Transcript 時間管理 - 復御管理
時間管理 王復蘇 醫師 編著 復御管理股份有限公司 A5-06 現實多無奈 每天忙碌不堪 整天頭昏腦脹 老是覺得時間不夠用 整天接不完的電話 整天開不完的會議 整天看不完的公文 經常被瑣事干擾 壓力如排山倒海而來 經常加班值班 無法跳脫現狀 時間的特性 無法蓄積 無法取代 一去不返 時間的供給毫無彈性 習慣的陷井 缺乏完整的計劃 喪失優先順序的原則 事必躬親大小通管 不好意思拒絶他人 一再拖延愈積愈多 缺乏溝通協調 缺乏系統化思考 缺乏事前準備工作 靠意志力苦撐 凡事自己動手處理 工作的優先順序 急迫 重 Ⅰ 要 出貨、下單 停電、當機 顧客抱怨 出席重要會議 不 Ⅲ 重 某些電話 要 某些會議 無謂請託 臨時邀約 不急迫 50% Ⅱ 制度革新 計劃研擬 流程改造 問題調查追蹤 30% 15% Ⅳ 某些交際應酬 某些文件處理 電子廣告郵件 自我干擾 5% 解決方案 第Ⅲ部份的工作：可以拒絕或找他人代理 第Ⅳ部份的工作：可以擱置或放棄 把大部份時間去處理重要而又急迫的工作 把剩下的時間去處理重要而又不急迫的工作 剩餘的自由時間 平均壽命70歲，目前年齡30歲，還有40年 可活。 每天有3.5小時的自由時間，換算結果僅剩 餘5.8年的自由時間可供運用。 40年＊365天＊3.5小時／天 ＝5.8年 365天＊24小時 年齡 20歲 25歲 30歲 35歲 40歲 45歲 50歲 55歲 60歲 可運用的自由時間 7.2年 6.6年 5.8年 5.1年 4.4年 3.6年 2.9年 2.1年 1.5年 時間管理的意義 面對時間的快速流動，如何進行自我管理， 達到有效的時間運用。 時間管理的真諦 好好把握當下，立刻運用正確的方法，做 正確的事。 時間管理的可貴 到了不同年齡的階段，每個人可動用的自 由時間會愈來愈少，我們不可能延長它， 只會加速減損它，所以要善用每一分鐘、 每一小時、每一天、每一個禮拜。 時間管理的工具 工作月曆 掌上型筆記本(PDA)或電腦 提醒系統例如鬧鐘、簡訊 秘書或助理 目標、計劃、進度 時間管理四大元素 工作 時間管理 計劃 目標 評估 工作 大部份的人，匆匆忙忙地工作，滿足眼前 的需求，因而忽視未來的發展。 我們必須犠牲時間、精力及短期的滿足， 為往後的事半功倍，預作準備。 組織80%的績效來自20％的投入，其餘80% 的投入大多是徒勞無功的。大家應當思考如 何將這80%的力氣投注在與績效關連密切的重 要事項。 企業80%的亂象歸諸於20%的病因，不要每 天疲於奔命去處理一大堆的亂象，還要深 入去了解亂象背後的問題癥結所在，以及 問題背後的病因是什麼。針對病因找出解 決的方案，一切亂象自然迎刃而解。 探索自己在工作上固執的偏頗想法，並設 法加以改正。 使用正確的系統化思考模式，改變原有的 工作方法。 目標的訂定 企業目標的訂定會帶來何種效益？ 到底有多少預算願意付出？ 完成的機率有多少？ 設定各部門的子目標及完成日期 過程中有何障礙？如何克服？ 每週目標的訂定 安排每日工作內容 排定優先順序 計劃的真諦 計劃是為了達成目標而訂定的一連串步驟。 有了計劃(P) ，然後付諸實行(D)，接下來檢 查考核(C)，最後才是調整行動(A)，這四大 步驟可以反復運行，不斷提陞品質。 為了確保未來的成功，我們必須挪出相當 的時間及精力來撰寫計劃。 週／月評估表 1.我達成了那些目標？ 2.什麼原因讓我達成這些目標？ 3.我遭遇到那些困難？ 4.我是如何克服這些困難？ 5.我是否忽略了一些額外的機會？ 6.有那目標是我尚未達成？ 7.有那些目標是我應排在下週完成？ 8.有那些部份是我應排在下週完成？ 9.達成目標帶來怎麼樣有形或無形的效益？ 10.整體而言這週內我學習到什麼？ 善用自己的時間 (一)利用時間思考．．．這是行動的抉擇 (二)利用時間工作．．．這是報酬的獲得 (三)利用時間閱讀．．．這是智慧的結晶 (四)利用時間休閒．．．這是青春的祕訣 (五)利用時間歡笑．．．這是心靈的充實 (六)利用時間運動．．．這是體力的泉源 (七)利用時間行善．．．這是快樂的根本 (八)利用時間創作．．．這是成就的滿足 時間管理的原則 充份運用零星的時間，積少成多： 中午吃飽後，清晨起床後出門前，出國轉 機等機時間、交通往返時間。 利用最清醒的時段，處理最複雜的事物： 利用清晨讀數學，利用夜晚處理最複雜的 事務。 平時養成隨時建檔及搜集資料的習慣。 開會是決定採取何種方案，所以會前準備 工作至為重要。 將許多的工作項目排定其優先順序。 選擇對的事，並且把它做好。 不做浪費時間在有損健康的消遣。例如： 打麻將、抽雪茄。 鼓勵團隊分工合作，共同完成某件事。 懂得充份授權，不要事必躬親。