Transcript Kompleksowy system zarządzania wiedzą, otwartą komunikacją i projektami w Twojej firmie! Przedstawiamy system Y-Box Innowacyjny, modułowy i co najważniejsze… rewolucyjnie prosty w obsłudze system do.

Kompleksowy system zarządzania
wiedzą, otwartą komunikacją
i projektami w Twojej firmie!
Przedstawiamy system Y-Box
Innowacyjny, modułowy i co najważniejsze… rewolucyjnie prosty w
obsłudze system do współpracy dla Twoich pracowników!
Czego oczekują pracownicy od pracodawcy/przełożonego?
Wszyscy
Pokolenie Y
(21-30 lat, digital native)
Podejście do zadań
• co?
• na kiedy?
• dlaczego? po co?
• w jaki sposób?
• jak na tym skorzystam?
Narzędzia, oprogramowanie
• szybkie
• zintegrowane
• stabilne
• intuicyjne
• na czasie
• przyjemne
Źródła motywacji
• zewnętrzne
• wewnętrzne
• własny rozwój
• oszczędność czasu
• transakcyjność
Kanały komunikacji
• skuteczne
• szybkie
• real time
• nieformalne
Styl zarządzania
i miejsce pracy
• dobra atmosfera
• obiektywna ocena
• wpływ na otoczenie
• informacja zwrotna
• status w społeczności
Y-Box – najważniejsze cechy systemu
• Dostęp przez przeglądarkę w sieci lokalnej firmy.
• Integracja wielu przydatnych modułów: Profile pracowników, Tablica
aktualności, Baza Wiedzy, Projekty, Kalendarz.
•
Bezpieczeństwo danych pracowników i firmy
•
Elastyczność i możliwość dostosowania do własnych potrzeb
Y-Box – podstawowe funkcje
• Rozbudowane profile pracowników i funkcje odzwierciedlające
strukturę firmy – działy, przełożeni, stanowiska, kompetencje
Y-Box – podstawowe funkcje
• Proste zarządzanie projektami, tworzenie zespołów i miejsc
współpracy; zadania, terminy, harmonogramowanie,
dokumentowanie, przechowywanie plików
Y-Box – podstawowe funkcje
• Nowoczesna baza wiedzy, budowana poprzez dokumenty, pliki,
rozwiązane zadania, pytania i odpowiedzi; kategoryzowana
i tagowana tematycznie
Y-Box – podstawowe funkcje
• Intuicyjna tablica aktualności
dostarczająca bieżących
informacji o firmie i
pozwalająca na otwartą
komunikację
Y-Box – podstawowe funkcje
• Przejrzysty kalendarz do zaznaczania ważnych terminów, spotkań,
zadań czy urlopów
Y-Box – podstawowe funkcje
•
Wykorzystanie wiedzy jawnej i ukrytej poprzez:
–
–
–
–
–
•
oznaczanie rozwiązań,
tworzenie dokumentów,
opisywanie umiejętności pracowników,
tagowanie podobnych treści,
inteligentne wyszukiwanie
System ocen treści i mechanizmy
grywalizacyjne motywujące
pracowników
• Przyjazny, intuicyjny interfejs użytkownika, z którego chce się korzystać!
Y-Box – dodatkowe narzędzia
•
Narzędzie do autodiagnozy sytuacji w firmie
100
90
•
•
Podręcznik prowadzący krok po kroku przez
proces wdrożenia zmian
Instrukcja dla użytkowników
80
89
70
60
50
40
30
34
20
•
•
Panel administracyjny umożliwiający
w prosty i szybki sposób zarządzać systemem
Dokumentacja techniczna
10
0
Nasycenie
wiedzą
Zarządzania
wiedzą
Y-Box –
przykłady rozwiązanych problemów (1/5)
„System wydłuża prace, każde uzupełniać niepotrzebne pola,
wiele razy trzeba wpisać to samo”
Magda (24l )
Uzupełniaj tylko potrzebne Ci
informacje i przyśpiesz pracę!
Y-Box kontekstowo
uzupełnił nazwę
projektu (możesz ją
zmienić)
Daty zostaną
uzupełnione z
uwzględnieniem
terminów ramowych
(tylko tam gdzie to
konieczne)
Wystarczy początek
wyrazu, system
podpowie Ci
możliwości
Potrzebujesz więcej?
Kliknij, by dodać
opis, załącznik,
przypomnienie
Y-Box –
przykłady rozwiązanych problemów (2/5)
„Dokumentacje, cenniki, prezentacje są nieaktualne, nie wiem
do kogo zwrócić się o właściwe informacje”
Robert (29l )
Dokument jest
wersjonowany,
zawsze możesz
zobaczyć
poprzednie zmiany
Jeśli dokument
jest nieaktualny
otrzymasz
ostrzeżenie,
a autor zostanie
powiadomiony
Spraw by dokumenty się nie
przedawniały!
Widzisz wszystkich
współtworzących
ten dokument
Y-Box –
przykłady rozwiązanych problemów (3/5)
„Muszę wiele razy odpowiadać na to samo pytanie różnym
pracownikom, którzy wykonują to samo zadanie.”
Adam (33l )
Pytania raz zadane służą wszystkim!
Pytania
posiadające
odpowiedź są
wyróżnione
Jeśli znasz
odpowiedź lub
wskazówkę wpisz
ją w komentarzu
Możesz
prześledzić całą
dyskusję i proces
odnajdywania
odpowiedzi
Właściwa
(najlepsza)
odpowiedź jest
wyróżniona
Y-Box –
przykłady rozwiązanych problemów (4/5)
„Nie wiem do kogo zwrócić się po pomoc jeśli robię coś po raz pierwszy
lub coś specyficznego czego nigdy wcześniej nie robiliśmy.”
Piotr (28l )
Znajdź właściwych ludzi do
zadań i projektów!
Filtrując listę pracowników
możesz odnaleźć osobę o
właściwych
kompetencjach lub
zainteresowaniach
Znajdź podobne
zadania i zobacz
kto je wykonywał
Y-Box –
przykłady rozwiązanych problemów (5/5)
„Niewiele osób wie czym się zajmuje, ile wkładam
w to wysiłku. Często czuję się niedoceniona.”
Ewa (30l )
Twoje zdobyte
odznaki za
określone
zadania
Pokaż swój wkład w rozwój firmy!
Z czasem zbierasz
punkty i osiągasz
coraz wyższe
poziomy
Współpracownicy doceniają Twoje umiejętności
Korzyści dla kadry menedżerskiej
•
Szybki dostęp do projektów, terminów
i raportów z postępu zadań wykonywanych
przez pracowników
•
Usprawnienie
komunikacji,
współpracy
i wzrost efektywności operacyjnej zespołów
•
Wyraźny
wzrost
zaangażowania
pracowników w „życie firmy”
•
Oddziaływanie na wewnętrzną motywację
pracowników
bez
angażowania
dodatkowych środków
•
Budowa
przewagi
konkurencyjnej
w zakresie know how, zasobów ludzkich
i nowoczesnych narzędzi
Korzyści dla specjalistów HR
•
Otwarty i szybki kanał
wszystkimi pracownikami
komunikacji
ze
•
Wsparcie
w
rekrutacji
wewnętrznej
i w planowaniu ścieżek rozwoju, oraz
ułatwienie wyboru szkoleń
•
Dostęp do badań i wiedzy na temat
motywacji i zarządzania personelem ze
szczególnym uwzględnieniem pokolenia Y
•
Integracja i samoczynne zacieśnianie więzi
wśród pracowników
•
Łatwe zarządzanie profilami pracowników,
strukturą informacji i treścią w panelu
administracyjnym systemu Y-Box
Korzyści dla pracowników
•
Szybkie
wdrożenie
nowych
pracowników
w codzienne obowiązki i trwające projekty
•
Wyróżnianie najbardziej zaangażowanych
•
Jedno, proste narzędzie do gromadzenia zadań,
plików, terminów, notatek itp.
•
Wyszukiwanie gotowych rozwiązań, funkcje do
zadawania
pytań,
podpatrywania
doświadczonych pracowników i korzystania ze
zgromadzonej wiedzy
•
Możliwość śledzenia swojego rozwoju oraz opinii
społeczności firmy na temat wyników pracy
•
Przyjazne i intuicyjne miejsce do komunikacji
i współpracy również mniej formalnej
Zasady wdrożenia systemu
•
System Y-Box jest darmowy (i taki już
pozostanie!) dzięki finansowaniu UE i PARP
•
Od stycznia 2014 rozpoczęliśmy testowanie
wersji beta, tylko z wybranymi firmami
•
Warto wziąć udział w testach! W czasie
rozwoju systemu możemy dodać
funkcjonalności zbieżne z wymaganiami
Państwa firmy!
•
Planujemy dalsze rozwijanie systemu i
wsparcie użytkowników, którzy będą tego
potrzebować.
Zapraszamy do udziału w projekcie!
Zapoznanie z
produktem
Deklaracja udziału
w testowaniu
Plan wdrożenia
Przygotowanie
infrastruktury i
narzędzia
Szkolenia i
konsultacje
Testy systemu
Zbieranie uwag
Decyzja o zmianach
i dalszym
wykorzystaniu
Rozwój i
utrzymanie zgodnie
z wymaganiami
klienta
DZIĘKUJEMY!
www.y-box.pl