Transcript Organizacja pracy w sekretariacie Opracowała: Monika Zabłocka Sekretariat: To komórka organizacyjna powołana do obsługi osoby pełniącej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń oraz wykonywania czynności technicznomanipulacyjnych. Opracowała: Monika Zabłocka Rodzaje sekretariatów: A. Sekretariat.

Organizacja pracy
w sekretariacie
1
Opracowała: Monika Zabłocka
Sekretariat:
To komórka organizacyjna
powołana do obsługi
osoby pełniącej funkcję
kierowniczą w zakresie
realizacji jej poleceń oraz
wykonywania czynności
technicznomanipulacyjnych.
2
Opracowała: Monika Zabłocka
Rodzaje sekretariatów:
A.
Sekretariat osobisty – powołany do
obsługi administracyjno-technicznej kierownika.
Występuje tylko w dużych przedsiębiorstwach.
B.
Sekretariat uniwersalny – łączy w
sobie funkcje sekretariatu osobistego i
kancelarii ogólnej. Występuje w małych i
średnich przedsiębiorstwach.
C.
Sekretariat imprezy – powoływany
doraźnie do obsługi danej imprezy
(konferencja, targi, wystawa). Sekretariat ten
wykonuje czynności związane z
przygotowaniem imprezy, jej obsługą oraz z
zakończeniem i rozliczeniem.
3
Opracowała: Monika Zabłocka
Wyposażenie sekretariatu
4
Opracowała: Monika Zabłocka
Biurko z dużym blatem
Powinno być tak
ustawione, aby światło
dzienne docierało z
lewej strony.
Jednocześnie powinno
być ustawione obok
drzwi szefa i z
widokiem na drzwi
wejściowe.
5
Opracowała: Monika Zabłocka
Krzesło obrotowe na kółkach
Sekretarka powinna je
obowiązkowo posiadać,
aby swobodnie
zmieniać pozycję,
pracując przy biurku, a
za chwilę przy stoliku
komputerowym
6
Opracowała: Monika Zabłocka
Komputer z drukarką
Powinien być ustawiony z lewej strony
sekretarki na specjalnym stoliku.
7
Opracowała: Monika Zabłocka
Aparaty telefoniczne i centralka
telefoniczna
Telefon i centrala telefoniczna
powinny się znajdować po
lewej stronie na biurku
sekretarki. Takie ustawienie
ułatwia rozmawianie przez
telefon i jednoczesne robienie
notatki.
8
Opracowała: Monika Zabłocka
Biblioteczka, a w niej:
9
Opracowała: Monika Zabłocka
Trzy rodzaje szaf:

Na dokumenty szefa i sekretarki,

Na naczynia niezbędne do
podejmowania gości,

Na odzież sekretarki, szefa oraz
gości.
10
Opracowała: Monika Zabłocka
Stolik i fotele dla oczekujących
interesantów
11

Powinny być tak ustawione,
aby sekretarka nie wstając
od biurka, mogła swobodnie
rozmawiać z interesantem.

Na stoliku powinny być
ułożone aktualne
czasopisma oraz foldery
reklamowe firmy.
Opracowała: Monika Zabłocka
Sprawne funkcjonowanie
sekretariatu zależy od fachowości
sekretarki, jak również od
wyposażenia w odpowiednie
meble i urządzenia
12
Opracowała: Monika Zabłocka