Az iroda

Az irodáról általában

Az iroda a gazdasági és a közéleti élet információ-feldolgozásának, ügykezelésének színtere.

Az irodák felszereltsége folyamatosan változik. Okai:  az adminisztráció mennyiségi és minőségi megnövekedése,  a technika, a gazdasági élet fejlődése

A mai iroda jellemzői

• jól megválasztott, praktikus berendezések, • modernizáció, • a dolgozók egészségi állapotának szem előtt tartása a • az irodatechnikai, telekommunikációs eszközök használata, • célszerű irodaszervezés • a szövegszerkesztők, táblázatkezelők, adatbázis-kezelők, egyéb ügyviteli szoftverek használata • telekommunikációs eszközök (telefon, a fax stb.) • a papíralapú adattovábbítás mellett az elektronikus adattovábbítás (interneten keresztül) is elterjedt

Irodai munkahelyek kialakításának szempontjai

• helyes tervezés, • a dolgozók optimális elhelyezése, • a bútorok és ügyviteli segédeszközök célszerű kiválasztása • megjelenítési forma sem (irodabútorok elrendezése, megvilágítás, színek stb.) • ergonómia szerepe (a munkafolyamat célszerű és egészséges feltételeivel foglalkozik) • a főnöknek külön szoba (tárgyalásra is alkalmas, értékesebb bútorok, berendezések, képek)

• • • •

A munkahelyi klíma

az ember jó közérzetét és teljesítőképességét nagymértékben befolyásolják a környezet klimatikus feltételei a túlzott meleg vagy túlzott hideg rontja a szellemi teljesítményt a fokozott ízületi vezethet légáramlás súlyos megbetegedésekhez fontos a megfelelő hőmérséklet kialakítása az irodában, amelyet egyre különböző klímaberendezések segítenek több helyen a

• • • • •

Megvilágítás, árnyékolás

a rossz megvilágításban a szem elfárad, romlik a figyelem, a koncentrálóképesség ablak közelében legyen íróasztal – természetes fény az mesterséges megvilágítás esetén a helyiség világítására szórt, a munkaasztalra irányított fényeket alkalmazzunk a a képernyős munkahelyekről hatásos árnyékolással ki kell zárni napfényt.

a reluxa, helyiség illetve a függöny segítségével szabályozhatjuk a természetes fényviszonyait

• • •

Munkahelyi környezet

az iratok méretének és használati gyakoriságuknak megfelelő tárolási módot kell alkalmazni Tarthatjuk használt a

szekrényben.

ritkábban iratokat

zárt

használt mappákat pedig érdemes mellett elhelyezni, hogy ne kelljen gyakran a székből.

az A gyakran íróasztal felállni Otthonosabbá munkaasztal, kapnak tárgyak, virág válik a ha helyet személyes

Munkahelyi környezet

• • • • Szintén jó hatást kelt az irodában, ha kialakítunk egy

céges falat

(fényképek

,

díjak, az a köszönőlevelei, cég által elnyert elégedett a küldött képeslapok stb.) ügyfelek nyaralásból A padlóburkolatnak elsősorban a csúszás és balesetmentesség követelményeit kell kielégíteni. Nem célszerű az egyedi darabokból álló szőnyeg alkalmazása. Vezetékek nem haladhatnak a padlón.

A szociális és higiénás ellátás az irodai munkahelyeken sem mellőzhető.

Szükség van kézmosóval felszerelt WC-re, lehetőség szerint külön helyiségben létesített teakonyhára, dohányzó hely kijelölésére.

• • • •

Színek

Befolyásolhatja a dolgozók közérzetét az iroda színvilága is.

A cégek egy része a falak festésénél a céges színeket részesíti előnyben.

Bizonyos ki.

színek bizonyos érzelmeket váltanak Így pl. a piros az izgalmat vagy haragot.

A színek használatánál mindig figyelembe kell venni, hogy a színek nem egymagukban hatnak, hanem mindig színekkel keveredve, illetve az építészeti megoldásokkal összhangban..

a szomszédos

• • • • •

Egyéb kiegészítők

Környezetünket kellemesebbé teszik a növények, a textilek (függönyök, terítők), a képek és az egyéb dísztárgyak, pl. kaspók, vázák.

Ezekkel csak akkor érjük el a kívánt hatást, ha jól választjuk meg őket, és ha gondozzuk is azokat.

Néha elég egy nagyobb méretű növény is, sőt elegánsabb, mint a túlzsúfolt virágállvány.

Az iroda megfelelő stb.

kialakításánál célszerű még gondoskodni esernyőtartóról, ruhafogasról (ha nincs a kabátoknak szekrény), szemetes edényekről, falinaptárról, falióráról Fontos, válasszuk színük hogy meg, illeszkedjen környezethez.

ezeket hogy az is úgy stílusuk, irodai

Eligazító táblák, névtáblák

:

• • • A célszerűen alaprajzok, elhelyezett nemzetközi piktogramok, stb. nagy eligazító nyilak segítséget adnak a tájékozódáshoz.

Az is érkező már az ajtón kívül szerezhet információt, hiszen ott névtáblánk.

található a A névtáblákon a szükséges információkat tüntessük fel (a név, a beosztás mellett az ajtó számát is).

• • •

Irodabútorok

Elvárás, iroda hogy az berendezése igazodjon a munka menetéhez, valamint a technikai feltételekhez – – – Törekedni kell arra, hogy a bútorok ne legyenek nagyméretűek Irodabútor: Szék Íróasztal Tároló szekrények:

Irodatechnikai és telekommunikációs eszközök

Alapvető követelmények:

– a dolgozó munka közben minél könnyebben tudja őket használni, – közelségük az elvégzendő feladatok gyakoriságának feleljen meg, – jó térkihasználás – korszerűség

Számítógép

• • • • • Korunk elengedhetetlen munkaeszköze. Használata megkönnyíti és hatékonyabbá teszi a sok információval, adattal dolgozók munkáját. Biztonságot nyújthat a nyilvántartás, az iratkezelés, az ügyintézés során a különböző információk tárolásában. Lehetőséget ad adatok gyors megkeresésére, a megkeresett adat, információ szükség szerint rendezett megjelenítésére és kinyomtatására.

A számítógép fontos kiegészítői: nyomtató, scanner, cd és dvd meghajtók.

Számítógépes programok

• Programok, programcsomagok széles választéka • A levelek, feljegyzések készítéséhez, jegyzőkönyvek, dokumentációk megírásához, körlevél szerkesztéséhez leginkább ajánlott a Word szövegszerkesztő program. • A táblázatos kimutatáshoz, összegző táblázatok és grafikonok készítéséhez az Excel táblázatkezelő program használata célszerű.

• Prezentációk, előadások, bemutatók elkészítéséhez Power Point célszerű • Adatbázis állományokat létrehozásni, kezelni az Acces programmal tudunk • Ügyviteli szoftverek segítségével a papírmunka csökkenthető, hatékonyabb a munkavégzés, időmegtakarítás

Telefon

• • • • • Az információ (tájékoztatás, tájékozódás) és a kommunikáció (kapcsolatok létesítése, fenntartása) nélkülözhetetlen eszköze Telefonkészülékek széles választéka, korszerű rendszerek Több funkciós telefonok: több telefonvonalat tudnak kezelni, kihangosítás, gyorshívó gombok, memóriában telefonszámok tárolása Integrált berendezések: egyesítik magukban a telefaxot, az üzenetrögzítőt és a beépített telefont. A vezetékes telefonok mellett napjainkban mindinkább teret nyer a

mobiltelefon

is. A mobiltelefon a 20. század végén a nagyközönség számára készült legkorszerűbb távközlési eszközt jelenti. A telefonáláshoz szükséges technikai ismeretek nagymértékben megegyeznek a vezetékes telefonáláshoz szükséges ismeretekkel.

Telefax

• A jól felszerelt, irodáknak szükséges használati tárgya • Az ügymenetet leegyszerűsíti, jelentősen megkönnyíti, kiváltva a postai levelek jelentős részét. • Nincs hosszú átfutási idő a posta miatt.

• A telefax a továbbított távmásolatokról nyugtát készít. Ezt célszerű megőrizni. • A telefaxot az üzleti életben hivatalos megrendelésként is elfogadják.

• Visszaélési lehetőségek miatt különösen fontos az aláírás és a bélyegző együttes használata.

Fénymásoló

• • • • Az irodai munkában gyakori feladat a másolatok elkészítésének igénye. Segítségével iratokat, dokumentumokat sokszorosíthatunk tetszőleges példányban. A gép kiválasztásánál ügyelni kell arra, hogy mennyi hely áll rendelkezésünkre az elhelyezésére, illetve fontos szempont az is, hogy milyen másolási igény jelentkezik az adott szervezetnél. Többféle művelet elvégzésére alkalmasak, így kétoldalas másolás is elvégezhető velük, szortírozzák, összetűzik, nagyítják, kicsinyítik anyagunkat.

Kötő- és fűzőrendszerek:

• Előfordulhat, hogy egy-egy saját magunk által készített iratcsomagot esztétikusan, szépen szeretnénk összefűzni, és így eljuttatni üzleti partnerünkhöz. • A kötő- és fűzőrendszerek közös jellemzője, hogy könnyen kezelhető és néhány perc alatt készíthetünk vele összefűzött, elegáns dokumentumot.

– A hőkötő készülék – A spirálfűző készülék

Az iratmegsemmisítő gépek

• Nem minden iratot kell megőrizni, viszont nem minden irat kerülhet ki az irodai hulladékkal. • Már nem aktuális, de továbbra is bizalmas információkat tartalmazó levelek, jelentések megsemmisítésére szolgálnak • A behelyezett papírt néhány milliméteres csíkokra vágják, ezzel lehetetlenné téve összeillesztésüket.

Egyéb eszközök

• Szükségünk lehet még papírvágógépre, nagyobb teljesítményű tűzőgépekre, lyukasztókra, számológépekre is az irodai munkában.