Transcript pps
Komandos formavimas O. Merfeldaitė KOMANDOS KŪRIMO IR VEIKLOS ETAPAI Iniciatyvinės grupės sutelkimas Komandos narių atranka Komandos narių mokymai Komandos veiklos planavimas Komandos veiklos organizavimas Komandos veiklos vertinimas I ETAPAS: INICIATYVINĖS KOMANDOS SUTELKIMAS Kokia galima šios komandos struktūra? Kokie reikalavimas keliami komandos nariams? Kokius gebėjimus ir įgūdžius turi turėti komandos nariai? Koks turėtų būti komandos dydis? DYDIS Komandos efektyviai veikia, kai jas sudaro optimalus narių skaičius užduočiai atlikti (Hackman, 1992, p. 235-250; Mullins , 1999, p. 405-442.) Labai mažose komandose (2–3 žmonės) trūksta nuomonių įvairovės Didelėse (daugiau nei 13 narių) - neįmanoma efektyvi sąveika, dalyvavimas, sudėtingesnis veiklų koordinavimas Optimalus komandos narių skaičius yra 3–9 žmonės II ETAPAS. KOMANDOS NARIŲ ATRANKA ATRANKOS KRITERIJAI: žinios ir specifiniai gebėjimai (KOMPETENCIJOS) motyvacija (noras veikti) idėjų turėjimas emocinis priimtinumas KOMPETENCIJOS (1) KOMANDOS narys turi turėti: profesinių žinių, gebėjimų ir įgūdžių atlikti grupės užduotis, nepriklausomai nuo turinio, taikydamas tam tinkamus metodus, bendraudamas ir bendradarbiaudamas su grupės nariais; siekdamas VEIKLOS efektyvumo, jausti atsakomybę ir pagarbą kitiems grupės nariams, vadovautis moralinėmis vertybėmis, gebėti kritiškai vertinti save, siekti tobulėjimo, išmanyti grupės organizavimo ir valdymo pagrindus. KOMANDOS NARIŲ ĮVAIROVĖS LYGIS Komandos, sudarytos iš nepanašių žmonių, turėtų išsiskirti įvairiais gebėjimais, todėl turėtų būti efektyvesnės už homogeniškas komandas. komandos narių demografinės charakteristikos – amžius, darbas vienoje vietoje ir jo trukmė – dažnai gali būti susijusios su komandos narių kaita. KOMANDOS ATSAKOMYBĖS 1. Kiekvienas komandos narys atlieka konkretų vaidmenį bendrai užduočiai atlikti (kiekvienas vaidmuo yra lygiavertis ir vienodai svarbus). 2. Komandos narių bruožai, padedantys komandai geriau įvykdyti duotą užduotį. 3. Vaidmenys komandoje nėra griežtai nustatyti ir statiški. 4. Vienas asmuo gali turėti ne vieną vaidmenį komandoje. KOMANDOS VAIDMENŲ KLASIFIKACIJA (F. Cragan ir D. W. Wright) užduoties įvykdymo lyderis socialinis – emocinis lyderis įtampos mažintojas informacijos teikėjas pagrindinis neigėjas klausinėtojas tylus stebėtojas aktyvus klausytojas protokoluojantis savanaudis KOMANDOS VAIDMENŲ KLASIFIKACIJA (M. R. Belbin) kompanijos darbuotojas pirmininkas formuotojas augantis tyrėjas vertintojas grupės darbuotojas darbų užbaigėjas M.Belbin išskirti komandos narių vaidmenys (parengta pagal Gedvilienę, 2008) Vaidmuo Indėlis į komandos veiklą Leistini trūkumai Idėjų generatorius Kūrybiškas, turtingos vaizduotės, sprendžiantis problemas Nemėgstantis smulkmenų, kritikos ir bendrauti Išteklių tyrėjas Užmezga naujus ryšius ir plėtoja idėjas, ekstravertas, populiarus, lengvai bendrauja Neoriginaliai mąsto, greitai praranda susidomėjimą Koordinatorius Turi vadovo gabumų, konfidencialus, moka formuoti tikslus, priimti sprendimus, deleguoti, atidžiai išklausyti Mėgėjas manipuliuoti, ne visada pats protingiausias Formuotojas Geba įgyvendinti planus ar idėjas, mėgsta varžytis, dinamiškas, drąsus Linkęs į nuotaikos svyravimus Stebėtojas ir vertintojas Analitiškai mąsto, todėl gali kontroliuoti, patikimas, įžvalgus, ramus Nesugeba įkvėpti kitų, labai kritiškas Komandos žmogus Geba išklausyti ir padėti, bendradarbiauti, nuraminti, švelnus, diplomatiškas Pasiduoda kitų įtakai, neryžtingas priimant lemiamus sprendimus Įgyvendintojas Geras organizatorius ir administratorius, drausmingas, patikimas, realizuojantis idėjas, konservatyvus Nelankstus, lėtai reaguoja į naujas idėjas Užbaigėjas Garantuoja, kad grupė pasieks tikslus, uolus, sąžiningas, Neramus, smulkmeniškas, nelinkęs susirūpinęs, pastebintis klaidas deleguoti Specialistas Kvalifikuotas, savarankiškai mąstantis, atsidavęs, iniciatyvus Menkai prisideda, dėmesį sutelkia į techninius dalykus, nemato visumos III ETAPAS: KOMANDOS NARIŲ MOKYMAI Mokymų tikslas – parengti komandos narius dirbti kartu. Veiksmingiausia mokymų forma - komandos formavimo renginiai (užduotys, kurių neįmanoma išspręsti nesuderinus veiksmų, nemokant susitarti, įsiklausyti į kito nuomonę, nesugebant pasitikėti, savo grupe) Atsižvelgiant į grupės veiklos tikslus, tokiuose renginiuose gali būti akcentuojama komandos atmosfera (bendrumas, sutelktumas ir pan.) arba bendradarbiavimo metodologija. IV ETAPAS: VEIKLOS PLANAVIMAS Tikslas – projekto tikslas veiklos planas Planavimas – tai procesas, kuris remiasi ne vien plano rašymu, bet nuolatiniu apmąstymu, savo veiklos derinimu su visos organizacijos veikla Rezultatai gerėja planuojant bet kokią veiklą suplanuotos veiklos rezultatai visuomet yra geresni Planavimas, skatinantis suprasti ir užsibrėžti aiškius ir pasiekiamus tikslus, gerina visų grupės dalyvių veiklos rezultatus Bet kuri veikla bus sėkminga tik tuo atveju, jei aiškiai bus žinoma, ko siekiama VEIKLOS PLANAVIMAS situacijos ir poreikių analizė komandos veiklos tikslų formulavimas komandos veiklos uždavinių formulavimas koamndos veiklos plano sudarymas Metodas: Problemų sprendimo žemėlapis pasekmė I etapas Įvardijama problema Surašomos galimos pasekmės Pasirenkama ta problema, kurios pasekmės svarbiausios pasekmė pasekmė PROBLEMA pasekmė pasekmė pasekmė Metodas: Problemų sprendimo žemėlapis Priežastis II etapas Užrašoma pirmajame etape išsirinkt problema (kurios pasekmės didžiausios) Aplink surašomos galimos priežastys Aplink priežastis surašomi veiksniai, sukėlę priežastis III etapas Nurodomas priežasčių ir veiksnių ryšys Veiksnys Veiksnys PROBLEMA Veiksnys Veiksnys Priežastis TIKSLŲ FORMULAVIMAS Komandinis darbas vyksta tada, kai dera darbo turinys, apimantis tikslą ir uždavinius, ir darbo procesas, parodantis, kaip komanda siekia savo tikslo arba kaip vykdo konkrečią užduotį. Pasak A. F. Stoner, R. E. Freeman, D. R. Gilbert (1999), tikslų numatymas svarbus dėl mažiausiai keturių priežasčių: Tikslai suteikia krypties pojūtį. Tikslai sutelkia grupės pastangas. Tikslai orientuoja planus ir sprendimus. Tikslai padeda įvertinti pažangą (Stoner ir kt., 1999; p. 260). PAGRINDINĖS TIKSLŲ FORMULAVIMO CHARAKTERISTIKOS Neriboti laike Atitinkantys veiklos prioritetus Orientuoti į aktyvų veiksmą Pasiekiami Tikslo formulavimo taisyklės: rišlus sakinys, gali apimti keletą susijusių dėmenų, kuriuos norima pabrėžti numatoma kryptis, kurioje reikia pokyčių šie pokyčiai įvardinami veiksmažodžiai – plėsti, didinti, gerinti, išnaudoti, pasiekti, sumažinti, ištirti, sustiprinti, įgyvendinti, pradėti, sukurti, įdiegti, prisitaikyti, atnaujinti, modernizuoti. UŽDAVINIAI KONKRETŪS - susiję tik su viena veiklos sritimi, vienu etapu (ko jūs siekiama, kiek žmonių bus įtraukta ar dalyvaus konkrečiame etape, kokie žingsniai bus organizuojami, kas bus parengta, kokie metodai taikomi ir pan.?) PAMATUOJAMI - galimi įvertinti konkrečiais kriterijais, išmatuojamais rodikliais (pvz., dalyvių, renginių ar priemonių skaičius, sėkmės rodikliai). Kuo lengviau pasveriami uždavinių rezultatai, tuo paprasčiau įvertinti tikslo realumą ir sėkmingumą. PASIEKIAMI - uždaviniai turi būti įvykdomi, paskiriami atsakingi asmenys, apibrėžiamas rezultatas REALISTIŠKI - uždaviniai turi būti realūs ir lengvai įgyvendinami, kad konkreti komanda ar konkretus asmuo galėtų juos įgyvendinti konkrečiu laiku, veiksmas turi būti fiksuojamas, siekiant surinkti informaciją, kas yra padaryta. TERMINUOTI - uždaviniai turi būti įgyvendinami laiku. Laiko skaičiavimas turi būti objektyvus, atsižvelgiant į žmonių gebėjimus, išorės aplinkybes tai padaryti, įvertinant, kiek laiko reikia konkretiems veiksmams įgyvendinti. VEIKLA: VEIKLOS UŽDAVINIŲ VERTINIMAS Uždavinių konkretumas Uždavinių pamatuojamumas Uždavinių pasiekiamumas Uždavinių realistiškumas Uždavinių apibrėžtumas laike PLANAVIMAS Tikslų nustatymas ir priemonių tiems tikslams pasiekti parinkimas, vadinamas planavimu (Stoškus, 2002, p. 92). Priežastys lemiančios planavimo būtinumą: planavimas pats savaime negarantuoja sėkmės, tačiau veda į ją; būtinybė susidoroti su permainomis; neplanuodami darbuotojai atlieka savo darbą nematydami rezultato vertės; planas disciplinuoja dirbančiuosius; planavimas svarbus kaip socialinis veiksnys, įtraukiantis personalą į valdymą (Stoškus, Beržinskienė, 2005, p. 98). PLANAVIMO BARJERAI planai nėra integruoti į visuminę valdymo sistemą; planavimas neapima visų organizacijos narių, kurie turės įtakos planams įgyvendinti; planuojama atsitiktinai; planuose numatoma viską padaryti iš karto; per mažai adekvačios informacijos; per daug pabrėžiama kuri nors viena plano dalis; netinkamai planuojamas darbo laikas VEIKLA: NORMOS Normos – tai konkrečioje organizacijoje veikiančios tam tikros veiklos taisyklės, dažnai apimančios visą organizacijos politiką ir veiklos procedūras KAS KADA IR KAIP VERTINA KOMANDOS REZULTATUS KOKIE KOMUNIKAVIMO BŪDAI KOAMNDOJE KADA IR KAS APIBRĖŽIA KOMANDOS VEIKLOS TIKSLUS NORMOS Tai taisyklės konkrečioje organizacijoje, kurioje veikia konkreti komanda. Dauguma taisyklių apima organizacijos politiką ir procedūras (Cole, 1990, p. 89-110). Kiekviena grupė turi priimtino elgesio standartus, kurių laikosi grupės nariai (Feldman, 1984, 47-53; Hacman, 1992, p. 235). Normos nurodo, kaip komandos turėtų atlikti savo darbą, kokie turėtų būti jų veiklos rezultatai, komunikavimo būdai, kaip ir kada jais naudotis. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS Darbo pasidalinimas. Visi darbai suskirstomi į užduotis, kurias galės atlikti atskiros organizacijos ar jų deleguoti žmonės. Nustatomi pavaldumo santykiai. Kai darbai yra paskirstyti būtina numatyti schemą kas kam kada atsiskaito Koordinavimas. Mechanizmų sukūrimas, jungiančių visų organizacijų atliekamas užduotis į visumą. VEIKLOS ORGANIZAVIMAS Veiklos organizavimo tikslas – optimizuoti komandos darbą, sudaryti prielaidas didinti jo veiksmingumui parenkant: tinkamus darbo metodus; išteklius; patogiausią vietą; palankiausią laiką. LYDERIO VAIDMUO 1) inicijavimas: užduočių, tikslų, procedūros, problemų sprendimo; 2) faktų pagrindimas: jausmų, emocijų ir nuomonės raiška; 3) informacijos paieška: nuomonių, faktų, jausmų paieška; 4) aiškinimas: idėjų interpretavimas; 5) koordinavimas: bendrų idėjų įgyvendinimas; 6) vertinimas: kritinis idėjų vertinimas, siekimas geriausiai įvykdyti užduotį VEIKLOS VERTINIMAS Vertinimo tikslas – įvertinti užsibrėžtų tikslų įgyvendinimą Būtina: iš anksto numatyti kriterijus, kuriais vadovaujantis bus vertinama veikla; įvairių vertinimo metodų taikymas (apklausa, ekspertinis vertinimas, stebėjimas ir pan.) VEIKLOS VERTINIMO TURINYS KOMANDOS veiklos tikslų ir uždavinių adekvatumas organizacijos poreikiams ir jų pokyčiams KOMANDOS veiklų vykdymas (kaip ir ar kokybiškai buvo atliktos ir įgyvendintos numatytos veiklos) bendradarbiavimas su socialiniais partneriais, jų įtraukimo į problemų sprendimą efektyvumas VEIKLOS TRUKDŽIAI Nepakankama arba trūkstama informacija. Autoriteto stoka. Bendravimo problemų tarp grupės narių ignoravimas. Didelis dėmesys nesvarbiems sprendimams.