Transcript Petit-guide-d-aide-a-la-structuration-des-clubs
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GUIDE
Petit guide aux clubs qui souhaitent
se structurer et grandir
CDVB 49 - 2013 / 2014
PRATIQUE
D’AIDE AUX
DIRIGEANTS
DE CLUBS
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CDVB 49 - 2013 / 2014
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SOMMAIRE
La nécessité d’un
bilan avant toute
chose
2.
Des pistes, trucs et
astuces pour
améliorer le
fonctionnement de
son association
CDVB 49 - 2013 / 2014
1.
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1. La nécessité d’un bilan
avant toute chose
Ce petit guide n’est pas une bible ni un sésame, mais il vous offre la possibilité de mieux
appréhender votre association et vous donne quelques astuces pour vous aider dans VOTRE
démarche de développement.
Que vous soyez nouveau dirigeant ou non, joueur ou parent, vous avez forcément un
domaine de compétence où vous êtes à l’aise. Nous essayerons ici de vous aider sur les
domaines où vous l’êtes un peu moins….
A. VOICI UN FORMULAIRE D’AIDE AU DIAGNOSTIC
1.
ORGANISATION INTERNE : (COMPLÉTEZ PAR LES NOMS)
Président
Trésorier
Correspondant général (référent CD)
Secrétariat licence
Secrétariat planning
Secrétariat club (CR réunion – courriers
divers)
Communication interne et externe : journal
du club - presse – journal communal – infos
comités…
Référent
technique
Référent
formation
Référent arbitrage
Référent matériel
Référent salle
Référent bar
Référent
sponsoring
Référent festivités
Conseil Administration : qui ? … Bureau Directeur : ……….
………..
Nombre de Commissions :
Réunions : Fréquence, Lieux (neutre, chez qqun),Qui, Planning sur l’année,
Invitation : combien de temps avant -
planning des tâches annuelles -
Règlement intérieur existant ?
Questions : quel manque recenser ? Quelles compétences rechercher ?
Y a-t-il un turn-over des bénévoles ?
Note :
/5
CDVB 49 - 2013 / 2014
Mais par où commencer ? Et bien par un bilan, simple et clair à remplir à plusieurs et
ensemble, afin de créer, en plus de réponses exhaustives, un débat autour des points de vue
de chacun, et également recenser les compétences des différents acteurs de votre structure.
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•
COMMUNICATION
Journal du club
Site internet
Fichier SMS - mail
Calendrier du club
Photos des équipes
•COMMUNICATION INTERNE AU CLUB
compte rendus
réunion
invitation aux familles
pour les moments forts du
vers tous les
club
licenciés
invitation aux formations
arbitres
invitation aux portes
ouvertes
vers les dirigeants infos comité,
spécifiquement
ligue, Fédé
autres
autres
Objectifs : cohésion de
l’équipe
dirigeante,
développement du sentiment
d’appartenir à une équipe,
amplification de la solidarité.
Responsabiliser la gestion du
club.
Objectifs : cohésion du club,
implication
du
plus
grand nombre (au moins en
spectateurs), développement du
sentiment d’appartenir à un
club,
développement
de
l’identité club.
Notez sur une échelle de 1
institutionnels :
Relations avec Mairie :
Relations avec Comité :
Relations avec clubs du 49 :
à 5 vos relations avec vos partenaires
0
0
0
1
1
1
2
2
2
3
3
3
4
4
4
5
5
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journal interne
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•
COMMUNICATION EXTERNE
programme des matchs à
domicile
annonce des moments forts :
galette, vœux, tournois, repas
publics…
annonce portes ouvertes
presse
annonce permanences
inscriptions.
annonce des moments forts : galette,
vœux, tournois, repas publics…
annonce portes ouvertes
journal de la
ville (ou site
internet)
annonce d’un match particulier :
match de coupe
annonce des moments forts : galette, vœux,
tournois, repas publics…
mais aussi un article présentant une équipe,
un joueur, un match particulier
affichage
commerce,
salles de sport,
panneaux ville
programme des matchs à domicile
CDVB 49 - 2013 / 2014
annonce grande manifestation
Festyvolley,…
annonce permanences inscriptions.
annonces évènementielles
Objectifs : visibilité du club par rapport aux habitants, mais aussi par
rapport aux décideurs (Mairie, Communauté de communes, CG), de
ses actions et animations tout au long de l’année. Cela permet de
valoriser le club auprès des partenaires et lors de demandes de
nouveaux créneaux de salle, de subventions, d’équipements…
•COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE : SITE INTERNET – RÉSEAUX
SOCIAUX
QUESTIONS : DANS LA COMM, EST CE QUE L’ON PARLE DES BÉNÉVOLES
LES MET-ON EN VALEUR ? LEUR DONNE T-ON LA PAROLE ? EST-CE
DIFFICILE DE TROUVER LES COMPÉTENCES
Note :
/5
?
?
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3.
ORGANISATION TECHNIQUE
formation CD Arbitre Jeune
groupe entraîneurs : tutorat,
formation, échanges,
formation CD Arbitre seniors
indemnités entraîneurs
formation jeunes arbitres
interne (marque)
abonnement revues techniques
resp arbitrage salle
stage de rentrée, de vacances,
portes ouvertes
suivi arbitres (référent)
Objectifs
:
Suivi
des
formations, des formés.
Accompagnement jeunes.
Constitution d’une équipe de
techniciens et d’arbitres
QUESTION : PLACE DES BÉNÉVOLES
Note :
4.
NON TECHNICIENS
?
/5
Convivialité- Festivités
repas et soirée dirigeants
(bureau, entraîneurs,
arbitres officiels,
responsable équipe
sortie jeunes arbitres
galette des rois ou autres soirées
tournois interne, loisirs jeunes,
loisirs adultes, compet, haut
niveau…
soirées jeunes
QUESTION : VALORISATION,
Note :
/5
CONVIVIALITÉ, RECONNAISSANCE
CDVB 49 - 2013 / 2014
valorisation arbitre (tenue,
indemnité, repas fin d'année ou
sortie…)
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5.
Formation Dirigeants - Bénévoles
licence bénévole pour les
resp équipes, bar
rôle du responsable
d’équipes
réunion de rentrée de
chaque resp avec l’équipe
formation nouvelles règles
formation remplissage feuilles de
match
mettre à dispo modèles calendrier
match, déplacements…
Formation pour les responsables d’équipes, de salles
Feuille de route pour responsable : bar, salles, match, arbitre
Note :
6.
/5
Logistique
Commande maillots, shorts, ballons,…
Matériel sportif
Pharmacie
Matériel bars
Note :
7.
Remise aux joueurs, aux responsables d’équipe
avec liste cosignée
Inventaires, gestion renouvellement/achat
quel fonctionnement, en libre service ou non, qui
se réapprovisionne, strap pour tous ou non
réappro, gestion liste de bénévoles, affichettes
prix
/5
Sponsoring
Recherche de partenaires pour lots, pour partenariat financier, pour publicité
QUESTION : DANS LE CADRE DU SPONSORING SPORTIF, LES ENTREPRISES PRENNENT SOIN
DE CHOISIR LE OU LES DOMAINES SPORTIFS QU’ILS VEULENT SOUTENIR EN FONCTION DES
VALEURS VÉHICULÉES PAR CEUX-CI : QUELLES SONT LES VÔTRES ?
Note :
/5
CDVB 49 - 2013 / 2014
QUESTION : FORMER POUR FACILITER LA TÂCHE DES BÉNÉVOLES, METTRE À DISPOSITION TOUTES
LES INFOS DONT ILS ONT BESOIN, FACILITER L’ARRIVÉE DE NOUVEAUX BÉNÉVOLES AVEC DES
POINTS DE REPÈRES.
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B. L’analyse
Une fois le bilan effectué, vous devez l’analyser. Vous avez noté de 0 à 5 chacun
des items dans votre analyse.
Organisation interne
Ensuite, reportez vos résultats sur le graphique ci-dessous :
Ce bilan en étoile vous permet de voir vos secteurs performants et vos
secteurs à améliorer.
Il peut être un élément support pour orienter vos axes de développement et
prioriser vos actions dans le temps, dans le cadre de la réalisation ou la
refonte de votre projet associatif. (NB : celui-ci est devenu incontournable à
toute association demandant des subventions.)
Il existe d’autre outils d’analyse :
-
Le guide du développeur (FFHB) plus complet mais également plus lourd
à remplir :
http://extranet.ffvb.org/data/Files/documents/dirigeants/guide_du_develop
peur.pdf
-
Le site internet du CNAR : Centre National d’Appui et de Ressources du
Sport dans la boite à outils : http://cnar-sport.franceolympique.com
Il est bon de réactualiser votre bilan au moins tous les deux ans, afin d’avoir
un retour sur les actions menées.
CDVB 49 - 2013 / 2014
Echelle à 5 niveaux
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2. Des pistes, trucs et astuces
pour améliorer le
fonctionnement de son asso
Afin de garder une cohérence par rapport au premier chapitre, nous avons gardé l’ordre des
items développés précédemment. Vous n’avez qu’à cliquer sur le thème que vous souhaitez
pour aller directement à la page correspondante.
Sponsoring
Communication
Logistique
Organisation
Technique
Convivialité /
Festivité
CDVB 49 - 2013 / 2014
Organisation
interne
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1.ORGANISATION INTERNE
Il s’agit de bien définir les tâches et leur place dans le temps,
De prendre en compte les compétences de chacun,
De savoir précisément les rôles de chacun. (indispensable pour que les bénévoles se sentent
utiles et s’investissent !).
Outils Clés :
•
Faites un organigramme :
Président
secrétaire
Trésorier adj
Secrétaire adj
Responsable
senior
Responsable
salle
Secrétaire
planning salle
•
•
Établissez des fiches, même succinctes, pour savoir qui remplit la pharmacie, qui prévient les
parents en cas de changement de match, comment: mail ou téléphone….
Exemple :
Tâches principales du Secrétariat
Diffusion au Trésorier : ƒBordereau des adhésions. ƒ
Monique
Règlements des adhésions. Toutes pièces comptables.
Diffusion au Correspondant club ou équipe :ƒCertificats médicaux. ƒ
Fiches d’inscription Jeunes en Compétition.
Diffusion au Webmaster : Tout document susceptible d’être mis
sur le site web suivant approbation du Président. Compte-rendu
de réunion de CA approuvé pour diffusion
Diffusion au Président : Tout document relatif au Ticket-Sport-Culture-Loisirs.
Tout document relatif aux Allocations Familiales. Tout document
des instances et partenaires.
•
Rédaction des comptes rendus de réunion du CA.
Tenue à jour du listing des Adhérent(e)s.
Diffusion du listing des Adhérent(e)s aux Membres du Bureau.
Etablissement d’un reçu pour chaque Adhérent(e)s et diffusion de celui-ci.
Mise à jour du panneau d’affichage relatif à la vie de l’Association.
Gislaine
Priorisez les actions (ex ici)
Établissez un règlement intérieur qui spécifie les tâches de chacun (l’exemple en lien est pour les
membres du Bureau mais peut être également étendu aux licenciés du clubs) : http://gp.n.chezalice.fr/Doc/procedure_asttc.pdf (outil élaboré par un club de tennis).
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trésorier
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2.COMMUNICATION
Il s’agit ici de créer une synergie autour du club : de ces valeurs, son projet, ses
objectifs,
De se faire connaitre et de mieux connaitre son environnement ,
D’avoir un message clair simple et cohérent.
Outils Clés :
•
•
•
Internet : site internet, Newsletters, E-mailing, Réseaux sociaux
Relations presses : connaissez votre correspondant local (Communiqués de presse,
Dossiers de presse)
Autres : cartes de vœux, invitations, mailing.
Principes clés :
•
•
•
•
Ayez une unicité dans les visuels : utilisez la même police de caractère, les mêmes
couleurs, utilisez des modèles de documents toujours identiques (Ex : le VBNantes
va
jusqu’à
avoir
ses
sièges
assortis
aux
couleurs
du
club
!)
http://www.volleyballnantes.com
Constituez-vous un réseau (bénévoles, partenaires, institutionnels, médias) et
informez-le de la vie du club régulièrement.
Adaptez votre communication à votre environnement et à vos ambitions (un panneau
dans une salle, ou une information dans le bulletin communale peut être une très
bonne solution pour des petits clubs…).
Documentations détaillées :
http://www.athle.com/pdf/serviceclubs/OUTILS-DE-COM.pdf
http://www.evenements-sportifs.com/ffta-fr/doc/3_2_dossier_Media.pdf
•
Sites de créations de logos :
http://www.freelogoservices.com
https://logotypemaker.com
http://www.logofactoryweb.com/
CDVB 49 - 2013 / 2014
•
Charte graphique (logo, couleurs du club):
http://fr.wikipedia.org/wiki/Charte_graphique
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3.ORGANISATION TECHNIQUE
Il s’agit d’organiser, valoriser et suivre le travail des encadrants, arbitres,
marqueurs, responsables de salle,
De former et d’informer ce « staff » technique,
De valoriser le travail fourni et l’investissement donné.
Outils Clés :
•
•
•
Instaurez un calendrier technique général du club et insérez-y les dates, lieux et type
de formations et diffusez le livret de formation technique du CDVB49 :
http://www.calameo.com/read/001674327e08a49f3e9b4
Réunissez l’équipe Technique et l’équipe Arbitrale pour échanger sur leurs
pratiques, partager leurs réussites et leurs difficultés, encouragez le tutorat pour les
nouveaux entraineurs et/ou arbitres,
Valoriser les entraineurs et les arbitres en public lors des temps forts : assemblée
générale, Distinctions Fédérales, Distinctions DDCS…
4.CONVIVIALITÉ
Il s’agit ici de tisser des liens entre les différents membres du club afin de créer un
lieu où l’on est bien.
Organiser des moments d’échanges soit autour de l’activité Volley (tournoi à la
mêlée, entrainements intergénérationnels) soit autour d’autres activités : sortie
rando, repas de Noël…
Recevoir les équipes adverses comme il se doit permet de garantir un climat amical
et serein, surtout pour les équipes de jeunes.
Outils Clés :
-
Mettez en place une commission « Animation » chargée d’élaborer un planning des
manifestations en relation avec les autres associations et la mairie,
-
Organisez un évènement qui rassemble tout le club : sortie match Pro, tournoi
interne… sans but « lucratif », juste pour le plaisir !
CDVB 49 - 2013 / 2014
•
Formalisez un projet sportif et partagez-le avec l’équipe technique. Faites un point
en demie saison pour constater l’évolution réalisée par rapport au projet. Adaptez le
projet sportif chaque année Ex : http://uscm.fr/le-club/organisation-technique.htm
Slide 14
•
Pensez à fêter l’anniversaire de vos bénévoles engagés. Souhaitez leur fête ou
tout évènement !
•
Organisez une bourse aux vêtements de sports,
•
Organisez une sortie dans un parc d’attraction en fin d’année pour les jeunes,
•
Animez votre Assemblée Générale avec un repas en clôture ou une diffusion de
match de Volley sur grand écran, ou une intervention extérieure sur un thème
choisi…
5.LOGISTIQUE
Il s’agit ici de permettre un bon fonctionnement général lors des matchs ou des
animations du club.
De décharger le staff technique impliqué dans la logistique purement sportive.
De définir dès le début d’année les besoins matériels et humains afin d’anticiper et
de ne pas être pris au dépourvu.
Outils Clés:
-
Etablissez un inventaire du matériel et tirez-en une liste des besoins et des coûts :
ballons, maillots, chasubles, filets, pharmacie….
-
Planifiez très tôt les matchs du week-end :
organisez les déplacements (minibus, voitures, parents),
à domicile: listez les ressources disponibles et affecter-les aux différentes tâches :
table de marque (chronométrage, secrétariat, feuille de match), responsable salle,
arbitres jeunes pour arbitrage plateaux, boisson pour équipes et arbitres, buvette et
goûters, etc…
Le but est que les entraineurs n’aient que la partie technique (sportive) à gérer.
Vous pouvez pour cela utiliser :
Google agenda: ex : http://www.cholet-volley.com/?page_id=75
Créez des adresses mails génériques type « [email protected] » de sorte que, si le
correspondant change, les mails arrivent toujours à destination du référent.
Dissociez les agendas par catégories: arbitres / entrainements / responsable ouverture /
fermeture de salle / accompagnateurs / responsable buvette….
AFFICHEZ LES PLANNINGS TOUJOURS AUX MEMES LIEUX AFIN QUE CHACUN
CONSERVE LA MEME HABITUDE.
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6.SPONSORING
Il s’agit ici de trouver les moyens de vos ambitions !
D’être soutenu financièrement / matériellement par des entreprises locales.
Tisser un réseau de connaissances permettant d’accroitre sa notoriété, sa
représentativité au niveau local.
Outils Clés :
•
•
De nombreuses publications existent dans le domaine. Nous en avons sélectionné 2,
claires et simples, afin de vous aider à la mise en place :
Sur le sponsoring ou partenariat : http://www.lesport35.com/cdos/extranet/partenaires/recherchesponsors.pdf
Sur le mécénat :
http://www.lrset.org/uploads/GED/finance/Fiche_pratique_Mecenat.pdf
-
Différence entre Sponsoring et Mécénat : le mécénat est fiscalement considéré
comme un don. Les entreprises peuvent déduire 60 % du don de leur impôt sur les
sociétés (ou impôts sur les bénéfices) dans la limite de 5 ‰ de leur chiffre d’affaires.
Le mécénat se distingue du parrainage (ou sponsoring) par la notion de contrepartie.
-
Des sites mettant en relation sponsors et clubs : Site de financements participatifs
sur un projet, un évènement… :
-
http://sponsorise.me/
-
http://fr.ulule.com/
-
http://forum.alloprod.com/
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•
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Pour tout renseignement
complémentaire, vous pouvez joindre :
Le Comité Départemental 49
de Volley-Ball
Email : [email protected]
Site internet : ww.comitevolley49.com
Page Facebook :
https://www.facebook.com/comitevolley.volley
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Maison des Sports
7 rue Pierre de Coubertin
BP 43527
49136 Les Ponts-de-Cé
Tél : 02 41 79 49 87
GUIDE
Petit guide aux clubs qui souhaitent
se structurer et grandir
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PRATIQUE
D’AIDE AUX
DIRIGEANTS
DE CLUBS
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SOMMAIRE
La nécessité d’un
bilan avant toute
chose
2.
Des pistes, trucs et
astuces pour
améliorer le
fonctionnement de
son association
CDVB 49 - 2013 / 2014
1.
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1. La nécessité d’un bilan
avant toute chose
Ce petit guide n’est pas une bible ni un sésame, mais il vous offre la possibilité de mieux
appréhender votre association et vous donne quelques astuces pour vous aider dans VOTRE
démarche de développement.
Que vous soyez nouveau dirigeant ou non, joueur ou parent, vous avez forcément un
domaine de compétence où vous êtes à l’aise. Nous essayerons ici de vous aider sur les
domaines où vous l’êtes un peu moins….
A. VOICI UN FORMULAIRE D’AIDE AU DIAGNOSTIC
1.
ORGANISATION INTERNE : (COMPLÉTEZ PAR LES NOMS)
Président
Trésorier
Correspondant général (référent CD)
Secrétariat licence
Secrétariat planning
Secrétariat club (CR réunion – courriers
divers)
Communication interne et externe : journal
du club - presse – journal communal – infos
comités…
Référent
technique
Référent
formation
Référent arbitrage
Référent matériel
Référent salle
Référent bar
Référent
sponsoring
Référent festivités
Conseil Administration : qui ? … Bureau Directeur : ……….
………..
Nombre de Commissions :
Réunions : Fréquence, Lieux (neutre, chez qqun),Qui, Planning sur l’année,
Invitation : combien de temps avant -
planning des tâches annuelles -
Règlement intérieur existant ?
Questions : quel manque recenser ? Quelles compétences rechercher ?
Y a-t-il un turn-over des bénévoles ?
Note :
/5
CDVB 49 - 2013 / 2014
Mais par où commencer ? Et bien par un bilan, simple et clair à remplir à plusieurs et
ensemble, afin de créer, en plus de réponses exhaustives, un débat autour des points de vue
de chacun, et également recenser les compétences des différents acteurs de votre structure.
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•
COMMUNICATION
Journal du club
Site internet
Fichier SMS - mail
Calendrier du club
Photos des équipes
•COMMUNICATION INTERNE AU CLUB
compte rendus
réunion
invitation aux familles
pour les moments forts du
vers tous les
club
licenciés
invitation aux formations
arbitres
invitation aux portes
ouvertes
vers les dirigeants infos comité,
spécifiquement
ligue, Fédé
autres
autres
Objectifs : cohésion de
l’équipe
dirigeante,
développement du sentiment
d’appartenir à une équipe,
amplification de la solidarité.
Responsabiliser la gestion du
club.
Objectifs : cohésion du club,
implication
du
plus
grand nombre (au moins en
spectateurs), développement du
sentiment d’appartenir à un
club,
développement
de
l’identité club.
Notez sur une échelle de 1
institutionnels :
Relations avec Mairie :
Relations avec Comité :
Relations avec clubs du 49 :
à 5 vos relations avec vos partenaires
0
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journal interne
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COMMUNICATION EXTERNE
programme des matchs à
domicile
annonce des moments forts :
galette, vœux, tournois, repas
publics…
annonce portes ouvertes
presse
annonce permanences
inscriptions.
annonce des moments forts : galette,
vœux, tournois, repas publics…
annonce portes ouvertes
journal de la
ville (ou site
internet)
annonce d’un match particulier :
match de coupe
annonce des moments forts : galette, vœux,
tournois, repas publics…
mais aussi un article présentant une équipe,
un joueur, un match particulier
affichage
commerce,
salles de sport,
panneaux ville
programme des matchs à domicile
CDVB 49 - 2013 / 2014
annonce grande manifestation
Festyvolley,…
annonce permanences inscriptions.
annonces évènementielles
Objectifs : visibilité du club par rapport aux habitants, mais aussi par
rapport aux décideurs (Mairie, Communauté de communes, CG), de
ses actions et animations tout au long de l’année. Cela permet de
valoriser le club auprès des partenaires et lors de demandes de
nouveaux créneaux de salle, de subventions, d’équipements…
•COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE : SITE INTERNET – RÉSEAUX
SOCIAUX
QUESTIONS : DANS LA COMM, EST CE QUE L’ON PARLE DES BÉNÉVOLES
LES MET-ON EN VALEUR ? LEUR DONNE T-ON LA PAROLE ? EST-CE
DIFFICILE DE TROUVER LES COMPÉTENCES
Note :
/5
?
?
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3.
ORGANISATION TECHNIQUE
formation CD Arbitre Jeune
groupe entraîneurs : tutorat,
formation, échanges,
formation CD Arbitre seniors
indemnités entraîneurs
formation jeunes arbitres
interne (marque)
abonnement revues techniques
resp arbitrage salle
stage de rentrée, de vacances,
portes ouvertes
suivi arbitres (référent)
Objectifs
:
Suivi
des
formations, des formés.
Accompagnement jeunes.
Constitution d’une équipe de
techniciens et d’arbitres
QUESTION : PLACE DES BÉNÉVOLES
Note :
4.
NON TECHNICIENS
?
/5
Convivialité- Festivités
repas et soirée dirigeants
(bureau, entraîneurs,
arbitres officiels,
responsable équipe
sortie jeunes arbitres
galette des rois ou autres soirées
tournois interne, loisirs jeunes,
loisirs adultes, compet, haut
niveau…
soirées jeunes
QUESTION : VALORISATION,
Note :
/5
CONVIVIALITÉ, RECONNAISSANCE
CDVB 49 - 2013 / 2014
valorisation arbitre (tenue,
indemnité, repas fin d'année ou
sortie…)
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5.
Formation Dirigeants - Bénévoles
licence bénévole pour les
resp équipes, bar
rôle du responsable
d’équipes
réunion de rentrée de
chaque resp avec l’équipe
formation nouvelles règles
formation remplissage feuilles de
match
mettre à dispo modèles calendrier
match, déplacements…
Formation pour les responsables d’équipes, de salles
Feuille de route pour responsable : bar, salles, match, arbitre
Note :
6.
/5
Logistique
Commande maillots, shorts, ballons,…
Matériel sportif
Pharmacie
Matériel bars
Note :
7.
Remise aux joueurs, aux responsables d’équipe
avec liste cosignée
Inventaires, gestion renouvellement/achat
quel fonctionnement, en libre service ou non, qui
se réapprovisionne, strap pour tous ou non
réappro, gestion liste de bénévoles, affichettes
prix
/5
Sponsoring
Recherche de partenaires pour lots, pour partenariat financier, pour publicité
QUESTION : DANS LE CADRE DU SPONSORING SPORTIF, LES ENTREPRISES PRENNENT SOIN
DE CHOISIR LE OU LES DOMAINES SPORTIFS QU’ILS VEULENT SOUTENIR EN FONCTION DES
VALEURS VÉHICULÉES PAR CEUX-CI : QUELLES SONT LES VÔTRES ?
Note :
/5
CDVB 49 - 2013 / 2014
QUESTION : FORMER POUR FACILITER LA TÂCHE DES BÉNÉVOLES, METTRE À DISPOSITION TOUTES
LES INFOS DONT ILS ONT BESOIN, FACILITER L’ARRIVÉE DE NOUVEAUX BÉNÉVOLES AVEC DES
POINTS DE REPÈRES.
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B. L’analyse
Une fois le bilan effectué, vous devez l’analyser. Vous avez noté de 0 à 5 chacun
des items dans votre analyse.
Organisation interne
Ensuite, reportez vos résultats sur le graphique ci-dessous :
Ce bilan en étoile vous permet de voir vos secteurs performants et vos
secteurs à améliorer.
Il peut être un élément support pour orienter vos axes de développement et
prioriser vos actions dans le temps, dans le cadre de la réalisation ou la
refonte de votre projet associatif. (NB : celui-ci est devenu incontournable à
toute association demandant des subventions.)
Il existe d’autre outils d’analyse :
-
Le guide du développeur (FFHB) plus complet mais également plus lourd
à remplir :
http://extranet.ffvb.org/data/Files/documents/dirigeants/guide_du_develop
peur.pdf
-
Le site internet du CNAR : Centre National d’Appui et de Ressources du
Sport dans la boite à outils : http://cnar-sport.franceolympique.com
Il est bon de réactualiser votre bilan au moins tous les deux ans, afin d’avoir
un retour sur les actions menées.
CDVB 49 - 2013 / 2014
Echelle à 5 niveaux
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2. Des pistes, trucs et astuces
pour améliorer le
fonctionnement de son asso
Afin de garder une cohérence par rapport au premier chapitre, nous avons gardé l’ordre des
items développés précédemment. Vous n’avez qu’à cliquer sur le thème que vous souhaitez
pour aller directement à la page correspondante.
Sponsoring
Communication
Logistique
Organisation
Technique
Convivialité /
Festivité
CDVB 49 - 2013 / 2014
Organisation
interne
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1.ORGANISATION INTERNE
Il s’agit de bien définir les tâches et leur place dans le temps,
De prendre en compte les compétences de chacun,
De savoir précisément les rôles de chacun. (indispensable pour que les bénévoles se sentent
utiles et s’investissent !).
Outils Clés :
•
Faites un organigramme :
Président
secrétaire
Trésorier adj
Secrétaire adj
Responsable
senior
Responsable
salle
Secrétaire
planning salle
•
•
Établissez des fiches, même succinctes, pour savoir qui remplit la pharmacie, qui prévient les
parents en cas de changement de match, comment: mail ou téléphone….
Exemple :
Tâches principales du Secrétariat
Diffusion au Trésorier : ƒBordereau des adhésions. ƒ
Monique
Règlements des adhésions. Toutes pièces comptables.
Diffusion au Correspondant club ou équipe :ƒCertificats médicaux. ƒ
Fiches d’inscription Jeunes en Compétition.
Diffusion au Webmaster : Tout document susceptible d’être mis
sur le site web suivant approbation du Président. Compte-rendu
de réunion de CA approuvé pour diffusion
Diffusion au Président : Tout document relatif au Ticket-Sport-Culture-Loisirs.
Tout document relatif aux Allocations Familiales. Tout document
des instances et partenaires.
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Rédaction des comptes rendus de réunion du CA.
Tenue à jour du listing des Adhérent(e)s.
Diffusion du listing des Adhérent(e)s aux Membres du Bureau.
Etablissement d’un reçu pour chaque Adhérent(e)s et diffusion de celui-ci.
Mise à jour du panneau d’affichage relatif à la vie de l’Association.
Gislaine
Priorisez les actions (ex ici)
Établissez un règlement intérieur qui spécifie les tâches de chacun (l’exemple en lien est pour les
membres du Bureau mais peut être également étendu aux licenciés du clubs) : http://gp.n.chezalice.fr/Doc/procedure_asttc.pdf (outil élaboré par un club de tennis).
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trésorier
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2.COMMUNICATION
Il s’agit ici de créer une synergie autour du club : de ces valeurs, son projet, ses
objectifs,
De se faire connaitre et de mieux connaitre son environnement ,
D’avoir un message clair simple et cohérent.
Outils Clés :
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Internet : site internet, Newsletters, E-mailing, Réseaux sociaux
Relations presses : connaissez votre correspondant local (Communiqués de presse,
Dossiers de presse)
Autres : cartes de vœux, invitations, mailing.
Principes clés :
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Ayez une unicité dans les visuels : utilisez la même police de caractère, les mêmes
couleurs, utilisez des modèles de documents toujours identiques (Ex : le VBNantes
va
jusqu’à
avoir
ses
sièges
assortis
aux
couleurs
du
club
!)
http://www.volleyballnantes.com
Constituez-vous un réseau (bénévoles, partenaires, institutionnels, médias) et
informez-le de la vie du club régulièrement.
Adaptez votre communication à votre environnement et à vos ambitions (un panneau
dans une salle, ou une information dans le bulletin communale peut être une très
bonne solution pour des petits clubs…).
Documentations détaillées :
http://www.athle.com/pdf/serviceclubs/OUTILS-DE-COM.pdf
http://www.evenements-sportifs.com/ffta-fr/doc/3_2_dossier_Media.pdf
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Sites de créations de logos :
http://www.freelogoservices.com
https://logotypemaker.com
http://www.logofactoryweb.com/
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Charte graphique (logo, couleurs du club):
http://fr.wikipedia.org/wiki/Charte_graphique
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3.ORGANISATION TECHNIQUE
Il s’agit d’organiser, valoriser et suivre le travail des encadrants, arbitres,
marqueurs, responsables de salle,
De former et d’informer ce « staff » technique,
De valoriser le travail fourni et l’investissement donné.
Outils Clés :
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•
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Instaurez un calendrier technique général du club et insérez-y les dates, lieux et type
de formations et diffusez le livret de formation technique du CDVB49 :
http://www.calameo.com/read/001674327e08a49f3e9b4
Réunissez l’équipe Technique et l’équipe Arbitrale pour échanger sur leurs
pratiques, partager leurs réussites et leurs difficultés, encouragez le tutorat pour les
nouveaux entraineurs et/ou arbitres,
Valoriser les entraineurs et les arbitres en public lors des temps forts : assemblée
générale, Distinctions Fédérales, Distinctions DDCS…
4.CONVIVIALITÉ
Il s’agit ici de tisser des liens entre les différents membres du club afin de créer un
lieu où l’on est bien.
Organiser des moments d’échanges soit autour de l’activité Volley (tournoi à la
mêlée, entrainements intergénérationnels) soit autour d’autres activités : sortie
rando, repas de Noël…
Recevoir les équipes adverses comme il se doit permet de garantir un climat amical
et serein, surtout pour les équipes de jeunes.
Outils Clés :
-
Mettez en place une commission « Animation » chargée d’élaborer un planning des
manifestations en relation avec les autres associations et la mairie,
-
Organisez un évènement qui rassemble tout le club : sortie match Pro, tournoi
interne… sans but « lucratif », juste pour le plaisir !
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Formalisez un projet sportif et partagez-le avec l’équipe technique. Faites un point
en demie saison pour constater l’évolution réalisée par rapport au projet. Adaptez le
projet sportif chaque année Ex : http://uscm.fr/le-club/organisation-technique.htm
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Pensez à fêter l’anniversaire de vos bénévoles engagés. Souhaitez leur fête ou
tout évènement !
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Organisez une bourse aux vêtements de sports,
•
Organisez une sortie dans un parc d’attraction en fin d’année pour les jeunes,
•
Animez votre Assemblée Générale avec un repas en clôture ou une diffusion de
match de Volley sur grand écran, ou une intervention extérieure sur un thème
choisi…
5.LOGISTIQUE
Il s’agit ici de permettre un bon fonctionnement général lors des matchs ou des
animations du club.
De décharger le staff technique impliqué dans la logistique purement sportive.
De définir dès le début d’année les besoins matériels et humains afin d’anticiper et
de ne pas être pris au dépourvu.
Outils Clés:
-
Etablissez un inventaire du matériel et tirez-en une liste des besoins et des coûts :
ballons, maillots, chasubles, filets, pharmacie….
-
Planifiez très tôt les matchs du week-end :
organisez les déplacements (minibus, voitures, parents),
à domicile: listez les ressources disponibles et affecter-les aux différentes tâches :
table de marque (chronométrage, secrétariat, feuille de match), responsable salle,
arbitres jeunes pour arbitrage plateaux, boisson pour équipes et arbitres, buvette et
goûters, etc…
Le but est que les entraineurs n’aient que la partie technique (sportive) à gérer.
Vous pouvez pour cela utiliser :
Google agenda: ex : http://www.cholet-volley.com/?page_id=75
Créez des adresses mails génériques type « [email protected] » de sorte que, si le
correspondant change, les mails arrivent toujours à destination du référent.
Dissociez les agendas par catégories: arbitres / entrainements / responsable ouverture /
fermeture de salle / accompagnateurs / responsable buvette….
AFFICHEZ LES PLANNINGS TOUJOURS AUX MEMES LIEUX AFIN QUE CHACUN
CONSERVE LA MEME HABITUDE.
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6.SPONSORING
Il s’agit ici de trouver les moyens de vos ambitions !
D’être soutenu financièrement / matériellement par des entreprises locales.
Tisser un réseau de connaissances permettant d’accroitre sa notoriété, sa
représentativité au niveau local.
Outils Clés :
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De nombreuses publications existent dans le domaine. Nous en avons sélectionné 2,
claires et simples, afin de vous aider à la mise en place :
Sur le sponsoring ou partenariat : http://www.lesport35.com/cdos/extranet/partenaires/recherchesponsors.pdf
Sur le mécénat :
http://www.lrset.org/uploads/GED/finance/Fiche_pratique_Mecenat.pdf
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Différence entre Sponsoring et Mécénat : le mécénat est fiscalement considéré
comme un don. Les entreprises peuvent déduire 60 % du don de leur impôt sur les
sociétés (ou impôts sur les bénéfices) dans la limite de 5 ‰ de leur chiffre d’affaires.
Le mécénat se distingue du parrainage (ou sponsoring) par la notion de contrepartie.
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Des sites mettant en relation sponsors et clubs : Site de financements participatifs
sur un projet, un évènement… :
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http://sponsorise.me/
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http://fr.ulule.com/
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http://forum.alloprod.com/
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Pour tout renseignement
complémentaire, vous pouvez joindre :
Le Comité Départemental 49
de Volley-Ball
Email : [email protected]
Site internet : ww.comitevolley49.com
Page Facebook :
https://www.facebook.com/comitevolley.volley
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Maison des Sports
7 rue Pierre de Coubertin
BP 43527
49136 Les Ponts-de-Cé
Tél : 02 41 79 49 87