Slide 1


Slide 2

Документы,
созданные в
организации и не
предназначенные
к выходу за ее
пределы

Поступающи
ев
организацию
документы

ЖУРНАЛ
ВХОДЯЩЕЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Программа «АЛТЫН-АКИД»

Документы,
предназначенные
для отправки в
другие
организации

ЖУРНАЛ
ИСХОДЯЩЕЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ


Slide 3

Справочники содержат справочные данные,
которые заполняются в процессе внедрения и
используются в работе постоянно.
Благодаря справочникам, пользователю
программы не потребуется повторять ввод с
клавиатуры одних и тех же сведений, а
достаточно будет выбрать их из ранее
заполненных таблиц


Slide 4

Для того, чтобы было
В
окне журнала
удобно ориентироваться
могут
быть
в большом
списке
отображены
все
документов, записи
журнала или
могут быть
записи
отмечены синим,
корреспонденция,
зеленым,
красным
полученная
от или
черным цветом. Синим –
юридических,
если документ
физических
лицно не
зарегистрирован,
или
сотрудников,
рассмотрен;
черным –
если этого
документ
рассмотрен
для
в нижней
и
направлен
какой-либо
части
окна вжурнала
отдел;
красным
– если
имеется
группа
назначены исполнители и
соответствующих
документ поставлен на
переключателей.
контроль; зеленым – если
документ снят с контроля.

Вся входящая корреспонденция хранится в специальном
журнале, для вызова которого необходимо в меню
«Документы» выбрать команду «Журнал входящей
корреспонденции».
Журнал входящей корреспонденции может накапливать
огромное количество записей. Для облегчения поиска и
организации группировки записей по определенному признаку
имеется возможность фильтрации записей.

Для регистрации новой
корреспонденции в журнале имеется
специальная кнопка «Регистрация»,
которая вызывает электронную
регистрационно-контрольную карточку
документа.


Slide 5

Если
полученный документ
Регистрационный
Если
документ
является
ответом на ранее
номер
присваивается
поставлен
на контроль
высланное письмо,
запрос, то в
документу
и назначены
карточке
необходимо установить
автоматически.
Причем
галочку
«Является
и
исполнители,
тоответом»
с
почти
вся
информация,
перейти
на вкладку
«Регистрация
помощью
вкладки
вводимая
в
карточку,
ответа».
Здесь
следует
выбрать
«Карточка контроля»
извыбирается
списка исходящей
изотдел,
заранее
нужно указать
в
корреспонденции
те
письма, на
сформированных
который
документ
которые
получен
ответ, и указать
справочников,
что
отправится
на
фамилию специалиста, снявшего
значительноимена
сокращает
корреспонденцию
с контроля.
исполнение,
время
заполнения
При
этом отмеченные объекты
исполнителей,
карточки.
Полученный
исходящей
корреспонденции
ответственного
за
автоматически
будут
сняты с
электронный
документ
контроль
и
дату
запроса
ответ,
а номер и дата
можетна
быть
прикреплен
исполнения.
полученного
документа
к карточке и сохранен в
пропишутся в карточках
архиве с помощью
выбранных
документов
специальной
соответственно вкнопки.
полях
«Отметка о получении ответа» и
«Дата снятия с запроса на ответ».


Slide 6

Вся исходящая корреспонденция хранится в специальном
журнале. Для вызова этого журнала необходимо в меню
«Документы» выбрать команду «Журнал исходящей
корреспонденции». Журнал работает аналогично журналу
входящей корреспонденции


Slide 7

В случае если на
регистрируемый
исходящий документ
ожидается ответ, то
это также необходимо
отразить в карточке,
перейдя на вкладку
«Запрос на ответ» и
заполнив
необходимые поля.

С помощью кнопок на панели вставки
адресатов формируется список
юридических и (или) физических лиц,
которым будет доставлено письмо.
Данные для карточки «Отдел», «Язык
документа», «Подписал»,
«Ответственный за исполнение»,
«Снял с контроля» автоматически
выбираются из соответствующих
справочников, а не заполняются
каждый раз вручную, что
значительно ускоряет процесс
регистрации и снижает вероятность
возникновения ошибок.
Очень часто регистрируемый
документ является основанием для
снятия с контроля объекта входящей
корреспонденции, поэтому в
программе предусмотрена функция
автоматического снятия с контроля
таких документов. Сделать это очень
просто – необходимо нажать кнопку
«Снятие с контроля входящей
корреспонденции» и в появившемся
журнале входящих документов
выбрать те объекты, которые
необходимо снять с контроля, с
помощью кнопки «Выбор».


Slide 8

В любой момент времени регистрационно-контрольная карточка может
быть выведена на печать. Программа позволяет формировать
карточки на русском и казахском языках в двух вариантах, в том числе
и в соответствии с типовыми правилами документирования и
управления документацией в государственных и негосударственных
организациях Республики Казахстан.
Приложение
15
Қазақстан
Республикасы
мемлекеттік
исполнения
01.10.2008
Жауапты орындаушылар
- Срок
Касымжанова
Р. М.

ұйымдарында құжаттау
мен құжаттаманы
к Типовым
правилам
Тұрпатты
ережелеріне
( ) Мем.тіркеу
( )Құқықтық сараптама басқарудың
( )Ақпарат жоқ
документирования
и управления
Ответственные: Жакишев
Кіріс № 4
Тіркеу күніУ. Т.
26.12.2007
16-қосымша
документацией в государственных
Шығыс № 7-4-10/и Хат алмасушы:
Құжаттың түрі: хат

и Құжаттың
негосударственных
( )Гос.регистрация
( )Юридический запрос
( )Нет
4526
күніданных организациях
25.12.2007
Внутренний №түрі
1
Дата регистрации
25.12.2007
Жөнелтушінің
Келіп түскен
уақыты
және индексі:
Келіп түскен уақыты және
Выходной
№
7-2-21/иҚайдан
келіп
түсті,
Корреспондент:
Вид документа: Письмо
10/11/2011,
индексі:
10/11/2011, 24.12.2007
256
4519 1-0156
Дата
документа
авторы
МЮ РК
Вид
посылки
ҚұжатКімге
тақырыбы
немесе
құжаттың
қысқаша
мазмұны:
Материалдардың
жолданған
Касымжанова Р. М.
Өтініш жасау тілі
От коготуралы
пришло,
Бұрыштама
иесі
Парақтар саны 1
сатып
алуы
Дата поступленияавторы
и индекс документа:МЮ РК
Дата и индекс документа:
10/11/2011,
Құжаттың түрі
Письмо
10/11/2011, 1-0156
Кому адресовано
Жакишев
У.256
Т.
Мәселенің
сипаты,
О
предоставлении
информации Язык просьбы
Бұрыштама:
Папе А.А
Орындалу мерзімі:
15/11/2011
Ответственный
за
Количество
қысқаша мазмұны
о государственных закупках
Заголовок документа
или краткое
содержание документа: О закупке материалов
контроль
листов 1
Орындаушының
қолы Жакишев У. Т.
Вид
документа
Письмо
Ескерту
Характер
вопроса,
ЦОН в безвозмездное
Резолюция: ПапеҚарау
А.А нәтижесі
Срок исполнения: 15/11/2011
краткое содержание
пользование предоставляются
Подпись
Шығыс
№,исполнителя
жіберілу
уақыты мына

Расписка (отметка)
о получении,
дата
Результат
наблюдения

Отметка о направлении в дело

Сілтемесі
барбелгі
Алынғаны туралы қолжат (белгі), уақыты Іске жіберілген
туралы

Выходной №, дата
отправки

Исполнено 04.01.2008

Кейінге
ауыстырылды

Есть ссылка
Отложено


Slide 9

Листы доставки входящей корреспонденции регистрируются в
специальном журнале, что позволяет четко отслеживать количество
поступающих на исполнение документов. Для вызова журнала листов
доставки достаточно в меню «Документы» выбрать команду «Листы
доставки». Сформированные листы могут быть выведены на печать.
ТОО "СтройКонтинент"

Лист доставки №

Лист доставки № 1
Дата,
номер регист.
1
01.03.2008
2
01.03.2008
3
01.03.2008
4
01.03.2008
5
01.03.2008
7
01.04.2008
8
01.04.2008
6
01.04.2008
10
01.04.2008
11
01.04.2008
12
01.04.2008
13
01.04.2008
16
01.04.2008
17
01.04.2008
18
01.04.2008

Hомер,
вид документа
11-3-3/2384/и
Письмо
9-17/3242
Письмо
4-27/3231
Письмо
4-27/3231
Письмо
4-27/3231
Письмо
9-17/и 4385
Письмо
9-17/2009
Письмо
9-18/2009
Письмо
4-27/2030
Письмо
4-27/4246
Письмо
9-17/и 08
Письмо
9-17/и 089
Письмо
9-17/и 081
Письмо
9-17/и 082
Письмо
3-13/и 40
Письмо

Всего документов :
Документов на контроле :
Документов снято с контроля :

Корреспондент,
Кол.
Краткое содержание
л.
п.
ТОО "КарагандаРезинотехника"
1
0
Договор о партнерстве
ТОО "Казцентрэлектропровод"
1
2
Заявка на 03.03.2008
Шахта "Западная"
1
1
Уведомление о расторжении догово
ТОО "ИнтерКомпьтерСервис"
1
3
Покупка ПО - "Алтын - Кадры"
ТОО "Рахат-Орал"
1
2
Договор о поставках
АО "Рахат"
4 44
Запрос о ходе исполнения договора
АО "Новые информационные техн."
3 50
Новые версии налоговых программ
ГУ "Общеобразовательная средняя
1
4
школа № 1" г. Темиртау
ТОО "КарагандаРезинотехника"
1
7
Запрос о подготовительных работах
Шахта "Западная"
2 10
Договор
ТОО "ИнтерКомпьтерСервис"
1
3
Счет на оплату
ТОО "КарагандаРезинотехника"
1
0
Примерная смета
ТОО "ИнтерКомпьтерСервис"
1
1
Договор
Шахта "Западная"
1
2
Договор
ТОО "КарагандаРезинотехника"
3 25
Договор

15
15
15

Исполнитель
Батырбаев Е. К.
Шорабаева Б. А.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Шорабаева Б. А.
Батырбаев Е. К.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.
Акбаев Т. М.

Подпись,
дата

1


Slide 10

Система «АЛТЫН-АКИД» имеет развитую систему отчетности,
доступ к которой можно получить в меню «Отчеты»
Қазақстан Республикасы мемлекеттік
Приложение 16
ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы
к Типовым правилам документирования
басқарудың Тұрпатты ережелеріне
и управления документацией в государственных
16-қосымша
и негосударственных организациях

ТОО "СтройКонтинент"
31/10/2011
жағдайы бойынша
Отдел
:Отдел кадров
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
КІРІС ҚҰЖАТТАРЫН
ТІРКЕУ ЖУРНАЛЫ
Неисполненные
документы
на года
26/03/2008
по состоянию на 31/10/2011

ТОО "СтройКонтинент"
Құжаттың
№
Құжаттың
Хат алмасушы, дата
кіріс и Вид документа,
Кіріс құжатының
Бұрыштамаили
немесе
№
Корреспондент,
заголовок находящиеся
Резолюция
кому
Расписка
Hеисполненные
документы,
под
контролем
Батырбаев
Е.Құжаттың
В.
алғаны в
орындалғаны
Дата,
Hомер,
датажне
Корреспондент,
Кем рассмотрен,
Краткое содержание
Дата
Отметка об
исполнении
№
уақыты
немесе
құжаторындауға
кімге
Ескерту
№ келіп түскен құжатының
индекс входящего
илитақырыбы
краткоеДокументы
содержание
направлен
документ
на по 31/01/2008
получении
Примечание
жөнiндегi
туралы
берлгі
зарегистрированы
с
01/01/2008
поступления
документа
номер
регист.
вид
документа
адрес
Срок
исполнения
п.п.
уақыты
индексі
қысқаша
мазмұны
жіберілді
п.п.
документа
входящего документа
исполнение
документа,
дата
қолхаты, күні

ТОО "СтройКонтинент"
Отчет о поступившей, контролируемой и отправленной
ТОО "СтройКонтинент"
Перенос срока
корреспонденции
01/01/2008
по
31/01/2008
1
2
3
4
5
6
7
8
Hомер,
дата
Корреспондент,
Кемсрассмотрен
содержание
Исполнитель
1
2
3
4
5
6 иКраткое
7
8
41Дата,
11-3-4/2346/и
ТОО
"ИнтерКомпьютерСервис"Нуржанов
А. А.
О создании
единного
ВЕБ-сайта
Отчет
о
поступившей,
контролируемой
отправленной
Центр
по
недвижимости,
Анықтама
11
дана,
номер
регист.
вид
документа
адрес
Срок
исполнения
по недвижимости, Анықтама 11 дана,
10/01/2008 N Центр
04/12/2007
25/01/2008
для
всех
ЦОНов
Подразделения
ПостуHа конт- Отправ1
01/10/2011
01/10/2011,
№1
тіркелген
А.
С.
Перенос
корреспонденции
с
01/01/2008
по
31/01/2008
1
01/10/2011
01/10/2011,
№1
тіркелген құжат
құжат 109
109 дана
дана Омарова
Омарова
А.
С. срока
Письмо
Обл
Обл управление
управление
41
11-3-4/2346/и ТОО "ИнтерКомпьютерСервис"Нуржанов
А. Батырбаев
А.
О создании
ВЕБ-сайта
Батырбаев
Е.
П.
пилоединногоHа
роле
лено
54
19
ТОО "КарагндаРезинотехника"
Е. П. ПостуНаправлены
заявки
на
мебель.
к
государственного
N
Подразделения
контОтправгосударственного
10/01/2008
12.04.2007
25/01/2008
для
всех
ЦОНов
11/01/2008
11/01/2008
анц. принадлежности и оргтехни
архитектурноархитектурно1 Письмо
АУП
8 на мебель.
8 лено
14
54
19-20-3652 ТОО "КарагндаРезинотехника" Батырбаев Е. П.
Направлены
заявки
к Батырбаев
Е. П.
пило
роле
строительного
контроля,
строительного
контроля,
11/01/2008
01.11.2008
анц. принадлежности и оргтехни
69
02-15/57
ТОО
Е. П.
2
01/10/2011
01/10/2011,
№2
3
рұқсат
Омарова
А.
2АУП
Операционный
зал
47
47 Е. П. 14
325
2
01/10/2011
01/10/2011,
№2
3 дана
дана"Казцентрэлектропровод"
рұқсат беру
беру
Омарова Батырбаев
А. С.
С.
1
8
8
69
11-3-1224
ТОО
"Казцентрэлектропровод"
Батырбаев
Е.
П.
Батырбаев
15/01/2008
11/01/2008
16/01/2008
Адресное
бюро
Азаматтардың
мекен-жй
Адресное бюро
Азаматтардың мекен-жй
15/01/2008
01.11.2008
16/01/2008
3Операционный
Бухгалтерия
2
1
19
Кызылординской
анықтамасы
2
Письмо
Кызылординской
анықтамасы
2 дана
дана
2
зал
47
47
325
3
01/10/2011
области,
Омарова
3
01/10/2011
области, 01/10/2011,
01/10/2011, №3
№3 жолданды.
жолданды.
Омарова А.
А. С.
С.
4Бухгалтерия
кадров
Всего документов
:Отдел
отдел
1
3 Городской
27
17
1912
Городской
отдел
1 дана
дана ф-1
ф-1 өтінішінің
өтінішінің 3
4 Всего
02/10/2011
юстиции,
Сакенов
документов
: 02/10/2011, №4 көшірмесі. документы
3 С. К.
0Отдел
нерассмотренные
4 ГУ
кадров
730
721
12 0
"Управление
Итого:
370
0 земельными
нерассмотренные документы
3094
2184
0
отношениями
Карагандинской области",
04/10/2011, №5
57 дана жер актісі.
Караганды обл
мемлекеттік мұрағат,
6 дана мұрағаттық
05/10/2011, №6
анықтама жолданады.

Итого:

5

04/10/2011

6

05/04/2011

Сакенов С. К.

Хасанов К. К.

94

84

370


Slide 11

В данном деморолике кратко
представлены основные
функциональные возможности
программы «АЛТЫН-АКИД».
За дополнительной информацией о программе и по
вопросам приобретения обращайтесь к разработчику
«ТОО «ИнтерКомпьютерСервис»,
Адрес: г. Караганда, ул. Комиссарова, д. 28.
Тел. (факс): (8-7212) 30-55-14, 42-55-05, 30-55-15, 30-55-16.
Электронная почта: [email protected]
Наш адрес в Интернете: www.ics.kz