Transcript Projektledning

PROJEKTLEDARE
FÖR FÖRBÄTTRINGSARBETE I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
VÅGA
VINN
$£
UPPDRAG - RESURSER
PROJEKTLEDAREN
VERKTYGEN
REDOVISNINGEN
EN UTBILDNING OCH ETT UTBILDNINGSMATERIAL FRAMTAGET AV
AIM
Ledarskap, organisation, kvalitet, ekonomi, data, juridik, produktivitet, internkontroll, internrevision, miljörevision och projektledarskap
2010
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
FLIK 1
KURSSTART - PRESENTATION
VAD ÄR OCH VARFÖR PROJEKT?
PROJEKTBESKRIVNING
MÅL OCH DELMÅL
DISKUSSIONEN
ÖVERSIKTEN
RESURSBEHOV
UPPDRAG - RESURSER
FLIK 2
ROLLERNA, LEDAREN - MEDARBETARNA
KOMPETENSEN
VIKTIGA SKEDEN
FÄLLOR OCH FEL
SAMMANFATTNING
VI-KÄNSLAN, ENGAGERA MEDARBETARNA
ORDNING OCH REDA
PROJEKTLEDAREN
FLIK 3
VERKTYGEN
MILSTOLPAR
ANSVARSKORT
ARBETS- / AKTIVITETSPLANERING
FLIK 4
PROJEKTKALKYLERING
HUR MÄTA RESULTATET
HUR REDOVISA RESULTATET
AVSLUTA PROJEKTET
KURSAVSLUTNING
MÅLANALYS
UTVÄRDERING
REDOVISNINGEN
FLIK 5
ÖVRIGT
ÖVNINGSEXEMPEL
ÖVNINGSPROJEKT
OH - BILDER
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
MÅLBESKRIVNING
 ATT STÄRKA ROLLEN SOM PROJEKTLEDARE
GENOM KUNSKAP KRING PROJEKT OCH
PROJEKTLEDNING OCH DÄRMED SKAPA
FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT STARTA OCH
DRIVA FÖRÄNDRINGSPROJEKT I FÖRETAG
 GE KUNSKAPER KRING PROCESSEN I ETT
FÖRÄNDRINGSARBETE - HUR MAN SKAPAR
MOTIVATION, FÖRÄNDRINGSVILJA OCH
FÖRMÅGA TILL ATT DRIVA ETT
PROCESSINRIKTAT FÖRÄNDRINGSARBETE
 GE PROJEKTET EN STRUKTUR - HUR MAN
BRYTER NER, ORGANISERAR OCH STYR
PROJEKTET MOT UPPSATTA MÅL
 AVLUTA PROJEKTET OCH ÖVERLÄMNA TILL
UPPDRAGSGIVAREN
 AVSLUTET
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
UPPDRAG
RESURSER
DELMÅL (DETTA AVSNITT):
DU SKALL VETA VAD ETT PROJEKT ÄR,
VARFÖR MAN ARBETAR I DENNA FORM,
HUR MAN BRYTER NER, ORGANISERAR
FÖR ATT STYRA PROJEKTET MOT
UPPSATTA MÅL OCH HUR MAN GÖR FÖR
ATT STRUKTURERA ETT PROJEKT
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
VAD ÄR ETT PROJEKT ?
FÖR ETT VISST SYFTE
INOM EN ORGANISATION
SKAPAD TILLFÄLLIG GRUPP
SOM GENOMFÖR AVSEDD UPPGIFT PÅ UPPSATT TID
ETT PROJEKT - FRÅN BÖRJAN TILL SLUT - OMFATTAR PERSONER FRÅN OLIKA
ANSVARSOMRÅDEN - KÄNNETECKNAS AV
TVÄRFUNKTION
KORSBEFRUKTNING
ÖVERLAPPANDE
BROBYGGANDE
ÖVERGÅENDE
TIDSBESTÄMD
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
VARFÖR PROJEKT ?
ÖKAR ORGANISATIONENS TÄNJBARHET
SNABBHET VID SAMMANSÄTTNING
SNABBHET VID UPPLÖSNING
FLEXIBILITETEN
FÖRÄNDRINGSBEREDSKAPEN
LAGARBETE
DEFINIERAT ANSVAR
DEFINIERAD BEFOGENHET
IDENTIFIERAT MÅL
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
PROJEKT BESTÅR AV
3
DELAR
DEFINITIONSDELEN
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
PLANERINGSDELEN
ANSVARSFÖRDELNINGSMATRIS
PROJEKTPLANERING
POTENTIELLA PROBLEM
POTENTIELLA MÖJLIGHETER
PRESTATIONSANALYS
RESURSPLANERING
GENOMFÖRANDEDELEN
ÖVERVAKNING OCH KONTROLL
MODIFIERING
AVSLUT
UTVÄRDERING
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
MISSLYCKADE PROJEKT
 INGA DEFINIERADE BEHOV
 FEL PROJEKTLEDARE
 INGET STÖD FRÅN FÖRETAGSLEDNINGEN
 DÅLIGT FORMULERADE KRAV TILL
PROJEKTGRUPPEN
 INEFFEKTIV ANVÄNDNING AV VERKTYGET
 ATT INTE VILJA AVSLUTA PROJEKTET
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
FRAMGÅNGSRIKA PROJEKT
 ENGAGEMANGET
 RÄTT INITIAL BEDÖMNING AV KOSTNADERNA
 PROJEKTGRUPPENS KUNSKAPER OCH FÖRMÅGA
 TILLGÄNGLIGA EKONOMISKA RESURSER UNDER
PROJEKTTIDEN
 EFFEKTIVA PLANERINGS- OCH KONTROLLTEKNIKER
(VERKTYG)
 MINIMALA UPPSTARTNINGSPROBLEM
 UPPGIFTSINRIKTAD PROJEKTGRUPP
 AVSAKNAD AV BYRÅKRATISK ORGANISATION OCH
KONTROLL
 PROJEKTLEDAREN ARBETADE I ELLER I NÄRA KONTAKT
MED PROJEKTET
 TYDLIGT FASTLAGDA KRITERIER FÖR FRAMGÅNG
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
GRUNDLÄGGANDE FRÅGOR







VAD ÄR SYFTET MED PROJEKTET ?
VILKA ÄR PROJEKTETS MÅL ?
VILKA RESULTAT SKALL PROJEKTET GE ?
VILKA RESURSER KRÄVS ?
VERKTYG UNDER DENNA DEL









PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
RESULTAT
ÅTGÄRD OCH SLUTRESULTAT
TID
BERÄKNAT SLUTDATUM
KOSTNAD
BERÄKNAD PROJEKTKOSTNAD
FLYTTA LAGRET INOM TVÅ MÅNADER TILL EN KOSTNAD SOM INTE
ÖVERSTIGER 300 000 SEK
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
PROJEKTMÅLEN TAR FASTA PÅ
RESULTATEN
OCH BEGRÄNSNINGARNA
RESULTATEN





SKALL KUNNA MÄTAS I TERMER SOM
AFFÄRSMÄSSIGHET OCH EKONOMI
TEKNOLOGI
ORGANISATION
MARKNADSFÖRING
ANDRA OMRÅDEN SOM BERÖR FÖRETAGET
NÄR PROJEKTET ÄR GENOMFÖRT SKALL VI HA:
 MÖJLIGHET ATT SNABBT KUNNA REVIDERA KONTORSPLANEN
FÖR FRAMTIDA BEHOV
 FÖRBÄTTRA INFORMATIONSFLÖDET MELLAN
AVDELNINGARNA
 SMIDIGT FUNGERANDE KOMMUNIKATIONSFLÖDE MELLAN
KONTOREN
 TILLGODOSE FÖRETAGETS NORMER VAD GÄLLER
KONTORSUTRYMME, BELYSNING OCH BAKGRUNDSLJUDNIVÅ
 TILLRÄCKLIGT MED LAGERUTRYMME FÖR NUVARANDE OCH
KOMMANDE BEHOV
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
PROJEKTMÅLEN TAR FASTA PÅ RESULTATEN OCH
BEGRÄNSNINGARNA
BEGRÄNSNINGARNA
SKALL KUNNA MÄTAS I TERMER SOM
 JURIDISKA FAKTORER
 MILJÖMÄSSIGA FAKTORER
 ORGANISATORISKA FAKTORER
 POLITISKA FAKTORER
 MARKNADS FAKTORER
ANDRA EXTERNA OCH INTERNA FAKTORER
ANDRA MÅL OCH BEGRÄNSNINGAR




FLYTTNINGSKOSTNADERNA FÅR EJ ÖVERSTIGA 200 000 SEK
FLYTTNINGEN MÅSTE VARA GENOMFÖRD INOM 2 MÅNADER
MAXIMALT UTNYTTJANDE AV BEFINTLIG UTRUSTNING
FÅR INTE PÅVERKA SERVICE OCH ANDRA ÅTAGANDEN
NEGATIVT
 KOSTNADEN FÖR NY INREDNING FÅR EJ ÖVERSTIGA 100 000
SEK
 LAGRET MÅSTE RYMMAS PÅ DEN ANVISADE YTAN
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
MÅL
BEHÖVS FÖR
ATT MAN SKALL
......
KUNNA PRIORITERA
PLANERA ARBETET
SE SIN YRKESROLL SOM EN DEL I HELHETEN
KUNNA BIDRA MED KOMPETENS
KUNNA STYRA VERKSAMHETEN
KUNNA UTVECKLA VERKSAMHETEN
KUNNA DELEGERA
KÄNNA SIG MOTIVERAD
KUNNA UTVECKLA SIN KOMPETENS
KUNNA MÄTA RESULTAT
FÖLJA KOSTNADER
KUNNA PLANERA FÖRÄNDRINGAR
KUNNA GÖRA FÖRBÄTTRINGSPLANER
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
MÅL SKALL VARA

























TYDLIGT FORMULERADE
KONKRET BESKRIVNA
MÄTBARA
TIDSSATTA
RELEVANTA
UPPNÅELIGA
ÖVERENSSTÄMMANDE MED POLICYN
ENGAGERANDE
INSPIRERANDE
UTMANANDE
KOMMUNICERADE
INFORMERADE
ROLIGA
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
MÅLEN
ÄR ETT STYRINSTRUMENT
OCH VÄGBESKRIVNINGEN
ÄR ETT MEDEL
MÅLEN SKALL KUNNA BRYTAS NED TILL
 PRODUKTIONSMÅL
OCH
KORTSIKTIGA DELMÅL
 MÅLEN GÄLLER ALLA
 MÅLEN VISAR VÄGEN
 MÅLEN GÖR ORD TILL HANDLING
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
MÅLFORMULERING
KRÄVER SVAR PÅ FRÅGORNA
VAD SOM SKALL GÖRAS
HUR DET SKALL GÖRAS
VEM DET BERÖR
NÄR DET SKALL VARA KLART
VARFÖR VI GÖR DET
MÅLFORMULERINGEN KRÄVER
DELAKTIGHET FRÅN MÅNGA
EN RAK KOMMUNIKATION
RESPEKT FÖR ÅSIKTER
(TROTS GEMENSAMMA BESLUT)
ATT MAN TAR VARA PÅ ERFARENHETER
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSIONEN TAR FASTA PÅ
BESKRIVNINGEN, RESULTATEN OCH BEGRÄNSNINGARNA OCH
NU STARTAR OMFORMULERINGARNA AV FRÅGORNA:
 VAD SKALL VI HA NÄR PROJEKTET ÄR KLART?
 VILKA ANDRA PROJEKTMÅL ÄR VIKTIGA?
 VILKA BEGRÄNSNINGAR / BRIST PÅ RESURSER MÅSTE VI TA
HÄNSYN TILL?
NÄR PROJEKTET ÄR FÄRDIGT SKALL VI HA ..........
ANDRA MÅL OCH BEGRÄNSNINGAR ........
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
BRAINSTORMING
FÖRSLAGSTEKNIK
GRUPPDYNAMIK








ALLA SKALL SE
VAR OCH EN FUNDERAR OCH SKRIVER NER
LÅT FRÅGAN GÅ RUNT OCH SAMLA IN
REDIGERA OCH FÖRTYDLIGA
DISKUTERA MÅLEN OCH FÖR SAMMAN LIKNANDE MÅL
RANGORDNA ; SAMMANSTÄLL RANGORDNINGEN
IDENTIFIERA DE VIKTIGASTE
DISKUTERA, UTVÄRDERA, SKAFFA ACCEPT PÅ ATT GRUPPEN
UPPFATTAT UPPDRAGET PÅ RÄTT SÄTT INNAN DEFINITIV
LISTA TAS FRAM
IDÉER ÄR VÄRDEFULLA - JU FLER DESS BÄTTRE
OKONVENTIONELLA IDÉER ÄR VÄLKOMNA
KVANTITET ÄR VIKTIG
KOMBINATIONER ELLER FÖRBÄTTRINGAR AV IDÉER SÖKS
KRITIK AV IDÉ ELLER FÖRSLAG I DETTA SKEDE ÄR FÖRBJUDEN
ALLA IDÉER ANTECKNAS INNAN UTVÄRDERINGEN
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
IDENTIFIERA DE ÅTGÄRDER
SOM ÄR NÖDVÄNDIGA FÖR
ATT KUNNA NÅ MÅLEN
DE UTGÖR GRUNDEN FÖR
PLANERINGSFASEN
GENOMFÖRANDEFASEN
GÖR FÖRST UNDERLAG FÖR ATT:




BESLUTA OM RESURSBEHOV
FÖRDELA ANSVARET
GÖRA PROJEKTPLANEN
ÅTGÄRDSLISTA
SEDAN; UTGÅ FRÅN SLUTPRODUKT - SLUTRESULTAT
SEDAN; BRYT NER I DELMÅL;
SLUTMÅLET ÄR SUMMAN AV DESS DELMÅL
SEDAN; BRYT NER I DELDELMÅL;
DELMÅLET ÄR SUMMAN AV DESS DELDELMÅL
LISTA ARBETSÖVERSIKTEN - ARBETSÖVERSIKTSDIAGRAM
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYG UNDER DENNA DEL
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
RESURSBEHOVEN ÄR DE RESURSER SOM KRÄVS FÖR ATT NÅ
MÅLEN
VARJE MOMENT
I ARBETSÖVERSIKTEN SKALL
RESURSANALYSERAS
IDENTIFIERA TYP OCH MÄNGD
AV RESURSER SAMT DESS KOSTNAD
PERSONAL
TEKNISKA KUNSKAPER OCH FÄRDIGHETER
MANTIMMAR FÖR VARJE
BERÄKNAD KOSTNAD
LOKAL
TYP AV BYGGNAD ELLER LOKAL
UTRYMME OCH NÖDVÄNDIG TID
BERÄKNAD KOSTNAD
UTRUSTNING
TYP AV UTRUSTNING ELLER VERKTYG
TIMMAR ELLER DAGAR AV VARJE
BERÄKNAD KOSTNAD
MATERIAL
TYP AV MATERIAL ELLER FÖRNÖDENHETER
KVANTITET AV VARJE
BERÄKNAD KOSTNAD
ANDRA BEHOV
NATURRESURSER
SVÅRÅTKOMLIGA RESURSER
UNIK KOMPETENS
OVANLIGA ENERGIKÄLLOR
BERÄKNAD KOSTNAD
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DEFINITIONSDELEN
VERKTYGEN -
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
RESULTATET -
BESKRIVS I
PROJEKTBESKRIVNINGEN
PROJEKTMÅLEN
ARBETSÖVERSIKTEN
TIDEN -
BESKRIVS I
PROJEKTBESKRIVNINGEN
SAMT I
PLANERINGSFASEN
KOSTNADERNA -
BESKRIVS I
PROJEKTBESKRIVNINGEN
PROJEKTMÅLEN
RESURSBEHOVET
SAMT I PLANERINGSFASEN
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
DIN UPPGIFT SOM DELTAGARE I
PROJEKTET
BLIR DÄRFÖR ATT
PRESENTERA EN POSITIV VISION
VISA PÅ FÖRDELARNA SÅ
ATT NACKDELARNA UPPVÄGS
VINNA FÖRTROENDE
PRESENTERA STRATEGIN
VISA PÅ POSITIVA RESULTAT
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
PROJEKTET BESTÅR AV 3 DELAR
DEFINITIONSDELEN
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
PLANERINGSDELEN
ANSVARSFÖRDELNINGSMATRIS
PROJEKTPLANERING
POTENTIELLA PROBLEM
POTENTIELLA MÖJLIGHETER
PRESTATIONSANALYS
RESURSPLANERING
GENOMFÖRANDEDELEN
ÖVERVAKNING OCH KONTROLL
MODIFIERING
AVSLUT
UTVÄRDERING
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
PROJEKTET BESTÅR AV 3 DELAR
DEFINITIONSDELEN
PROJEKTBESKRIVNING
PROJEKTMÅL
PROJEKTLEDNINGSDISKUSSION
ARBETSÖVERSIKT
RESURSBEHOV
PLANERINGSDELEN
ANSVARSFÖRDELNINGSMATRIS
PROJEKTPLANERING
POTENTIELLA PROBLEM
POTENTIELLA MÖJLIGHETER
PRESTATIONSANALYS
RESURSPLANERING
GENOMFÖRANDEDELEN
ÖVERVAKNING OCH KONTROLL
MODIFIERING
AVSLUT
UTVÄRDERING
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
PROJEKTLEDAREN
DELMÅL (DETTA AVSNITT):
DU SKALL KUNNA DIN ROLL SOM
PROJEKTLEDARE, VETA HUR MAN
SKAPAR MOTIVATION, VILJA OCH
FÖRMÅGA FÖR ATT DRIVA ETT
FÖRÄNDRINGSPROJEKT
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
ROLLER
UPPDRAGSGIVAREN
PROJEKTLEDAREN
PROJEKTGRUPPEN
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
fastställer spelreglerna
och väljer näste man
som skall driva projektet
framåt och som väljer näste
som gör arbetet
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
PROJEKTLEDAREN















Avsätter tid för projektet
Deltar aktivt
Ansvara för att beslut tas
Ansvara för samordningen och finnas till hands
Fungerar som motor och drivkraft
Entusiasmerar och ger uppmuntran
Svarar på de frågor som uppstår
Löser konflikter
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
PROJEKTGRUPPEN









är de som gör själva jobbet
kan vara linjepersonal
kan vara allmänutredare
kan vara”metodare”
kan vara andra specialister
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Kompetens i projektet?

























Kännedom om organisationen, kontakter
Kännedom om sakfrågorna i projektet
Intresse för att förnya verksamheten
Förmåga att leda möten
Förmåga att delta i möten
Metod-kännedom
ADB-kunskap
Kreativa idéer
Analytisk förmåga
Ordningssinne
Dokumentationsförmåga
Sammanfattningsförmåga
Förmåga att sälja projektet till andra
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
VIKTIGA SKEDEN
Medlemsskap här diskuteras mål och medel, men handlar om vad de olika
medlemmarna kan bidraga med
- att bli godkänd
Konflikter handlar om hur gruppen skall
fungera, vilka regler som skall gälla
Makt och ansvar i
gruppen skall klaras ut
Projektledaren
och dennes inflytande kommer att ifrågasättas
Frågorna måste
upp till ytan.
Öppenhet
alla kommer till tals och
medlemmarna lyssnar på varandra
i gruppen finns
förtroende
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
VANLIGA FÄLLOR
OCH FEL



















Uppdragsgivaren är osynlig
Projektledaren deltar inte aktivt i arbetet
Projektledaren har aldrig tid
Användarna hörs inte - syns inte
Det finns för många grupper
Var och en jobbar för sig utan samordning
Man hittar inga gemensamma tider för möten
Mötena ger inga resultat
Informationen sprids i korridoren - inte på informationsmöten
Projektet drar ut på tiden
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
SAMMANFATTNING







Klara och entydiga mål som alla kan enas om
Oklarheter måste klaras ut i början
Välj projektledare och gruppmedlemmar med omsorg
Både det skriftliga och psykologiska kontraktet måste
stämma

 Var flexibel när du organiserar

 Ta inte med alla

 Medarbetarna måste kunna avsätta tid för arbetet i
gruppen

 Håll den arbetande projektgruppen liten - men dra in
många och deras kunnande

 Håll arbetsseminarier- det är en lämplig arbetsform

 Ta tillvara kunnandet i organisationen

 Håll öppen dialog

 Låt användarna medverka aktivt

 Krångla inte till beslutsorganisationen i onödan

 Gruppens resultat kommer att användas
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Vi-känslan
Utöver brist på vi-känsla
är det vanligt med otydligheter i
vem gör vad!
Ordning
och
Reda
är bra
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
VERKTYGEN
DELMÅL (DETTA AVSNITT):
DU SKALL KÄNNA TILL OCH KUNNA
GÖRA UPP EN MILSTOLPESPLAN,
ETT ANSVARSKORT OCH KUNNA
AKTIVETETSPLANERA MOT EN
MILSTOLPE
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Planering generellt
En god planering är:
- Enkel
- Överskådlig
- Talar om när olika saker skall göras och av vem
- Inbjuder till kommunikation
- Styr mot resultat
- Är lätt att följa upp
Målinriktad projektstyrning
Den bygger på följande:
1. Plan för hela projektet där viktiga kontrollpunkter , milstolpar ,
anges
2. Succesivt förfinade arbetsplaner
3. Vem beslutar , vem gör vad , redovisas på ansvarskort
4. Regelbunden uppföljning kopplad till åtgärder
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Arbetsgång
 Första steget i planeringen är att enas om klara och
tydliga mål för uppdraget. De mål som sätts upp för
projektet måste stämma överens med de mål som gäller för verksamheten.
 Nästa steg är att se vilka vägar man har att nå dit. Det
gäller att hitta delmål att arbeta mot , eftersom det ofta
är långt till slutmålet. I utvecklingsarbete gäller det att
inte ta för stora kliv , utan att gå fram steg för steg.
 Dessa delmål kallar vi milstolpar. När dessa milstolpar
passeras skall en förutbestämd del av arbetet ha utförts
men det skall också hålla en fastställd kvalitet. Milstolparna skall ange vad som skall ha blivit klart men inte
hur arbetet skall bedrivas. Det är alltså ett visst resultat
som skall ha uppnåtts.
 Som milstolpar väljs punkter som kan identifieras och
kontrolleras.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
" Krav " på milstolpar
 " Naturliga "
 Viktiga besluts / styrpunkter
 Kontrollerbara
 Inte för många
 Inte mer än tre månader mellan varje
 Inte för många olika aktiviteter mellan två milstolpar
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Milstolpeplanering
1. Det kan kräva en tung intellektuell insats att formulera
en bra milstolpeplan. Man måste logiskt tänka igenom ,
vilka tillstånd ett projekt måste inta för att nå de uppsatta målen.
2. En milstolpe är en tillståndsbeskrivning. Den skall beskriva , vad som skall uppnås , inte hur.
Skall vara lösningsneutralt formulerat.
Ex. Exempel på alldagliga tillstånd
- Vara vaken klockan 06.30
- Ha kommit till jobbet i tid
- Vara mätt
( De flesta människor är inte så vana att tänka i tillstånd.
Man sysslar mest med aktiviteter ).
3. Milstolpar är:
- Kontrollstationer som medger kontroll av kursen
- Beskrivningar av de tillstånd , som projektet bör befinna sig vid skilda tillfällen.
- Tillstånd som måste passeras för att nå målet
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Arbetssteg vid
milstolpsplanering
1. Börja med att sätta upp mål för projektet
2. Ta fram viktiga delresultat - milstolpar - som måste
passeras för att nå slutmålet. Det är oftast lättast att
utgå från målen och sedan backa.
Tänk på att inte göra för detaljerade milstolpar utan
ta fram de delresultat som är viktiga.
3. Klargör i vilken ordning milstolpar passeras och hur
de är beroende av varandra. Vissa milstolpar bildar naturliga lopp.
4. Förteckna för varje milstolpe de arbetsuppgifter som
skall utföras för att milstolparna skall nås. Uppskatta
därefter vilka resurser som krävs. Beräkna tiden när
milstolparna nås.
5. Blanketten används också vid uppföljning av
milstolpsplanen.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Makt över projektet
 Ett bra hjälpmedel för att klara ut inflytandefrågorna
är att upprätta ett ansvarskort.

 Gå igenom viktiga ansvarsfrågor för projektet och klara ut hur de bör lösas.

 Vilka personer beslutar , vilka bör informeras eller rådfrågas.

 Gå igenom vilka beslut som skall fattas av andra
än projektgruppen.

 Ange sedan för varje beslut eller milstolpe vem som skall besluta vad , vem som skall informeras eller rådfrågas.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Ansvarskort
Ansvarskortet upprättas vid starten av uppdragsgivaren ,
projektledaren och andra nära berörda som en del av ett kontrakt
för förändringsarbetet. Ett sådant ansvarskort gör man i princip
upp en gång för alla i projektet.
Vi skiljer på följande typer av inflytande:
U= Utför
A= Ansvarar
B= Beslutar
S= Samråd / remiss
b= Delbeslut
R= Rådfrågas
I= Information / förhandling
När man skall klara ut ansvarsförhållandena i projektet kan man gå
tillväga på följande sätt:
1. Ange de förhållanden där inflytandet behöver klaras ut.
Bra är att följa milstolpsplanen.
2. Förteckna de personer instanser som är berörda.
3. Markera för varje person / instans vilken typ av inflytande
den skall ha.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Grupparbetsuppgift 2
Fyll i ansvarskortet för rekryteringsprocessen.
Utgå från er milstolpsplan!
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Arbetsplanering
- När milstolpsplanen har fastställs är det dags att gå in
på hur arbetet skall bedrivas dvs att göra en arbets- och
aktivitetsplan.
- Arbetsplanering är en angelägenhet för själva projektgruppen. De som skall utföra de olika arbetsuppgifterna måste
tillsammans planera hur arbetet skall bedrivas och beräkna
vilken tid som krävs.
- I arbetsplanen förtecknas alla de arbetsuppgifter som skall
utföras för att nå nästa milstolpe. Utgå från den förteckning
över arbetsuppgifter som gjorts i samband med milstolpsplanen. Komplettera den. Uppskatta också vilken tid som
som åtgår för de olika arbetsuppgifterna.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Arbetssteg vid
arbetsplanering
1. Ange den milstolpe som skall nås.
2. Förteckna alla arbetsuppgifter som skall slutföras för
att nå milstolpen. Utgå i från den förteckning som gjorts
i samband med milstolpsplanen. Komplettera och justera
den vid behov.
3. Ange de personer som ingår i projektet. Fördela arbetsuppgifter och ansvar. Ange också de personer som skall
påverka resultaten dvs besluta , rådfrågas etc. Utgå då
från det ansvarskort som upprättats vid projektstarten.
4. Uppskatta hur mycket resurser som krävs för varje arbetsuppgift. Denna uppskattning görs av projektledaren tillsammans med den som skall utföra uppgiften.
5. Planera in de olika arbetsuppgifterna i kalendertid genom
att sätta upp arbetsuppgifterna i ett gantschema.
6. Blanketten används även vid uppföljning av
arbetsplaneringen.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Grupparbetsuppgift 3
Detalj- / Arbetsplanera hur respektive milstolpe i
rekryteringsprocessen skall nås.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Grupparbetsuppgift 1
En arbetsgrupp består av VD , avd.ch , förman , personalchef och en facklig representant i ett medelstort verkstadsföretag. Ni har behov att rekrytera en kvalificerad svetsare.
Uppgift:
Upprätta en milstolpsplan på hur ni vill bedriva
rekryteringsprocessen.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Uppföljning av milstolpar
Den planering som visas utåt i organisationen och hos uppdragsgivare är milstolparna och uppföljningen av dessa.
Den uppföljningen bör inte tyngas av detaljer från arbetsplaneringen. Det är endast det väsentligaste från arbetsplaneringen , som skall redovisas här.
När avvikelser i arbetsplanerna påverkar milstolparna måste
man se på orsakerna och ta ställning till vilka åtgärder som
skall vidtagas.
Är det bara en tillfällig avvikelse eller är tidplanen för
optimistisk och måste ändras. Det är ett alternativ
som beslutsfattarna för projektet måste ta ställning till.
Andra alternativ kan vara att tillföra mer resurser eller att sänka
ambitionerna för projektet.
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Vanliga orsaker till
att en tidplan spricker
 Medarbetarens kompetens felbedömd
 Oförutsedda avbrott i arbetet
 Sjukdom och ledigheter
 Bristande planer för frigöring av personal
som deltar i projekt
 Tydlig nedprioritering från ledningens sida
 Nedprioritering från medarbetarens sida
 Bristande projektstyrning
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Projektuppföljning
 Rappportblanketten bör fokusera på
förhandsbestämda
uppföljningskriterier
 Rapportera på kopior av plandokument
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
När planen spricker ....
- Flytta milstolpen eller milstolparna
- Sänk ambitionsnivån
- Tillför ytterligare resurser
- Omfördela arbetet
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
Projektuppföljning
Rapportera till projektledaren:
- Om planen inte kan hållas. Det värsta är inte att en plan
spricker , utan om projektledaren inte får veta det i tid.
- Verklig utnyttjad resursinsats
- Återstående behov av resursinsats
- Kvalitén på det utförda OK?
- Följs ansvarskortet?
- Ändringar / tillägg
- Väntetid
- Speciella problem
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
REDOVISNINGEN
DELMÅL (DETTA AVSNITT):
DU SKALL VETA HUR MAN AVSLUTAR
ETT PROJEKT OCH VAD EN REDOVISNING ÄR SAMT HUR MAN
ÖVERLÄMNAR DETTA TILL
UPPDRAGSGIVAREN OCH DRAR NYTTA
AV ERFARENHETERNA
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96
PROJEKTLEDARE FÖR STÄNDIGA FÖRBÄTTRINGAR I SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
ÖVRIGT
DELMÅL (DETTA AVSNITT):
DU SKALL VETA ATT:
HÄR KAN DU SÄTTA IN DET
KOMPLETTERANDE MATERIAL DU FÅR
AV HANDLEDAREN ELLER SOM DU
PRODUCERAR PÅ EGEN HAND
AIM
Ledarskap, organisation, arbetsmiljö, kvalitet & miljö
dec. 96