Transcript Система управления бизнес-процессами ELMA ECM+ Презентация системы www.elma-bpm.ru © ELMA 2006-2013 Пакет «ELMA ECM+» Договорная работа Классическая канцелярия BPMN 2.0 Служебки, приказы KPI ЭЦП Организационная структура Управление бизнеспроцессами Автоматический контроль регламента Электронный документооборот ELMA ECM+ Штрих-Код Внутренний портал Лента сообщений Календарь Задачи www.elma-bpm.ru © ELMA 2006-2013 Дополнительные приложения Интеграция с 1СПредприяти Плагин для MS Outlook KPI Проекты+ CRM+ www.elma-bpm.ru Управление бизнеспроцессами Электронный документооборот ELMA for iPad ELMA ECM+ Внутренний портал © ELMA.

Система управления бизнес-процессами
ELMA ECM+
Презентация системы
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Пакет «ELMA ECM+»
Договорная
работа
Классическая
канцелярия
BPMN 2.0
Служебки,
приказы
KPI
ЭЦП
Организационная
структура
Управление
бизнеспроцессами
Автоматический
контроль регламента
Электронный
документооборот
ELMA
ECM+
Штрих-Код
Внутренний
портал
Лента
сообщений
Календарь
Задачи
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Дополнительные
приложения
Интеграция с 1СПредприяти
Плагин для MS
Outlook
KPI
Проекты+
CRM+
www.elma-bpm.ru
Управление
бизнеспроцессами
Электронный
документооборот
ELMA for iPad
ELMA
ECM+
Внутренний
портал
© ELMA 2006-2013
Начинаем работу. Нужен только браузер
Для работы с системой
нужен только браузер.
Сотрудник вводит логин и
пароль (есть интеграция с
Active Directory).
Поддерживается вся линейка современных
браузеров (в том числе и Safari для iPad)
Для безопасности и шифрования данных
можно использовать протокол HTTPS
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Главная страница ELMA
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Создание задачи
При необходимости можно согласовать
задачу начальником, выбрать метод
контроля задачи, указать соисполнителей и
т.д.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Действия с задачей
Как исполнитель узнает о появлении задачи ?
• Почта
• ELMA Agent
В карточке задачи хранится вся история
– комментарии, файлы, вопросы,
переназначения и т.д.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Выполнение задачи
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль выполнения
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль исполнительской дисциплины
Коэффициент
исполнительской
дисциплины сотрудника
за выбранный период
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Задачи. Функция Мой отдел
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Лента сообщений
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Создание сообщения, инфо-каналы
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Календарь
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Возможности Календаря
Календарь из ELMA можно добавить в
MS Outlook (используется формат iCal)
Также события из календаря
автоматически попадают в iPad
(используется формат iCal)
Календарь отслеживает и
предупреждает о возможных
пересечениях дел
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Управление бизнес-процессами (BPMS)
Механизм улучшения
процессов «на лету»
Версионность
бизнес-процессов
Организационная структура
Модель процесса (BPMN)
Показатели эффективности (KPI)
Регламент бизнес-процесса
Контроль отклонений по
ключевым показателям (KPI)
Автоматическое назначение
задач исполнителям
Монитор процессов
Четкое соблюдение регламента
Оперативный контроль
Контроль времени
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Организационная структура
Это Дизайнер ELMA.
Он нужен для
настройки системы:
рисования
оргструктуры, бизнеспроцессов и т.д.
На диаграмме
можно отобразить
отделы и
должности,
которые есть в
компании
www.elma-bpm.ru
На организационной
структуре мы
показываем связи
подчинения между
элементами
© ELMA 2006-2013
Модель процесса. BPMN 2.0
Четкие зоны
ответственности
для каждого из
действий. Для
каждого действия
всегда есть
ответственный и
ровно один
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контекст бизнес-процесса
«Внутри» бизнес-процесса
существует Контекст процесса –
это набор данных, которыми
процесс оперирует. Внутри могут
содержатся строки, числа,
электронные документы,
контрагенты, проекты, файлы и
все другие объекты, которые
есть в ELMA
www.elma-bpm.ru
Для каждой задачи в бизнеспроцессе мы можем ограничить
набор данных и дать доступ
только к тем данным, которые
нужны на данном этапе для
принятия решения.
Это облегчает принятие
решения и повышает
безопасность
© ELMA 2006-2013
Регламентация по времени
Каждое из действий в бизнес-процессе мы можем
регламентировать по времени.
Причем будет использоваться рабочий календарь
компании.
Аналогичным образом можно ограничить по времени
участок процесса.
При «просрочке» система незамедлительно
проинформирует указанных людей + информация
занесется в отчет по исполнительской дисциплине
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Как работает BPMS ?
1
Модель процесса
2
Публикация на портале
3
Автоматически ставятся задачи
4
Задачи выполняются
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль. Оперативный контроль
Одним из способов контроля
является карта процесса.
Зеленым цветом система
показывает текущий шаг бизнеспроцесса
Каждый пользователь системы
имеет возможность посмотреть
«свои» процессы.
И быстро понять на какой стадии
находится, допустим, заказ – у
кого он, как долго там.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль. Монитор процессов
Процессы бывают большие – много
участников, зон ответственности. Как понять
что творится ?
Монитор процессов позволяет посмотреть
на ситуацию «сверху» - он показывает какие
сейчас процессы проистекают в компании, на
каких шагах находятся, кто за эти шаги
отвечает
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Улучшение. Показатели. Отклонения
ВЕРСИИ ПРОЦЕССА, ПУБЛИКАЦИЯ
Утром идея – вечером решение
ПОКАЗАТЕЛИ ПРОЦЕССА
Временные показатели
Технические показатели
Показатели экземпляра, показатели процесса
КОНТРОЛЬ ОТКЛОНЕНИЙ
Сбор значений
Контроль отклонений показателей бизнес-процесса
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Создаем показатели процесса
1
Добавляем показатель «Время
подготовки КП»
2
Задаем параметры показателя –
Плановое значение, шкалу показателя и
т.д.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Как это работает. Контроль отклонений
Как только введены показатели – система начинает сразу показывать красными значками
«проблемные» процессы, т.е. те процессы где плановое значение показателя не было
достигнуто
Дальше – 2 пути. Путь 1 – улучшение текущего процесса. Т.е. постоянные улучшения. Сделали
улучшения – смотрим на значение показателя. Улучшилось – значит правильно, делаем дальше
улучшаем.
Путь 2 – подумать правильно ли задается плановое значение. Возможно, стоит скорректировать
плановое значение и скорректировать процесс в соответствии с этим ожиданием.
ELMA не принимает решения за Вас – она подсказывает и дает достоверные цифры из реальной
практики Вашей компании.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Улучшение процесса
УТРОМ - Идея
Суть процессов – в постоянном их улучшении.
Причем то что актуально сейчас – может быть вредным через
полгода.
Поэтому система должна быстро подстраиваться под
изменения.
И поэтому мы реализовали механизм быстрых изменений
бизнес-процессов.
Вы вносите изменения, публикуете процесс – и изменения
вступают в силу. Систему не надо останавливать.
Более того, ELMA хранит все изменения ваших процессов.
Вечером - РЕШЕНИЕ
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Публикация изменений
После публикации новая
модель процесса
становится доступной для
всех пользователей
системы и процесс
начинает работать «поновому»
Система хранит все
версии процессов, ничего
не теряется.
Всегда можно вернуться к
предыдущим версиям,
либо посмотреть историю
улучшений бизнеспроцесса
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Завершенное решение по управлению БП
Механизм улучшения
процессов «на лету»
Версионность
бизнес-процессов
Организационная структура
Модель процесса (BPMN)
Показатели эффективности (KPI)
Регламент бизнес-процесса
Контроль отклонений по
ключевым показателям (KPI)
Автоматическое назначение
задач исполнителям
Монитор процессов
Четкое соблюдение регламента
Оперативный контроль
Контроль времени
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Электронный документооборот
Классическая канцелярия
Внутренние документы
Входящие документы
Служебные записки
Исходящие документы
Приказы, распоряжения
Журналы регистрации
Листы ознакомления
Контроль исполнения
Управление договорами
Гибкая настройка СЭД
Генерация пакета договоров из шаблона
Настройка маршрутов документов
Процедуры согласования договоров
Настройка типов, атрибутов
Хранение сканов, актов, приложений и т.д
Настройка номенклатуры
Контроль исполнения, просрочки,
пролонгации
Настройка доступа
Настройка замещений
Настройка реестров
Плагин для MS
Outlook
www.elma-bpm.ru
ELMA for
iPad
ELMA: Штрих-код
ЭЦП
© ELMA 2006-2013
Электронная канцелярия
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Регистрация входящих документов
Движение входящих документов
Интеграция с MS Outlook
Регистрация исходящих документов
РЕЕСТРЫ ДОКУМЕНТОВ
Входящие, Исходящие
Общий журнал
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
Контроль исполнения поручений по документам
ПОИСК ПО РКК
Поиск по атрибутам регистрационной карточки документов
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Регистрация входящего документа
При получении письма сотрудник канцелярии
заполняет карточку входящего письма.
Система запускает специальную программу
сканирования, которая формирует многостраничный
отсканированный документ (используется формат PDF)
При регистрации система автоматически присваивает
регистрационный номер (формат номера берется из
номенклатуры дел компании)
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Рассмотрение входящего документа (iPad)
Далее документ уходит
на резолюцию
ответственному лицу.
Резолюция может быть
вынесена в том числе и с
помощью приложения
ELMA for iPad
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Резолюция
Руководитель пишет
резолюцию по
документу, ставит задачи
исполнителям по
документу
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль исполнительской дисциплины
Система предоставляет отчет по
входящему потоку документов:
какие задачи поставлены, какие
выполнены, какие просрочены
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Интеграция с MS Outlook
Часто документы приходят в
электронном виде.
Можно воспользоваться плагином
ELMA для MS Outlook и прямо из
почтовой программы
регистрировать документы и
создавать задачи
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Реестры документов
Система ведет привычные
реестры регистрации документов
в компании.
Набор реестров можно
настраивать самостоятельно.
Например, можно разделить
реестры входящих писем в разных
филиалах
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Регистрация исходящего документа
Можно указать в ответ
на какое входящее
сформировано
исходящее письмо
www.elma-bpm.ru
© EleWise 2006-2012
Решение «Управление договорами»
ИСХОДЯЩИЕ ДОГОВОРЫ
ВХОДЯЩИЕ ДОГОВОРЫ
СОЗДАНИЕ ПАКЕТА ДОГОВОРОВ
СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ
Формирование договоров по шаблону
Маршруты согласования
Резервирование номера договора
Листы согласования
СОГЛАСОВАНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ
РЕГИСТРАЦИЯ
Маршруты согласования
Регистрация договоров
Сравнение версий
Работа с бумажной копией
Протоколы разногласий
Регистрация договоров
Работа с бумажной копией
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
Контроль Этапов договора
Контроль сроков и «незакрытых»
договоров
Этапы, Акты
Контроль сроков и «незакрытых»
договоров
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Исходящие договоры. Создание
1
Генерация по шаблону (+
формирование номера)
2
Резервирование номера
+
+
=
=
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Связанные документы
Система хранит сам договор и
всю «подструктуру» дополнительные соглашения,
протоколы разногласий,
приложения и т.д.
Все связанные документы
доступны через карточку
основного договора
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Согласование договора
1
«Ручное» согласование
www.elma-bpm.ru
2
Маршрут документа
© ELMA 2006-2013
Согласование
Для просмотра и
редактирования
документа достаточно
нажать одну кнопку
Согласующий вносит
коррективы, сохраняет
документ – система
автоматически создает
новую версию и
сохраняет на сервер
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Согласование (iPad)
Договор можно согласовать и
через приложение ELMA for iPad
Надо нажать либо
«Согласовано», либо не «Не
согласовано».
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Сравнение версий
Для просмотра
«разницы» достаточно
выбрать версии и
сказать «Сравнить»
Открывается MS Word,
Вы видите «разницу»,
принимаете решение и
система записывает
финальный результат в
новую версию
документа
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль согласования. Лист согласования
Всегда наглядно можно
посмотреть текущий
статус согласования
После завершения
согласований перед
подписанием
формируется лист
согласования
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Регистрация договоров
1
Штрих-код документа
2
Маршрут документа
Далее крепим штрих код- на подписанный
договор и отправляем другой стороне
При наличии дополнительного модуля «ELMA:
Штрих-код» система автоматически при
регистрации печатает штрих-код документа
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Хранение подписанной версии договора
1
После получения подписанного оригинала
договора сотрудник канцелярии быстро
находит документ по штрих-коду
www.elma-bpm.ru
2
3
Следующих шагом в документ
сканируется и заносится в систему
со всеми оригиналами подписей и
со всеми приложениями
При этом подлинность
скана оригинала
документа может быть
защищена
криптографическими
алгоритмами
(механизм ЭЦП)
© ELMA 2006-2013
Контроль исполнения
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Контроль исполнения
1
Реестры договоров
Настраиваемая система фильтров позволяет «в
один» клик увидеть все договоры в работе, либо
договоры с просроченными обязательствами
2
Этапы договора. Акты
Этапы договора актами, сканы
актов хранятся в системе.
Просроченные этапы – красные.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Входящие договоры
СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ
Маршруты согласования
РЕГИСТРАЦИЯ
Контроль «бумажной» доставки
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
Контроль завершения, пролонгация
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Внутренние документы
ОРД (ПРИКАЗЫ, ПОСТАНОВЛЕНИЯ)
Создание
Согласование
Рассылка на ознакомление
Листы ознакомления
Реестры
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ
Создание
Движение
Контроль исполнения
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Приказы. Подготовка. Обсуждение
При согласовании внутренних
документов можно использовать
как формальные маршруты
согласования, так и более живое
обсуждение документа с помощью
Ленты.
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Подписание, рассылка
После согласования внутренний
документ подписывается (ЭЦП) и
рассылается на ознакомление по
списку адресатов.
Возможны как «ручная» операция, так
и действие в рамках стандартных
маршрутов
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Листы ознакомления
Сотрудники ставят пометку об
ознакомлении с документом, а система
автоматически формирует лист
ознакомления
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Гибкая настройка СЭД
НАСТРОЙКА ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ, РКК
Настройка типов документов
Настройка РКК
Настройки доступа
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Настройка номенклатуры дел
Места регистрации
МАРШРУТЫ ДОКУМЕНТОВ
Построение маршрутов
Типы действий
ЗАМЕЩЕНИЕ
Настройка замещений
Как это работает
www.elma-bpm.ru
© ELMA 2006-2013
Наши контакты
Для получения дополнительных сведений
Вы можете обратиться
Ижевск:+7(3412)93-66-93
Москва: +7(499)921-02-87
Казань: +7(843)567-17-69
Алматы: +7(727)313-15-04
Киев:+38(044)374-2-05-30
www.elma-bpm.ru