Transcript Ny organisation vid KIR

:·SM-E<!
q
t-<
~
~
Ume§ universitet, 901 87 Umeå
Universitetsdirektör
Caroline Sjöberg
Beslut
Datum: 2014-10-14
Dnr: FS 1.2.1-1494-14
/?f!RS"\,
Ny organisation vid KIR
Bakgrund
Kommunikationschef, Ulrika Frick Lang (UFL) har avsagt sig personalansvaret för
Enheten för Kommunikation och Internationella Relationer (KIR). UFL kommer
dock att behålla uppdraget att ansvara för att leda, driva och utveckla Umeå
universitets strategiska kommunikationsarbete.
Personalansvaret vid enheten måste således lösas såväl på kort som lång sikt.
KIR består i dag av tre områden: International Office (10), Digitala gruppen samt
Kommunikationsgruppen. Inom kommunikationsgruppen finns även
Arrangemangsfunktionen.
Uppbyggnaden av kommunikationsenheten kommer att behöva ske i flera steg,
bland annat eftersom nyrekryteringar till kritiska befattningar kommer att behöva
genomföras.
Förändringar i organisationen, rekryteringar och uppdrag
Befattningen Kommunikationsdirektör inrättas
Ulrika Frick Langs nya roll/titel blir Kommunikationsdirektör. Befattningen placeras
direkt under rektor och har följande uppdrag:
Ansvara för den övergripande kommunikationsprocessen på universitetet i ett nära samarbete
med fakulteter, Lärarhögskolan och chefen för kommunikationsenheten.
Ansvara för att utveckla arbetet med bilden av Umeå universitetet, dvs. varumärket
Ansvara för det strategiska kommunikationsarbetet för interna och externa målgrupper samt
de styrdokument som hör ihop med det arbetet. I uppdraget ingår att utarbeta, förankra och
kommunicera kommunikationsstrategi och varumärkesplattform samt att uppdra
genomförande av operativa kommunikationsinsatser till KE och andra enheter t.ex.
studentcentrum
Ansvara för och initiera större utvecklingsprojekt inom kommunikationsområdet genom att
ge och följa npp uppdrag
Ansvara för universitetets kriskommunikation
Stödja universitetsstyrelsens och ledningens interna och externa kommunikation
Ansvarig utgivare för Aktnm och Tänk
Ansvarig för universitetets grafiska profil
Sid 1 (3)
Ume§ universitet, 901 87 Ume§
Universitetsdirektör
Caroline Sjöberg
Beslut
Datum: 2014-10-16
Dn r: FS 1.2.1-1494-14
Förändringen träder i kraft 16 oktober 2014.
International Office (JO) bildar en egen enhet
IOs inriktning, uppdrag och bemanning behöver ses över och vidareutvecklas. IO
placeras därför tillsvidare direkt under universitetsdirektören. De kommande
månaderna ska förslag till organisation, bemanning och uppdrag arbetas fram så att
beslut kan fattas innan årsskiftet. Per Nilson tillförordnas som chef för den nya
enheten intill dess översynen slutförts.
Förändringen träder i kraft 16 oktober 2014.
Kommunikationsenheten
Kommunikationsgruppen och digitala gruppen bildar tillsammans
kommunikationsenheten (KE). Arrangemang och evenemang bryts ut från
kommunikationsgruppen och bildar en egen grupp inom kommunikationsenheten.
Gruppen leds av universitetets ceremonimästare. I övrigt fortsätter enheten att
arbeta enligt nuvarande organisatoriska modell t o m 28 februari 2015 (datumet kan
behöva förskjutas i tiden beroende på hur snabbt nyrekrytering kan göras).
Olof Malmstens förordnade som områdeschef för digitala gruppen löper tsv.
Gunnar Ericsons förordnande som tf områdeschef för kommunikationsgruppen
löper oförändrat till 28 februari 2015.
Charlotta Wiberg utses till tf chef för arrangemang och evenemang fr om 16 oktober t
o m 28 februari 2015.
Chef för digitala gruppen, chef för kommunikationsgruppen samt chef för
arrangemang och Evenemang blir, intill dess att ny enhetschef är på plats, direkt
underställda universitetsdirektören. En ledningsgrupp bestående av
universitetsdirektör, chef digitala gruppen, chefkommunikationsgruppen och chef
arrangemang och evenemang inrättas. Till gruppen adjungeras
kommunikationsdirektören.
För att stärka dialogen mellan medarbetare och ledning inrättas en lokal
samverkansgrupp. Arbetsgivaren kommer att representeras av chef för
kommunikationsgruppen och chef för digitala gruppen.
Förändringarna träder i kraft 16 oktober 2014.
Arbetet med att rekrytera till två nya befattningar inleds omedelbart:
•
•
chef för kommunikationsenheten
ekonomi (placeras vid ekonomienheten)
Sid 2 (3)
Beslut
Datum: 2014-10-14
Dnr: FS 1.2.1-1494-14
Umeå universitet, 901 87 Umeå
Universitetsdirektör
Caroline Sjöberg
Den nye enhetschefen ges, så snart denne är på plats, i uppdrag att utan dröjsmål
organisera kommunikationsenheten i samråd med universitetsdirektören. I detta
arbeta ska följande beaktas:
J;>
J;>
J;>
J;>
J;>
Enheten bör indelas i grupper om max 10-12 personer
Samarbete mellan och utanför dessa grupper ska stärkas och uppmuntras
Projektorienterat arbete bör fortsatt utvecklas
Medarbetarnas mandat ska vara tydligt
En verksamhetsplan för enheten skall upprättas och fastställas
Sammallfattning rekryteringar/förordnanden
Förordnanden
Ulrika Frick Lang förordnas till kommunikationsdirektör 2014-10-15-2016-10-14
Per Nilsson förordnas till tf enhetschef 2014-10-15-2015-01-31
Charlotte Wiberg förordnas till tf områdeschef 2014-10-15-15-02-28
Olof Malmstens förordnade som områdeschef för digitala gruppen löper tsv.
Nyrekryteringar
chef kommunikationsenheten
ekonom
Konsekvensanalys
Organisationsförändringen kommer i sig inte att medföra någon övertalighet.
Däremot kommer verksamheternas uppdrag, resurser, mm att ses över. En
riskanalys med åtgärder upprättas i särskild ordning i samråd med huvudarbetsmiljöombud.
***
Detta beslut fattas av universitetsdirektör Caroline Sjöberg. I beredningen av beslutet
har områdeschef Olof Malmberg, tf områdeschef Gunnar Ericson, tf områdeschef Per
Nilsson samt ceremonimästare Charlotte Wiberg deltagit.
O
s·~
Caroline Sjöberg,
Universitetsdirektör
Sändslista
Fakulteter och lärarhögskola
Enhetschefer vid förvaltningen
Områdeschefer vid KIR
\
i
Sid 3 {3)