Transcript 1. Realizar solicitud de Importación

Instructivo para el
Procedimiento de
Importaciones
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
División de Administración de Bienes y Servicios
Sección de Compras y Administración de Bienes
2005
OBJETIVO

Presentar a la comunidad
Universitaria, los procedimientos
relacionados
con
las
importaciones
para
la
Universidad del valle.
CONTENIDO
Pág.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Solicitud de Importación
Solicitud de Factura Proforma
Trámite con Agente Aduanero
Elaboración y tramite del Registro de
Disponibilidad Presupuestal
Trámite de Licencia de Importación
Exoneración de IVA por aportes de
Colciencias
Pago a Proveedores
Impresión de Orden Contractual
de Importación
Pago al Agente de Aduanas
Recepción del bien
Ajustes al Valor de nacionalización
Confirmación de Legalización del Bien
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1. Realizar solicitud de
Importación
Diligenciar Formato
de
solicitud
de
importaciones (Ver
anexo), junto con
reporte técnico y
cotizaciones
Envía
Solicitud
de
Importación,
CDP
y
Cotización a la Sección de
Compras y Administración
de Bienes. Si importación
es > a 200 SMMLV,
adjunta
Formato
de
Estudio y Convivencia
Autoriza Solicitud
Importación.
de
Elabora y tramita
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
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2. Solicitud de Factura Proforma

La Factura Proforma debe ir a nombre de la
Universidad del Valle
Verifica Solicitud
en el Formato
Registra datos para
solicitar Factura Proforma
Envía Solicitud de Factura
Proforma al Proveedor
Envía Factura Proforma
a Sección de Compras y
Administración
de
Bienes
Ingresa información de la
Proforma (días de entrega,
garantía, seguros, valor,
medidas aproximadas de
peso, volumen, cantidad)
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3.Tramite con Agente Aduanero

Si el peso del bien es mayor a 26 Kg o el
costo supera los US $1000, se realizan las
actividades de nacionalización de los bienes.
Genera Solicitud para
preliquidación (Costos
por
tramites
del
Agente de Aduanas)
anexa
y
envía
comunicación
de
solicitud al Agente.
Envía
preliquidación
(Costo Aproximado del
valor del tramite de
nacionalización)
Ingresa
Datos
al
Sistema
de
la
preliquidación (gastos
de
nacionalización,
derechos arancelarios,
etc)
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4. Elaboración y tramite del
Registro de Disponibilidad
Presupuestal
Envía información de la
preforma
y
de
la
preliquidación al operario
de la Unidad solicitante
Elaborar y tramitar los
Registro de Disponibilidad
Presupuestal
que
correspondan (Agente de
Aduanas y Proveedor)
Completar
preliquidación
(Costo de Nacionalización) y
orden contractual
de
importación con los números
de
los
Registros
Presupuéstales
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5. Tramite de Licencia de
Importación (1/2)

Tramite de licencia de Importación (Sólo para
bienes mayores a US$1.000 y peso mayor a 26 Kg
Envía Solicitud
Licencia
Importación
de
de
Revisa y aprueba borrador
Envía Borrador de la Licencia
de Importación
Corrige Borrador y envía para
firma de la Sección de
Compras y Administración de
Bienes
5. Tramite de Licencia de
Importación (2/2)
Firma el original de
Licencia de importación
la
Tramita y obtiene la Licencia
de Importación. Envía a la
Sección
de
Compras
y
Administración de Bienes.
Ingresa fecha, numero
e información de la
Licencia al sistema.
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6. Exención de IVA por aporte de
COLCIENCIAS (1/2)
Imprime solicitud y anexa
comunicación
a
COLCIENCIAS
Genera solicitud de
exoneración de IVA
Envía
Solicitud
COLCIENCIAS
a
Firma Solicitud
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6. Exención de IVA por aporte de
COLCIENCIAS (2/2)
Envía notificación firmada por el
Rector a la Oficina de la
Universidad del Valle en Bogota,
para realizar tramite pertinente
ante COLCIENCIAS.
Recibe notificación de
COLCIENCIAS
informando
sobre
la
Resolución de exención de
IVA
Reclama
Resolución
COLCIENCIAS
donde
especifica exoneración
IVA. Envía a la Sección
Compras y Administración
Bienes.
de
se
de
de
de
Registra
número
de
Resolución, número de
licencia de importación y
valor del bien en en us$
7. Pago a Proveedores (1/2)
Ingresa los datos del
proveedor en SABS
Imprime Solicitud y anexa al
Registro Presupuestal
Existe solicitud de carta de crédito??
Elabora Solicitud a la
Sección de Pagaduría y
anexa CDP. Firma Jefe
Sección de Compras y
Administración
de
Bienes
Elabora y tramita solicitud
de pago en Interfinanzas)
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7. Pago a Proveedores (2/2)
Revisa Documentos
y
registra
la
información
Entrega información
a la Sección de
Presupuesto
Entrega Documentos
a la Sección de
Pagaduría
Realiza los tramites
para
el
traslado
Bancario
Envía confirmación del
traslado (Swift) a la
Sección de Compras y
Administración de Bienes
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8. Impresión de la Orden
Contractual de Importación
Verifica
el
Proveedor
Pago
al
Envía
Comunicación
al
Proveedor con la confirmación
de la transferencia
para
enviar artículos
Imprime Orden Contractual de
Importación
Envía Orden Contractual de
Importación al proveedor, con
información del giro, o carta de
crédito e instrucciones de envío
y de uso, con la autorización del
Jefe de la Sección de Compras y
Administración de Bienes
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9. Pago al Agente de Aduanas
Elabora presolicitud de pago
en SABS.
Elabora Solicitud de pago en
Interfinanzas
Tramita el Pago al
Agente de Aduanas
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10. Recepción del Bien (1/3)
Recibe notificación de la
entrada del bien en el
Deposito Aduanero
Notifica al Agente Aduanero
de la entrada del bien
(información enviada por el
deposito)
Tramita
nacionalización
mercancía
de
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10. Recepción del Bien (2/3)
Entrega a la Sección
de
Compras
y
Administración
de
Bienes,
los
bienes
importados.
Confronta la factura con la
orden
contractual
de
importación realizada
Recibe
la
factura
del
Agente,
factores
de
nacionalización y los bienes
recibidos
Confronta
y
asigna
cantidades y precios reales
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10. Recepción del Bien (3/3)
Asigna y envía el bien a la
persona solicitante
Recibe y
adquirido
acepta
el
bien
Ejecuta
el
procedimiento
de registro y
marcado
del
bien.
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11 Ajustes al valor de
nacionalización

En caso de que el cobro sea mayor (con base en las
facturas) al valor inicial pagado, realizar el ajuste y trámite
al Registro de Disponibilidad Presupuestal. En el caso de
haber reembolso, se genera el documento para reembolso
por parte del Funcionario de Compras.
Realiza y tramita la
solicitud de pago, si el
cobro es mayor al pagado,
se
realiza
el
procedimiento de “Pago al
Agente de Aduanas”
Realiza Ajustes
Informa a la dependencia si
hay reembolso por parte del
Agente de Aduanas, para
realizar
los
correspondientes
ajustes
presupuéstales
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12. Confirmación de Legalización
del Bien
Ingresa información de los
pagos
reales
realizados,
costos de transporte, IVA y
aranceles
Envía comunicación a las Secciones
de Contabilidad y Pagaduría, con la
información de la importación,
anexando documentos soportes
21
Para tener en cuenta:
Al momento de Elaborar el Presupuesto de
Importación:


En el caso de bienes a ser importados
directamente por la Universidad
(pago directo a proveedor en el
exterior), se debe tener en cuenta que
el valor del bien o bienes debe ser
liquidado a una Tasa Representativa de
Mercado o Tasa de Cambio con
incremento
de
porcentaje
de
aproximadamente 2% para prever el
cambios en la Tasa.
En el caso de bienes menores a
US$1000, el término INCOTERM de
negociación es CIP y se debe también
adicionar al presupuesto un porcentaje
fijo
del
26%
por
gastos
de
nacionalización. En el caso de bienes
mayores a US$1000, el término
INCOTERM de negociación es CPT y
se debe adicionar al presupuesto un
porcentaje entre el 18% y el 26% por
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gastos de nacionalización.
Para tener en cuenta:
Al momento de Elaborar el Presupuesto de
Importación:

Para ambos casos se debe adicionar
un valor de U$40 dólares para cubrir
pagos adicionales por concepto de
gastos de envío de mensajes y
comisiones bancarias, que se generan
cuando tramitan pagos al exterior por
importaciones.

Por aparte del presupuesto de
importación se debe prever los costos
de
las
instalaciones
locativas,
aditamentos, mantenimiento y puesta
a punto de los equipos para la puesta
de funcionamiento.
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Para tener en cuenta:
Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas



La factura proforma debe estar a
nombre de la Universidad del valle y
no a nombre del profesor que hace la
gestión.
La solicitud de pago debe llegar a la
Sección de Presupuesto con el VoBo
de la Oficina de Compras y
Administración de Bienes y Servicios.
La
Dependencia
debe
indicar
claramente los datos de transferencia.
Dichos datos debe ser:
–
–
–
–
Nombre de la cuenta
Nombre del Banco
Número de la Cuenta
Código IBAN, SWIFT, ABA (según sea el
caso)
– Dirección de Banco
24
– Ciudad, País
Para tener en cuenta:
Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas


Debe especificarse claramente las
condiciones de despacho, por ejemplo:
a la confirmación de pago, 10 – 15
días, etc.
Cuando un pedido llega al extranjero
mediante correo, este llega con una
guía aérea, dicha guía aérea debe ser
entregado junto con la factura y el
informe de recepción a la Sección de
Tesorería, con el fin de dar
cumplimiento a la circular externa
CDIN-31 de junio 6 de 2000, que
estableció la obligación de los
importadores. El no cumplimiento
causa sanción en cabeza del
representante Legal del Importador.
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Para tener en cuenta:
Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas

En el caso de matriculas académicas
en el exterior de los profesores de la
Universidad, deberán enviar a la
Sección de Tesorería el comprobante o
constancia
que
expide
dicha
universidad después de realizar el
pago

En el caso de cuotas de afiliación o
sostenimiento
a
organismos
internacionales, uso de bases de
datos, basta con que la Dependencia
firme la Solicitud de Pago en el campo
de “Recibido a satisfacción” o enviar a
la Sección de Tesorería un Cumplido
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Para tener en cuenta:
Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas

Cuando se pagan inscripción a cursos,
deberán enviar a la Sección de Tesorería
copia de la constancia de asistencia al
curso, expedido por la Entidad que presto
el Servicio.
 Cuando son servicio de suscripción a
revistas o documentos, se deberá incluir
en la factura los números incluidos en la
suscripción
y
posteriormente
la
Dependencia
deberá
enviar
periódicamente y cada que llegue la
revista una constancia que indique el
número recibido y el número de Solicitud
de Pago con el que se realizo dicha
suscripción. Así mismo se recuerda que
dichas revistas deben estar catalogadas
por la Biblioteca Mario Carvajal, así no
estén disponibles en la Biblioteca, sino en
27
la Facultad.
Para tener en cuenta:
En el caso de Ingresos por concepto de Divisas


Cuando alguna dependencia de la
universidad firme algún contrato
con un Organismo Internacional,
deberá llevar copia de dicho
contrato a la Sección de Tesorería
con el fin de ser reportado al Banco
de la republica.
Cuando no existe contrato se debe
informar a la Sección de Tesorería
claramente el concepto del ingreso
para así mismo reportarlo a las
dependencias de Vigilancia y
Control.
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ANEXOS
Formato de Solicitud de Importaciones
V ic e rre c to ría A D M IN IS T R A T IV A
S O L IC IT U D D E IM P O R T A C IÓ N
N o. 000
D iv is ió n d e A d m in is tra c ió n d e B ie n e s y S e rv ic io s
S e c c ió n d e C o m p ra s y A d m in is tra c ió n d e B ie n e s
F E C H A D E S O L IC IT U D
D IA
MES
AÑO
IN F O R M A C IÓ N D E L S O L IC IT A N T E
D e p e n d e n c ia s o lic ita n te
N o . d e C e rtific a d o d e D is p o n ib ilid a d
J u s tific a c ió n d e la s o lic itu d :
D A TO S D EL PR O PO N EN TE EXTR A N JER O
P ro p o n e n te :
D ire c c ió n :
T e lé fo n o :
E -m a il:
F o rm a d e p a g o :
E s ta m p illa
P a tro c in a d o p o r C o lc ie n c ia s :
F o n d o E s p e c ia l
Si
T e rm in o d e C o m e rc io In te rn a c io n a l* :
Fondo C om ún
No
N o m b re p ro y e c to :
C IF
FOB
C ó d ig o :
EXW
O tro
c u á l? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
*(C IF : P u e s to e n C a li ; F O B : P u e rto d e e m b a rq u e ; E X W : R e c o g e r e n fá b ric a )
A R T ÍC U L O S O ÍT E M S A IM P O R T A R
ÍT E M S
D E S C R IP C IÓ N ÍT E M E N IN G L E S
D E S C R IP C IÓ N ÍT E M E N E S P A Ñ O L
T R M U T IL IZ A D A P A R A E L C A M B IO
C A N T ID A D
V A L O R U N ID
VALOR TOTAL
MONEDA
T O T A L IM P O R T A C IÓ N (M O N E D A )
O T R O S (S e g u ro s ,C IF ,c o s to s fle te s )
TOTAL EN PESOS*
*(T o ta l ig u a l a l d e p re fo rm a )
S O L IC IT A N T E
ORDENADOR DE GASTOS
A N E X A R A L A S O L IC IT U D
* C o tiz a c io n e s o P ro fo rm a IN V O IC E .
* C e rtific a d o d e D is p o n ib ilid a d P re s u p u e s ta l.
* R e c o m e n d a c io n e s d e a d ju d ic a c ió n (c u a d ro c o m p a ra tiv o ).
E la b o ra d o p o r: Á re a d e C a lid a d y M e jo ra m ie n to
Anotaciones
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
División de Administración de Bienes y Servicios
Sección de Compras y Administración de Bienes
Tel. 321 22 11 - 3391709
[email protected]