Transcript BACHKHOA - APTECH 250 – Hoàng Quốc Việt – Hà Nội  Phần II: Tin học văn phòng.

BACHKHOA - APTECH
250 – Hoàng Quốc Việt – Hà Nội

Phần II: Tin học văn phòng
Tổng quan về Microsoft Word
• Giới thiệu về màn hình giao tiếp
Thanh tiêu đề - Title bar
Thanh thực đơn - Menu bar
Thanh công cụ chuẩn – Standard Toolbar
Thanh định dạng – Formatting Toolbar
Thanh công cụ vẽ – Drawing Toolbar
Thanh trạng thái – Status bar
Tổng quan về Microsoft Word
• Ẩn/Hiện các thanh công cụ
– Mở một thanh công cụ mới
– Đóng thanh công cụ
• Thao tác trên tập tin văn bản
– Tạo văn bản mới
– Mở một văn bản đã có
– Lưu nội dung của văn bản
Tổng quan về Microsoft Word
• Các chế độ làm việc của Microsoft Word
– Các chế độ gõ ký tự (Overtype): Overwrite/Insert
– Giới thiệu các chế độ trình bày màn hình:
(Normal, Print Layout, Outline, Web Layout, Print Preview)
Tổng quan về Microsoft Word
• Thao tác trên khối văn bản
– Chọn khối văn bản bằng chuột và bàn phím
– Các thao tác trên khối văn bản
• Sao chép
• Hủy bỏ
• Di chuyển
• Tìm kiếm và thay thế
– Hộp thoại tìm kiếm và thay thế
Tổng quan về Microsoft Word
• Một số thao tác cơ bản trên Microsoft Word
– Sử dụng các chức năng trên thanh công cụ định dạng và thanh
công cụ chuẩn
– Chèn các ký tự đặc biệt
Định dạng văn bản
• Định dạng trang in
– Thiết lập các giá trị cho trang in
• Canh lề trang in
• Chọn kích thước trang in
• Chọn hướng giấy: In ngang hay
đứng
• Chọn khổ giấy A4, A5, …
Định dạng văn bản
• Header/Footer
– Định dạng Header/Footer
– Thay đổi Header/Footer cho
những trang chẵn lẻ
– Thay đổi Header/Footer cho
một phần văn bản
Định dạng văn bản
• Định dạng đoạn văn (Paragraph)
–
–
–
–
Canh lề đoạn văn
Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing
Khoảng cách giữa các đoạn với nhau
Định lề trái và lề phải của đoạn văn
Định dạng văn bản
• Định dạng Tab
– Phân loại
– Thiết lập tab thông qua hộp thoại định dạng Tab
Định dạng văn bản
• Định dạng Tab
– Định dạng Tab trực tiếp từ thước (Rulers)
– Minh họa
Tab Indicator
Định dạng văn bản
• Định dạng Drop Cap
– Định dạng Drop Cap thông qua
hộp thoại
– Minh họa
Định dạng văn bản
• Định dạng ký tự (Character)
– Định dạng ký tự hay một nhóm
từ thông qua hộp thoại
– Sử dụng Format Painter
Định dạng văn bản
• Dấu ngắt (break)
Định dạng văn bản
• Định dạng khung viền và nền
– Định dạng khung viền cho trang in
Định dạng văn bản
• Định dạng khung viền và nền
– Định dạng khung viền và nền cho đoạn văn
Định dạng văn bản
• Định dạng cột báo
– Hộp thoại định dạng cột
Vẽ hình trong văn bản
• Đối tượng Drawing
– Thanh công cụ Drawing
– Ví dụ minh họa
Đây là dòng văn bản trong Textbox
– Các đối tượng đồ họa cơ sở

Vẽ hình trong văn bản
• Đối tượng WordArt
– Thanh công cụ WordArt
Vẽ hình trong văn bản
• Đối tượng Picture
– ClipArt
– Chèn hình từ tập tin
Đối tượng Table
• Đối tượng Table và cách sử dụng
– Thanh công cụ Table anh Borders
– Ví dụ minh họa
Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Tạo mới Table từ thực đơn
– Tạo mới Table từ thanh công cụ
Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Tách đôi Table
Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Nhập hai Table thành một
Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Định dạng Table thông qua thanh công cụ
– Thêm dòng, cột
Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Chọn dòng
– Chọn cột
Đối tượng Table
• Các thao tác trên đối tượng Table
– Tính toán trong Table thông qua hộp thoại Formula
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft
Word
• FootNotes và EndNotes
– Tạo FootNotes và EndNotes thông qua hộp thoại
– Ví dụ minh họa
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft
Word
• Mail Merge
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft
Word
• Style
– Tạo mới Style thông qua hộp thoại Style
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft
Word
• Table of Contents
– Ví dụ minh họa
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft
Word
• Tracked Changes
– Bật/ Tắt hệ thống ghi nhận
• Từ thực đơn
• Tổ hợp phím Ctrl + Shift + E
– Thanh công cụ Reviewing
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft
Word
• Tracked Changes
– Ví dụ minh họa
Microsoft PowerPoint
Slide Pane
Outline Pane
• Các thành phần trong màn hình giao diện
Note Pane
Button View
Microsoft PowerPoint
• Tạo mới trang trình diễn
Microsoft PowerPoint
• Tạo mới trang trình diễn với Design Template
Áp dụng mẫu cho tất cả slide
Áp dụng mẫu cho slide hiện hành
Microsoft PowerPoint
• Ví dụ minh họa
Microsoft PowerPoint
• Các chế độ trình bày màn hình
Trang Outline
Trang Slide
Microsoft PowerPoint
• Các chế độ trình bày màn hình
Slide Shorter - Trình bày nhiều trang cùng lúc
Microsoft PowerPoint
• Slide Master
– Thanh công cụ Slide Master View
– Thiết kế Slide Master
Microsoft PowerPoint
• Tạo hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa các Slide
– Hộp thoại tạo hiệu ứng giữa các Slide
Chọn hiệu ứng âm thanh
Microsoft PowerPoint
• Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong trang trình diễn
– Hiệu ứng hình ảnh
Chọn đối tượng cần tạo hiệu ứng
Microsoft PowerPoint
• Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong trang trình diễn
– Hiệu chỉnh các hiệu ứng thông qua hộp thoại
Giới thiệu Microsoft Excel
• Giới thiệu WorkSheet và Workbook
– Ví
dụ về Worksheet (Bảng tính)
Dữ liệu được xếp thành bảng hình chữ nhật
 Dữ liệu có thể dùng để tính toán một cách dễ dàng
 Định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu đơn giản
 Các phép tính toán được thực hiện với bộ hàm thư viện được định
nghĩa rất phong phú.
 Giá trị có được từ ô công thức được xử lý một cách tự động
Dữ đặc
liệu có
thể của
đượcbảng
sắp xếp
– Các
điểm
tínhtăng hay giảm
Có thể lọc trích
dữchứa
liệu theo
một
điều kiện được mô tả một cách dễ
– Workbook
có thể
nhiều
worksheet
dàng
 Có thể biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ thị trong biểu mẫu: đồ thị
đường, đồ thị thanh…
Giới thiệu Microsoft Excel
Nametrúc
box bảng
Formulatính
bar trong Excel
• Cấu
(Màn hình giao diện của Excel)Tiêu đề cột
Tiêu đề dòng
Vùng chọn
Sheet tab
Giới thiệu Microsoft Excel
• Thao tác trên bảng tính
– Thêm, xóa bỏ và thay đổi tên bảng tính (Worksheet)
Giới thiệu Microsoft Excel
• Các kiểu dữ liệu thường được sử dụng trong Excel
–
–
–
–
Kiểu số
Kiểu chuỗi
Kiểu ngày giờ
Kiểu công thức
Kiểu ngày giờ
Kiểu chuỗi
Kiểu công thức
Kiểu số
Giới thiệu Microsoft Excel
• Bảng mô tả lỗi khi dữ liệu nhập không hợp lệ
Ký hiệu
Mô tả
######
Ký hiệu này sẽ hiện thị khi dữ liệu kiểu số, kiểu ngày chứa trong
ô không có đủ kích thước để hiển thị dữ liệu.
Trong trường hợp này cần tăng độ rộng của cột.
#VALUE
Ký hiệu này sẽ hiển thị khi kiểu của các tham số trong hàm,công
thức không hợp lệ.
Ví dụ: A1= “ABC”, A2=A1*10
#Name?
Ký hiệu này sẽ hiển thị khi hàm, công thức mà Excel không hiểu
hay tham chiếu địa chỉ ô mà Excel không biết
Ví dụ: B1= Sum(A1A4) ; B2= ABC(A1:A4)
#REF!
Ký hiệu này sẽ hiển thị khi có sự tham chiếu không hợp lệ do
trong ô công chức có tham chiếu đến 1 ô đã bị xóa
#DIV/0
Ký hiệu này sẽ hiển thị khi có một phép tính chia cho 0
#N/A
Ký hiệu này sẽ xuất hiện khi giá trị không tìm thấy trong hàm hay
công thức
Giới thiệu Microsoft Excel
• Thao tác trên vùng dữ liệu
– Chọn dòng, cột
– Chọn vùng
– Chọn nhiều vùng nằm rời rạc
Nhấn và giữ Ctrl khi
chọn các vùng khác
Giới thiệu Microsoft Excel
• Thao tác trên vùng dữ liệu (tt)
– Đánh số thứ tự
Giới thiệu Microsoft Excel
• Định dạng bảng tính
– Định dạng ô (cell)
– Ví dụ bảng tính sau khi được định dạng
Giới thiệu Microsoft Excel
• Định dạng bảng tính
– Định dạng hình thức hiển thị dữ liệu
Giới thiệu Microsoft Excel
• Định dạng bảng tính
– Thay đổi độ rộng của dòng và cột
– Thêm, xóa dòng/cột cho bảng tính
Giới thiệu Microsoft Excel
• In ấn và lưu trữ bảng tính
– Định dạng trang in
– Lưu trữ bảng tính
Các hàm cơ bản trong Excel
• Tham chiếu địa chỉ
– Địa chỉ tương đối
• <địa chỉ cột><địa chỉ dòng>
– Địa chỉ tuyệt đối
• $<địa chỉ cột>$<địa chỉ dòng>
– Địa chỉ hỗn hợp
• $<địa chỉ cột><địa chỉ dòng>
• <địa chỉ cột>$<địa chỉ dòng>
– Cách thay đổi tham chiếu địa chỉ
• A1
$A$1
A$1
F4
$A1
Các hàm cơ bản trong Excel
• Tham chiếu vùng
– Tham chiếu theo địa chỉ
• Ô bắt đầu và ô kết thúc trên cùng dòng hoặc khác dòng với cú pháp
< địa chỉ ô bắt đầu> : < địa chỉ ô kết thúc>
• Tất cả các ô trên cùng dòng hoặc trên nhiều dòng với cú pháp
< dòng bắt đầu> : < dòng kết thúc>
• Tất cả các ô trên cùng cột hoặc trên nhiều cột với cú pháp
< cột bắt đầu> : < cột kết thúc>
• Các ô trên worksheet khác trong cùng workbook với cú pháp
<tên worksheet >!< địa chỉ >
• Các ô trong worksheet trên workbook khác với cú pháp
[< tên tập tin.xls >]<tên worksheet >!< địa chỉ >
Các hàm cơ bản trong Excel
• Tham chiếu vùng
– Ví dụ về tham chiếu theo địa chỉ
– Tham chiếu theo tên vùng (chỉ dùng cho địa chỉ tuyệt đối)
• Quét chọn vùng muốn đặt tên
• Nhập tên vùng vào ô Name Box trên thanh công cụ.
• Sử dụng tên vùng vừa tạo trong biểu thức hay hàm
A1:A10
A2:B5
Các hàm cơ bản trong Excel
• Cú pháp chung của các hàm
– Tên_hàm(danh sách các tham số)
Tham số có thể là:



Địa chỉ của 1 ô, một vùng, tên vùng
Một biểu thức
Một hằng số
Các hàm cơ bản trong Excel
• Hàm logic
– AND(<
Ví
dụ minhbiểu
họa:thức logic 1>,< biểu thức logic 2 >, …, < biểu thức
logic n>)
A1 = 7
– OR(< biểu thức logic 1>,< biểu thức logic 2 >, …)
A2 = 8
– NOT(< biểu thức logic >)
 AND(3>2, 5>4)
:
TRUE
 AND(A1>5,A2>5)
:
TRUE
 AND(A1>5,A2>9)
:
FALSE
 OR(A1>5,A2>5)
:
TRUE
 OR(A1>5,A2>9)
:
TRUE
 OR(A1>9,A2>9)
:
FALSE
 NOT(A1>5)
:
FALSE
 NOT(OR(A1>9,A2>9))
:
TRUE
Các hàm cơ bản trong Excel
• Hàm về số
– ABS(< biểu thức số >)
Ví dụ minh họa:
– INT(< biểu thức số >)
 ABS(-7)
:
7
– MOD(< biểu thức số thứ nhất >, < biểu thức số thứ hai >)
 INT(6.87)
:
6
– ROUND(< biểu thức số >, < vị trí số >)
 INT (7.12)
:
7
– TRUNC(< biểu thức số >, < vị trí >)
 MOD (5,2)
:
1
 MOD (28,5)
:
3
 ROUND (157.578, 2)
:
157.58
 ROUND (157.578, 1)
:
157.6
 ROUND (157.578, 0)
:
157
 ROUND (157.578, -1)
:
160
 ROUND (157.578, -2)
:
200
Các hàm cơ bản trong Excel
• Hàm xử lý chuỗi
–VíLEFT(<
dụ minhbiểu
họa:thức chuỗi >, < số ký tự trả về>)
– RIGHT(< biểu thức chuỗi >, < số ký tự trả về>)
A1 = "TRUNG TAM TIN HOC"
– MID(< biểu thức chuỗi >, < vị trí bắt đầu >, < số ký tự trả về>)
 LEFT(A1, 5)
: TRUNG
– LEN(<
biểu thức chuỗi >)
 RIGHT(A1, 5)
: N HOC
– LOWER(<
biểu thức chuỗi >)
 MID(A1, 7, 3)
: TAM
– PROPER(<
 LEN(A1)biểu thức chuỗi >)
: 17
– UPPER(<
biểu thức chuỗi >)
 LOWER(A1)
: trung tam tin hoc
– TRIM(<
biểu thức chuỗi
>) hoc") : Trung Tam Tin Hoc
 PROPER("trung
tam tin


UPPER(A1)
TRIM(" trung tam ")
: TRUNG TAM TIN HOC
: " trung tam "
Các hàm cơ bản trong Excel
• Hàm về ngày giờ
–VíDATE(<
dụ minhnăm
họa:>, < tháng >, < ngày >)
– DAY/MONTH/YEAR(< ngày tháng >)
 DATE(2003,10,13) trả về 13/10/2003
– HOUR/MINUTE/SECOND(<
giờ phút giây >)
 WEEKDAY(DATE(2003,10,13)) trả về 2
– NOW(),
TODAY()
 WEEKDAY(DATE(2003,10,13),1) trả về 2
– TIME()
 WEEKDAY(DATE(2003,10,13),2) trả về 1
– WEEKDAY(<
ngày tháng năm >, < thứtrảđầu
 WEEKDAY(DATE(2003,10,13),3)
vềtuần
0 >)
• Thứ đầu tuần (Mặc định có giá trị là 1)
– 1: Giá trị trả về từ 1: Chủ nhật
– 2: Giá trị trả về từ 1: Thứ hai  7
– 3: Giá trị trả về từ 0: Thứ hai  6
 7 : Thứ bảy
: Chủ nhật
: Chủ nhật
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm thống kê
–
–
–
–
–
–
–
–
AVERAGE(<tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
AVERAGEA(<tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
SUM (<tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
COUNT(<tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
COUNTA(< tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
MAX(< tham số thứ 1 >, < tham số thứ 2 >, …)
MAXA(< tham số thứ 1 >, < tham=SUM(G5:G11)
số thứ 2 >, …)
RANK(< số >, < danh sách các số >, < thứ tự >)
• Thứ tự: 0 hoặc bỏ qua, thứ tự giảm dần , số lớn nhất xếp hạng 1
Khác 0, thứ tự tăng dần , số nhỏ nhất xếp hạng 1
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm điều kiện
–VíIF(<biểu
của biểu thức
dụ minhthức
họa: logic>,<giá trị trả về khi kết quảNgayCT
ChucVu
logic là TRUE>,<giá trị trả về khi kết quả của biểu thức logic
= là
IF(AND(1<A2,
A2<100), A2, "Giá trị không hợp lệ.")
FALSE>)
 Hàm AND trả về True khi giá trị trên ô A2 trong khoảng
– SUMIF (<vùng kiểm tra>, <điều kiện>, <vùng tình tổng>)
(1-100)
– COUNTIF(<vùng kiểm tra >, <điều kiện>)
 Hàm IF dựa vào hàm AND ở trên , nếu hàm AND trả về
TRUE, hàm IF trả về giá trị trên ô A2, ngược lại trả về chuỗi
"Giá trị không hợp lệ."
=SUMIF(ChucVu,"NV",NgayCT)
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm chuyển đổi kiểu dữ liệu
– Hàm đổi số thành chuỗi.
• TEXT(< số >, < biểu thức định dạng>)
– Hàm đổi chuỗi dạng số thành số
• VALUE(< chuỗi số >)
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm tìm kiếm
– HLOOKUP(<giá trị tìm>, <vùng tìm>, <dòng lấy trị>,
<cách tìm>)
• Các giá trị dòng đầu tiên có thể là chuỗi, số hoặc giá trị luận lý
• Hàm không phân biệt chữ HOA, chữ thường
• Nếu dòng lấy trị < 1, hàm báo lỗi #VALUE!. Nếu dòng lấy trị > số dòng
của vùng tìm, hàm báo lỗi =VLOOKUP(RIGHT(B4,3),$B$13:$D$17,2,0)
#REF!.
• Cách tìm: Tìm chính xác hay gần đúng
– VLOOKUP(<giá trị tìm>,<vùng tìm>,<cột lấy trị>,<cách tìm>)
• Tương tự như HLOOKUP
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Hàm kiểm tra
–VíISNA(<giá
trị >)
dụ minh họa:
• Giá trị muốn kiểm tra có thể là rỗng, lỗi, luận lý, chuỗi, số hoặc giá trị
A1 =tham
"TRUNG
chiếu TAM TIN HOC"

ISNA("ABC")
trảGiá
về trị
FALSE
• Hàm
trả về TRUE nếu
là #N/A. Ngược lại trả về FALSE
 ISNA(#REF!)
trả về FALSE
– ISERROR(<giá
trị >)
• Giá
trị muốn kiểmtrả
tra,về
có TRUE
thể là rỗng, lỗi, luận lý, chuỗi, số hoặc giá trị

ISNA(#N/A)
tham chiếu
 ISERROR("ABC") trả về FALSE
• Hàm trả về TRUE nếu Giá trị là lỗi với các trị : #N/A, #VALUE!, #REF!,
 #DIV/0!,
ISERROR(#N/A)
trả vềhoặc
TRUE
#NUM!, #NAME?,
#NULL!. Ngược lại trả về FALSE
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Các khái niệm cơ sở
– Vùng dữ liệu nguồn (Database range)
• Là vùng chứa dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng với dòng đầu là tiêu đề của các
cột, các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẩu tin (Record).
– Vùng tiêu chuẩn (Criteria range)
• Chứa các tiêu chuẩn để tìm kiếm, xóa hay rút trích.
• Có ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa tiêu
chuẩn.
• Vùng tiêu chuẩn có thể gồm nhiều cột.
– Vùng rút trích (Extract range)
• Là vùng chứa kết quả sau quá trình rút trích dữ liệu
• Vùng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề của dữ liệu muốn rút trích.
• Vùng chỉ có ý nghĩa sau khi thực hiện rút trích.
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Sắp xếp dữ liệu
– Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp
– Chọn trên thực đơn Data / Sort
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Lọc dữ liệu
– Auto Filter
•
•
•
•
Chọn vùng muốn thực hiện lọc dữ liệu
Chọn trên thực đơn Data / Filter / AutoFilter
Chọn một giá trị trên danh sách, dữ liệu được lọc lại theo giá trị đã chọn
Dữ liệu sau khi được lọc
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Lọc dữ liệu
– Auto Filter
• Nếu muốn lọc theo những tiêu chuẩn khác ,chọn Custom từ danh sách
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Lọc dữ liệu
– Advanced Filter
• Đối với những tiêu chuẩn lọc phức tạp, ta sử dụng Advanced Filter
=AND(H5="TP",G5<25)
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Các hàm Database
– Cú pháp chung:
• <Tên hàm> (<vùng dữ liệu>,<tên cột>,<vùng tiêu chuẩn>)
– Các hàm
• DAVERAGE
Tính giá trị trung bình của các ô trên tên cột thỏa điều
kiện của vùng tiêu chuẩn
• DCOUNT
Đếm các ô kiểu số trên tên cột thỏa điều kiện vùng tiêu
chuẩn
• DCOUNTA
Đếm các ô khác rỗng trên tên cột thỏa điều kiện vùng
tiêu chuẩn
• DMAX/DMIN Trả về giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên tên cột
thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
• DSUM
Tính tổng các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu
chuẩn
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
• Kiểm tra dữ liệu
– Chọn ô, vùng cần kiểm tra
– Chọn Data / Validation…
DataTable và Biểu đồ
• Table 1 biến
– Các bước thực hiện tạo Table 1 biến
Vùng công thức
=F2*10
=F2+4
Ô đầu vào
Vùng các giá trị đầu vào
Quét vùng chọn
chứa ô công thức
và các giá trị đầu
vào
DataTable và biểu đồ
• Table 1 biến
– Các bước thực hiện tạo Table 1 biến:
• Quét vùng chọn chứa ô công thức và các giá trị đầu vào
=F2*10
=F2+4
• Chọn thực đơn Data / Table
DataTable và biểu đồ
• Table 2 biến
=DSUM($C$2:$D$10,2,$K$6:$K$7)
Dòng
Điều kiện
Cột
=AND(RIGHT(C3)=$K$4,LEFT(C3,2)*1=$F$9
DataTable và biểu đồ
• Các loại biểu đồ
–
–
–
–
–
–
–
Dạng cột
Dạng thanh
Dạng đường kẻ
Dạng hình tròn
Dạng tọa độ
Dạng miền
…
DataTable và biểu đồ
• Các thành phần trong biểu đồ
Tiêu đề chung của biểu đồ
Lưới biểu đồ
Tiêu đề trục hoành
Chú thích cho biểu đồ
DataTable và biểu đồ
• Vẽ biểu đồ