 6)
• Post- Mortem (PM1 & PM2 )
Sistem Pengurusan Fail Panitia STAR
1.Fail Mesyuarat Panitia
2. Fail Surat Menyurat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Dokumentasi Panitia
5. Fail Bank Soalan
6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 – PM3)
7. Fail Pengurusan Headcount
8. Kerja Kursus – Panitia yang berkenaan sahaja
+++++ Tambahan :
9. Fail MBMMBI
10.Fail PLBS / ULBS/ PBS
ISU
•
•
•
•
Fail tidak dikemaskini
Fail tidak terdapat di tempatnya
Maklumat dalam fail tidak lengkap
Pengurusan fail yang tidak teratur – berada di
merata tempat
• Fail hanya akan dibuka bila ada pemantauan
???
Cerita Duit Syiling 1 sen
Setiap kita boleh diumpamakan seperti syiling 1 SEN.
Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak dapat dibeli.
Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah syiling yang ke 100, ia
dapat mengubah 99 Sen yang lain
menjadi menjadi RM 1
“Sendirian tidak penting, berkumpulan atau
berpasukan mampu mengubah segala.”
Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi:
1 sen sekeping @ 1 sen pelengkap?”
PENUTUP
PENGURUSAN REKOD
YANG BERKESAN
AKAN DIIKTIRAFKAN
KERJA-KERJA KITA
SEPANJANG
PERKHIDMATAN
TERIMA KASIH