Access 2007

De ce am nevoie de o bază de date?

Material preluat de pe http://www.gcflearnfree.org/access2007/1/full

Introducere

 Access 2007 este un program care vă permite să

creați

și

administra

baze de date.

 O

bază de date

puteți este un loc în care

stoca informații

referitoare la un anumit subiect.

 Modul în care intenționați să utilizați informațiile va determina dacă aveți nevoie de o bază de date Access sau un alt program pentru a crea și gestiona datele.

 În această lecție, vom discuta despre

ce face o bază de date

și

ceea modul de a decide dacă aveți nevoie de o bază de date

pentru a gestiona informațiile dvs. .

Ce este o bază de date?

 O

bază de date

vă permite să stocați informații legate de un anumit subiect într un mod organizat.

 În plus față de stocarea de date, aveți posibilitatea să și

rezumați

informații referitoare la datele.

sortați

,

extrageți

,  Unul dintre programele software care vă permite să faceți acest lucru este

Microsoft Office Access 2007

, care este o creație de baze de date și program de management.

De ce nu folosesc Excel?

 Există mai multe tipuri de date ce ar putea fi folosite pentru a stoca și de a gestiona informațiile cum ar fi text și numere, de exemplu.

 În funcție de ceea ce doriți să facă cu datele dvs., s-ar putea sau nu să aveți nevoie de a utiliza o bază de date.

 S-ar putea să utilizați un program de calcul tabelar precum

Microsoft Excel

.

 Cum stii care datele pot fi gestionate în mod adecvat cu Excel și care necesită o bază de date Access pentru a gestiona mai eficient?

 Aceasta depinde de cât de multe date trebuie să fie gestionate și ceea ce doriți să faceți cu datele dvs.  Să încercăm să răspundem la această uitandu-se la un scenariu librărie.

 Dacă lucrați la o librărie, este posibil să aveți nevoie să țineți evidența clienților și a comenzilor lor.

 Ai putea folosi

Microsoft Excel

pentru a stoca și de a gestiona acest tip de date, cu toate acestea, Excel este un

software de calcul tabelar

utilizat în mod tradițional pentru gestionarea program care este

numerică de informații

, cum ar fi valoarea totală de achiziții ale unui client.

 Se pot stoca și anumite tipuri de -Cum ar fi numele unui client și informații de contact date  Dar Excel nu a fost proiectat pentru a face acest lucru.

bazate pe text.

 Următoarele exemple vă va arăta de ce o bază de date Access poate fi o alegere mai bună pentru afacerea librărie.



Exemplu Excel: Listă de clienti și comenzile acestora

Sortarea și filtrarea pentru a localiza date în Excel

   În Excel, puteți stoca datele într-o foaie de lucru, astfel încât să puteți trimite prin poștă informații de promovare la o listă întreagă sau sortați pentru a găsi clienți specifice pentru a trimite e-mail.

Puteți filtra chiar informații despre clienți pentru a afișa toți clienții care locuiesc într-un anumit oraș, ca în imaginea de mai jos.

În plus, se pot sorta datele pentru o comanda intr-un mod special.

 Cu toate acestea, dacă doriți să vedeți rezultate foarte concrete, cum ar fi câte comenzi de la un singur client s-au plasat într-un an, Excel nu este la fel de eficient ca și bza de date acces atunci cand vă ofera aceste rezultate cu datele căutate.

Introducerea datelor în Excel

 Dacă utilizați o foaie de calcul Excel pentru a urmări comenzile dvs., de fiecare dată când un client plasează o nouă comandă va trebui să introduceți un nou rând de informații din foaia de calcul.

 Aceasta ar include probabil numele și adresa clientului.

 În cazul în care comenzile clienților sunt mai multe, aceste informații ar trebui să fie introduse de fiecare dată.

 Foaia de calcul ar conține informații despre un client pe mai multe rânduri, tot atâtea câte inregistrări s-au efectuat.



Aceasta este limitarea de software de calcul tabelar, cum ar fi Excel

pentru că este un singur fișier, plat.

,



Exemplu Access: Listă de clienti și comenzile acestora

Introducerea datelor în Access

 Microsoft Access este proiectat pentru a gestiona informații.

 Acces vă permite să introduceți numele unui client, adresa și numărul de telefon -Prima dată când un client plasează o comanda.

  Aceste informații sunt introduse într-un tabel Access, care este proiectat pentru a deține informații de bază despre clienți.

Un

tabel

este o listă de informații legate în coloane și rânduri.

 Într-un tabel, fiecare rând este numit o numește un

câmp

.

înregistrare

, și fiecare coloană se  Un tabel Access în modul Vizualizare foaie de date arată similar cu o foaie de calcul Excel, după cum puteți vedea mai jos.

 În plus față de tabelul cu informații despre clienți, probabil, s-ar vrea, de asemenea, un tabel cu informații despre produsele pe care le vinde, și un al treilea tabel pentru a deține date referitoare la comenzile specifice ale clientului.

 Aceste tabele vor fi legate împreună pentru a vă ajuta să profitați la maximum de date.

 Acces se numește o deoarece tabelele sunt

gestionare a bazelor de date relaționale

de program,

legate

, după cum puteți vedea în imaginea de mai jos.

 În acest exemplu, tabelele Info client și comenzile sunt legate de codul de client și de carte de identitate.

 Acum, să presupunem că doriți să identificați cartea care a fost ce mai populară în statul Carolina de Nord.

 Cu Access, acest lucru este posibil, deoarece puteți căuta și prelua informații de la mai multe tabele în același timp.

 Tabelul

Info Customer

conține informații despre fiecare stat, iar

tabelul de comandă

include informații cu privire la câte cărți s-au comandat.

 Veți avea nevoie de informații de la

ambele tabele

pentru a identifica carte, care a fost cea mai populară într-un anumit moment.

Puterea reală de acces vine în a fi capabil de a lega și de a extrage informații din mai multe tabele pentru a răspunde la întrebări

specifice .

Provocare!

Încercați să răspundeți la aceste întrebări:

1. Ce este o bază de date?

2. Ce tip de program este Microsoft Excel?

3. Ce tip de program este Microsoft Access?

4. Care sunt cel puțin două diferențe între Access și Excel?