Transcript JOURNEE DU 12 FEVRIER 2013 LA DEMATERIALISATION POURQUOI DEMATERIALISER ? La dématérialisation permet entre autre : - le « 0 papier » - de simplifier les.

JOURNEE DU 12 FEVRIER 2013
LA DEMATERIALISATION
POURQUOI
DEMATERIALISER ?
La dématérialisation permet entre autre :
- le « 0 papier »
- de simplifier les processus de traitements
- de diminuer les coûts
- de faciliter l'archivage des documents
LA DEMATERIALISATION
DE LA PAIE
La dématérialisation de la paie permet d'éditer
uniquement le bulletin de paie des agents et
quelques états : CDG, CNFPT, RAFP, CNRACL
et 1 % solidarité.
Les bulletins pour votre structure et pour la
trésorerie ainsi que les autres états (URSSAF
…) n'ont plus à être édités.
L'outil XEMELIOS vous permet de lire les
bulletins dématérialisés.
Ces bulletins peuvent être joints aux mandats
en tant que pièce jointe.
COURRIER
ELECTRONIQUE
SECURISE
COURRIER
ELECTRONIQUE
SECURISE
Mont-de-Marsan
samedi 31 octobre 2015
31/10/2015
Courrier électronique
sécurisé
Equivalent à la lettre avec accusé de réception,
Acheminement du courrier par un Tiers de
Télétransmission qui garantit à l’expéditeur la remise
ou non du courrier et pour le destinataire l’identité
de l’expéditeur,
La récupération du courrier peut être sécurisé par un
mot de passe.
31/10/2015
31/10/2015
Courrier électronique
sécurisé
L’ALPI est Tiers de Télétransmission agréé pour le
protocole ACTES,
Utilisation de la même technologie, de la sécurité des
accès et de la traçabilité des opérations,
Conservation des courriers, notifications, des fichiers,
La date et l’heure d’émission du courrier sont garanties,
La date et l’heure d’ouverture (ou pas) du courrier sont
garanties
31/10/2015
31/10/2015
Comment ça marche ?
Pour envoyer un courrier, il faut se connecter à la plateforme ACTES avec son certificat électronique
L’identité de l’expéditeur est donc vérifié
L’expéditeur rédige son mail et joint les pièces qu’il
souhaite avec la possibilité de protéger son accès
(donc sa lecture) par un mot de passe
La plate-forme horodate l’émission du courrier
Le ou les destinataires reçoivent un mail qui notifie la
réception d’un courrier avec AR
L’ouverture du courrier provoque immédiatement
l’horodatage du courrier
31/10/2015
31/10/2015
Cas d’utilisation
Transmettre les convocations aux élus (accompagnées
par exemple de l’ordre du jour, d’un projet de
délibération…)
Transmettre des documents à des organismes tels que la
trésorerie, fournisseurs…
En fait, à toutes personnes ayant une adresse
électronique !
31/10/2015
31/10/2015
Plus d’informations
ALPI
M. Guillaume BOULOM
----e-@dministration
[email protected]
Tel: 05 58 85 81 90
www.alpi40.fr
31/10/2015
31/10/2015
LA DEMATERIALISATION
COMPTABLE
QUE PEUT-ON
DEMATERIALISER ?
Les pièces comptables :
- les mandats
- les titres de recette
- les bordereaux de mandats et de titres signés
électroniquement
Les pièces jointes :
- la paie
- les délibérations, arrêtés et décisions
- les factures dépenses
- les documents budgétaires
- les pièces de passation des marchés
- ...
LE PES V2
(Protocole d'échange standard V2)
Les protocoles traditionnels en ligne RCT puis Indigo
ne permettaient pas de véhiculer toutes les
informations nécessaires à une bonne qualité
comptable. Cette situation conduisait les comptables à
effectuer de nombreux retraitements dans Hélios.
Le PES V2 oblige à davantage de précision et
d’exhaustivité:
- pour les opérations de recettes
- pour les opérations de dépenses
- pour les opérations d’ordre et de fin d’exercice
- pour les caractéristiques des créanciers
et des débiteurs
Au 1er janvier 2015, toutes les structures devront
dématérialiser les écritures comptables.
La dématérialisation des PJ ne sera pas encore
obligatoire.
Cependant toutes les structures qui utilisent le
prélèvement automatique et/ou le ROLMRE devront
impérativement basculer au PES V2 au 1er février 2014.
LES CONTRÔLES
LES TIERS
Vérifications à faire sur les tiers
Il existe 3 grandes catégories de tiers :
- les personnes physiques
- les personnes morales
- les tiers fonctionnels rattachés
IDENTIFICATION DU TIERS
- le nom du tiers : il doit être explicite. Votre trésorerie ne
doit pas être un tiers. Les écritures d'ordre par exemple
doivent être faites au nom de la structure.
Le nom des tiers collectifs et des régisseurs doit être
précis. Par exemple :
- DEBITEURS DIVERS ALPI
- REGISSEUR CANTINE XXX
- le n° SIRET : obligatoire pour tous les tiers sauf les
particuliers. Il est interdit de saisir le NIR.
- le référent client (permet les exports) doit être sans
espace et être compréhensif
Attention le '-' et le '_' sont acceptés
comme caractères spéciaux
Les civilités
Voici la liste des civilités reconnues par HELIOS :
Code
Description
M
Monsieur
MLLE
MLLES
MM
MME
Mademoiselle
Mesdemoiselles
Messieurs
Madame
MMES
Mesdames
MME_ET_M
Madame et Monsieur
MME_OU_M
Madame ou Monsieur
M_ET_MME
Monsieur et Madame
M_OU_MME
Monsieur ou Madame
L'adresse
Respect de la norme AFNOR XPZ 10-011 :
Informations ordonnées
6 lignes maximum
38 caractères par ligne espace compris
Pas de signe de ponctuation ni de mise en page
(pas de gras, souligné …)
Toutes les lignes écrites en MAJUSCULE
Les logiciels comptables et de facturation
ordonnent correctement les
informations.
La nature juridique / la catégorie
Ces 2 zones sont obligatoires et permettent de classer
les tiers.
Ex : Tiers (code nature/catégorie)
URSSAF (04/60) , CNRACL (05/70) , IRCANTEC (05/71),
RAFP (05/73) , ATIACL (07/20), Fonds de solidarité (07/20),
CNFPT (08/20) , CDG (09/22), CIAS (09/26), Préfon (05/73)
Personne physique (01/01), Artisan/Commerçant (02/01)
Indemnités élus (09 / 23 ou 24)
Salaire des agents (09 / 23 ou 24)
L'IBAN dans les logiciels de
comptabilité
A partir du 1er février, le RIB que nous
connaissons disparaît.
Il est remplacé par l'IBAN.
Le logiciel CIVIL calcule l'IBAN à chaque saisie
du RIB.
Cosoluce vous propose un outil pour calculer
tous les IBAN de vos anciens tiers. Pour les
nouveaux, le calcul se fait automatiquement.
Par contre, pour tous les éditeurs,
il faut saisir le BIC
L'IBAN dans les logiciels de
facturation
Les logiciels de la gamme APOLOGIC calculent
l'IBAN à chaque saisie du RIB.
Pour OMEGA, vous êtes obligés de le saisir
manuellement.
ABELIUM WEB propose aussi un outil. Ce dernier
permet déjà de créer un fichier de prélèvement
avec le SEPA
HOL va prévoir dans une nouvelle version
la saisie manuelle de l'IBAN
Les outils de COSOLUCE
COSOLUCE met à disposition différents outils
pour travailler sur vos tiers.
Ces outils se trouvent dans CORAIL\TIERS Traitements :
•
•
•
•
•
•
Suppression des tiers
Affectation des catégories et des natures
juridiques
Découpage du nom/ prénom des personnes
physiques
Affectation des civilités
Tiers avec une adresse non conforme
Calculer les n° IBAN
L'outil CIRIL
CIVIL propose un outil unique qui se trouve
dans OUTILS.
Cet outil se nomme MAJ des tiers en masse.
Différents tris vous sont proposés. Une fois le tri
fait, vous obtenez divers outils de mise à jour.
AUTRE CONTROLE
Le délai global de paiement est actuellement de
30 jours (20 jours pour la collectivité et 10 jours
pour la trésorerie). Il est obligatoire dans le PES
V2.
Le délai global de paiement court à partir de la
date de réception de la facture.
Les logiciels finances calculent automatiquement
ce délai, mais vous devez saisir la date de
réception de la facture.
LES SUJETS DE
REFLEXION
Vous pouvez profiter de la mise en place de la
dématérialisation pour revoir la mise en place :
• de la numérisation des pièces jointes
• des bons de commande
• des factures
L'ALPI propose un logiciel de gestion des
courriers qui vous permet de gérer la
numérisation du courrier, le nommage et
l'archivage.
Le logiciel CIRIL propose un workflow pour le
suivi des bons de commandes et des
factures.
2 exemples d'organisation de la
numérisation des PJ
Schéma général de déroulement des opérations
Mandat – Titre
– Bordereaux
+
Pièces jointes
Parapheur
électronique
Signature de
l’élu de façon
électronique
Tiers de
télétransmission
Portail
Hélios de la
trésorerie
(XML)
Archiland –
plateforme
d’archivage
électronique
Intégration directe dans
le plan de classement de
la GED (gestion
électronique de
documents) – rubrique 5
finances
LE PARAPHEUR
ELECTRONIQUE
Vue du parapheur électronique
Vue du parapheur électronique
Vue du parapheur électronique
Vue du parapheur électronique
ACTES BUDGETAIRES
La méthode de télétransmission reste
identique quelque soit les actes à transmettre.
La particularité de ACTES Budgétaires : les
budgets doivent être formatés exclusivement
au format XML.
Le budget en XML doit respecter un schéma
strict.
Le budget doit faire l'objet de contrôle avant
sa télétransmission via l'outil TOTEM.
TOTEM
Outil de dématérialisation des
budgets
Totem est un outil qui permet la dématérialisation
des documents budgétaires.
Le document budgétaire dématérialisé peut être :
- envoyé directement à la Préfecture par ACTES
BUDGETAIRES.
- envoyé à votre trésorerie après avoir été
transformé au format PJ par XEMELIOS
Une convention doit être signée avec chacune des
structures.
Vous pouvez télécharger TOTEM à l'adresse :
http://www.alpi40.fr/article/articleview/6336/1/127/
LE TDT
Tiers de télétransmission
ARCHILAND
www.alpi40.fr
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
Cycle de vie
d’une archive
GED
SAEI
SAED
• Archivage courant
• Gestion Electronique de Document
• Archivage Intermédiaire
• Système d’Archivage Electronique Intermédiaire
• Archivage définitif
• Système d’Archivage Electronique Définitif
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
La plate-forme
ARCHILAND
SAE - ARCHILAND
Flux dématérialisés *
ACTES, HELIOS,
Marchés publics, Paye
SAE
GED
INTERMEDIAIRE
Applications métiers*
Ex : Gestion du
courriers, des actes
administratifs, etc.
Tableau de gestion
DUA automatiquement
appliquée selon le type de
document.
Conformité
SEDA
Conformité
SEDA
I-Parapheur*
SAE
Dépôt direct GED
* Webservices
DEFINITIF
GED prépare au tri des archives avant transfert
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
La plate-forme
ARCHILAND
La Gestion électronique des documents (GED)
La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la
gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo,
fichier audio etc.).
L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des
documents de la collectivité, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.)
ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur
création à leur destruction.
Elle pourra être utilisée en dehors du cadre d’archiland, par exemple dans la mise à
disposition de fichiers lors de la réalisation de projets, avec des structures
extérieures (par droits d’accès), …
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
La plate-forme
ARCHILAND
L’I-parapheur
L’i-parapheur est une reproduction du parapheur papier tel qu’il existe aujourd’hui.
C’est un outil permet aux responsables de valider/viser/signer électroniquement
des documents.
L’i-parapheur pourra être utilisé dans le cadre du protocole HELIOS mais aussi
pour les documents ayant besoin d’un circuit de validation.
L’i-parapheur a été développé sur le socle d’ALFRESCO.
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
La plate-forme
ARCHILAND
ASAL@E
Asal@e est l’applicatif qui gère les archives intermédiaires et définitives (de façon
indépendante). Cette application est basée sur le modèle OAIS (norme
archivistique internationale) qui a permis de construire la norme en vigueur en
France, le SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage). Ce modèle
est le garant de la bonne organisation et conservation des archives. C’est la plateforme PROBANTE.
Les 5 grandes fonctions de ce modèle :
• La fonction « versement »
• La fonction « stockage »
• La fonction « gestion des données descriptives »
• La fonction « communication, consultation, restitution »
• La fonction « administration »
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
L’infrastructure
Schéma du réseau
Site 1
Salle blanche sur le site de
la maison des communes
GED
SAEI
SAED
La plate-forme
ARCHILAND
Site 2
Réplication en temps réel
Salle blanche du Conseil
général des Landes
GED
SAEI
SAED
Site 3
Sauvegarde à
distance
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
Directeur
M. Renaud LAGRAVE
Les contacts
[email protected]
M. Guillaume BOULOM
e-@dmin
[email protected]
M. Roger MICHEL
[email protected]
CDG 40
M. Jacques PONS
[email protected]
Archives
départementales
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conservation sécurisée des archives électroniques publiques
XEMELIOS
Outils de contrôle du PES V2
Xemelios est un outil mis à disposition
gratuitement par la DGFIP.
Il permet :
- de lire les fichiers dématérialisés de la paie
- d'analyser les fichiers dématérialisés
- de transformer un document au format PJ
(opération obligatoire pour les budgets
dématérialisés par totem)
Vous pouvez télécharger le fichier à l'adresse suivante :
http://www.alpi40.fr/article/articleview/6673/1/127/
Les coûts
Pour les collectivités ayant le logiciel CIVIL, le
paramétrage pour la création du fichier importable
dans Totem est payante : le coût est un PAP d'une
demi-journée.
Pour toutes les structures, la mise en place de la
liaison avec le parapheur électronique est facturée
au prix d'un PAP d'une demi-journée.
Le coût du parapheur électronique est inclus dans
ARCHILAND.
Vous trouverez les tarifs sur le site de l'ALPI :
http://www.alpi40.fr/filemanager/fileview/17029/?SectionIDOverride=12
*En page 9 vous trouverez les tarifs ARCHILAND
et en page 51 pour le PAP
DIVERS : ISILOG
Outil de gestion de la HL
Isilog est le nouvel outil de gestion des
demandes d’assistance de l'ALPI.
Ce site vous permet de saisir vos demandes
et d’en voir le suivi.
L'adresse est la suivante :
http://isilog.alpi40.fr/public
Attention, ce site ne fonctionne que sur
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