Лабораторно-практичне заняття № 8 “Робота в Microsoft Office Outlook ” Мета: • вивчити правила та послідовність роботи в Microsoft Office Outlook; •навчити створювати відомості про.
Download ReportTranscript Лабораторно-практичне заняття № 8 “Робота в Microsoft Office Outlook ” Мета: • вивчити правила та послідовність роботи в Microsoft Office Outlook; •навчити створювати відомості про.
Лабораторно-практичне заняття № 8 “Робота в Microsoft Office Outlook ” Мета: • вивчити правила та послідовність роботи в Microsoft Office Outlook; •навчити створювати відомості про людей, планування робочого часу, облік виконаної роботи, пересилання електронних повідомлень у програмі MS Outlook; •розвивати охайність та відповідальність щодо оформлення та реєстрації документів на персональному комп’ютері. Обладнання: • зразки документів, • персональний комп’ютер з програмою MS Outlook, • принтер. ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ 1. Опрацюйте теоретичні відомості. 3. Виконайте п. 1 практичного завдання. 4. Виконайте п. 2 практичного заняття. 6. Виконайте п. 3 практичного завдання. 7. Дайте відповіді на контрольні запитання. ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ Програма Microsoft Outlook призначена для організації документів і планування задач, у тому числі для відправки пошти, планування зустрічей, подій і зборів, ведення списку контактів, списку задач, а також обліку всіх виконаних робіт. На рис. 15.1 у лівій частині вікна знаходиться панель Outlook, на якій розташовані основні об’єкти програми. Об’єкти є теками з інформацією певного вигляду. Ці об’єкти згруповані в групи: Outlook, Пошта, Інші теки. Рис. 15.1. Вікно програми Outlook Основними елементами інформації, з якими працює середовище Outlook, є теки “Контакти”, “Календар”, “Завдання”, “Замітки”, “Щоденник”. Програма Microsoft Outlook Знайомство з інтерфейсом середовища Outlook Телефонний дзвінок Злиття теки Контакти з документами MS Word Тека, що відкривається під час запуску Outlook Конфігурація користувача Планування зустрічей, що повторюються Планування засідань і подій Доручення завдання іншій особі і контроль за його виконанням Познайомтеся з організацією інтерфейсу середовища Outlook. Побудуйте інтерфейс для подальшої роботи. Познайомтеся з вмістом теки “Outlook сьогодні”. Алгоритм виконання 1. Запустіть програму Outlook натисканням кнопки на панелі Microsoft Office або використовуючи кнопку Пуск: Пуск Програми Microsoft Outlook 2. Розгляньте вікно програми (рис. 15.1). Знайдіть групи робочих тек на малюнку й у вікні програми. Чим вони відрізняються? 3. Заголовки груп можуть бути названі по-іншому. Змініть назви груп (рис. 15.1). Для цього: натисніть правою кнопкою миші на заголовку; у контекстному меню виберіть команду “Перейменувати группу”; уведіть нове ім’я групи. 4. Натисніть на групі Outlook. Як правило, в процесі завантаження програми ця група відкривається автоматично. Перегляньте, які об’єкти в ній розміщені. Наприклад, у групі Outlook можуть бути розташовані теки “Outlook сьогодні”, “Календар”, “Контакти”, “Задачу”, “Замітки”. 5. Натисніть на групі “Пошта”. Перегляньте, які об’єкти в ній розміщені. В цій групі можуть бути розташований теки “Чернетки”, “Вхідні”, “Вихідні”. 6. Натисніть на групі “Інші теки”. В цій групі можуть бути розташовані теки: “Щоденник”, “Видалені”, “Мій комп’ютер”, “Мої документи”. 7. Склад об’єктів групи можна змінити: перенести об’єкт в іншу групу, видалити об’єкт з панелі Outlook, додати об’єкт. Розташуйте об’єкти по групах у тому складі, як перераховано вище. Для цього: наведіть покажчик миші на об’єкт; захопіть об’єкт і перемістіть його спочатку на заголовок іншої групи, а потім, коли група розкриється, розташуйте його в потрібному місці між іншими об’єктами. Місце, де буде розташований об’єкт, наголошується під час виконання дії спеціальною розділовою лінією (рис. 15.2). Рис. 15.2. Місце вставки об’єкту 8. Видаліть об’єкт Favorites з групи Інші теки. Для цього: наведіть покажчик миші на об’єкт; натисніть правою кнопкою миші; у контекстному меню виберіть команду Видалити з панелі Outlook. Основну частину вікна програми займає інформація відкритої в даний момент теки. Натисніть на заголовок групи Outlook і по черзі відкрийте об’єкти, розташовані в цій групі. Перегляньте, як змінюється робоча область вікна. Відкрийте теку “Outlook сьогодні”. В цій теці розташована інформація про майбутні справи (зустрічі, завдання), а також про наявність пошти. Кожний запис у теці виконаний у вигляді гіперпосилання до відповідного об’єкту. Під час першого запуску програми ця тека, як і інші, не містить інформації. Для зберігання різних відомостей про осіб, з якими ви підтримуєте ділові і особисті стосунки в середовищі Outlook, передбачена спеціальна тека “Контакти” (рис. 15.3). Тека “Контакти” організована на зразок бази даних. У ній ви можете зберегти найрізноманітніші відомості: адресу електронної пошти, поштову адреса, кілька номерів телефонів і деякі відомості особистого характеру, що відносяться до контактної особи, наприклад, день народження і дані про яку-небудь подію. При введенні імені або адреси контактної особи Outlook розділяє ці відомості на компоненти і розміщує їх в окремі поля. Ви можете виконати сортування, групування і фільтрацію контактів за будь-якою частиною імені або адреси. Достатньо натискати потрібну кнопку або вибрати команду меню, щоб відправити цій контактній особі запрошення на збори, повідомлення електронної пошти або завдання. Рис. 15.3. Тека “Контакти” Телефонний дзвінок Облік ділових телефонних переговорів дуже важливий. Раніше для належної організації роботи використовувалася спеціальна книга обліку телефонограм, де відображалися відомості: кому або від кого був дзвінок, дата, час, текст повідомлення, хто прийняв (передав). У середовищі Outlook можна автоматично створювати запис щодо проведених телефонних переговорів. За наявності модему, Outlook може набирати номера телефонів контактних осіб. При цьому в Outlook може фіксуватися час розмови, який заноситься в Щоденник. Туди саме можна занести замітки про розмову. Навчіться зв’язуватися з контактною особою телефоном і робити записи про телефонний дзвінок. Злиття теки Контакти з документами MS Word У процесі відсилання листів вам доводиться надписувати адреси одержувачів на конвертах, а також зворотню адресу. Цю роботу можна виконати автоматично, використовуючи відомості з теки “Контакти”. Для цього використовується режим “Злиття в програмному середовищі MS Word”. Навчіться занотовувати адреси на поштових конвертах, використовуючи злиття з текою “Контакти”. Тека, що відкривається під час запуску Outlook У процесі запуску середовища Outlook автоматично відкривається одна з тек, наприклад Вхідні, що містить інформацію про електронну пошту, котра прийшла. Проте користувач може самостійно вказати теку, що відкриватиметься під час запуску програми, наприклад, “Outlook сьогодні”. Навчіться задавати теку, що відкривається в процесі запуску програми. Конфігурація користувача Програмне середовище Outlook дозволяє організувати як особисту роботу кожного співробітника, так і групову роботу. Групова робота припускає можливість роботи з одними і тими самими документами. Для організації групової роботи співробітників необхідно, щоб на підприємстві була організована мережа і встановлені загальні правила адресації і пересилки файлів мережею від одного співробітника іншим. Цими питаннями займається спеціальний співробітник – адміністратор мережі, який і проінструктує вас на конкретному робочому місці. Програмне середовище Outlook пропонує три режими роботи з поштою: тільки Інтернет; корпоративна або для робочих груп; без електронної пошти. У цьому розділі ви ознайомитеся з можливістю автономної роботи, а також із основними можливостями групової роботи з використанням корпоративної електронної пошти або Інтернету. Перед початком роботи в середовищі Outlook ви маєте визначити себе як користувача даної програми на даному комп’ютері. Це робиться за допомогою створення облікового запису користувача Інтернету. Такий запис надалі визначатиме вас за умовчанням як відповідального за виконання всіх завдань і доручень у середовищі Outlook. Діяльність секретаря досить різноманітна. Це і підготовка документів, і телефонні дзвінки, і організація прийому відвідувачів, і багато чого іншого. Ця діяльність пов’язана з рішенням поточних питань. Проте, від того, на скільки успішно і оперативно вона здійснюється, залежить ефективність роботи підприємства. У середовищі Outlook всі заходи підрозділяються на наступні групи, про які ви вже знаєте: зустрічі, збори, події, завдання, а також телефонні дзвінки. У середовищі Outlook для планування робочого часу призначена тека “Календар” (рис. 15.4). Рис. 15.4. Тека “Календар” У процесі планування зустрічі її можна пов’язати з контактом. Тоді інформація про неї фіксуватиметься у відомостях про контакт. За цими відомостями завжди можна пригадати, коли і які зустрічі відбулися з контактом, які питання на них обговорювалися. Під час планування зустрічі ви можете вказати параметри зайнятості. В програмі Outlook передбачені наступні варіанти. Особливо важливо вказувати параметри зайнятості, якщо ви працюєте в групі і повідомляєте мережею свої плани іншим учасникам. Ваші параметри зайнятості допоможуть їм планувати свій робочий час. За звичай під час зустрічі обговорюються певні ділові питання. Ви можете у вікні зустрічі зробити замітки, примітки, які питання передбачається обговорити, пропозиції та інше. Якщо до зустрічі готується документ, то його можна або напряму вставити у вікно зустрічі, або пов’язати з нею. Планування зустрічей, що повторюються У роботі секретаря є зустрічі, котрі періодично повторюються. Наприклад, доповідь директору проводиться на початку кожного робочого дня, підписання документів – наприкінці робочого дня, раз на тиждень проводяться наради, присвячені плануванню майбутньої роботи і звіту про виконану роботу. Усі перераховані види зустрічей можна відзначити в календарі, якщо вони повторюються. В цьому випадку вони автоматично будуть записані на заплановані дні. Планування засідань і подій Засідання припускає запрошення кількох учасників. Програмне середовище Outlook дозволяє вибрати учасників з теки “Контакти” і автоматично надіслати їм запрошення. Цей вид роботи напряму пов’язаний з можливістю групової роботи в мережі. Доручення завдання іншій особі і контроль за його виконанням Секретар не тільки самостійно виконує завдання директора, але і може за його вказівкою доручити виконання завдання іншому співробітнику і здійснювати контроль виконання. Програмне середовище Outlook дозволяє доручити задачу будь-якій особі з теки “Контакти”. У процесі дорученні завдання автоматично пересилаються мережею співробітнику, який стає власником завдання. Доручене завдання зберігається в теці секретаря, який, таким чином, має нагоду контролювати її виконання. Програмне середовище Outlook має стандартне вікно повідомлення, в якому ви, як на конверті, маєте вказати, кому воно адресоване, а також тему і зміст. Крім того, ви можете прикласти до повідомлення наперед підготовлений файл, вставити малюнок. Якщо в Outlook не встановлений режим негайної відправки електронної пошти, то всі створені повідомлення зберігатимуться в теці “Вихідні”. У середовищі Outlook можна встановити режим відправки повідомлення: негайно або по команді. ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ 1. Створіть новий контакт у програмі Microsoft Office Outlook: Харчишин Микола Іванович виконавчий директор ТОВ «Бужанка» м. Вінниця, вул. Червоноармійська, 1, офіс 283, індекс 21032, тел.: 66-50-51, факс 8 (0432) 66-5052, дом. тел.: 32-45-67, моб. тел.: 80673456789, ел. пошта: [email protected] 2. Заплануйте у програмі Microsoft Office Outlook на найближчий час: Зустріч виконавчого директора ТОВ “Бужанка” Харчишина М.І. з Марчуком О.М., менеджером по збуту товарів ТОВ “Смерічка”, 12.05.08 р. о 12:00, з питань покращення збутової політики підприємства. 3. Створіть електронне повідомлення у програмі Microsoft Office Outlook: Харчишин Микола Іванович ([email protected]) повідомляє, Миколайчука Олега Петровича ([email protected]), про невиконання ЛІТЕРАТУРА 1. Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство: Навчальний посібник. Частина ІІІ. Електронний документообіг. – Вінниця: ТОВ “Діло”, 2007. – 173 с. 2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред. В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007. – 687 с. 3. Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. – Львів: Оріяна-Нова, 2001. – 392 с. КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ 1. Яке призначення програми “Microsoft Outlook”? 2. Склад теки “Outlook сьогодні”. 3. Яке призначення теки “Контакти”? 4. Як зв’язатися з контактною особою телефоном? 5. Як встановити і відмінити повідомлення, встановити параметри зайнятості? 6. Як здійснити зв’язок адреси з текою “Контакти”? 7. Як створити обліковий запис? 8. Як створити замітку і вкладення до зустрічі?