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Demografische Entwicklung des Rotary Club Rheine

Aufgaben
Clubsekretär/-in

26. März 2011
in PETS u. Distriktversammlung
in Rheine, Otto Koch, Incoming Distriktsekretär 2011/12, RC Rheine,
Distrikt 1870 .


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Aufgaben Clubsekretär/in

Grundlagen:
• Handbuch des Clubsekretärs (229)
(Mappe für Clubamtsträger 2010/13 )
• www.rotary.org und www.rotary 1870.de
(Link: Distriktversammlung und Mitgliederzutritt)
• www.ro-cas.de

und weitere www. Adressen


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Grundsätze, Erfahrungen und
Empfehlungen

Erfüllung der rotarischen Zielsetzungen:
„Der Clubsekretär muss in erster Linie dafür Sorge
tragen, dass die Clubarbeit gut läuft.“
(vgl. Handbuch S. 3, Mitte)

Reibungslose Zusammenarbeit mit dem Präsidenten,
Zeitgerechte Erstellung u. Versand des Protokolls,


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Handhabung der Protokollführung
• Ist es wahr?
• Feststellung der Präsenzen (Ro.Cas.u.S.55MGV)
• Mitplanung des Meetings (Erwartung des
Präsidenten)
• Zusammenarbeit mit allen anderen
Entscheidungsträgern im Club
• Verwalten der Mitgliederdaten
• Protokoll der Meetings, Vorstands- und
Ausschusssitzungen (nach Vereinbarung)
• Der Wochenbericht als strategisches
Führungsmittel


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Handhabung der Protokollführung

Ziele:
Stabilisierung und Steigerung der Präsenz und der
Zufriedenheit

Frage der Ausführlichkeit der Widergabe,
der Stilistik, des Vortrages, einer Feierlichkeit,
Berichtspflichten an R. I. u. Distrikt (vgl. S. 13 ff.
Handbuch Clubsekretär mit ausführl. Erläuterung)


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Einige Einzelheiten:

• Amtsantritt zum 1. Juli (und nach Vereinbarung der
Ämterübergabe)
• Übernahme Glocke, Clubakten, Banner usw.
• Regelung des Archivgutes (Archivar)
• Absprache mit Internetbeauftragten, Pressewart,
Vortragswart usw.
• E-mails: Vorsicht Betrügereien
• Kenntnisse wichtiger Vorhaben u. Empfehlungen von
R. I. ,z.B. Future Vision Plan, Club Leadership Plan,
• Distriktsebene mit Governor u. Beirat (Aufgaben),


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Besuch des Governors ...

• Besuch des Governors, (Vorstand u.Meeting),
• Vorstellung, Besprechung und Verteilung des
Governorbriefes (monatlich),
• Veranstaltungen auf Distriktsebene – Hinweise geben
auf Besuch der Seminare, Regionalmeetings, (Intercity – Meetings), Ausbildung des rotarischen Führungspersonals, PETS u. Distriktkonferenz, usw. ,
• Halbjahrestreffen des Governors mit den Präsidenten
immer Anfang Januar im Distrikt,


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Rotary – Embleme...

• Regelmässiges Lesen des Rotary – Magazins,
• Rotary – Embleme, Regelungen zur Anwendung, Farben,
• Fotos (Überarbeitung),
• Monatliches Passwort …Mitgliederbereich auf www.
rotary.de , ( jetzt ackerbau 11 , S.111 Märzheft, dort
unter Kontaktadressen),
• Jahresmotto des R. I. Präsidenten, Veröffentlichung
in der zweiten Hälfte Januar (jährl.),


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Clubversammlungen,
Halbjahresberichte...
• Aktualisierungen Clubdaten, Mitgliederdaten usw.
• Einladungen Vorstandssitzungen, Clubversammlungen, Einhaltungen Formen u. Fristen usw.
• Wahl des neuen Vorstandes (Frist Ende Dezember),
• Meldungen an R. I. und Governor,
• Angaben für das „Official Directory“(bis zum 31. 12.),
• Halbjahresberichte zum 1. Juli und zum 1. Dezember, vgl. …rotary.org „Mitgliederzutritt“ u.Tabelle S.
13 u. S. 14 Erläuterungen dazu fortlfd. im Handbuch
Clubsekretär usw. ,


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Jahresbericht mit Präsenzergebnis u.
Programmverlauf.
• Erledigung der Korrespondenz (intern/extern), auch
in Absprache mit dem Präsidenten,
• Präsenzbestätigungen,
• Einrichtung der „Stallwache“,
• Handhabung des Textes des Vortrages, z. B. zur
Mitteilung am Wochenbericht, zum Archiv, usw.
• bei Gast - Vorträgen (Dank, Präsent usw.)
• Jahresbericht mit Präsenzergebnis und Programmverlauf , auch halbjährlicher Bericht ( ! )