Transcript Muhasebe ve Mali İşler - Makina Mühendisleri Odası
Slide 1
MUHASEBE ve MALİ İŞLER
Slide 2
TMMOB
MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI
Anayasa’nın 135.maddesinde
tanımlanan 66 ve 85 sayılı KHK ve 7303 sayılı
yasa ile değişik 6235 sayılı yasaya göre
kurulmuş kamu kurumu niteliğinde bir
meslek kuruluşudur.
Oda Merkezi Ankara‘dadır. Yetkili organların
kararı ile, şube ve temsilcilikler açılır.
Slide 3
Makina Mühendisleri Odası tüm örgütünün mali işleri
Oda mali işler yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür.
Odanın mali işlemleri aşağıda belirtilen dört ana grupta
toplanmıştır.
1. Bütçe Hazırlanması ve Uygulanması,
2. Muhasebe İşlemleri,
3. Satın Alma İşlemleri,
4. Ambar İşlemleri,
Slide 4
1. BÜTÇE
• Oda gelir ve giderleri, tüm Oda örgütünü kapsayacak
şekilde hazırlanan ve genel kurulca kabul edilen Oda
bütçesi ile düzenlenir.
• Bütçe tasarısı, bir sene önceki fiili gelir ve giderler ile o
yıl için yapılması öngörülen hizmetler dikkate alınarak,
tahmini gelir ve gider belirlenmesi yoluyla Oda Yönetim
Kurulu‘nca Ocak ayı sonuna kadar hazırlanır.
• Temsilcilikler için gider bütçesi yapılmaz. Bunların tüm
giderleri bağlı bulundukları Şube gider bütçelerindeki
ödenekten karşılanır. Temsilcilikçe yapılan giderler Şube
Yönetim Kurulu onayına sunulmak üzere karar ekinde
Şubeye gönderilir.
Slide 5
•
Oda Genel Kurulunda onaylanan bütçe 1 Ocak tarihi
itibariyle yürürlüğe girer.
•
Bütçe dönemi, muhasebe dönemsellik kavramı gereğince
bir takvim yılıdır.
•
Şube bütçesinden harcama yapma yetkisi, yönetmelik
gereğince Şube Yönetim Kurullarındadır. Bu yetki satın
almalar için geçerli değildir.
•
Gelir ve gider bütçesi olmak üzere iki ana gruptan oluşur.
Slide 6
Gelir Bütçesi;
Gelir Bütçesi, aşağıdaki bölüm ve maddelerden oluşur:
1. Üye Kayıt ve Ödenti Gelirleri
2. Belge ve Hizmet Karşılığı Gelirler
3. Yayın Satış Gelirleri
4. Yayın İlan ve Reklam Gelirleri
5. Kira Gelirleri
6. Banka ve Faiz Gelirleri
7. Geleneksel Gece Gelirleri
8. Sair Gelirler
Slide 7
Gider Bütçesi;
Gider Bütçesi aşağıdaki bölüm ve maddelerden oluşur.
1. Personel Giderleri
2. Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler
3. Çeşitli Giderler
4. Yönetim Giderleri
kalemlerinden oluşur.
Slide 8
• Zaman içerisinde ortaya çıkacak gelişmelerin getireceği
gereksinim durumunda gelir ve gider bütçelerine Merkez
Yönetim Kurulu tarafından yeni bölüm ve maddeler
eklenebilir.
• Merkez adına yapılan ödemeler (Demirbaş alımları,
Yolluk ödemeleri ve Yayın Giderleri) ile Merkez Nakit
ödemeleri Oda bütçesinin eki olarak Genel Kurul‘un
onayına sunulur.
Slide 9
2. MUHASEBE İŞLEMLERİ
• Oda muhasebe kayıtları merkezi sisteme göre düzenlenir.
•
Şube tarafından yapılan muhasebe kayıtları her ay
sonunda Oda Merkezine aktarılır.
• Ana kayıtlar Oda Merkezinde toplanır ve yapılır.
• Oda Merkezi ve Şubelerde tekdüzen hesap planı uygulanır.
Slide 10
DEFTERLER;
Şube de tutulan defterler ;
1. Defter-i Kebir (Büyük Defter)
2. Yevmiye Defteri
3. Kasa Defteri
4. Demirbaş Defteri
İl ve İlçe Temsilciliklerinde kasa defteri tutulması zorunlu
olup, diğer defterlerden hangisinin tutulması gerektiğini,
gereksinim halinde Oda Yönetim Kurulu‘nca karar verilir.
Slide 11
BASILI KAĞITLAR
Oda‘nın Merkez, Şubeleri, İl / İlçe Temsilcilikleri ve Mesleki
Denetim Bürolarında muhasebe kayıtlarına esas olmak
Üzere aşağıdaki basılı kağıtlar kullanılır.
• Tahsilat Fişi
(Üst nüshası makbuz olarak, ikinci nüshası kasa tahsil
fişi, üçüncü nüshası da dosya kontrol fişi olarak
kullanılır.)
• Tediye Fişi
(Üst nüshası makbuz olarak, ikinci nüshası kasa tediye
fişi, üçüncü nüshası da dosya kontrol fişi olarak
kullanılır.)
Slide 12
•
•
•
•
•
•
•
•
Mahsup fişi
Kasa Kontrol Föyü
Aylık Mizan
Yıllık Kesin Mizan
Çek/Senet Tahsil Bordrosu
Çek/Senet Tevdi Bordrosu
Fatura
Gider Pusulası
• Bu basılı kağıtlardan tümü Oda Merkezinde ve Şubelerde
kullanılır.
• Fişlerin, biçim, nüsha ve adetleri Oda Yönetim Kurulunca
saptanır. Merkez, Şube, İl/İlçe Temsilciliklerinde
kullanılacak basılı kağıtlar Oda Yönetim Kurulu‘nca
Merkez, Şube ve İl /İlçe Temsilciliklerinde ilgili
personellere zimmetli olarak dağıtılır.
Slide 13
Slide 14
Slide 15
Slide 16
Slide 17
• Tahsilat Fişi ; Kasaca yapılan her türlü nakit tahsilat için
kullanılır.
• Tediye Fişi ; Nakden yapılacak ödemelerde kullanılır.
• Fatura ; Odanın yapacağı satış işlemlerinde nakit tahsilat
ve cari hesaplar için kullanılır.
• Mahsup Fişi ; Kasayı ilgilendirmeyen işlemlerin
muhasebeleştirilmesinde kullanılır.
• Kasa Kontrol Föyü ; İl ve İlçe Temsilciliklerince kasadan
günlük olarak yapılan ödeme ve tahsilat kaydı için
kullanılır. Temsilcilik Yürütme Kurulu Sekreter ve
Sayman Üyece kontrol edilip imza edilerek kasa hesabına
yapılacak kayıtlarda esas alınır.
Slide 18
• Aylık Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek üzere
düzenlenir. Sayman Üyenin imzası ile izleyen ayın 10‘una kadar Oda
Merkezine gönderilir.
• Yıllık Kesin Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek
üzere Ocak ayı içerisinde düzenlenir. Şubeler yıl sonunda
düzenledikleri yıllık kesin mizan cetvelini Ocak ayının 15‘ine kadar
Oda Merkezine gönderir.
• Çek/Senet Tahsil Bordrosu ; Kasaya nakit girişleri dışında alınan tüm
çek ve senetlerin tahsilinde kullanılır.
• Çek/Senet Tevdi Bordrosu ; Kasadan yapılan nakit çıkışları dışında
tüm çek ve senetle ödemelerde kullanılır.
• Gider Pusulası ; Kira ödemeleri, mal ve hizmet alımlarında kullanılır.
Serbest meslek işleri ve Kira ödemelerinde % 20, mal ve hizmet
alımları için yapılan ödemelerde %10 GV. Stopaj kesintisi yapılır.
Slide 19
HARCAMA ve GİDER EVRAKI
Yapılacak ödemelerde genel olarak aşağıda belirtilen evrakın
bulunması gereklidir.
• Personele yapılacak ödemelerde, bordrolar (banka
kanalıyla ödenir)
• Yolluklarda, harcırah bildirgesi ve taşıt bileti
• Periyodik Kontrol, bilirkişilik hizmetlerinde üyenin serbest
meslek makbuzu yada bordro (banka kanalıyla ödenir)
• Satın Almalarda fatura veya makbuz
• Vergi prim vb. ödemelerde bildirge tahakkuk fişi ve
makbuz
Slide 20
•Taşıma işlerinde fatura
•Evraka bağlanması olası bulunmayan harç, damga ve
posta pulu yapıştırma gibi giderlerde harcamayı yapanın
yazılı ve imzalı bildirimi
•Diğer Ödemelerde, ödemenin cinsine göre fatura, makbuz,
gider belgesi, ibraname
•Gereken hallerde yetkili kurullar kararı
Slide 21
Gelir-Gider Evraklarının düzenlenmesinde dikkat edilmesi
gerekenler;
• ilgili personel tarafından düzenlenen tahsil makbuzunun
açıklamasının tam ve eksiksiz yazılması (Örneğin proje
denetim ücreti yerine şu nolu mekanik tesisat proje mesleki
denetim ücreti diye yazılması) imza ve kaşesinin olması.
• Ödeme makbuzunda düzenleyen, kontrol eden, onay
kısımlarında yetkililerin imza ve kaşelerinin olması.
• Alış faturalarının arkasına, giderin ne için yapıldığının
detaylı olarak belirtilmesi, imza ve kaşelerinin tam olması.
• Alış fatura ve makbuzlarının temsilcilik unvan ve adresine
düzenlenmesi. Başkası adına düzenlenen evraklar için
ödeme yapılmaması.
Slide 22
• Alış faturalarının KDV dahil olarak düzenlenmemesi.
• Yayın satışları için fatura düzenlenmesi gerektiğinden
düzenlenecek makbuzlara cari hesaba mahsuben diye
açıklama yazılması.
• Oda Merkezimizin 14.02.2012 Tarihli 28/16340 sayılı
yazısı gereğince MİEM ve PBK hesaplarının ayrılması
gerekliliğinden bütün MİEM kurslarına ilişkin kurs ve
belge ücretleri için ayrı makbuz düzenlenmesi,
Temsilcilik birimi sekreter ve sayman üyelerince,
kasa kontrol föyü ve ekindeki harcamalara ilişkin alış
faturalarının ve gider evraklarının arkasına imza ve
kaşeler tamamlanarak her haftanın son günü Şubeye
gönderilir.
Slide 23
tmmob
makina mühendisleri odası
Meşrutiyet Caddesi No:19 Kat: 6-7-8 Kızılay / Ankara - Tel: (+90 312) 425 21 41 - 444 8 666 - Faks: (+90 312) 417 86 21
BANKA HESAP NO: T. İş Bankası 89872 Yenişehir ANKARA - POSTA ÇEKİ HESABI: Makina Mühendisleri Odası 96954
http://www.mmo.org.tr - [email protected] - [email protected]
TMMOB
MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI
ŞUBE YÖNETİM KURULU
BAŞKANLIKLARINA
Ankara : 14.02.2012
Sayı
: 28 / 16340
Konu: MİEM/PBK Kurs ve Sınav Ücretleri Tahsilat Makbuzları Hakkında
Bilindiği üzere MİEM kurs ücretleri ve PBK kapsamında yapılan sınavlar için alınan belge ücretleri aynı
makbuzda gösterilmektedir. MİEM ve PBK hesaplarının ayrılması gerekliliğinden hareketle, 20.02.2012
tarihinden itibaren şubeniz tarafından düzenlenecek sınavların belge ücretlerine ait tahsilat makbuzlarının,
MİEM kurs ücretlerinden ayrı olarak kesilmesi gerekmektedir. Oda merkezine gönderilen PBK kapsamındaki
sınav dosyasına belge ücretlerine ait tahsilat makbuzları, MİEM dosyasına ise kurs ücretlerine ait tahsilat
makbuzları konulacaktır.
PBK kapsamında yapılan sınavlardan elde edilen gelirlerin muhasebeleştirilmesi konusunda Oda Muhasebe
Birimi tarafından bir yazı gönderilecektir.
Gereğinin yapılmasını rica ederiz.
Saygılarımızla,
TMMOB MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI
Oda Sekreteri
Yunus YENER y.
Dağıtım:
Gereği : Şube Yönetim Kurulları
Bilgi
: Şube Muhasebe Birimleri
TMMOB MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI, Anayasa'nın 135. maddesinde tanımlanan 66 ve 85 sayılı KHK ve 7303 sayılı yasa ile
değişik 6235 sayılı yasaya göre kurulmuş kamu kurumu niteliğinde bir meslek kuruluşudur.
Sayfa 1 / 1
Slide 24
KASA İŞLEMLERİ
• Oda, Merkez ve Şube örgütü kasalarında, Oda Yönetim Kurulu‘nca
saptanacak miktardan fazla para bulundurulamaz. Fazlası, hemen
Odanın hesabı bulunan bankalara yatırılır.
• Şube için kasada bulundurulabilecek en yüksek miktar 2.000,00 TL. ,
İl ve İlçe Temsilcilikleri için bu tutar 750,00 TL olarak belirlenmiştir.
BANKA İŞLEMLERİ
• Oda adına bankalardan, para çekmeye yetkili kişiler her Genel Kurul
toplantısını izleyen ilk Yönetim Kurulu toplantısında Oda Yönetim
Kurulu‘nca kararlaştırılarak belirlenir ve ilgili bankalara imza sirküleri
belli edilerek bildirilir.
• Bankalardan para çekme yetkisi tek başına bir kişiye verilemez. En az
iki kişinin birlikte imza yetkisine sahip olması gerekir.
• Oda Yönetim Kurulu bir defada veya belli bir dönemde kimlerin
ne miktarda ve hangi bankalardaki hesaplardan para çekebileceğini
vereceği yetkide belirleyebilir.
• Şube ve Temsilcilik yetkililerine, kendi bölgeleri dışındaki Oda
hesaplarında para çekme yetkisi verilemez.
Slide 25
AVANS İŞLEMLERİ
• Niteliği itibariyle önceden kesin miktarı saptanamayan
harcamalar için sonradan harcama evrakına dayanarak
mahsubu yapılmak üzere Şube Sekreter Üyesi veya Şube
Sayman Üyesinin onayı ile ilgililere avans verilir.
• Ödenecek avansın en çok ve en az miktarları her yıl
Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
• Geçici görev yolluğu, iş ve çeşitli harcamalar avansı
alındığı tarihten itibaren bir ay içerisinde mahsup edilir,
harcanmayan avans vezneye yatırılır.
• Aldığı avansı mahsup veya iade etmeyen bir kişiye yeniden
avans verilmez.
• Tüm avanslar yıl sonunda kesin biçimde mahsup edilir
veya tahsil olunur.
Slide 26
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU
Geçici bir görevle görevlendirilecek Onur ve Denetleme Kurulu üyeleri,
Oda ve Şube Yönetim Kurulu üyeleri, İl/İlçe Temsilciliği Yürütme
Kurulu üyeleri, mesleki denetim sorumluları, işyeri temsilcileri, meslek
dalı ve uzmanlık komisyonları üyeleri ile diğer Oda üyelerinin gerçek yol
giderlerini karşılamak üzere;
• Bilet karşılığında uçak, otobüs, yataklı tren, gemi ücreti veya
zorunluluk halinde Şube Yönetim Kurulu kararı ile gidilen yerin
uzaklığına, benzin fiyatına bağlı olarak yol bedeli (YB) ödenir.
YB = yol (km)* 1 litre benzin fiyatı* 0.12 formülüyle hesaplanır. Ayrıca
harcırah düzenlenmez.
• Şehir dışı görevlendirmelerde özel araç kullanımı görevlendirilen
kişilerin sayısı birden fazla ise uygulanmalıdır.
• Onur Kurulu, Denetleme Kurulu üyeleri ve Oda, Şube başkanları
dışında göreve gidecek olanların uçakla seyahat edebilmeleri, ancak
Oda Yönetim Kurulu‘nun kararına bağlıdır.
• Kişilerin uçak veya kendi özel araçları ile seyahat etmesi durumunda
kişiye o mesafedeki toplu taşım ücreti ödenir.
Slide 27
• Seyahat sahibine harcırah yasası hükümleri uyarınca, en yüksek
ek göstergeli 1. derecedeki devlet memurlarına verilen
gündelikler tutarında harcırah verilir (2012 yılı için 43,50 TL.)
• Bu gündeliğin 5 (beş) katı tutarına dek fatura karşılığında otel
ücreti ödenir. Oda Merkezinin 14.02.2012 tarih ve 10/16335
sayılı tasarruf uygulama genelgesi gereğince üyelerin anlaşmalı
otellerde yada 75,00 TL.’yi geçmeyecek şekilde otellerde
konaklama yapması gerekmektedir.
• Geçici görev emri Şube Yönetim Kurulunca verilir.
Şube müdürleri, teknik görevliler ve diğer görevliler için geçici
görevlendirmede ödenecek gündelik ve diğer ödemeler Oda
yöneticilerine ödenen miktar kadardır. Geçici görevlendirmede
diğer esaslar Oda Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
Slide 28
KDV’Lİ İŞLEMLER
• Kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Odamızın kuruluş
amacına uygun(ilim ve fenni yaymak) yapmış olduğu hizmetler
KDV’den muaftır.
• KDV’ye tabi olan hizmetlerimiz reklam geliri, kitap satışı, menkul ve
gayrimenkul satışı ile kira gelirleridir.
• KDV indirimi yaptığımız alımlar ise demirbaş, gayrimenkul ve KDV’li
hizmetlerimizin verilmesi aşamasında oluşan gider belgelerinden
oluşmaktadır.
• Bunun yanında 21 Ekim 2005 tarih 25266 sayılı resmi gazetede
yayınlanan 89 seri no’lu KDV Genel tebliği ile başlayan süreçte
Odamızı da kapsayan Katma Değer Vergisinde sorumluluk
uygulaması ile Tevkifat kapsamına alınan ; inşaat taahhüt işleri,
temizlik hizmetleri, özel güvenlik hizmetleri, makina techizat ve
demirbaşlara ait bakım onarım hizmetleri ,t oplu yemek davet ve
organizasyonlar , danışmalık ve denetim hizmetlerinden alımlara ait
bedel üzerinden hesaplanan katma değer vergisi sorumlu sıfatıyla
beyan edilmek ve ödenmek üzere tevkifata tabi tutulmuştur.
Slide 29
2012 yılı için tevkifat uygulama sınırı 770,00 TL olup ;
tebliğle ilgili olarak belge düzeni aşağıdaki şekilde
yapılacaktır.
Örneğin: 1.000,00 TL tutarında tevkifata tabi bir iş için
oran ½ ise
Yemek bedeli
Kdv(%8)
1.000,00 TL
80,00 TL
Toplam
1.080,00 TL
½ Tevkif Edilen Kdv
40,00 TL
Tutar
1.040,00 TL
Şeklinde düzenlenir.
Slide 30
3. SATIN ALMA VE İHALE İŞLEMLERİ
Odanın her türlü gereksinimleri için satın alınacak her türlü
demirbaş, mefruşat, basılı basısız kağıt, kırtasiye büro
malzemeleri ve benzerlerinin satın alınması ile basım işleri,
tamir ve bakım hizmetleri ve çeşitli tip proje inşaat tadilat
ihalelerinde yapılacak işlemler bu esaslara göre yürütülür.
Satın alma usulleri ve limitleri her yıl OYK tarafından
belirlenir. Her türlü demirbaş alımı Oda Yönetim Kurulu
onayına sunulur ve onay alınmadan alım yapılmaz.
Slide 31
Satın alma işleminde Temsilciliklerde izlenecek yol;
• Temsilcilik Yürütme Kurulu üyelerinden oluşan 3 kişilik
bir satın alma komisyonu oluşturulur.
• Sekreter ve Sayman üyenin onayıyla ihtiyaçlar
belirlenerek satın alma komisyonuna sunulur.
• Komisyon üyeleri satın alınacak konuyla ilgili en az 3
firmadan teklif alıp önerisiyle birlikte satın alma
komisyon raporunu oluşturarak Temsilcilik Yürütme
Kurulu onayına sunar.
• Satın alma raporunda karar numarası belirtilmelidir ve
numaralar devam niteliğinde olmalıdır.
• Temsilcilik yürütme kurulu teklifler ve komisyon
raporunu TYK karar tutanağı ekinde Şube Yönetim
Kurulu onayına sunar.
• Şube Yönetim Kurulunca da uygun görülen karar
onaylanır yada onay yetkisi dışında ise Oda Yönetim
Kurulu onayına sunulur.
Slide 32
4. AMBAR İŞLEMLERİ
• Makina Mühendisleri Odası örgütü ambarlarında,
taşınabilir eşyanın giriş-çıkış muhafaza bakım ve
kullanılmasına ait her türlü işlemler bu esaslara göre
yürütülür.
• Eşyalar demirbaş ve tüketilen eşya olmak üzere iki çeşittir.
• Hizmetlerin yürütülmesi için devamlı, olarak
bulundurulacak ve zamana bağlı olmadan uzun süre
kullanılacak eşyaya "Demirbaş Eşya" denir.
Slide 33
• Demirbaş eşya tanımı dışında kalan eşyaya "Tüketilen
Eşya" denir.
• Demirbaş eşya, Oda hizmetlerinde kullanılmak üzere ilgili
personele zimmetlenir.
• Ambar hesapları, demirbaş ve tüketilen eşyalar için ayrı
ayrı olmak üzere düzenlenecek hesaplar Şube
muhasebesince toplanır ve izlenir.
• Kayıp veya hasara uğrayan, fire veren, kullanılma, doğal
etkiler veya niteliği nedeniyle eskiyen ve hizmet dışı kabul
edilen satılacak eşya tutanakla tespit edilir ve Yönetim
Kurulu kararına istinaden düzenlenen kayıttan düşme
tutanağı ile kayıtlardan düşürülür.
Slide 34
• Oda eşyasını, dikkatsizlik, ihmal veya kasıtlı hasara
uğratan veya kaybedenlerden aynı nitelikte eşya Oda
Yönetim Kurulu tarafından istenir veya bedeli ödettirilir.
• Taşınır eşyanın sayımı, ilgili personelce her yıl Aralık ayı
içinde yapılır. Sayımda tespit edilen eksik ve fazlalar
tutanaklarda gösterilir.
Slide 35
PERSONEL İŞLEMLERİ
• Oda personelinin her biri için Merkez Örgütü‘nde birer
sicil dosyası tutulur. Şubede çalışan personelin sicilleri
ayrıca çalıştıkları örgüt biriminde de bulunur.
• Yıllık izin kullanmak isteyen personel Temsilcilik Yürütme
Kuruluna dilekçe ile başvuruda bulunur. Uygun görülmesi
durumunda personelin dilekçesi ve ilgili temsilcilik karar
tutanağı izin kullanmadan önce Şubeye gönderilir.
• İstirahat alan personelin iş görmezlik raporunun 5 gün
içinde Şube tarafından SGK sistemine girişi yapılması
gerekliliğinden Viziteye çıkan personelin hastaneden
verilen iş görmezlik belgesini 1 gün içinde Şubeye iletir.
• ( 12 Mayıs 2010 tarih ve 27579 sayılı tebliğ)
Slide 36
Uygulamalarda dikkat edilecek bir diğer husus da Oda Merkezimizin
14.02.2012 tarihli 10/16335 sayılı tasarruf uygulama genelgesi dir.
Bu genelgeye göre ;
TASARRUF UYGULAMA GENELGESİ:
1. Üye Erişim Uygulamalarında Oda /Şube giderlerinin en aza
indirilmesi amacıyla;
a) Oda-Şube etkinliklerinin üyeye duyurulması amacıyla Cep telefonu
üzerinden üyelere “SMS” uygulamasının olabildiğince az kullanılarak,
uygulamanın güncellenmiş üye mailleri kullanılarak yapılması, çok
zorunlu hallerde “SMS” kullanılması,
b) Telefon hatlarının kullanılmasında tanınan sürenin üzerine
çıkılmaması, aksi halde oluşan farkın kullanıcılardan tahsil edilmesi.
sağlanmalıdır.
Slide 37
2. Kargo- Posta Oda /Şube giderlerinin en aza indirilmesi
amacıyla;
a) Oda/Şube evraklarının kurum içi gönderimlerinin
elektronik posta yoluyla yapılması
b) E-posta yoluyla gönderilemeyen evrakların
gönderimlerinin (üyelik, büro tescil, MİEM vb.) haftada
bir gün toplu halde yapılması, şube/temsilcilik evraklarının
kurum içi gönderimlerinin de mümkün olduğu kadar
personel aracılığıyla yapılması
sağlanmalıdır.
Slide 38
3. Elektrik tasarrufu sağlanması amacıyla;
a) Birimlerde aydınlatma amaçlı kullanılan lambaların ihtiyaç üzerine
yenilenmesi durumunda mutlaka tasarruflu ampul kullanılması,
b) Çalışma saatleri içerisinde mekanların aydınlatılmasında gün ışığından
azami düzeyde yararlanılması,
c) Çalışma saatleri içerisinde aydınlatmaların, zorunlu durumlarda
kullanılması, ancak mekanın terk edilmesi durumun da
aydınlatmaların mutlaka kapatılması,
d) Personel bilgisayarlarının ve ekranlarının ihtiyaç dışında mutlaka
kapatılması,
e) Tuvalet, koridor, merdiven boşluğu vb. ortak mahallerde bulunan
aydınlatma armatürlerinin fotosel kontrollü hale getirilmesi,
f) Isıtma tesisatı olan birimlerde klimaların kış aylarında ısınma amaçlı
olarak kullanılmaması, sağlanmalıdır.
Slide 39
4.Örgüt içi toplantı ve seyahat giderlerinin en aza indirilmesi
amacıyla;
a) Örgüt içinde yapılacak olan toplantılarda Oda mekânları
kullanılacaktır. Kesinlikle Oda mekânları dışında (otel vb.
yerler) toplantı mekanlarının kullanılmaması, toplantılar için
ulaşımda özel araçlar yerine toplu taşıma araçlarının
kullanılması,
b) Şubelerde yapılacak Danışma Kurulu, Eşgüdüm Kurulu vb.
toplantılar için toplu taşıma araçlarının kullanılması,
c) Otobüs terminaline giderken ve gelirken toplu taşım araçlarının
kullanılması,
d) Toplantılarda yapılmakta olan ikramların asgari düzeye
indirilmesi, (yemek yerine çay kurabiye-börek vb.)
Slide 40
e) Gerek Şube etkinlik alanında, gerekse merkezde yapılacak
toplantılara, şubelerden katılan üyelerimizin sayılarının
sınırlandırılarak katkı koyacak kişilerinin katılımının
sağlanması, üyelerimizin ve çalışanlarımızın toplantı öncesi
ve sonrasında konaklama yapmaması,
Konaklamanın zorunlu olduğu durumlarda ise;
1-Kamu kurum ve kuruluşların misafirhanelerinin tercih
edilmesi,
2-Anlaşmalı otellerin kullanılması,
3-Anlaşmalı otellerin dışında konaklama yapılması
durumunda 75.TL’yi geçmeyecek şekilde konaklama
yapılması,
4-Birden fazla kişi konaklamalarında, Otellerde tek kişilik
yerine çift kişilik odaların tercih edilmesi,
5-Otellerle oda-kahvaltı anlaşması yapılmalı, ekstraların
Oda bütçesinden karşılanmaması.
Slide 41
f) Şube etkinlik alanlarında ve şehirlerarası seyahatlerde
örgüt araçlarının kullanımının 05.12.2007 tarih ve 10/
12292 sayılı genelgeye uygun olarak, yapılması ve
olabildiğince az kullanılması,
g) Kişilerin uçak veya kendi özel araçları ile seyahat etmesi
durumunda kişiye o mesafedeki toplu taşıma ücreti
ödenmesi
sağlanmalıdır.
Slide 42
5. Şubelerimizde bulunan Oda araçlarının tasarruflu
kullanımı amacıyla;
a) Şube araçlarının 05.12.2007 tarih ve 10/12292 sayılı
genelgeye uygun olarak kullanılması ve Şube Müdürlerince
mutlaka denetlenmesi,
b) Yakıt tasarrufu sağlamak amacıyla şirketlerle yapılan
indirimli akaryakıt anlaşması çerçevesinde yakıt alımının
sağlanması,
c) Teknik hizmetlerde kullanılmak üzere alınan araçların bu
ihtiyaç dışında kesinlikle kullanılmaması,
d) Teknik hizmetlerde oda araçları kullanılırken, hizmetin
verileceği yerin mesafesi, hizmetin ücreti ve zaman hesabı
yapılarak araç kullanımının tercih edilmesi,
sağlanmalıdır.
Slide 43
6.Yayın giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Şube etkinlik alanında çıkarılan Şube bültenlerinin
basımında maliyet arttıran kuşe kapak kullanımı, lüks
birinci sınıf kağıt ve renkli baskı gibi uygulamaların
yapılmaması,
b) Bülten giderinin karşılanması amacıyla bülten basımından
önce mutlaka reklam çalışmasının yapılması, (Gelir gider
dengeli olacaktır.)
c) Şube etkinlik alanında yapılan etkinlikler sonucu basımı
yapılan kitaplara mutlaka reklam alınması,(Gelir gider
dengeli olacaktır.) Kitap iç sayfalarında asla kuşe kağıt
kullanılmaması, zorunlu olmadıkça renkli baskı
yapılmaması,
Slide 44
d) Tüketici ve kamuoyuna yönelik çıkarılacak olan el broşürü
ve benzeri yayınların mutlaka merkezileştirilerek tüm
şubelerde kullanılacak şekilde basılması,
e) Şube etkinlik alanlarında yapılan faaliyetlere yönelik
çıkarılacak olan broşür, kitap, afiş vb. yayınlarda baskı
sayısının en az düzeyde tutulması,
f) Bu yayınların üyelere gönderiminin teknik görevliler ve iş
yeri temsilcilikleri aracılığıyla yapılması,
g) Posta ile dağıtımın zorunlu olması durumunda yereldeki en
güvenli ve en ucuz araçların tercih edilmesi, (kurye, PTT,
kargo vb.)
sağlanmalıdır.
Slide 45
7. Kırtasiye ve Eğitim Giderleri Örgüt genelinde en üst seviyede
olup bu kaleme ilişkin harcamaların en aza indirilmesi
amacıyla;
a) Fotokopi makinaları, yazıcı ve fakslarda kullanılan toner ve
benzeri malzemelerin orijinal yerine geri dönüşümlü
kullanılması,
b) Klasör, telli dosya, poşet dosya, kalem, ataç, toplu iğne, kağıt vb.
kırtasiye malzemelerinin alımlarının kesinlikle sınırlandırılması,
bu malzemelerin kullanımlarında israftan kaçınılması, tekrar
kullanılabilen malzemelerin kullanımının sağlanması (yazılı
kağıtların arka sayfalarının kullanımı gibi),
c) Kırtasiye malzemesi taleplerinde mutlaka “Malzeme İstek
Formu” doldurularak birim sorumlusu ve Şube Müdürünün
onayından sonra piyasa araştırması yapılarak en ekonomik
şekilde temin edilmesi,
sağlanmalıdır.
Slide 46
8. Şubelerde her yıl düzenlenen yılbaşı, mesleğe hoş geldin,
geleneksel gece ve vb. etkinliklere ilişkin harcamaların
gelir-gider bütçesinin denk olması zorunludur. Geliri
temin edilmeyen hiçbir etkinlik gerçekleştirilmeyecektir.
Öncelikle Geleneksel Gecelere “protokol” katılımının en
aza indirilmesine özen gösterilmelidir.
9. Şubelerimizin gerçekleşen tahmini bütçelerinde yer alan
temsil-ağırlama giderleri bütçelerine göre aşmış
durumdadır. Temsil-ağırlama giderleri minimum düzeye
çekilmelidir.
10. Zorunlu olmadıkça çiçek/çelenk vb. gönderimler
yapılmamalıdır.
Slide 47
11. Eğitim ve eğitici giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Eğitimlerde; eğitmenlerin olabildiğince kendi şube etkinlik
alanından tercih edilmesi ve bu yolla konaklama ve yol
giderlerinin asgari düzeye çekilmesi,
b) Eğitmenler tarafından kursiyerlere dağıtılmak üzere
çekilen-basılan materyallerin asgari düzeye indirilmesi,
c) Kursiyerlere yönelik ikramların çay-kahve ile
sınırlandırılması, ayrıca birim sorumlularınca eğitim
saatleri yeniden düzenlenerek öğle yemeği vb. giderlerin
azaltılması, eğitim planlamasının öğleden sonra yapılması
ve öğle yemeklerinden tasarruf edilmesi
sağlanmalıdır.
Slide 48
12. Şube etkinlik alanında ihtiyaç duyulan demirbaş malzeme
alımı, zorunlu olmadıkça yapılmamalıdır. İhtiyaç duyulan
demirbaş malzemenin maliyeti dikkate alınarak
gerektiğinde Şubeler ve temsilcilikler arasında ortak
kullanıma yönelik organizasyonların yapılması
sağlanmalıdır.
13. Şube muhasebe cari alacak takiplerinin haftalık
periyotlarda gerçekleştirilmesi, yapılan takibin her hafta
şube yönetim kurulu toplantılarında gözden geçirilmesi
sağlanmalıdır.
Slide 49
14. Oda, TMMOB Kurulları ile ilgili ;
• Şubelerimizin İKK katılımlarının en üst düzeyde
gerçekleştirilmesi olumlu bulunmakla birlikte içinde
bulunduğumuz ekonomik koşullar nedeniyle İKK
bütçelerine eşitlikçi bir oranda maddi katılımın
sağlanması, belirlenen aidatların dışında ek harcamalarda
bulunulmamasına özen gösterilmelidir.
Slide 50
Hazırlayan:
Ümmü Sarı
TMMOB Makina Mühendisleri Odası
Denizli Şubesi
Muhasebe ve Mali İşler Sorumlusu
MUHASEBE ve MALİ İŞLER
Slide 2
TMMOB
MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI
Anayasa’nın 135.maddesinde
tanımlanan 66 ve 85 sayılı KHK ve 7303 sayılı
yasa ile değişik 6235 sayılı yasaya göre
kurulmuş kamu kurumu niteliğinde bir
meslek kuruluşudur.
Oda Merkezi Ankara‘dadır. Yetkili organların
kararı ile, şube ve temsilcilikler açılır.
Slide 3
Makina Mühendisleri Odası tüm örgütünün mali işleri
Oda mali işler yönetmeliği hükümlerine göre yürütülür.
Odanın mali işlemleri aşağıda belirtilen dört ana grupta
toplanmıştır.
1. Bütçe Hazırlanması ve Uygulanması,
2. Muhasebe İşlemleri,
3. Satın Alma İşlemleri,
4. Ambar İşlemleri,
Slide 4
1. BÜTÇE
• Oda gelir ve giderleri, tüm Oda örgütünü kapsayacak
şekilde hazırlanan ve genel kurulca kabul edilen Oda
bütçesi ile düzenlenir.
• Bütçe tasarısı, bir sene önceki fiili gelir ve giderler ile o
yıl için yapılması öngörülen hizmetler dikkate alınarak,
tahmini gelir ve gider belirlenmesi yoluyla Oda Yönetim
Kurulu‘nca Ocak ayı sonuna kadar hazırlanır.
• Temsilcilikler için gider bütçesi yapılmaz. Bunların tüm
giderleri bağlı bulundukları Şube gider bütçelerindeki
ödenekten karşılanır. Temsilcilikçe yapılan giderler Şube
Yönetim Kurulu onayına sunulmak üzere karar ekinde
Şubeye gönderilir.
Slide 5
•
Oda Genel Kurulunda onaylanan bütçe 1 Ocak tarihi
itibariyle yürürlüğe girer.
•
Bütçe dönemi, muhasebe dönemsellik kavramı gereğince
bir takvim yılıdır.
•
Şube bütçesinden harcama yapma yetkisi, yönetmelik
gereğince Şube Yönetim Kurullarındadır. Bu yetki satın
almalar için geçerli değildir.
•
Gelir ve gider bütçesi olmak üzere iki ana gruptan oluşur.
Slide 6
Gelir Bütçesi;
Gelir Bütçesi, aşağıdaki bölüm ve maddelerden oluşur:
1. Üye Kayıt ve Ödenti Gelirleri
2. Belge ve Hizmet Karşılığı Gelirler
3. Yayın Satış Gelirleri
4. Yayın İlan ve Reklam Gelirleri
5. Kira Gelirleri
6. Banka ve Faiz Gelirleri
7. Geleneksel Gece Gelirleri
8. Sair Gelirler
Slide 7
Gider Bütçesi;
Gider Bütçesi aşağıdaki bölüm ve maddelerden oluşur.
1. Personel Giderleri
2. Dışarıdan Sağlanan Fayda ve Hizmetler
3. Çeşitli Giderler
4. Yönetim Giderleri
kalemlerinden oluşur.
Slide 8
• Zaman içerisinde ortaya çıkacak gelişmelerin getireceği
gereksinim durumunda gelir ve gider bütçelerine Merkez
Yönetim Kurulu tarafından yeni bölüm ve maddeler
eklenebilir.
• Merkez adına yapılan ödemeler (Demirbaş alımları,
Yolluk ödemeleri ve Yayın Giderleri) ile Merkez Nakit
ödemeleri Oda bütçesinin eki olarak Genel Kurul‘un
onayına sunulur.
Slide 9
2. MUHASEBE İŞLEMLERİ
• Oda muhasebe kayıtları merkezi sisteme göre düzenlenir.
•
Şube tarafından yapılan muhasebe kayıtları her ay
sonunda Oda Merkezine aktarılır.
• Ana kayıtlar Oda Merkezinde toplanır ve yapılır.
• Oda Merkezi ve Şubelerde tekdüzen hesap planı uygulanır.
Slide 10
DEFTERLER;
Şube de tutulan defterler ;
1. Defter-i Kebir (Büyük Defter)
2. Yevmiye Defteri
3. Kasa Defteri
4. Demirbaş Defteri
İl ve İlçe Temsilciliklerinde kasa defteri tutulması zorunlu
olup, diğer defterlerden hangisinin tutulması gerektiğini,
gereksinim halinde Oda Yönetim Kurulu‘nca karar verilir.
Slide 11
BASILI KAĞITLAR
Oda‘nın Merkez, Şubeleri, İl / İlçe Temsilcilikleri ve Mesleki
Denetim Bürolarında muhasebe kayıtlarına esas olmak
Üzere aşağıdaki basılı kağıtlar kullanılır.
• Tahsilat Fişi
(Üst nüshası makbuz olarak, ikinci nüshası kasa tahsil
fişi, üçüncü nüshası da dosya kontrol fişi olarak
kullanılır.)
• Tediye Fişi
(Üst nüshası makbuz olarak, ikinci nüshası kasa tediye
fişi, üçüncü nüshası da dosya kontrol fişi olarak
kullanılır.)
Slide 12
•
•
•
•
•
•
•
•
Mahsup fişi
Kasa Kontrol Föyü
Aylık Mizan
Yıllık Kesin Mizan
Çek/Senet Tahsil Bordrosu
Çek/Senet Tevdi Bordrosu
Fatura
Gider Pusulası
• Bu basılı kağıtlardan tümü Oda Merkezinde ve Şubelerde
kullanılır.
• Fişlerin, biçim, nüsha ve adetleri Oda Yönetim Kurulunca
saptanır. Merkez, Şube, İl/İlçe Temsilciliklerinde
kullanılacak basılı kağıtlar Oda Yönetim Kurulu‘nca
Merkez, Şube ve İl /İlçe Temsilciliklerinde ilgili
personellere zimmetli olarak dağıtılır.
Slide 13
Slide 14
Slide 15
Slide 16
Slide 17
• Tahsilat Fişi ; Kasaca yapılan her türlü nakit tahsilat için
kullanılır.
• Tediye Fişi ; Nakden yapılacak ödemelerde kullanılır.
• Fatura ; Odanın yapacağı satış işlemlerinde nakit tahsilat
ve cari hesaplar için kullanılır.
• Mahsup Fişi ; Kasayı ilgilendirmeyen işlemlerin
muhasebeleştirilmesinde kullanılır.
• Kasa Kontrol Föyü ; İl ve İlçe Temsilciliklerince kasadan
günlük olarak yapılan ödeme ve tahsilat kaydı için
kullanılır. Temsilcilik Yürütme Kurulu Sekreter ve
Sayman Üyece kontrol edilip imza edilerek kasa hesabına
yapılacak kayıtlarda esas alınır.
Slide 18
• Aylık Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek üzere
düzenlenir. Sayman Üyenin imzası ile izleyen ayın 10‘una kadar Oda
Merkezine gönderilir.
• Yıllık Kesin Mizan ; Muhasebe kayıtlarının kesin sonucunu göstermek
üzere Ocak ayı içerisinde düzenlenir. Şubeler yıl sonunda
düzenledikleri yıllık kesin mizan cetvelini Ocak ayının 15‘ine kadar
Oda Merkezine gönderir.
• Çek/Senet Tahsil Bordrosu ; Kasaya nakit girişleri dışında alınan tüm
çek ve senetlerin tahsilinde kullanılır.
• Çek/Senet Tevdi Bordrosu ; Kasadan yapılan nakit çıkışları dışında
tüm çek ve senetle ödemelerde kullanılır.
• Gider Pusulası ; Kira ödemeleri, mal ve hizmet alımlarında kullanılır.
Serbest meslek işleri ve Kira ödemelerinde % 20, mal ve hizmet
alımları için yapılan ödemelerde %10 GV. Stopaj kesintisi yapılır.
Slide 19
HARCAMA ve GİDER EVRAKI
Yapılacak ödemelerde genel olarak aşağıda belirtilen evrakın
bulunması gereklidir.
• Personele yapılacak ödemelerde, bordrolar (banka
kanalıyla ödenir)
• Yolluklarda, harcırah bildirgesi ve taşıt bileti
• Periyodik Kontrol, bilirkişilik hizmetlerinde üyenin serbest
meslek makbuzu yada bordro (banka kanalıyla ödenir)
• Satın Almalarda fatura veya makbuz
• Vergi prim vb. ödemelerde bildirge tahakkuk fişi ve
makbuz
Slide 20
•Taşıma işlerinde fatura
•Evraka bağlanması olası bulunmayan harç, damga ve
posta pulu yapıştırma gibi giderlerde harcamayı yapanın
yazılı ve imzalı bildirimi
•Diğer Ödemelerde, ödemenin cinsine göre fatura, makbuz,
gider belgesi, ibraname
•Gereken hallerde yetkili kurullar kararı
Slide 21
Gelir-Gider Evraklarının düzenlenmesinde dikkat edilmesi
gerekenler;
• ilgili personel tarafından düzenlenen tahsil makbuzunun
açıklamasının tam ve eksiksiz yazılması (Örneğin proje
denetim ücreti yerine şu nolu mekanik tesisat proje mesleki
denetim ücreti diye yazılması) imza ve kaşesinin olması.
• Ödeme makbuzunda düzenleyen, kontrol eden, onay
kısımlarında yetkililerin imza ve kaşelerinin olması.
• Alış faturalarının arkasına, giderin ne için yapıldığının
detaylı olarak belirtilmesi, imza ve kaşelerinin tam olması.
• Alış fatura ve makbuzlarının temsilcilik unvan ve adresine
düzenlenmesi. Başkası adına düzenlenen evraklar için
ödeme yapılmaması.
Slide 22
• Alış faturalarının KDV dahil olarak düzenlenmemesi.
• Yayın satışları için fatura düzenlenmesi gerektiğinden
düzenlenecek makbuzlara cari hesaba mahsuben diye
açıklama yazılması.
• Oda Merkezimizin 14.02.2012 Tarihli 28/16340 sayılı
yazısı gereğince MİEM ve PBK hesaplarının ayrılması
gerekliliğinden bütün MİEM kurslarına ilişkin kurs ve
belge ücretleri için ayrı makbuz düzenlenmesi,
Temsilcilik birimi sekreter ve sayman üyelerince,
kasa kontrol föyü ve ekindeki harcamalara ilişkin alış
faturalarının ve gider evraklarının arkasına imza ve
kaşeler tamamlanarak her haftanın son günü Şubeye
gönderilir.
Slide 23
tmmob
makina mühendisleri odası
Meşrutiyet Caddesi No:19 Kat: 6-7-8 Kızılay / Ankara - Tel: (+90 312) 425 21 41 - 444 8 666 - Faks: (+90 312) 417 86 21
BANKA HESAP NO: T. İş Bankası 89872 Yenişehir ANKARA - POSTA ÇEKİ HESABI: Makina Mühendisleri Odası 96954
http://www.mmo.org.tr - [email protected] - [email protected]
TMMOB
MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI
ŞUBE YÖNETİM KURULU
BAŞKANLIKLARINA
Ankara : 14.02.2012
Sayı
: 28 / 16340
Konu: MİEM/PBK Kurs ve Sınav Ücretleri Tahsilat Makbuzları Hakkında
Bilindiği üzere MİEM kurs ücretleri ve PBK kapsamında yapılan sınavlar için alınan belge ücretleri aynı
makbuzda gösterilmektedir. MİEM ve PBK hesaplarının ayrılması gerekliliğinden hareketle, 20.02.2012
tarihinden itibaren şubeniz tarafından düzenlenecek sınavların belge ücretlerine ait tahsilat makbuzlarının,
MİEM kurs ücretlerinden ayrı olarak kesilmesi gerekmektedir. Oda merkezine gönderilen PBK kapsamındaki
sınav dosyasına belge ücretlerine ait tahsilat makbuzları, MİEM dosyasına ise kurs ücretlerine ait tahsilat
makbuzları konulacaktır.
PBK kapsamında yapılan sınavlardan elde edilen gelirlerin muhasebeleştirilmesi konusunda Oda Muhasebe
Birimi tarafından bir yazı gönderilecektir.
Gereğinin yapılmasını rica ederiz.
Saygılarımızla,
TMMOB MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI
Oda Sekreteri
Yunus YENER y.
Dağıtım:
Gereği : Şube Yönetim Kurulları
Bilgi
: Şube Muhasebe Birimleri
TMMOB MAKİNA MÜHENDİSLERİ ODASI, Anayasa'nın 135. maddesinde tanımlanan 66 ve 85 sayılı KHK ve 7303 sayılı yasa ile
değişik 6235 sayılı yasaya göre kurulmuş kamu kurumu niteliğinde bir meslek kuruluşudur.
Sayfa 1 / 1
Slide 24
KASA İŞLEMLERİ
• Oda, Merkez ve Şube örgütü kasalarında, Oda Yönetim Kurulu‘nca
saptanacak miktardan fazla para bulundurulamaz. Fazlası, hemen
Odanın hesabı bulunan bankalara yatırılır.
• Şube için kasada bulundurulabilecek en yüksek miktar 2.000,00 TL. ,
İl ve İlçe Temsilcilikleri için bu tutar 750,00 TL olarak belirlenmiştir.
BANKA İŞLEMLERİ
• Oda adına bankalardan, para çekmeye yetkili kişiler her Genel Kurul
toplantısını izleyen ilk Yönetim Kurulu toplantısında Oda Yönetim
Kurulu‘nca kararlaştırılarak belirlenir ve ilgili bankalara imza sirküleri
belli edilerek bildirilir.
• Bankalardan para çekme yetkisi tek başına bir kişiye verilemez. En az
iki kişinin birlikte imza yetkisine sahip olması gerekir.
• Oda Yönetim Kurulu bir defada veya belli bir dönemde kimlerin
ne miktarda ve hangi bankalardaki hesaplardan para çekebileceğini
vereceği yetkide belirleyebilir.
• Şube ve Temsilcilik yetkililerine, kendi bölgeleri dışındaki Oda
hesaplarında para çekme yetkisi verilemez.
Slide 25
AVANS İŞLEMLERİ
• Niteliği itibariyle önceden kesin miktarı saptanamayan
harcamalar için sonradan harcama evrakına dayanarak
mahsubu yapılmak üzere Şube Sekreter Üyesi veya Şube
Sayman Üyesinin onayı ile ilgililere avans verilir.
• Ödenecek avansın en çok ve en az miktarları her yıl
Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
• Geçici görev yolluğu, iş ve çeşitli harcamalar avansı
alındığı tarihten itibaren bir ay içerisinde mahsup edilir,
harcanmayan avans vezneye yatırılır.
• Aldığı avansı mahsup veya iade etmeyen bir kişiye yeniden
avans verilmez.
• Tüm avanslar yıl sonunda kesin biçimde mahsup edilir
veya tahsil olunur.
Slide 26
GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU
Geçici bir görevle görevlendirilecek Onur ve Denetleme Kurulu üyeleri,
Oda ve Şube Yönetim Kurulu üyeleri, İl/İlçe Temsilciliği Yürütme
Kurulu üyeleri, mesleki denetim sorumluları, işyeri temsilcileri, meslek
dalı ve uzmanlık komisyonları üyeleri ile diğer Oda üyelerinin gerçek yol
giderlerini karşılamak üzere;
• Bilet karşılığında uçak, otobüs, yataklı tren, gemi ücreti veya
zorunluluk halinde Şube Yönetim Kurulu kararı ile gidilen yerin
uzaklığına, benzin fiyatına bağlı olarak yol bedeli (YB) ödenir.
YB = yol (km)* 1 litre benzin fiyatı* 0.12 formülüyle hesaplanır. Ayrıca
harcırah düzenlenmez.
• Şehir dışı görevlendirmelerde özel araç kullanımı görevlendirilen
kişilerin sayısı birden fazla ise uygulanmalıdır.
• Onur Kurulu, Denetleme Kurulu üyeleri ve Oda, Şube başkanları
dışında göreve gidecek olanların uçakla seyahat edebilmeleri, ancak
Oda Yönetim Kurulu‘nun kararına bağlıdır.
• Kişilerin uçak veya kendi özel araçları ile seyahat etmesi durumunda
kişiye o mesafedeki toplu taşım ücreti ödenir.
Slide 27
• Seyahat sahibine harcırah yasası hükümleri uyarınca, en yüksek
ek göstergeli 1. derecedeki devlet memurlarına verilen
gündelikler tutarında harcırah verilir (2012 yılı için 43,50 TL.)
• Bu gündeliğin 5 (beş) katı tutarına dek fatura karşılığında otel
ücreti ödenir. Oda Merkezinin 14.02.2012 tarih ve 10/16335
sayılı tasarruf uygulama genelgesi gereğince üyelerin anlaşmalı
otellerde yada 75,00 TL.’yi geçmeyecek şekilde otellerde
konaklama yapması gerekmektedir.
• Geçici görev emri Şube Yönetim Kurulunca verilir.
Şube müdürleri, teknik görevliler ve diğer görevliler için geçici
görevlendirmede ödenecek gündelik ve diğer ödemeler Oda
yöneticilerine ödenen miktar kadardır. Geçici görevlendirmede
diğer esaslar Oda Yönetim Kurulu kararı ile belirlenir.
Slide 28
KDV’Lİ İŞLEMLER
• Kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Odamızın kuruluş
amacına uygun(ilim ve fenni yaymak) yapmış olduğu hizmetler
KDV’den muaftır.
• KDV’ye tabi olan hizmetlerimiz reklam geliri, kitap satışı, menkul ve
gayrimenkul satışı ile kira gelirleridir.
• KDV indirimi yaptığımız alımlar ise demirbaş, gayrimenkul ve KDV’li
hizmetlerimizin verilmesi aşamasında oluşan gider belgelerinden
oluşmaktadır.
• Bunun yanında 21 Ekim 2005 tarih 25266 sayılı resmi gazetede
yayınlanan 89 seri no’lu KDV Genel tebliği ile başlayan süreçte
Odamızı da kapsayan Katma Değer Vergisinde sorumluluk
uygulaması ile Tevkifat kapsamına alınan ; inşaat taahhüt işleri,
temizlik hizmetleri, özel güvenlik hizmetleri, makina techizat ve
demirbaşlara ait bakım onarım hizmetleri ,t oplu yemek davet ve
organizasyonlar , danışmalık ve denetim hizmetlerinden alımlara ait
bedel üzerinden hesaplanan katma değer vergisi sorumlu sıfatıyla
beyan edilmek ve ödenmek üzere tevkifata tabi tutulmuştur.
Slide 29
2012 yılı için tevkifat uygulama sınırı 770,00 TL olup ;
tebliğle ilgili olarak belge düzeni aşağıdaki şekilde
yapılacaktır.
Örneğin: 1.000,00 TL tutarında tevkifata tabi bir iş için
oran ½ ise
Yemek bedeli
Kdv(%8)
1.000,00 TL
80,00 TL
Toplam
1.080,00 TL
½ Tevkif Edilen Kdv
40,00 TL
Tutar
1.040,00 TL
Şeklinde düzenlenir.
Slide 30
3. SATIN ALMA VE İHALE İŞLEMLERİ
Odanın her türlü gereksinimleri için satın alınacak her türlü
demirbaş, mefruşat, basılı basısız kağıt, kırtasiye büro
malzemeleri ve benzerlerinin satın alınması ile basım işleri,
tamir ve bakım hizmetleri ve çeşitli tip proje inşaat tadilat
ihalelerinde yapılacak işlemler bu esaslara göre yürütülür.
Satın alma usulleri ve limitleri her yıl OYK tarafından
belirlenir. Her türlü demirbaş alımı Oda Yönetim Kurulu
onayına sunulur ve onay alınmadan alım yapılmaz.
Slide 31
Satın alma işleminde Temsilciliklerde izlenecek yol;
• Temsilcilik Yürütme Kurulu üyelerinden oluşan 3 kişilik
bir satın alma komisyonu oluşturulur.
• Sekreter ve Sayman üyenin onayıyla ihtiyaçlar
belirlenerek satın alma komisyonuna sunulur.
• Komisyon üyeleri satın alınacak konuyla ilgili en az 3
firmadan teklif alıp önerisiyle birlikte satın alma
komisyon raporunu oluşturarak Temsilcilik Yürütme
Kurulu onayına sunar.
• Satın alma raporunda karar numarası belirtilmelidir ve
numaralar devam niteliğinde olmalıdır.
• Temsilcilik yürütme kurulu teklifler ve komisyon
raporunu TYK karar tutanağı ekinde Şube Yönetim
Kurulu onayına sunar.
• Şube Yönetim Kurulunca da uygun görülen karar
onaylanır yada onay yetkisi dışında ise Oda Yönetim
Kurulu onayına sunulur.
Slide 32
4. AMBAR İŞLEMLERİ
• Makina Mühendisleri Odası örgütü ambarlarında,
taşınabilir eşyanın giriş-çıkış muhafaza bakım ve
kullanılmasına ait her türlü işlemler bu esaslara göre
yürütülür.
• Eşyalar demirbaş ve tüketilen eşya olmak üzere iki çeşittir.
• Hizmetlerin yürütülmesi için devamlı, olarak
bulundurulacak ve zamana bağlı olmadan uzun süre
kullanılacak eşyaya "Demirbaş Eşya" denir.
Slide 33
• Demirbaş eşya tanımı dışında kalan eşyaya "Tüketilen
Eşya" denir.
• Demirbaş eşya, Oda hizmetlerinde kullanılmak üzere ilgili
personele zimmetlenir.
• Ambar hesapları, demirbaş ve tüketilen eşyalar için ayrı
ayrı olmak üzere düzenlenecek hesaplar Şube
muhasebesince toplanır ve izlenir.
• Kayıp veya hasara uğrayan, fire veren, kullanılma, doğal
etkiler veya niteliği nedeniyle eskiyen ve hizmet dışı kabul
edilen satılacak eşya tutanakla tespit edilir ve Yönetim
Kurulu kararına istinaden düzenlenen kayıttan düşme
tutanağı ile kayıtlardan düşürülür.
Slide 34
• Oda eşyasını, dikkatsizlik, ihmal veya kasıtlı hasara
uğratan veya kaybedenlerden aynı nitelikte eşya Oda
Yönetim Kurulu tarafından istenir veya bedeli ödettirilir.
• Taşınır eşyanın sayımı, ilgili personelce her yıl Aralık ayı
içinde yapılır. Sayımda tespit edilen eksik ve fazlalar
tutanaklarda gösterilir.
Slide 35
PERSONEL İŞLEMLERİ
• Oda personelinin her biri için Merkez Örgütü‘nde birer
sicil dosyası tutulur. Şubede çalışan personelin sicilleri
ayrıca çalıştıkları örgüt biriminde de bulunur.
• Yıllık izin kullanmak isteyen personel Temsilcilik Yürütme
Kuruluna dilekçe ile başvuruda bulunur. Uygun görülmesi
durumunda personelin dilekçesi ve ilgili temsilcilik karar
tutanağı izin kullanmadan önce Şubeye gönderilir.
• İstirahat alan personelin iş görmezlik raporunun 5 gün
içinde Şube tarafından SGK sistemine girişi yapılması
gerekliliğinden Viziteye çıkan personelin hastaneden
verilen iş görmezlik belgesini 1 gün içinde Şubeye iletir.
• ( 12 Mayıs 2010 tarih ve 27579 sayılı tebliğ)
Slide 36
Uygulamalarda dikkat edilecek bir diğer husus da Oda Merkezimizin
14.02.2012 tarihli 10/16335 sayılı tasarruf uygulama genelgesi dir.
Bu genelgeye göre ;
TASARRUF UYGULAMA GENELGESİ:
1. Üye Erişim Uygulamalarında Oda /Şube giderlerinin en aza
indirilmesi amacıyla;
a) Oda-Şube etkinliklerinin üyeye duyurulması amacıyla Cep telefonu
üzerinden üyelere “SMS” uygulamasının olabildiğince az kullanılarak,
uygulamanın güncellenmiş üye mailleri kullanılarak yapılması, çok
zorunlu hallerde “SMS” kullanılması,
b) Telefon hatlarının kullanılmasında tanınan sürenin üzerine
çıkılmaması, aksi halde oluşan farkın kullanıcılardan tahsil edilmesi.
sağlanmalıdır.
Slide 37
2. Kargo- Posta Oda /Şube giderlerinin en aza indirilmesi
amacıyla;
a) Oda/Şube evraklarının kurum içi gönderimlerinin
elektronik posta yoluyla yapılması
b) E-posta yoluyla gönderilemeyen evrakların
gönderimlerinin (üyelik, büro tescil, MİEM vb.) haftada
bir gün toplu halde yapılması, şube/temsilcilik evraklarının
kurum içi gönderimlerinin de mümkün olduğu kadar
personel aracılığıyla yapılması
sağlanmalıdır.
Slide 38
3. Elektrik tasarrufu sağlanması amacıyla;
a) Birimlerde aydınlatma amaçlı kullanılan lambaların ihtiyaç üzerine
yenilenmesi durumunda mutlaka tasarruflu ampul kullanılması,
b) Çalışma saatleri içerisinde mekanların aydınlatılmasında gün ışığından
azami düzeyde yararlanılması,
c) Çalışma saatleri içerisinde aydınlatmaların, zorunlu durumlarda
kullanılması, ancak mekanın terk edilmesi durumun da
aydınlatmaların mutlaka kapatılması,
d) Personel bilgisayarlarının ve ekranlarının ihtiyaç dışında mutlaka
kapatılması,
e) Tuvalet, koridor, merdiven boşluğu vb. ortak mahallerde bulunan
aydınlatma armatürlerinin fotosel kontrollü hale getirilmesi,
f) Isıtma tesisatı olan birimlerde klimaların kış aylarında ısınma amaçlı
olarak kullanılmaması, sağlanmalıdır.
Slide 39
4.Örgüt içi toplantı ve seyahat giderlerinin en aza indirilmesi
amacıyla;
a) Örgüt içinde yapılacak olan toplantılarda Oda mekânları
kullanılacaktır. Kesinlikle Oda mekânları dışında (otel vb.
yerler) toplantı mekanlarının kullanılmaması, toplantılar için
ulaşımda özel araçlar yerine toplu taşıma araçlarının
kullanılması,
b) Şubelerde yapılacak Danışma Kurulu, Eşgüdüm Kurulu vb.
toplantılar için toplu taşıma araçlarının kullanılması,
c) Otobüs terminaline giderken ve gelirken toplu taşım araçlarının
kullanılması,
d) Toplantılarda yapılmakta olan ikramların asgari düzeye
indirilmesi, (yemek yerine çay kurabiye-börek vb.)
Slide 40
e) Gerek Şube etkinlik alanında, gerekse merkezde yapılacak
toplantılara, şubelerden katılan üyelerimizin sayılarının
sınırlandırılarak katkı koyacak kişilerinin katılımının
sağlanması, üyelerimizin ve çalışanlarımızın toplantı öncesi
ve sonrasında konaklama yapmaması,
Konaklamanın zorunlu olduğu durumlarda ise;
1-Kamu kurum ve kuruluşların misafirhanelerinin tercih
edilmesi,
2-Anlaşmalı otellerin kullanılması,
3-Anlaşmalı otellerin dışında konaklama yapılması
durumunda 75.TL’yi geçmeyecek şekilde konaklama
yapılması,
4-Birden fazla kişi konaklamalarında, Otellerde tek kişilik
yerine çift kişilik odaların tercih edilmesi,
5-Otellerle oda-kahvaltı anlaşması yapılmalı, ekstraların
Oda bütçesinden karşılanmaması.
Slide 41
f) Şube etkinlik alanlarında ve şehirlerarası seyahatlerde
örgüt araçlarının kullanımının 05.12.2007 tarih ve 10/
12292 sayılı genelgeye uygun olarak, yapılması ve
olabildiğince az kullanılması,
g) Kişilerin uçak veya kendi özel araçları ile seyahat etmesi
durumunda kişiye o mesafedeki toplu taşıma ücreti
ödenmesi
sağlanmalıdır.
Slide 42
5. Şubelerimizde bulunan Oda araçlarının tasarruflu
kullanımı amacıyla;
a) Şube araçlarının 05.12.2007 tarih ve 10/12292 sayılı
genelgeye uygun olarak kullanılması ve Şube Müdürlerince
mutlaka denetlenmesi,
b) Yakıt tasarrufu sağlamak amacıyla şirketlerle yapılan
indirimli akaryakıt anlaşması çerçevesinde yakıt alımının
sağlanması,
c) Teknik hizmetlerde kullanılmak üzere alınan araçların bu
ihtiyaç dışında kesinlikle kullanılmaması,
d) Teknik hizmetlerde oda araçları kullanılırken, hizmetin
verileceği yerin mesafesi, hizmetin ücreti ve zaman hesabı
yapılarak araç kullanımının tercih edilmesi,
sağlanmalıdır.
Slide 43
6.Yayın giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Şube etkinlik alanında çıkarılan Şube bültenlerinin
basımında maliyet arttıran kuşe kapak kullanımı, lüks
birinci sınıf kağıt ve renkli baskı gibi uygulamaların
yapılmaması,
b) Bülten giderinin karşılanması amacıyla bülten basımından
önce mutlaka reklam çalışmasının yapılması, (Gelir gider
dengeli olacaktır.)
c) Şube etkinlik alanında yapılan etkinlikler sonucu basımı
yapılan kitaplara mutlaka reklam alınması,(Gelir gider
dengeli olacaktır.) Kitap iç sayfalarında asla kuşe kağıt
kullanılmaması, zorunlu olmadıkça renkli baskı
yapılmaması,
Slide 44
d) Tüketici ve kamuoyuna yönelik çıkarılacak olan el broşürü
ve benzeri yayınların mutlaka merkezileştirilerek tüm
şubelerde kullanılacak şekilde basılması,
e) Şube etkinlik alanlarında yapılan faaliyetlere yönelik
çıkarılacak olan broşür, kitap, afiş vb. yayınlarda baskı
sayısının en az düzeyde tutulması,
f) Bu yayınların üyelere gönderiminin teknik görevliler ve iş
yeri temsilcilikleri aracılığıyla yapılması,
g) Posta ile dağıtımın zorunlu olması durumunda yereldeki en
güvenli ve en ucuz araçların tercih edilmesi, (kurye, PTT,
kargo vb.)
sağlanmalıdır.
Slide 45
7. Kırtasiye ve Eğitim Giderleri Örgüt genelinde en üst seviyede
olup bu kaleme ilişkin harcamaların en aza indirilmesi
amacıyla;
a) Fotokopi makinaları, yazıcı ve fakslarda kullanılan toner ve
benzeri malzemelerin orijinal yerine geri dönüşümlü
kullanılması,
b) Klasör, telli dosya, poşet dosya, kalem, ataç, toplu iğne, kağıt vb.
kırtasiye malzemelerinin alımlarının kesinlikle sınırlandırılması,
bu malzemelerin kullanımlarında israftan kaçınılması, tekrar
kullanılabilen malzemelerin kullanımının sağlanması (yazılı
kağıtların arka sayfalarının kullanımı gibi),
c) Kırtasiye malzemesi taleplerinde mutlaka “Malzeme İstek
Formu” doldurularak birim sorumlusu ve Şube Müdürünün
onayından sonra piyasa araştırması yapılarak en ekonomik
şekilde temin edilmesi,
sağlanmalıdır.
Slide 46
8. Şubelerde her yıl düzenlenen yılbaşı, mesleğe hoş geldin,
geleneksel gece ve vb. etkinliklere ilişkin harcamaların
gelir-gider bütçesinin denk olması zorunludur. Geliri
temin edilmeyen hiçbir etkinlik gerçekleştirilmeyecektir.
Öncelikle Geleneksel Gecelere “protokol” katılımının en
aza indirilmesine özen gösterilmelidir.
9. Şubelerimizin gerçekleşen tahmini bütçelerinde yer alan
temsil-ağırlama giderleri bütçelerine göre aşmış
durumdadır. Temsil-ağırlama giderleri minimum düzeye
çekilmelidir.
10. Zorunlu olmadıkça çiçek/çelenk vb. gönderimler
yapılmamalıdır.
Slide 47
11. Eğitim ve eğitici giderlerinin en aza indirilmesi amacıyla;
a) Eğitimlerde; eğitmenlerin olabildiğince kendi şube etkinlik
alanından tercih edilmesi ve bu yolla konaklama ve yol
giderlerinin asgari düzeye çekilmesi,
b) Eğitmenler tarafından kursiyerlere dağıtılmak üzere
çekilen-basılan materyallerin asgari düzeye indirilmesi,
c) Kursiyerlere yönelik ikramların çay-kahve ile
sınırlandırılması, ayrıca birim sorumlularınca eğitim
saatleri yeniden düzenlenerek öğle yemeği vb. giderlerin
azaltılması, eğitim planlamasının öğleden sonra yapılması
ve öğle yemeklerinden tasarruf edilmesi
sağlanmalıdır.
Slide 48
12. Şube etkinlik alanında ihtiyaç duyulan demirbaş malzeme
alımı, zorunlu olmadıkça yapılmamalıdır. İhtiyaç duyulan
demirbaş malzemenin maliyeti dikkate alınarak
gerektiğinde Şubeler ve temsilcilikler arasında ortak
kullanıma yönelik organizasyonların yapılması
sağlanmalıdır.
13. Şube muhasebe cari alacak takiplerinin haftalık
periyotlarda gerçekleştirilmesi, yapılan takibin her hafta
şube yönetim kurulu toplantılarında gözden geçirilmesi
sağlanmalıdır.
Slide 49
14. Oda, TMMOB Kurulları ile ilgili ;
• Şubelerimizin İKK katılımlarının en üst düzeyde
gerçekleştirilmesi olumlu bulunmakla birlikte içinde
bulunduğumuz ekonomik koşullar nedeniyle İKK
bütçelerine eşitlikçi bir oranda maddi katılımın
sağlanması, belirlenen aidatların dışında ek harcamalarda
bulunulmamasına özen gösterilmelidir.
Slide 50
Hazırlayan:
Ümmü Sarı
TMMOB Makina Mühendisleri Odası
Denizli Şubesi
Muhasebe ve Mali İşler Sorumlusu