Sistema Traffic Sistema integral para agencias de viajes. Mayoristas/Receptivas/Corporativas Diagrama Flujo de información • El siguiente grafico describe sintéticamente el flujo de información de una.
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Sistema Traffic
Sistema integral para agencias de
viajes.
Mayoristas/Receptivas/Corporativas
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Diagrama Flujo de información
• El siguiente grafico describe sintéticamente
el flujo de información de una agencia de
viajes.
• Desde que la agencia hace convenios con
los prestadores de servicios, hasta terminar
en la contabilidad.
• El grafico guiara la demostración.
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Información base
• Es la información básica del sistema, lo
ingresado en esta etapa se utilizara en los
procesos siguientes.
• Proveedores, Prestadores, Servicios, Rutas
aéreas o terrestres, clases y categorías de
prestaciones, ciudades, aeropuertos, países,
datos de clientes, contactos, pasajeros.
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Ingreso de los convenios con
prestadores.
• Los convenios con los prestadores de
servicios se traducen dentro del sistema
como Tarifarios.
• Los tarifarios se pueden comercializar en
forma de paquetes, individual o ambas.
• Es la etapa de preparación de Productos.
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Precios individuales
• Todos los precios se deben ingresar en la moneda
de origen, el sistema hará la conversión en el
momento de la venta o consulta. Todas las
opciones disponen de calculadoras que optimizan
el tiempo de carga.
• Hoteles
– Precios por pax.
• Servicios varios
– Los precios se pueden ingresar definiendo rangos de
pax (según lo indique el proveedor) o bien sin definir
rangos.
• Rutas aéreas o terrestres.
• Paquetes de Terceros
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Armado de Paquetes
• Armado Paquetes propios
• Armado Paquetes de Terceros.
• Armado Paquetes propios con
combinaciones de hoteles.
• Generación de Tarifas de Paquetes Propios
• Ajuste de tarifas de paquetes propios por
modificación de tarifas componentes del
paquete.
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Cupos
• Cupos Aéreos, puede ser por maquina
completa o bien segmentada por clase.
• Cupos Terrestres, puede ser por hotel o bien
por tipo de habitación.
• Cierre de fechas, de hotelería.
Slide 9
Presupuestos
• Instancia previa a la venta, la cotización al cliente.
• Se puede cotizar productos previamente
ingresados o bien cotizar eventuales aéreos y
terrestres.
• La cotización puede ser aprobada o no, y de eso
obtener diferentes estadísticas.
• Se pueden realizar consultas de tarifas sin
necesidad de confeccionar presupuestos.
Slide 10
Reserva
• Es la aprobación de una venta.
• Es el comprobante mas importante de una
agencia de viajes
• Es el disparador de información hacia todos
los sectores/funciones de la empresa.
• Se puede originar en un presupuesto o bien
directamente sin necesidad de presupuesto
previo.
Slide 11
Datos Cabecera Reserva
• Datos del cliente
• Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo.
– Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular.
•
•
•
•
Asociar la reserva a un vendedor
Asociar la reserva a un promotor
Asignar descuentos o comisiones al cliente.
Ingresar código de referencia del cliente.
Slide 12
Detalle de una Reserva
• Al igual que los presupuesto, se puede seleccionar
productos previamente ingresados
• Eventuales aéreos o terrestres.
• Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con
Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en
caso de ser necesario.
• Los boletos alimentan la rendición de BSP.
• Los boletos pueden afectar al precio o bien asociar
el boleto a un tramo ya generado.
• Vuelos o transporte, detallando lugar de salida y
horarios. Pueden afectar al cupo.
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Información Administrativa
generada en la reserva
• Previsión Costos para pre-pagos a proveedores.
Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos.
• Previsión Venta por detalle de prestación y
globales para pre-cobros de clientes. Alimenta
cuenta corriente clientes previstos.
• Detalle de conceptos de facturación por cada línea
según la legislación del país. Generación de proforma de Factura.
• Utilidad global de reserva.
Slide 14
Información Operativa generada
en la reserva
• Carta automática a proveedores para pedidos por
reserva individual.
• Generación automática de cartas a los distintos
proveedores con cortes según lo establezca la
empresa. Esta generación deberá estar
acompañada de un correcto manejo del status de
cada prestación.
• Descuento automático del cupo aéreo o terrestres.
• Datos para la emisión automática de vouchers.
• Control permanente del status de cada prestación.
Fundamental para el manejo masivo de pasajeros.
Slide 15
Información del detalle de
Reserva
•
•
•
•
•
•
Destino, prestación seleccionada.
Operador de la prestación
Fechas in/out de prestación.
Cantidad por tipo de pax y habitación.
Detalle de costeo y totales.
Datos de confirmación, status,
vencimientos, nros de confirmación,
información receptiva (para trfs y exc)
Slide 16
• Comentarios de cada prestación, este dato
es fundamental para los pedidos a
proveedores. Es sabido que muchas veces se
requiere realizar muchas aclaraciones.
Slide 17
Administración Clientes
• Realizar cobros y devoluciones a clientes, esté o
no facturada la reserva.
– Asiento automático de cobranza
– Alimenta caja.
– Alimenta cuenta corriente prevista y según
comprobante.
• Factura automática. (según datos reserva)
– Asiento automático de Venta.
– Alimenta Sub-diario de Ventas.
– Alimenta cuenta corriente según comprobante.
Slide 18
• Tarjeta de crédito
– Carga desde el plan de cuenta.
– Carga de intereses según forma de pago
– Calculo de interés desde el capital agregando el interés
o calculando el capital a partir del valor total del cupón.
– Generación automática de nota de debito por recargo
financiero. Esta nota de debito no afecta la utilidad de
la reserva por ser un tema financiero.
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• Formas de cobro:
– Efectivo
– Deposito bancario
– Cheques
– Tarjetas.
Las formas de pagos son parametrizables.
Los cheques se guardan en cartera hasta su
utilización.
Slide 20
Administración Proveedores
• Ingresar facturas de proveedor de gastos o de
reserva. Si son de reservas, informa el costo sin
facturar de la reserva y detalla los costos ya
facturados.
– Asiento de Compra.
– Alimenta sub-diario de compras.
– Alimenta Saldo proveedor según comprobantes.
• Se puede autorizar un pago (instancia previa al
pago, no genera movimientos contables)
• Realizar el pago con o sin autorización previa.
Slide 21
– Asiento de pago
– Alimenta Caja.
– Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo proveedor
según comprobantes.
– Los pagos pueden ser de cualquier forma, en caso de
cheques o tarjeta se pueden utilizar los que estan en
cartera o bien emitir cheque propio.
– Los cheques y tarjeta alimentan informe de
cheques/tarjeta.
• Ajuste manual de costos. Por cuestiones de
auditoria, se genera en una nueva línea.
Slide 22
Emisión de vouchers
• Impresión automática de los vouchers por cada
servicio o bien agrupados por operador y destino.
• Posibilidad de enviar el voucher por e-mail.
• Los vouchers emitidos se pueden consultar desde
reserva.
• Se puede agendar la emisión de vouchers, en la
reserva se disponen de campos fechas para la
emisión de vouchers y pasajes.
• La información ingresada en este punto alimenta
listado de reservas los campos fecha de voucher y
fecha de tkt.
• Se pueden voidear los vouchers.
Slide 23
Rendición de BSP
• Información originada en reserva.
• Liquidación interna,
– Comisión y Over.
– Controles varios (facturada, no facturada, void, no void,
devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc)
• Planilla respaldatoria.
• Control de correlatividad numérica y saldos por
boletos.
• Manejo de devoluciones con emisión de
comprobante de devolución.
• Integración con el sistema DECENA. (Programa
conciliador de BSP vs PDF)
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Ficha Operativa
• De gran utilidad para la programación de
receptivos.
• Asignación de guías, transportistas, choferes.
• Asignación de costos variables y prorrateo de
costos. (combustible, peajes, estacionamiento,
vehículos)
• Emisión de orden de servicio guías transportista.
• Emisión de cartel de espera Pasajero.
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Contabilidad
•
•
•
•
Sistema contable estándar.
Asientos generados por comprobantes
Asientos manuales.
Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a
cada comprobante.
• Plan de cuenta flexible con manejo de centro de
costos.
• Informes contables:
– Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor,
diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.
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• Proceso de ajuste de diferencia de cambio
contable. Cuenta/reserva/moneda.
• Manejo de cierres administrativos
– Mensuales y diarios según modalidad
implementada por el cliente.
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Informes
• La información procesada en cada etapa se
puede ver reflejada en diferentes informes a
saber.
• Para seguimiento de saldos de clientes:
– Saldos de clientes previstos (no importa si esta
o no facturada, se alimenta de reserva)
– Saldos de clientes según comprobantes(se
alimenta de facturas emitidas, recibos y
devoluciones) Se puede cruzar con Mayor
Deudores/Clientes.
Slide 28
- Control de facturación cliente, este listado
permite sabe en cualquier momento que
operaciones aun no han sido facturadas.
• Para seguimiento de Proveedores
– Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no
facturada, se alimenta de reserva)
– Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta
de facturas recibidas y pago realizados)
– Conciliación facturas proveedores, este listado permite
comparar costos, pagos y facturas de proveedores.
Slide 29
• Informe tarifarios y control de carga de
precios.
– Tarifarios de hoteles, de servicios, de rutas, de
paquetes de terceros, de
• Informe para presentación administrativa:
– Facturas de clientes (subdiario de ventas)
– Facturas de proveedores (subdiario de compras)
Slide 30
• Informes asociados a caja
–
–
–
–
–
Listado de Caja
Comprobantes asociados a cobranzas.
Comprobantes asociados a Pagos.
Mayores de la cuenta Caja.
Cheques/Tarjetas, se puede saber los cheques a
cubrir, o los cheques y tarjetas en cartera.
Slide 31
• Informes asociados a prestaciones y
ocupación
– Rooming de operadores (de detalle de reserva,
itinerario, por estatus y varios filtros mas)
– Transportes (de vuelos y transportes terrestres)
– Cupos Transportes
– Cupos Hotelería.
Slide 32
• Otros listados
– De Reservas y costos, se pueden utilizar para calcular
comisiones de vendedores según escala de comisión
definida en maestro de vendedores.
– Estadísticas de presupuestos.
– Vencimientos de cobros y pagos, asignación de
vencimientos de cobros y pagos por detalle reserva.
– Estado de cuenta clientes y proveedores, analítico por
reserva de los cobros , pagos y costos de cada reserva.
Sistema Traffic
Sistema integral para agencias de
viajes.
Mayoristas/Receptivas/Corporativas
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Diagrama Flujo de información
• El siguiente grafico describe sintéticamente
el flujo de información de una agencia de
viajes.
• Desde que la agencia hace convenios con
los prestadores de servicios, hasta terminar
en la contabilidad.
• El grafico guiara la demostración.
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Información base
• Es la información básica del sistema, lo
ingresado en esta etapa se utilizara en los
procesos siguientes.
• Proveedores, Prestadores, Servicios, Rutas
aéreas o terrestres, clases y categorías de
prestaciones, ciudades, aeropuertos, países,
datos de clientes, contactos, pasajeros.
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Ingreso de los convenios con
prestadores.
• Los convenios con los prestadores de
servicios se traducen dentro del sistema
como Tarifarios.
• Los tarifarios se pueden comercializar en
forma de paquetes, individual o ambas.
• Es la etapa de preparación de Productos.
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Precios individuales
• Todos los precios se deben ingresar en la moneda
de origen, el sistema hará la conversión en el
momento de la venta o consulta. Todas las
opciones disponen de calculadoras que optimizan
el tiempo de carga.
• Hoteles
– Precios por pax.
• Servicios varios
– Los precios se pueden ingresar definiendo rangos de
pax (según lo indique el proveedor) o bien sin definir
rangos.
• Rutas aéreas o terrestres.
• Paquetes de Terceros
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Armado de Paquetes
• Armado Paquetes propios
• Armado Paquetes de Terceros.
• Armado Paquetes propios con
combinaciones de hoteles.
• Generación de Tarifas de Paquetes Propios
• Ajuste de tarifas de paquetes propios por
modificación de tarifas componentes del
paquete.
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Cupos
• Cupos Aéreos, puede ser por maquina
completa o bien segmentada por clase.
• Cupos Terrestres, puede ser por hotel o bien
por tipo de habitación.
• Cierre de fechas, de hotelería.
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Presupuestos
• Instancia previa a la venta, la cotización al cliente.
• Se puede cotizar productos previamente
ingresados o bien cotizar eventuales aéreos y
terrestres.
• La cotización puede ser aprobada o no, y de eso
obtener diferentes estadísticas.
• Se pueden realizar consultas de tarifas sin
necesidad de confeccionar presupuestos.
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Reserva
• Es la aprobación de una venta.
• Es el comprobante mas importante de una
agencia de viajes
• Es el disparador de información hacia todos
los sectores/funciones de la empresa.
• Se puede originar en un presupuesto o bien
directamente sin necesidad de presupuesto
previo.
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Datos Cabecera Reserva
• Datos del cliente
• Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo.
– Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular.
•
•
•
•
Asociar la reserva a un vendedor
Asociar la reserva a un promotor
Asignar descuentos o comisiones al cliente.
Ingresar código de referencia del cliente.
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Detalle de una Reserva
• Al igual que los presupuesto, se puede seleccionar
productos previamente ingresados
• Eventuales aéreos o terrestres.
• Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con
Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en
caso de ser necesario.
• Los boletos alimentan la rendición de BSP.
• Los boletos pueden afectar al precio o bien asociar
el boleto a un tramo ya generado.
• Vuelos o transporte, detallando lugar de salida y
horarios. Pueden afectar al cupo.
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Información Administrativa
generada en la reserva
• Previsión Costos para pre-pagos a proveedores.
Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos.
• Previsión Venta por detalle de prestación y
globales para pre-cobros de clientes. Alimenta
cuenta corriente clientes previstos.
• Detalle de conceptos de facturación por cada línea
según la legislación del país. Generación de proforma de Factura.
• Utilidad global de reserva.
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Información Operativa generada
en la reserva
• Carta automática a proveedores para pedidos por
reserva individual.
• Generación automática de cartas a los distintos
proveedores con cortes según lo establezca la
empresa. Esta generación deberá estar
acompañada de un correcto manejo del status de
cada prestación.
• Descuento automático del cupo aéreo o terrestres.
• Datos para la emisión automática de vouchers.
• Control permanente del status de cada prestación.
Fundamental para el manejo masivo de pasajeros.
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Información del detalle de
Reserva
•
•
•
•
•
•
Destino, prestación seleccionada.
Operador de la prestación
Fechas in/out de prestación.
Cantidad por tipo de pax y habitación.
Detalle de costeo y totales.
Datos de confirmación, status,
vencimientos, nros de confirmación,
información receptiva (para trfs y exc)
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• Comentarios de cada prestación, este dato
es fundamental para los pedidos a
proveedores. Es sabido que muchas veces se
requiere realizar muchas aclaraciones.
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Administración Clientes
• Realizar cobros y devoluciones a clientes, esté o
no facturada la reserva.
– Asiento automático de cobranza
– Alimenta caja.
– Alimenta cuenta corriente prevista y según
comprobante.
• Factura automática. (según datos reserva)
– Asiento automático de Venta.
– Alimenta Sub-diario de Ventas.
– Alimenta cuenta corriente según comprobante.
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• Tarjeta de crédito
– Carga desde el plan de cuenta.
– Carga de intereses según forma de pago
– Calculo de interés desde el capital agregando el interés
o calculando el capital a partir del valor total del cupón.
– Generación automática de nota de debito por recargo
financiero. Esta nota de debito no afecta la utilidad de
la reserva por ser un tema financiero.
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• Formas de cobro:
– Efectivo
– Deposito bancario
– Cheques
– Tarjetas.
Las formas de pagos son parametrizables.
Los cheques se guardan en cartera hasta su
utilización.
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Administración Proveedores
• Ingresar facturas de proveedor de gastos o de
reserva. Si son de reservas, informa el costo sin
facturar de la reserva y detalla los costos ya
facturados.
– Asiento de Compra.
– Alimenta sub-diario de compras.
– Alimenta Saldo proveedor según comprobantes.
• Se puede autorizar un pago (instancia previa al
pago, no genera movimientos contables)
• Realizar el pago con o sin autorización previa.
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– Asiento de pago
– Alimenta Caja.
– Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo proveedor
según comprobantes.
– Los pagos pueden ser de cualquier forma, en caso de
cheques o tarjeta se pueden utilizar los que estan en
cartera o bien emitir cheque propio.
– Los cheques y tarjeta alimentan informe de
cheques/tarjeta.
• Ajuste manual de costos. Por cuestiones de
auditoria, se genera en una nueva línea.
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Emisión de vouchers
• Impresión automática de los vouchers por cada
servicio o bien agrupados por operador y destino.
• Posibilidad de enviar el voucher por e-mail.
• Los vouchers emitidos se pueden consultar desde
reserva.
• Se puede agendar la emisión de vouchers, en la
reserva se disponen de campos fechas para la
emisión de vouchers y pasajes.
• La información ingresada en este punto alimenta
listado de reservas los campos fecha de voucher y
fecha de tkt.
• Se pueden voidear los vouchers.
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Rendición de BSP
• Información originada en reserva.
• Liquidación interna,
– Comisión y Over.
– Controles varios (facturada, no facturada, void, no void,
devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc)
• Planilla respaldatoria.
• Control de correlatividad numérica y saldos por
boletos.
• Manejo de devoluciones con emisión de
comprobante de devolución.
• Integración con el sistema DECENA. (Programa
conciliador de BSP vs PDF)
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Ficha Operativa
• De gran utilidad para la programación de
receptivos.
• Asignación de guías, transportistas, choferes.
• Asignación de costos variables y prorrateo de
costos. (combustible, peajes, estacionamiento,
vehículos)
• Emisión de orden de servicio guías transportista.
• Emisión de cartel de espera Pasajero.
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Contabilidad
•
•
•
•
Sistema contable estándar.
Asientos generados por comprobantes
Asientos manuales.
Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a
cada comprobante.
• Plan de cuenta flexible con manejo de centro de
costos.
• Informes contables:
– Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor,
diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.
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• Proceso de ajuste de diferencia de cambio
contable. Cuenta/reserva/moneda.
• Manejo de cierres administrativos
– Mensuales y diarios según modalidad
implementada por el cliente.
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Informes
• La información procesada en cada etapa se
puede ver reflejada en diferentes informes a
saber.
• Para seguimiento de saldos de clientes:
– Saldos de clientes previstos (no importa si esta
o no facturada, se alimenta de reserva)
– Saldos de clientes según comprobantes(se
alimenta de facturas emitidas, recibos y
devoluciones) Se puede cruzar con Mayor
Deudores/Clientes.
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- Control de facturación cliente, este listado
permite sabe en cualquier momento que
operaciones aun no han sido facturadas.
• Para seguimiento de Proveedores
– Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no
facturada, se alimenta de reserva)
– Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta
de facturas recibidas y pago realizados)
– Conciliación facturas proveedores, este listado permite
comparar costos, pagos y facturas de proveedores.
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• Informe tarifarios y control de carga de
precios.
– Tarifarios de hoteles, de servicios, de rutas, de
paquetes de terceros, de
• Informe para presentación administrativa:
– Facturas de clientes (subdiario de ventas)
– Facturas de proveedores (subdiario de compras)
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• Informes asociados a caja
–
–
–
–
–
Listado de Caja
Comprobantes asociados a cobranzas.
Comprobantes asociados a Pagos.
Mayores de la cuenta Caja.
Cheques/Tarjetas, se puede saber los cheques a
cubrir, o los cheques y tarjetas en cartera.
Slide 31
• Informes asociados a prestaciones y
ocupación
– Rooming de operadores (de detalle de reserva,
itinerario, por estatus y varios filtros mas)
– Transportes (de vuelos y transportes terrestres)
– Cupos Transportes
– Cupos Hotelería.
Slide 32
• Otros listados
– De Reservas y costos, se pueden utilizar para calcular
comisiones de vendedores según escala de comisión
definida en maestro de vendedores.
– Estadísticas de presupuestos.
– Vencimientos de cobros y pagos, asignación de
vencimientos de cobros y pagos por detalle reserva.
– Estado de cuenta clientes y proveedores, analítico por
reserva de los cobros , pagos y costos de cada reserva.