Transcript Comment gérer son cabinet comme une entreprise concurrentielle

COMMENT GERER SON CABINET
COMME UNE ENTREPRISE
CONCURRENTIELLE EN
PROFITANT DES OPPORTUNITES
DES NTIC ?
COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE
ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT
DES OPPORTUNITES DES NTIC ?
Philippe BARRE :
Consultant
Frédéric BOURGAULT :
Expert-Comptable, Commissaire aux Comptes
Rémi FERRIER :
Directeur Général 21S
LE CONTEXTE DU 21ème Siècle
Évolution du métier

Les clients veulent un service plus rapide et plus efficace
Développement de la concurrence


Évolution des offres d'externalisation
Nouveaux entrants à fort potentiel
Difficultés de gestion du personnel




Recrutement
Turn over
35 heures
Développement des temps partiels …
LES NOUVEAUX ENJEUX
Accroître la fidélité des clients
Gagner du temps pour modifier la nature des missions
Conquérir de nouvelles parts de marché sur ses clients
LES NOUVELLES PRIORITES
Tous les investissements ont été réalisés sur les outils
de production ("back office")
Mais …
L'organisation interne du cabinet et la gestion
de la relation clients ont été négligées.
Aujourd'hui, ces deux aspects sont
les priorités des cabinets
LES NOUVELLES SOLUTIONS : LES NTIC
Les NTIC ont plusieurs fonctions




Communication
Échanges
Stockage
Partage
Les NTIC réduisent



Les délais
Les distances
Les pertes de temps
Aujourd'hui les NTIC sont devenues
incontournables
LA NOUVELLE ORGANISATION
INTERNE DU CABINET
LES NTIC, FACTEUR DE PRODUCTIVITE INTERNE
La messagerie sécurisée
L'Intranet
Le Knowledge Management
Pourquoi choisir le mode ASP?
LA MESSAGERIE SECURISEE
Aussi propre qu'un courrier
Aussi rapide que le fax avec en plus :
Confidentialité
renforcée
Traçabilité complète
Et de nouvelles possibilités …
Échange de fichiers (Excel, Word, Acrobat…)
Outil de base de travail collaboratif
Aujourd'hui, aussi indispensable
que notre téléphone mobile !
L'INTRANET DU CABINET
Partager l'information à toute heure, sans déranger
les autres membres du groupe, où que vous soyez
Plus d'oubli, toujours à jour, disponible immédiatement
Renforcer l'efficacité individuelle, la réactivité de l'entité
"cabinet"
L'INTRANET DU CABINET
Échanger des messages
Joindre des fichiers (Excel, Word, 1 dossier comptable…)
Consulter un agenda personnel, celui des collaborateurs
Valider des documents
Participer aux forums : partage d’expériences
Accéder aux bases documentaires
Et enfin… naviguer en toute sécurité
LE KNOWLEDGE MANAGEMENT
OU LES CONNAISSANCES DU CABINET DANS L'INTRANET
Normaliser les méthodes de travail
Utiliser les mêmes outils
Avoir le même référent
Se doter d'une assurance qualité
EXEMPLE D'UN INTRANET
LE CABINET PERFORMER
POURQUOI CHOISIR LE MODE ASP (ou FAH) ?
Moins de contraintes logiciels à gérer
Sécurité maximale des données sur serveur professionnel
Mise à niveau des applications sans intervention du cabinet
Accès disponible 7 jours sur 7, à toute heure
Accès depuis n'importe quel poste Internet avec vos clés
personnelles
Accès simultané et partagé des collaborateurs aux serveurs
Pas d'exploitation dans le cabinet : sauvegarde, gestion
de l'espace disque, des droits …
Et ouverture… sans autre investissement à vos clients
(=Extranet)
Je suis un « cyber cabinet » avec 21S
Frédéric BOURGAULT
Expert-Comptable et Commissaire aux Comptes
CIF Mantes La Jolie
CIF EN QUELQUES CHIFFRES
1 site à Mantes-La-Jolie
3 Experts-Comptables associés
Réseau Ethernet
AS 400
Bureautique / Groupware
Production
Routeur ADSL
36 collaborateurs dont 34 PC et 2 terminaux AS 400
600 clients environ
+ 2 000 payes / mois
COMMENT DEVENIR UN « CYBER CABINET » ?
La révolution culturelle NTIC
Prise de conscience du management
 les NTIC sont incontournables
Motiver les collaborateurs
 vecteur de notre image
Organiser le travail interne autrement
 réunion de présentation avant changement
 basculement brutal et volontariste
Intégrer les NTIC dans toutes nos missions
 gagner en productivité : une panoplie d’outils
LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Internet
Internet : outil personnel
L’Internet à tous les collaborateurs
 développer le savoir-faire
Accéder à une information "up to date"
 sites Internet
Exemple de la DGI
 EFI: une nouvelle relation avec le contribuable
LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Intranet
Intranet : outil communautaire
Optimiser la circulation des informations au sein
du Cabinet
 outil fiable et sécurisé
 messagerie et agendas pour tous
Centraliser et organiser les connaissances du Cabinet
 bases documentaires : dossiers, méthodes
 workflow : coordination passage euro/client
LA RELATION AVEC LES CLIENTS
PRES DES YEUX, PRES DU CŒUR !
Les clients sont de plus en plus exigeants
Ils attendent :
Un service de proximité
Une disponibilité croissante
Un accès à leurs informations
Le Portail du Cabinet apporte
un sentiment de présence etc …
… de nouveaux services !
L'EXTRANET DU CABINET …
POUR COMMUNIQUER AVEC SES CLIENTS
Il faut :
Exploiter la richesse que le cabinet détient en interne :
l'information de l'entreprise
Développer une relation personnalisée
back office – front office
LES E-SERVICES DU CABINET
Les services de base en fonction de l'organisation
attendue :
Paie
et Social
Gestion et Comptabilité
Publication du dossier permanent
Les opportunités d'externalisation :
Gestion
clients
Trésorerie court terme …
Les premiers services NTIC pour les besoins
propres de l'entreprise :
site Web, Intranet …
LE PORTAIL EXPERT DIRECT
La messagerie
directe clientcabinet
La carte d'identité
de l'entreprise
Les services
de navigation
sécurisée
sur Internet
La messagerie
externe sécurisée
EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line
EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line
EXEMPLE GESTION & COMPTA On Line
Mais comment ça marche ?
CÔTÉ CABINET
Liaison
NUMERIS ou ADSL
ENTREPRISES
INTERNET
Serveur
d’intermédiation 21S
LE « FRONT-OFFICE »
BANQUES
LE « BACK-OFFICE »
Poste(s) avec Lotus Notes
ou Internet Explorer
Réseau local Ethernet
Serveur de production
sans Lotus Domino
Routeur
CÔTÉ CLIENT : LE PORTAIL
SCANNER
RÉP
IMPRIMANTE
NUMERIS
Serveur
d’intermédiation 21S
INTERNET
UN RÉSEAU PRIVÉ ET SÉCURISÉ CABINET - CLIENTS
Clients Finaux
SERVEURS
PROXY
PARE-FEUX
INTERNET
Cabinets
L'ORGANISATION BACK OFFICE – FRONT OFFICE
Une nouvelle source de productivité
Efficacité personnelle
Organisation de la production partagée
Récupération de l'information numérisée
Travailler autrement pour traiter l'information
au jour le jour
LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Extranet
L'Extranet : le cheval de Troie
Assurer la relation client au quotidien

réactivité du cabinet aux questions des clients

dématérialiser la plaquette

communication internationale du reporting

alerte ciblée
LE « CYBER CABINET » : notre outil Extranet
Le Portail EXPERT DIRECT
Synthèse des technologies de l'Intranet, Extranet
et Internet en mode sécurisé
Exemple : évolution de la mission paie
Proposer des missions de formation / conseil sur les NTIC
 une entité dédiée
COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ?
Renouveler l’image du Cabinet
Être reconnu comme
UN CABINET PERFORMER
COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ?
TOP
Affirmation de cette stratégie par les dirigeants
Former les collaborateurs à de nouvelles
compétences
Faire évoluer le comportemental des collaborateurs
Le faire savoir aux clients
DOWN
LES CONSEILS DU « CYBER CABINET »
Évoluer en terme de comportemental
Louer l'ensemble des prestations Internet / Intranet /
Extranet
Maîtriser votre relation client en toute indépendance
" Ne surfez pas, travaillez !"
Prenez l'initiative !
Faites vôtre le slogan :
SOYEZ On Line
AVEC
VOTRE EXPERT-COMPTABLE