Створення електронних архівів типові рішення Киев 2011 «В XXI столітті абсолютно необґрунтовано та малоефективно витрачати на пошук архівного документа більше однієї хвилини.
Download ReportTranscript Створення електронних архівів типові рішення Киев 2011 «В XXI столітті абсолютно необґрунтовано та малоефективно витрачати на пошук архівного документа більше однієї хвилини.
Створення електронних архівів типові рішення Киев 2011 «В XXI столітті абсолютно необґрунтовано та малоефективно витрачати на пошук архівного документа більше однієї хвилини. Тісні кімнати архівів, до стелі забиті папками з пожовклими сторінками – це анахронізм, з яким сучасний світ розстається без жалю. Впевнений, що наша команда, яка має семирічний досвід створення електронних архівів на ринках Росії, країн Балтії та СНД, зможе запропонувати українським споживачам максимально ефективні рішення». Олег Дегтяренко, Генеральний директор компанії «Електронні архіви України» Визначення електронного архіву Система електронного архіву банка (далі ЕА) – I. Повнофункціональне рішення, яке дозволяє уникнути додаткових перетворень в існуючих бізнес-процесах і модифікувати систему електронного документообігу, що функціонує в банку (далі СЕД). II. Багатокористувацький клієнт-серверний додаток. Одна з ключових особливостей системи ЕА – можливість подальшого самостійного наповнення будь-якими видами документів (не тільки бухгалтерськими и розрахунково-касовими). III. Масив графічних образів, отриманий шляхом переведення в електронний вигляд паперових документів (наприклад, клієнтських досьє) для подальшого оперативного користування – пошуку інформації, аналізу по заданим критеріям, а також для друку документів і пересилки їх по електронній пошті. Мета створення електронного архіву в фінансових організаціях • Зниження ризику фінансових втрат через навмисне або випадкове видалення документів за рахунок обмеження доступу для різних груп користувачів • Посилення контролю над використанням документів • Надання електронного архіву документів у вигляді нематеріальних активів під час продажу, злиття та поглинання компаній • Зменшення вартості збереження документів • Оптимізація чисельності персоналу, залученого до обслуговування архівного масиву • Збільшення швидкості доступу до документів • Швидкий пошук та формування добірки документів за заданими аналітичними ознаками • Перегляд копій документу, оперативна пересилка документів по електронній пошті, друк безпосередньо з облікової системи ЕЛАУ – єдине підприємство в Україні, яке передбачає комплексні рішення для створення електронних архівів в банках • Розробка інноваційних інформаційних систем та • • технологічних рішень з урахуванням конкретних завдань Замовника Повний комплекс робіт по скануванню, наповненню та індексації будь-яких видів архівів підприємств та організацій всіх видів власності Інформаційна, технологічна та сервісна підтримка роботи з електронними архівами на всіх етапах співробітництва, а також після завершення активної фази проектів Список основних послуг Реалізація задач Замовника здійснюється шляхом надання наступних послуг: • Проектування архівних та інтегрованих інформаційних систем, комплексних СЕД • Сканування • Індексування • Архівна обробка документів • Підбір і навчання персоналу Наші пропозиції базуються на багаторічному практичному досвіді у створенні електронних інформаційних ресурсів, реалізації профільних проектів у фінансовому секторі Росії, СНД і країн Балтії Ми пропонуємо широкий спектр продуктів • Електронний архів кредитних досьє • Сховище документів і даних фінансової організації • Автоматизована система контролю виконання договорів • Електронний депозитарій первинної бухгалтерської документації • Електронний архів кадрового діловодства • Електронний архів персональних даних • Система автоматизації архівної справи • Електронний архів технічної документації. Будь-які об'єми з гарантовано високою якістю • Передове професійне обладнання Fujitsu, Graphtec , • • • Zeutschel Останні моделі високошвидкісних протяжних, потокових, планетарних сканерів дозволяють обробляти від 30 000 до 200 000 сторінок на добу Ліцензійне програмне забезпечення великих міжнародних софтверних компаній по скануванню, розпізнаванню та індексації документів Власні науково-дослідницькі розробки та IT-рішення, адаптовані до різних видів документів та секторів економіки Основні підходи до робіт по створенню архівів у фінансових організаціях • Розробка комплексних інтегрованих систем електронного документообігу і архіву банка • Розробка і впровадження спеціалізованих програмних компонентів, що забезпечують автоматизацію базових функцій (бізнес-процесів) архіву банка і його інтеграцію в існуючу CЕД • Розробка СЕД і створення підсистем автоматизованої передачі справа із системи автоматизації діловодства в електронний архів (якщо такий наявний) • Реалізація технології поточного (масового) сканування і розпізнавання текстів документів для завантаження в CЕД індексованого паперового архівного фонду • Тиражування систем електронних архівів в регіональній мережі відділень, інтеграція з центральним архівом і загальною СЕД. • Сервісне обслуговування, роботи по розширенню функціональності ПО Етапи реалізації типових проектів 1. Експертиза фондів. Оцінка об'ємів, стану, форматів 2. Підготовка технічного завдання на розробку і адаптацію системи електронного архіву або інтегрованої комплексної системи згідно із специфікою діяльності Замовника 3. Формування ТЗ і погодження його із Замовником 4. Погодження вартості робіт 5. Укладання договору 6. Затвердження календарного плану робіт 7. Погодження регламенту робіт на території Замовника 8. Створення тестового ресурсу і погодження його якості із Замовником 9. Виконання робіт по скануванню та індексації 10. Здача інформаційного ресурсу Замовнику згідно із затвердженим планом Алгоритм створення архівного фонду (схема) Експертиза документних фондів Замовника Підготовка ТЗ на розробку системи ЕА /інтегрованої ІС або адаптацію системи ЕА до вже наявної СЕД Підготовка до сканування Створення і тестування системи ЕА або інтегрованої ІС(СЕД+ЕА) Сканування Обробка Перевірка Індексування полів Перевірка баз Навчання персоналу Заказчика Конвертація в формат ІС (СЕД) Замовника Завантаження в ІС (СЕД) Замовника Об'єднана ІС Поточне внесення Експертиза паперових документів архіву банку • Визначення структури архіву — вид зберігання — рівень вкладеності документів • Кількісні та якісні показники масиву — Кількість аркушів в архівній справі чи документі — формат — кількість оригіналів • Визначення технології оцифровки — зшиті/розшиті документи • Визначення параметрів пошукової/індексної • карточки Формування ТЗ на сканування та індексування Розробка програмної основи • Розробка комплексних інтегрованих систем • • • • електронного документообігу і архіву Розробка та впровадження спеціалізованих програмних компонентів, що забезпечують автоматизацію базових функцій архіву та його інтеграцію в уже існуючу CЕД Розробка СЕД і створення підсистем автоматизованої передачі справ із системи автоматизації діловодства в електронний архів (якщо такий наявний) Створення єдиної інформаційної і пошукової системи для всіх філіалів підприємств, інтеграція з центральним архівом та загальною СЕД Сервісне обслуговування, роботи по розширенню функціональності ПО Технологічний процес створення електронних архівів в банку 1. Організація виробничої дільниці на території Замовника 2. Підготовка документів до сканування — видалення скріпок, зав’язок, реставрація, сортування, прокладка штрих-кодів і т.ін.) 3. Оцифровка на поточних, планетарних сканерах контактним або безконтактним способом 4. Перевірка відсканованого матеріалу 5. Індексація згідно з технічним завданням 6. Завантаження електронного архіву в наявну або розроблену систему 7. Організація роботи мобільних виїзних бригад в регіональних відділеннях банківської мережі Сканування на потоковому сканері Переваги професійного обладнання. Швидкість сканування залежить від якості матеріалу і швидкості його підготовки • Сканування пачок однорідних документів офісного використання від 200-250 аркушів – до 10 000 аркушів в день • При прокладуванні документів, що були скріплені скріпками чи скобами, штрих-кодами – до 8 000 аркушів в день • Сканування різноформатних розшитих документів до 2000 аркушів в день Гарантії безпеки і конфіденційності • Розробка і забезпечення безпечної технології робіт згідно з правилами ТБ, охорони праці, внутрішнім розпорядком Замовника • Узгодження із Замовником порядку і плану-графіка отримання і здачі матеріалів і робіт • Отримання/здача документів по опису і актам • Складання протоколу на документи, що відсутні • Захист інформації від несанкціонованого доступу • Конфіденційність (сканування на території банку в присутності співробітника Замовника, електронні носії NDAS-пристрою з кодом) • Фіксація переміщення документів і носіїв інформації, опечатка носія при переміщенні • Узгодження форматів і якості електронних копій • Дбайливе сканування документів будь-яких форматів і будь-якої складності Контроль якості сканування – перевірка відсканованого матеріалу • • • • • • • • • • • Перевірка на відсутність пропусків Візуальний контроль порушення нумерації Контроль і видалення дублів Дотримання рівномірності колірних відтінків сторінок Автоматизована перевірка якості образів спеціалізованим ПО Контроль розфокусу («розмитого» зображення) Відсутність загинів сторінок Визначення нахилу тексту Контроль обрізки тексту Дотримання полів по краям Видалення сторонніх об'єктів (плям, сміття) Додаткова обробка перевірених графічних образів • Точна орієнтація по тексту (доворот) • Вирівнювання образів по розміру • Видалення віз, підписів, конфіденційної інформації (за необхідності) • Видалення плям, сміття, інших артефактів • Автоматична заміна або вирівнювання фону • Інші види додаткової обробки, передбачені в ТЗ Індексування пошукових полів Для оперативного пошуку документів в електронному архіві створюється індексна база даних, що містить дані про основні атрибути документів. Приклад індексних полів: — Клієнт — Тип документа — Дата документа — Номер документа — Посада, прізвище та ініціали особи, яка прийняла документ — Дата надходження документа — Індекс справи — Кількість аркушів основного документа — і т. ін. Контроль якості вводу інформації в індексні поля • Візуальна перевірка (верифікація, вичитка) внесеної • • • • • • в індексні поля інформації з подальшим корегуванням Автоматична перевірка бази даних на дублі, перевірка орфографії, латиниці і кирилиці, правильність заповнення полів форматного змісту (дата, заголовні літери і т.д.) Перевірка на подвійні пробіли та інші недопустимі символи Перевірка функціонування посилання на образ документа Перевірка всіх незаповнених полів Перевірка структури бази даних на відповідність ТЗ Вибіркова перевірка бази даних в присутності Замовника Результат робіт по індексуванню Договір ID Тип договора Номер договора Дата укладення Організація Наказ по основній діяльності Особиста справа звільненого співробітника ID Прізвище Ім'я По-батькові Дата звільнення Кредитна справа ID ID Номер наказу Назва Дата укладання Дата Назва Позичальник Посилання на Посилання на файл файл • Формирование подборки документов по заданным Посилання на Примітки Номер наказу Примітки файл признакам (периоду, контрагенту и т.д.) Прибуткововитратний ордер ID Тип ордеру Вкладник Отримувач Дата операції аналитическим Номер рахунку • Возможность просматривать копии документов непосредственно Посилання на Сума Примітки • из учетной банковской файл системы Примітки Посилання на Возможность распечатать комплект необходимой документации и • переслати його по електронній пошті файл Примітки Організація ділянки поточного внесення документів Створення автоматизованого робочого місця на території Замовника: – – – – Сканер Додаткові аксесуари Робоча станція Програмне забезпечення для сканування, індексування та перевірки якості Додаткові послуги: • Консультації з організації процесу сканування та індексування • Розробка технологій сканування та індексування для конкретного типу документів • Налаштування обладнання і проведення техогляду • Надання послуг оператора сканування та індексування • Навчання співробітників установи поточному вводу документів, роботі з обладнанням та програмним забезпеченням Ключові властивості наших програмних рішень і продуктів • Призначені для створення и ведення ЕА документів, що продукуються будь-якими автоматизованими інформаційними системами • Повністю відповідають всім вимогам та держ. стандартам • Створювані одиниці збереження можуть бути записані в будьякому із форматів (TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML). • Пошук одиниць збереження і окремих документів на них здійснюється по будь-яким параметрам або формальним ознакам • З метою забезпечення інформаційної безпеки в системі ЕА реалізований механізм створення резервних копій. • Виключається можливість несанкціонованого копіювання, заміни одиниць збереження чи доступу до їх резервних копій Максимум переваг роботи з нами • Виконання робіт згідно з національними і міжнародними стандартами і нормативами • Погодження тестового ресурсу із Замовником на всіх етапах • Можливість виконання робіт на території Замовника, у філіалах та віддалених офісах • Проведення навчання співробітників Замовника • Підтримка електронного архіву і СЕД після здачі робіт • Промислові об'єми робіт • Дотримання режиму конфіденційності і безпеки • Гарантійна і післягарантійна підтримка • Конкурентні ціни «ЕЛАУ» - команда професіоналів • Наші пропозиції базуються на багаторічному практичному досвіді у створенні електронних інформаційних ресурсів, реалізації профільних проектів для підприємств та організацій різних форм власності • Наші співробітники мають унікальний досвід роботи з архівними матеріалами провідних бібліотечних, музейних і комерційних фондів, а також з державними архівами в Російській Федерації, країнах Балтії та СНД Ось уже більше семи років ми найкращі у своїй справі! Запрошуємо до співпраці! ЕЛЕКТРОННІ АРХІВИ УКРАЇНИ 01034 Київ, Рейтарська 13, офіс 4 +38(044) 498 20 09 www.elau.org