Transcript Kynningarefni (PPS 100K)

Málaskrá Stjórnarráðsins
- Lærum hvert af öðru 19. mars 2003
Pétur Ásgeirsson
Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir
Nokkur vandamál







Verkefnadreifing ekki skráð
Erfitt að fylgjast með vinnslutíma mála
Óformleg fyrirmæli
Mismunandi uppsetning á skjölum
Ekki tryggt að öll skjöl endi í skjalasafni
Mál ekki geymd í heilu lagi undir málsnúmeri
Ófullkomið skjalabókhald
Hvað er Lotus Notes?
 Hópvinnukerfi
– Upplýsingasöfunun - óformuð gögn
– Ritvinnsla / sameiginlegur aðgangur
– Tölvupóstur (NotesMail)
– Intranet (dreifing upplýsinga)
– Dagbókarkerfi


“Hvar er” - brunnurinn
Bókanir fundarherbergja og tækja
– Boðanakerfi (scheduling)
Málaskrá ráðuneyta
Skjala- og verkefnaskráning


Hefðbundin skráning
Innanhússverkefni
Skjalagerð, ritvinnsla

Bréf, símbréf, minnisblöð, fundargerðir o.s.frv.
Verkstjórn


Dreifing verkefna ásamt fyrirmælum
Eftirlit með verkefnum og vinnu
Upplýsingavarsla/vinnsla


Starfsemi ráðuneytis
Mál og málaflokkar
Að auðvelda stjórnun




Auka yfirsýn stjórnenda
Bæta stjórnunarferil
Tryggja að ávallt sé ljóst hver ber ábyrgð á
afgreiðslu máls
Auka eftirlit með starfsemi
Að bæta
upplýsingastreymi





Tryggja að fljótlegt sé að kanna hvar mál er
statt og hver annast afgreiðslu þess
Halda saman öllum upplýsingum um
afgreiðslu máls
Bæta leit í skjalasafni
Tryggja að skjöl séu færð í skjalasafn
Upplýsingar um starfsemi ráðuneytisins
Skilvirkni






Aukin yfirsýn stjórnenda
Aukin yfirsýn starfsmanna yfir verkefni
Fyrirmæli og verkefni berast fljótar og með
skipulegri hætti til starfsmanna
Auka aðgang starfsmanna að upplýsingum
um afgreiðslu mála, fordæmi o.þ.h.
Einfalda ritvinnslu með stöðluðum
uppsetningum skjala
Eftirlit með afgreiðslutíma mála
Ferill mála
Ráðherra og ráðuneytisstjóri
Innsent
erindi
Skrifstofa / Sendiráð
Starfsmaður
Mál 97010001
•Innsent skjal
•Minnisblað
•Símtal
•Fundargerð
•Útsent bréf (2 eintök)
Mál WAS19990001
Innsent skjal
Skráning - Skjalavarsla
Skjalasafn
Tenging við sendiráð
Miðlari 3
Málaskrá Brussel
Miðlari 2
Málaskrá
sendiráðanna
safnbrunnur
Miðlari 4
Málaskrá London
B
Miðlari 5
Málaskrá París
L
P
Miðlari 1
Málaskrá aðalskrifstofu
O
Miðlari 6
Málaskrá Osló
Yfirfærsla breytinga á Málaskrá
frá sendiráðum, tvisvar á dag
Yfirfærsla mála sem færð hafa verði
á sendiráðsstarfsmenn, tvisvar á dag.
Yfirfærsla málaskrár, tvisvar á dag
Yfirfærsla tölvupósts, 30 mín. fresti
Yfirfærsla tölvupósts, stöðug
Miðlun upplýsinga
Þekkingarstjórnun
 Miðlun og aðgengi upplýsinga
 Gagnagrunnur

– Fordæmisgögn
– Saga mála
– Tenging við önnur mál
Mörg kerfi
Verkstjórnarkerfi
 Skjalastjórnunarkerfi
 Rafrænt skjalasafn
 Bréfadagbók

Mál
Öll gögn sem tengjast tilteknu
viðfangsefni / úrlausnarefni
sem er til
meðferðar og / eða ákvörðunar
í stjórnsýslunni
Starfsmannahandbók Stjórnarráðsins 2002
Mál





Forsíða
Öll gögn varðandi málið
Staða málsins
Hver ber ábyrgð á málinu
Hvernig málið var unnið
– fyrirmæli - tilmæli
– hverjir komu að málinu
– hversu langan tíma tók að afgreiða málið
Fjármálaráðuneytið
70 starfsmenn
 6 skrifstofur og yfirstjórn
 3 vinnustöðvar
 Málaskrá 1997

– tölvuskráning síðan 1987
80.000 skjöl og 11.250 mál
 Meðalstærð

Aðgangur
Allir starfsmenn hafa aðgang
 Aðgangsstýringar
 Yfirmenn geta séð stöðu mála á sinni
skrifstofu

Fólk og fræðsla




Mannlegur þáttur og fræðsla
Nýir starfsmenn á námskeið
– Nýliðaprógram
Handbók um Málaskrá
Samstarf milli ráðuneyta
– Málaskrárnefnd
– Samstarf skjalastjóra

Samstarf við framleiðendur / seljendur
Nýjungar





Allt innkomið efni skannað inn
Hægt að hengja inn viðhengi úr öðrum
forritum
Hægt að hengja inn tölvupóst
Utanríkisráðuneytið og sendiráð í einum
brunni
Geymsluskrá - allt lífshlaup skjals í einu kerfi
Framtíð - þróun






Einföldun á ferlum
Nefndabrunnur
Gagnvirkni - upplýsingar á vef - rafræn
eyðublöð - rafrænar undirskriftir
Tölfræði
Skil á rafrænum gögnum til Þjóðskjalasafns
Aukin skipti á rafrænum upplýsingum milli
ráðuneyta, stofnana ríkisins / Málaskráa