ДВИЖЕНИЕ МЕДИЦИНСКИХ КАРТ

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Виды медицинских карт (МК):

История развития ребенка (до 17 лет включительно) Карта амбулаторного больного (от 18 лет и старше) Карта гинекологического больного Карта стоматологического больного

Требования к медицинским картам 1. Разные медицинские организации – разные документы Медицинская организация №1 Медицинская организация №2 История развития ребенка Карта амбулат. больного Карта амбулат. больного Карта стоматол. больного Карта гинекол. больного

Требования к медицинским картам 2. В рамках медицинской организации – только один экземпляр карты каждого типа Карта амбулат. больного 1 экземпляр 2 экземпляр Карта стоматол. больного 1 экземпляр Карта гинекол. больного 1 экземпляр

Этапы процесса движения МК

Подготовительный этап

• Инвентаризация картотеки (замена обложек МК) • Установка оборудования (сканеры штрих-кодов) и настройка программного обеспечения на рабочих местах

Процесс доставки МК (основной этап)

• плановая доставка МК из картотеки • внеплановая доставка МК из картотеки • создание МК для нового пациента • печать дополнительных формуляров • возврат МК в картотеку

Мониторинг доставки МК

• показатели мониторинга

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

Инвентаризация картотеки (подготовка бумажных носителей)

Ответственный - оператор картотеки (сотрудник МО, отвечающий за движение МК) Подготовка каждой МК

Инвентаризация картотеки (подготовка бумажных носителей)

1) Поиск пациента в SAP

• Если пациент не найден, следует создать нового пациента

Инвентаризация картотеки (подготовка бумажных носителей)

2) Проверка наличия МК (объекта SAP) нужного типа

• • Если МК нужного типа отсутствует, следует выполнить создание МК (объекта SAP) Для новых пациентов SAP создание МК обязательно Примечание. Если МК как объект SAP отсутствует, штрих-код на формуляре печататься не будет!

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Инвентаризация картотеки (подготовка бумажных носителей)

3) Печать формуляра (с штрих-кодом)

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Инвентаризация картотеки (подготовка бумажных носителей)

4) Замена обложки МК

• Для новых пациентов SAP создание новой МК (бумажного носителя)

Автоматическое создание МК (объектов SAP)

Автоматическое создание медицинских карт в SAP производилось сотрудниками ГАУ ТО «МИАЦ» однократно в мае 2013 г.

Медицинские карты, как объекты SAP, были автоматически созданы для пациентов медицинской организации (МО), если:     пациент был создан в программе SAP сотрудниками данной МО информация о пациенте была изменена в программе SAP сотрудниками данной МО пациент был сохранен (при печати формуляров) сотрудниками данной МО были созданы амбулаторные случаи пациента в SAP сотрудниками данной МО.

Для остальных пациентов медицинские карты в SAP должны создаваться сотрудниками МО.

НАСТРОЙКА ОБОРУДОВАНИЯ И ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Ответственный – системный администратор МО

Чтобы просмотреть инструкцию по установке сканера штрих-кодирования нажмите на значок «i»

ДОСТАВКА МЕДИЦИНСКИХ КАРТ В КАБИНЕТ ВРАЧА

Ответственный - оператор картотеки

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Плановая доставка

1. Подготовка МК (бумажных носителей) для выдачи (отбор из картотеки)

– Основание – перечень пациентов, записанных на прием.

– Способ получения перечня пациентов: Отчет SAP «Сводка записей на прием» Рабочее место оператора картотеки SAP

Плановая доставка

1. Подготовка МК (бумажных носителей) для выдачи (отбор из картотеки)

 Местоположение карты следует проверить через Рабочее место оператора картотеки в SAP Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»  Если карта находится в другом филиале МО и не может быть доставлена к началу приема, следует распечатать вкладыш (без штрих-кода) 

Для новых пациентов, либо если карта признана

утраченной следует создать новую МК (объект SAP и бумажный носитель)  Если карта не найдена следует распечатать вкладыш (без штрих-кода)

Плановая доставка

2. Авторизация в программе «Движение МедКарт»

   Авторизацию следует производить однократно в начале рабочего дня Логин и пароль совпадают с логином и паролем программы SAP Работа с программой «Движение МедКарт» должна выполняться только под своей учетной записью  

ПРИМЕЧАНИЯ:

Окно программы «Движение МедКарт» автоматически располагается поверх всех остальных окон Программа «Движение МедКарт» завершает работу при выключении компьютера Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Плановая доставка

3. Работа с программой «Движение МедКарт»

  Переход в режим выдачи МК Выбор адресата выдачи МК выполняются однократно  Последовательное сканирование штрих-кодов всех подготовленных МК

Плановая доставка

4. Работа с программой «Движение МедКарт»

  Если пациент записан в один день на прием к нескольким врачам, оператор картотеки выполняет доставку МК к первому по времени записи врачу Доставку МК к следующему по времени записи врачу осуществляет врач (медсестра)

5. Передача медицинских карт врачу

 Следует убедиться, что врач (медсестра) выполнил сканирование штрих-кодов МК под своей учетной записью

Внеплановая доставка

ВЫПОЛНЯЕТСЯ СПОСОБ ОТСЛЕЖИВАНИЯ

МК, требующих внеплановой доставки: Если пациент был записан в день приема (через регистратуру или самостоятельно) Если не была выполнена плановая доставка МК Рабочее место оператора картотеки (в SAP) на основе статуса срочности доставки МК Обновление данных в системе выполняется автоматически, каждые 2 минуты.

Последовательность действий аналогична плановой доставке

ВОЗВРАТ МЕДИЦИНСКИХ КАРТ В КАРТОТЕКУ

Ответственный - оператор картотеки

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Последовательность действий

1. Получение МК

(бумажных носителей) от врача (медсестры) после окончания приема.

2. Авторизация в программе «Движение МедКарт»

(если это не было выполнено ранее)

3. Переход в режим приема МК

(если это не было выполнено ранее)

4. Сканирование штрих кодов всех возвращаемых МК.

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

ПОЛУЧЕНИЕ МЕДИЦИНСКИХ КАРТ НА ВРЕМЯ ПРИЕМА

Ответственный – врач

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

(медсестра)

Плановый прием. Последовательность действий

1. Получение МК (бумажных носителей) от оператора картотеки.

2. Авторизация в программе «Движение МедКарт» (если это не было выполнено ранее). Логин и пароль совпадают с логином и паролем программы SAP.

3. Сканирование штрих-кодов всех полученных МК.

4. Если доставлены не все МК, следует сделать запрос в картотеку (по телефону или лично), выполнить сканирование штрих-кодов МК по мере их доставки.

5. Если пациент записан на этот же день к врачу №2, после приема пациента необходимо передать его МК в кабинет врача №2. Следует убедиться, что врач №2 выполнил сканирование штрих-кода МК.

6. Возврат МК в картотеку по окончанию приема. Возврату подлежат все МК. Следует убедиться, что оператор картотеки выполнил сканирование штрих-кодов МК.

Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Внеплановый прием

1. Последовательность действий аналогична плановому приему

• МК может быть доставлена оператором картотеки непосредственно перед приемом

2. Неотложный прием не участвует в движении МК

ПЕЧАТЬ ФОРМУЛЯРОВ

Печать формуляров доступна из:

1. Основных данных пациента

• Кнопка «Формуляры»

2. Записи на прием к врачу

• Кнопка «Выбор» в окне «Вести срок»

3. Рабочего места оператора картотеки

• Пиктограммы для печати штрих кода и обложки МК Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

Правила печати формуляров:

1. Формуляры с штрих кодом печатаются:

• При инвентаризации картотеки • При создании нового пациента

2. Вкладыши (формуляры без штрих-кода) печатаются: 3. Если МК утеряна:

• Если МК не может быть доставлена (находится в другом филиале МО, на экспертизе) • Печатается формуляр с штрих кодом • В системе SAP ведется учет повторной печати формуляров с штрих-кодом ПРИМЕЧАНИЕ: врачу доступна только печать формуляров без штрих-кода (даже при созданной МК в SAP)

МОНИТОРИНГ ПРОЦЕССА ДВИЖЕНИЯ МЕДИЦИНСКИХ КАРТ

Показатели мониторинга

% плановой доставки медицинских карт % внеплановой доставки медицинских карт % возврата карт в регистратуру Источник данных для мониторинга ОТЧЕТ ПО ДВИЖЕНИЮ МЕДИЦИНСКИХ КАРТ Чтобы просмотреть видеоурок нажмите на значок «камера»

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

№1

ВОПРОС:

Сканирование штрих-кода выполнено оператором картотеки , статус карты в рабочем месте оператора картотеки не изменился

ОТВЕТ:

• Обновление информации в рабочем месте оператора картотеки происходит раз в 2 минуты, можно обновить данные раньше с помощью соответствующей кнопки

№2

ВОПРОС:

Сканирование штрих-кода выполнено врачом, статус карты в рабочем месте оператора картотеки не изменился ОТВЕТ (возможны варианты): • Следует проверить включен ли компьютер врача.

• Следует проверить запущена ли программа «Движение МедКарт» • Обновление информации в рабочем месте оператора картотеки происходит раз в 2 минуты, можно обновить данные раньше с помощью соответствующей кнопки

ВОПРОС: При сканировании штрих-кода карты врачом появляется сообщение о недостаточности прав

№3

ОТВЕТ (возможны варианты): • Врач сканирует штрих-код карты не соответствующей его специальности. Например, врач-терапевт сканирует штрих-код стоматологической карты • В ЦИТ ТО поданы некорректные данные для настройки рабочего места. Следует обратиться в ЦИТ ТО для изменения параметров настройки