Transcript Модуль «APS – Управление проектами. Документооборот» Управление проектами, создание электронного архива, ведение технического документооборота, в условиях современного производства Необходимость создания единого информационного пространства Затраты рабочего времени Поиск и ожидание поступления документов Согласование.

Модуль «APS – Управление проектами.
Документооборот»
Управление проектами, создание электронного архива,
ведение технического документооборота, в условиях
современного производства
Необходимость создания единого информационного
пространства
Затраты рабочего времени
Поиск и
ожидание
поступления
документов
Согласование и
утверждение
документов
Передача
документов
между
подразделениями
10%
Подготовка
стандартных
отчетов
10%
20%
30%
Безвозвратно
теряется документов
6%
Каждый внутренний
документ копируется до
20 раз
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Необходимость создания единого информационного
пространства
Документы
30%
Не
исполняются
Исполняются
50%
20%
Не в полном
объеме
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Укрупненная схема движения документации
Внешний
документооборот
Внутренний документооборот
Управленческий
Производственно –
Технический
Канцелярия
предприятия
Приказы
Распоряжения
Служебные записки
…
Конструкторскотехнологическая
Производственная
документация
Подразделения
Разработка
Согласование
Подписание
Регистрация
Контроль исполнения
Архивирование
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Дирекция
Управления
Производство
Проблемы функционирования
Инертность
o регистрация
o поиск
o движение
Затрудненность отслеживания жизненного
цикла движения документа
Отсутствие единого информационного
пространства хранения документов
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Единое информационное пространство
на платформе «APS – Предприятие»
Единая корпоративная информационная сеть предприятия
Платформа APS - Предприятие
Сервер
управления
электронными
подписями(ЭП)
Распределенные
хранилища
данных
Обработка
внешних
документов
Пользователи подразделений
Управленческий ДО
Дирекция
Канцелярия
Управления
APS
Отделы
Производственно –
Технический ДО
Политика
информационной
безопасности
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Структурные
подразделения
APS- Предприятие: построение единой информационной
модели производства изделия
 САПР–системы
 Офисные
приложения
Сервера БД
Oracle
 Другие
приложения
Информационное пространство «APS-Предприятие»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Электронный
документ
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
ПРИКЛАДНЫЕ МОДУЛИ
«APS-Предприятие»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»:
Электронный архив
ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Централизованное хранение электронных документов
Организация структуры и связей
Хранение файлов и ссылок на прикладные объекты APS-Предприятие
Разграничение прав доступа пользователей
Масштабируемость
Поиск документов
Управление
совместным доступом
к электронным
документам
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Основа построения
электронного
документооборота
Электронный архив
Хранение электронных документов
Разграничение прав доступа
Полный функционал по работе с
папками архива и документами
Поиск электронных документов
Управление совместным доступом к
электронным документам
Хранение файлов, присоединенных
к объектам APS-Предприятие
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Возможность создания
территориально
распределенного архива
документов с привязкой
типа документа к
конкретному хранилищу
Электронный архив
Документы отдела
главного технолога
Документы отдела
главного конструктора
APS - Сервер
Финансовые
документы
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Обеспечивает хранение файлов,
присоединенных к объектам APSПредприятие.
Эти файлы будут доступны как из
объекта APS, так и из Электронного
архива.
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Возможность просмотра и печати информации,
хранящейся в электронном архиве
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Выходные отчеты могут быть экспортированы
в различные форматы, сохранены в архив APS,
прикреплены к электронному документу и
оправлены пользователям системы
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Менеджер доступа из внешних приложений
Менеджер «Внешнего
доступа» APS-Предприятия
встраивается в «Проводник»
Windows и становится
доступен из любого
приложения работающего с
файловой системой.
Возможности:
• Взять файл из
электронного архива
• Положить файл в архив
• Создать новый документ
• Создать новую папку в
архиве
• Возможность управления
прикладными режимами
APS-Предприятия
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Менеджер доступа из внешних приложений
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Интеграция с внешними
приложениями.
Сохранение непосредственно из
приложения в электронный архив
«APS-Предприятия»
Функционал «APSПредприятия»
интегрирован в
стандартные диалоги
сохранения и открытия
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Интеграция с внешними
приложениями.
При сохранении или открытии
предоставлены все средства
навигации и поиска по документам
и папкам электронного архива
Документ,
созданный в приложении
становится электронным
документом «APS-Предприятие»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Интеграция с внешними
приложениями.
Открытие документа электронного
архива «APS-Предприятия»
непосредственно из приложения
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Интеграция с внешними
приложениями.
Открытие документа электронного
архива «APS-Предприятия»
непосредственно из приложения
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Интеграция с
внешними
приложениями.
Открытие документа
электронного архива
«APS-Предприятия»
непосредственно из
приложения
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Режим поиска.
Возможен поиск по всем
параметрам электронного
документа его атрибутам и
параметрам файлового состава
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Результаты поиска с
группировкой по папкам
Электронного архива
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Переход в папку электронного
архива данного документа и
карточку документа
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Информация о связанном
прикладном объекте
«APS – Предприятия»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Электронный архив
Переход к связанному
прикладному объекту
«APS – Предприятия»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»:
Документооборот
ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Основная информационная единица в Электронном документообороте ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ
Набор параметров,
которые настраиваются за
конкретным типом документа
Присоединение файлов любых
форматов
Неограниченное число версий
Журнал изменений документа
Отправка по e-mail
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Универсальный просмотрщик
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Создание у клиента
локальной версии
файлового состава
электронного документа
и возможность работы
как с локальными, так и
с серверными данными
Контроль
актуальности и
синхронизация
локальных и
серверных данных
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Режим работы с файловым
составом изделия и его
локальной версией реализован
в прикладном объекте ТПП с
использованием API функций
ядра «APS-Предприятие»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Контроль
актуальности и
синхронизация
локальных и
серверных данных
Документооборот
Содержит информацию о связях с другими документами. Причем связи могут
быть иерархическими: документ основание – вложенный документ.
Может быть связан с
конкретными данными
прикладных объектов «APSПредприятия», таких, например,
как объекты модуля «APS-ТПП»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Может содержать ссылки на одну или
несколько папок электронного архива
Может быть связан с Проектом
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Маршрут прохождения структурное представление
жизненного цикла
документа с момента его
создания до его исполнения
Карта маршрута
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Дизайнер маршрутов
Документооборот
Менеджер документооборота, запущенный у
клиента отслеживает и сообщает
пользователю о новых, срочных и
просроченных электронных документах
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Обработка документа
Работа с прикладным объектом
«APS-Предприятия», связанным
с электронным документом
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Установка связей прикладных
объектов «APS-Предприятие»
с электронными
документами
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Обработка документа
Работа с файловым
составом
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Обработка документа
Выполнение
движения по
маршруту
Произвольное движение
документа
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Обработка документа
Контроль движения
маршрутных
документов с помощью
Карты маршрута
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Документооборот
Обработка документа
Контроль движения
маршрутных
документов с помощью
Истории движения
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»:
Управление проектами
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
ПРОЕКТ
Действия и задачи, которые должны быть выполнены
в установленные сроки и с привлечением определенных ресурсов
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ
Планирование необходимых работ.
Управление ресурсами и выполнением работ.
Завершение проекта в поставленные сроки.
ПРОЕКТНЫЙ ПОДХОД
Существенно снижает риски
Сокращает затраты
Снижает сроки
Повышает эффективность
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Планирование работ
Формирование этапов в соответствии с бизнес логикой
Управление ресурсами – назначение ответственных и исполнителей
Контроль % выполнения работ
Контроль по срокам исполнения
Отслеживание и оповещение о назначенных и просроченных работах
Автоматизацию документооборота
Систематизацию движения электронных документов
Структурирование взаимосвязей электронных документов
Разграничение доступа к этапам работ в соответствии с группами пользователей
«APS-Предприятие»
Электронный архив
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Полный комплект документов,
связанных в соответствии со
структурой проекта
Различная аналитика по срокам
выполнения, % выполнения
и задействованным ресурсам
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Завершение проекта
Работа над проектами
(исполнение и контроль)
Планирование этапов проектов
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Визуальное определение
плановых дат и
последовательности
выполнения
Определяется перечень этапов проекта , период выполнения каждого этапа и
последовательность их выполнения
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Для типовых
проектов может быть
указан Базовый
проект
За каждым этапом
определяется
Ответственный и
Исполнитель
Может быть указан
тип электронного
документа
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Старт проекта
Запускается механизм
Электронного Документооборота
системы «APS-Предприятие».
Документы отправляются на
исполнение пользователям.
Срок исполнения документа
соответствует плановой дате
окончания этапа проекта
Получатели определяются либо
произвольно, либо в
соответствии с маршрутом
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Контроль
выполнения по
степеням готовности
Отслеживание
просроченных
документов
Статус и
местонахождение
документов
Контроль %
выполнения
Нагрузка по
конкретным
исполнителям
Данные в разрезе
конкретного
подпроекта
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Объем работ за
заданный период
Управление проектами
Работа над документом завершена
Электронный документ переводится
Исполнителем в Завершающий статус
Этап проекта соответствующий
завершенному документу, тоже
автоматически переводится в статус
«Завершен»
Для этапов проекта имеющих подпроекты,
статус «Завершен» автоматически выставляется
после завершения всех вложенных проектов
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
В итоге выполнения всех этапов
проекта получается комплект
документов взаимосвязанных между
собой в соответствии со структурой
проекта.
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
Управление проектами
Доступны аналитические отчеты, о том как менялись сроки этапов проекта
в процессе выполнения, и об эффективности выполнения конкретных задач
и проекта в целом.
Формируется через единую технологию системы «APS-Предприятия».
Модуль «APS-Управление проектами. Документооборот»
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!