Лабораторно-практичне заняття № 18 “Підготовка документів до подальшого зберігання та використання. Формування справ, номенклатур справ ”

Мета:

•

вивчити правила підготовки документів до подальшого зберігання та використання згідно Примірної інструкції з діловодства;

•

навчити правильно складати та оформляти документацію до подальшого використання та зберігання;

•

розвивати охайність та відповідальність із оформлення документів

Обладнання:

• • • особові справи, справи з документами тимчасового, тривалого зберігання, номенклатури справ

ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

1.

Опрацюйте теоретичні відомості.

2. Ознайомтесь зі зразком форми реєстрації вхідних документів

[1, С. 156].

3.

Виконайте п. 1 практичного завдання.

4. Ознайомтесь зі зразком журналу реєстрації

вихідних та внутрішніх документів

[1, С. 157].

5.

Виконайте п. 2 практичного завдання.

6.

Дайте відповіді на контрольні запитання.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Особи, відповідальні за роботу з документами, забезпечують зберігання документів. Справи з моменту їх заведення і до здачі в архів або знищення зберігаються в робочих кімнатах у шафах, що закриваються в вертикальному положенні, кінцівками назовні. Вилучення і видача будь-яких документів зі справи постійного зберігання не допускаються. У виключних випадках таке вилучення проводиться з дозволу керівництва. При цьому в справі залишається точна завірена копія вилученого документа і акт про причини їх вилучення.

Протягом року на видану за службової необхідності справу заповнюється карточка замісник. У ній указується структурний підрозділ, номер справи, дата його видачі, кому справа видана, дата його повернення, розписка про одержання і прийом справи.

До архіву установи передаються справи постійного і тимчасового зберігання (більше 10 років) через рік після закінчення їх у діловиробництві структурних підрозділів. Здача справ до архіву установи виконується за графіком, затвердженим керівником установи. Архів приймає справи за описами і номенклатурою справ. Разом зі справами передаються реєстраційні картки на документи для поповнення ними довідкового апарата архіву. Завідуючий архівом розписується про прийом справ на всіх примірниках річних розділів опису, вказуючи дату прийому і кількість прийнятих справ. Один примірник річних розділів описів повертається тому, хто здає, решта залишається в архівній установі. До передачі в державні архіви документи, котрі належать до державного зберігання, зберігаються в архівних установах від 5 до 15 років. Матеріали з особового складу зберігаються в архівах установ до 40 років, записи актів громадського стану – 75 років. Після завершення вказаних термінів документи, котрі підлягають державному зберіганню, передаються з архіву установи до Державного архіву.

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ

1.

Оформити внутрiшнiй опис документiв особової справи [ЛПЗ № 12], пiдготувати справу до архiвного зберiгання. 2.

На основі оформлених документів лабораторно-практичних робіт сформувати справу для подачі до архіву, зробити внутрішній опис документів справи.

ЛІТЕРАТУРА

1.

2.

3.

Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство: Навчальний посібник. Частина ІІІ. Електронний документообіг. – Вінниця: ТОВ “Діло”, 2007. – 173 с.

Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред. В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007. – 687 с.

Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. – Львів: Оріяна-Нова, 2001. – 392 с.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

6.

7.

8.

1.

2.

3.

4.

5.

Які вимоги пред’являються до зберігання справ на підприємстві?

Перерахуйте терміни зберігання документів.

Які документи включає архівна справа?

Яка мета обліку документів архіву?

В якому порядку зберігаються документи в архіві?

Які документи підлягають обліку, як документи архіву?

Як нумерують описи справ з особового складу?

В яких випадках в архівах складаються довідкові картотеки і каталоги?