Bab 2: Konteks dan Proses Pengurusan Projek Course Technology 2001 Projek Tidak Boleh Dilaksanakan Secara Bersendirian • Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas. • Pengurus.
Download ReportTranscript Bab 2: Konteks dan Proses Pengurusan Projek Course Technology 2001 Projek Tidak Boleh Dilaksanakan Secara Bersendirian • Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas. • Pengurus.
Bab 2: Konteks dan Proses Pengurusan Projek Course Technology 2001 1 Projek Tidak Boleh Dilaksanakan Secara Bersendirian • Projek mesti beroperasi dalam persekitaran organisasi yang luas. • Pengurus projek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem ke atas projek dan memahami peranan projek di dalam konsep organisasi yang luas. • Lihat contoh dalam kes pembukaan dan penutup Course Technology 2001 2 Pandangan Sistem Ke atas Pengurusan Projek • Pendekatan sistem muncul dalam 1950an untuk menerangkan pendekatan analitikal kepada pengurusan dan penyelesaian masalah. • Tiga bahagian termasuk: – Falsafah sistem : Lihat benda sebagai sistem, komponen yang saling berinteraksi yang bekerja dalm sesuatu persekitaran untuk memenuhi tujuan tertentu. – Analisa sistem: pendekatan penyelesaian masalah – Pengurusan sistem : Menangani isu bisnes, teknologi dan organisasi sebelum membuat perubahan kepada sistem. Course Technology 2001 3 Rajah 2-1. Model Tiga Sfera untuk Pengurusan Sistem Course Technology 2001 4 Project Fasa Projek dan Kitar Hayat Projek • Kitar hayat projek adalah sekumpulan fasa projek. • Fasa projek berbeza menurut projek atau industri, tetapi beberapa fasa umum adalah: – – – – konsep pembangunan implementasi sokogan Course Technology 2001 5 Rajah 2-2. Fasa Kitar Hayat Projek Course Technology 2001 6 Kitar Hayat Produk • Produk juga mempunyai kitar hayat • Kitar hayat Pembangunan Sistem (SDLC) ialah kerangka untuk menerangkan fasa yang terlibat dalam pembangunan dan penyelenggaraan sistem maklumat. • Fasa SDLC termasuk perancangan, analisa, rekabentuk, implementasi dan sokongan. Course Technology 2001 7 Contoh Model SDLC • Model air terjun: mempunyai tahap linear yang jelas tentang pembangunan dan sokongan pembangunan sistem. • Model spiral: menunjukkan bahawa perisian dibangunkan menggunakan pendekatan interaktif atau spiral dan bukan linear. • Model incremental release : sediakan pembangunan progresif untuk perisian operasi. • Model RAD : digunakan untuk menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualiti. • Model prototaip : digunakan untuk membangunkan prototaip bagi menjelaskan keperluan pengguna. Course Technology 2001 8 R 2-3. Model Spiral Pembangunan Perisian (Boehm, 1988) Course Technology 2001 9 Membezakan Kitar Hayat Projek dan Kitar Hayat Produk. • Kitar hayat projek untuk semua projek tanpa mengira tentang produk yang dihasilkan. • Model kitar hayat produk berbeza menurut sifat produk. • Kebanyakan produk IT yang besar dibangunkan dalam siri beberapa projek. • Pengurusan projek dilakukan ke atas seluruh fasa kitar hayat produk. Course Technology 2001 10 Mengapa Ada Fasa Projek Dan Ulasan Pengurusan? • Projek sepatutnya melalui semua fasa dengan jaya sebelum terus ke fasa seterusnya • Ulasan pengurusan (fasa keluar atau kill point) patut berlaku selepas setiap fasa untuk menilai kemajuan projek, kejayaan dan keserasian berterusan dengan matlamat organisasi. Course Technology 2001 11 Apa Yang Betul? "The real improvement that I saw was in our ability toin the words of Thomas Edisonknow when to stop beating a dead horse.…Edison's key to success was that he failed fairly often; but as he said, he could recognize a dead horse before it started to smell...as a result he had 14,000 patents and was very successful…In IT we ride dead horsesfailing projectsa long time before we give up. But what we are seeing now is that we are able to get off them; able to reduce cost overrun and time overrun. That's where the major impact came on the success rate.” Cabanis, Jeannette, "'A Major Impact': The Standish Group's Jim Johnson On Project Management and IT Project Success," PM Network, PMI, September 1998, p. 7 Course Technology 2001 12 Memahami Organisasi Kerangka Struktur: Fokus kepada peranan dan tanggungjawab, penyelerasan dan kawalan. Carta organisasi bantu takrifkankerangka. Kerangka Sumber Manusia: Fokus kepada memastikan keharmonian antara keperluan oranisasi dan keperluan manusia. Kerangka politik: Andaikan organisasi sebagai pakatan yg tediri dari individu dan kumpulan berbeza. Isu utama adalah konflik dan kuasa. Kerangka simbol: Fokus kepada simbol dan makna berkaitan peristiwa. Adat resam dipentingkan. Course Technology 2001 13 Apa Yang Salah? Many data warehousing projects are side-tracked or derailed completely by politics. Data warehousing projects are always potentially political because they cross departmental boundaries, change both the terms of data ownership and data access, and affect the work practices of highly autonomous and powerful user communities. Many organizations fail to admit that many data warehousing projects fail primarily because management and project teams do not understand and manage politics. Marc Demarest found over 1200 articles on the topic of data warehousing based on a journal search he did from July 1995 to July 1996. Many of those articles offer advice on how to run successful data warehousing projects and focus on the importance of design, technical, and procedural factors, when, in fact, political factors are often the most important in helping these projects succeed. Course Technology 2001 14 Banyak Organisasi Fokus Kepada Kerangka Struktur • Ramai orang faham tentang carta organisasi • Ramai pengurus baru cuba untuk mengubah struktur organisasi bila perubahan lain yang diperlukan. • 3 struktur organisasi asas – fungsian – projek – matriks Course Technology 2001 15 R 2-4. Struktur Organisasi Fungsian, Projek dan Matriks Course Technology 2001 16 J2-1. Pengaruh Struktur Organisasi Ke atas Projek Organization Type Project Characteristics Project Manager's Authority Percent of Performing Organization's Personnel Assigned Fulltime to Project Work Project Manager's Role Common Title for Project Manager's Role Project Management Administrative Staff Functional Weak Matrix Little or None Limited Virtually None 0-25% Part-time Project Coordinator/ Project Leader Part-time Matrix Balanced Matrix Low to Moderate Strong Matrix Projectized Moderate To High High to Almost Total 15-60% 50-95% 85-100% Part-time Project Coordinator/ Project Leader Full-time Project Manager/ Project Officer Full-time Project Manager/ Program Manager Full-time Project Manager/ Program Manager Part-time Part-time Full-time Full-time PMBOK Guide, 2000, p. 19 Struktur organisasi mempengaruhi kuasa pengurus projek, tetapi kerangka sumber manusia, politik dan simbolik perlu dipentingkan juga. Course Technology 2001 17 Kenali Kepentingan Pemegang saham Projek • Pemegang saham projek adalah orang yg terlibat atau menerima kesan dari aktiviti projek. • Pengurus projek perlu ambil masa untuk kenalpasti, faham dan urus hubungan dengan semua pemegang saham projek. • Empat kerangka organisasi boleh digunakan untuk memenuhi keperluan dan harapan Pemegang saham. • Eksekutif kanan – Pemegang saham paling penting. Course Technology 2001 18 Jadual 2-2. Apa Yang Membantu Kejayaan Projek? Menurut laporan Standish Group CHAOS 2001: A Recipe for Success, butiran berikut membantu kejayaan projek IT, mengikut turutan kepentingan: – – – – – – – – – Sokongan eksekutif Penglibatan pengguna Pengurus projek berpengalaman Objektif bisnes jelas Skop diminimakan Infrastruktur perisian piawai Keperluan asas teguh Metodologi formal Anggaran bolehharap Course Technology 2001 19 Keperluan Kepada Komitmen Pengurusan Atasan • Beberapa kajian menyatakan komitmen pengurusan atasan sebagai salah satu faktor utama berkaitan kejayaan projek • Pengurusan atasan boleh bantu pengurus projek mendapatkan sumber mencukupi, dapatkan kelulusan untuk keperluan unik dalam masa yang cukup, dapat kerjasama dari orang lain dalam organisasi dan belajar bagaimana untuk jadi ketua yang lebih baik. Course Technology 2001 20 Keperluan Kepada Komitmen Organisasi Terhadap Teknologi Maklumat • Jika organisasi mempunyai sikap negatif terhadap TM, ini menyukarkan kejayaan projek TM. • Dengan adanya Chief Information Officer (CIO) pada aras atas organisasi membantu projek TM • Menetapkan orang bukan-TM kepada projek TM menggalakkan lebih komitmen Course Technology 2001 21 Keperluan Piawai Organisasi • Piawai dan panduan membantu pengurus projek menjadi lebih berkesan. • Pengurusan atasan boleh menggalakkan: – Penggunaan borang dan perisian piawai untuk pengurusan projek – Pembangunan dan penggunaan panduan untuk menulis rancangan projek atau memberikan maklumat status – Kewujudan pejabat pengurusan projek atau pusat kecemerlangan Course Technology 2001 22 J2-3. 15 Fungsi Tugas Pengurusan Projek* • Nilai keperluan projek • Takrifkan skop projek • Kenalpasti dan nilai risiko. • Kenalpasti Pemegang saham, Sediakan rancangan kemungkinan yg boleh berlaku pembuat keputusan, dan peningkat prosedur • Kenalpasti salingsandaran (procedure escalation) • Kenalpasti dan jejak batu tanda kritikal • Bangunkan senarai tugas (work breakdown structures) • Sertai ulasan fasa projek • Dapatkan sumber yang • Anggar keperluan masa diperlukan • Bangunkan carta alir projek • Urus proses kawalan • Kenalpasti sumber dan perubahan belanjawan yang diperlukan • Laporkan status projek *Northwest Center for Emerging Technologies, "Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,"Belleview, WA, 1999 Course Technology 2001 23 Kebolehan Pengurus Projek Kebolehan komunikasi: mendengar, mengerah Kebolehan organisasi : merancang, menetapkan matlamat, menganalisa Kebolehan membangunkan kumpulan : empathy, motivasi, esprit de corps Kebolehan kepimpinan: tunjukkan contoh, bertenaga, berwawasan (big picture), mewakilkan, positif Kebolehan menyesuaikan diri (coping) : fleksibel, kreatif, sabar, berusaha Kebolehan kemahiran teknologi : pengalaman, pengetahuan projek Course Technology 2001 24 Jadual 2-3. Ciri-ciri Pengurus Projek Yang Berkesan dan Tidak Berkesan Pengurus Projek Berkesan • • • • • • • Kepimpinan menerusi teladan Berwawasan Kemahiran teknikal Tidak teragak-agak Berkomunikasi baik Pakar motivasi Sedia berhadapan dengan pengurusan atasan sekira perlu • Sokong ahli kumplan Pengurus Projek Tidak Berkesan • • • • • Tunjukan contoh tidak baik Tidak yakin diri Kurang kepakaran teknikal Lemah dalam berkomunikasi Tidak mampu memberi motivasi dengan baik • Galakkan idea baru Course Technology 2001 25 Kumpulan Proses Pengurusan Projek • Pengurusan projek boleh dilihat sebagai proses yang saling berkaitan • Kumpulan proses pengurusan projek termasuk – – – – – Proses Permulaan Proses Perancangan Proses Perlaksanaan Proses Kawalan Proses Penutupan Course Technology 2001 26 R 2-5. Tindanan Kumpulan Proses dalam satu fasa (PMBOK Guide, 2000, p. 31) Course Technology 2001 27 J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan Course Technology 2001 28 J 2-5. Hubungan Antara Kumpulan Proses, Aktiviti dan Bidang Pengetahuan Course Technology 2001 29 Membangunkan Metodologi Pengurusan Projek TM • Pendekatan kepada pengurusan projek adalah unik (spt projek) • Byk organisasi membangunkan metodologi pengurusan projek sendiri terutama untuk projek TM • Blue Cross Blue Shield of Michigan menggunakan PMBOK sebagai panduan dalam membangunkan metodologi pengurusan projek TM Course Technology 2001 30 Rajah 2-6. Metodologi PP TM Kebanyakan bahagian sama spt PMBOK, tetapi sesetengah aktiviti diubah untuk memenuhi keperluan organisasi. Course Technology 2001 31 TUGASAN 2 • Rujuk kepada Kajian Kes (Minicase) dalam ms 54. • Buat tugasan dalam Bahagian 1 (Part 1). Course Technology 2001 32