Transcript Nyhetsbrev nr 2-2011

Nyhetsbrev
från Landstingsarkivet
Nr 2 l Juni 2011
Gallring i register kräver beslut
Under året har Datainspektionen varit
ute och inspekterat kvalitetsregister
och journalföring, bland annat inom
SLL. Deras inspektioner har lett till en
hel del anmärkningar. En av anmärkningarna gäller gallringsrutiner för
kvalitetsregister.
Specifik information i varje register
Vi har fått frågan om inte vi på Landstingsarkivet kan ge ut en generell gallringsföreskrift för kvalitetsregister. Det kan vi inte
eftersom informationen i varje register är
specifik och därför kräver sin specifika gallringsplan. För varje register krävs dessutom
ett samrådsbeslut, om det ska bevaras.
Gallringsbeslut i samråd
Enligt patientdatalagen får man hålla
kvalitetsregister med personuppgifter endast
under en begränsad tid. När ändamålet med
registret är uppfyllt ska personuppgifterna i
det gallras ut. Men som alltid när det gäller
personuppgifter i vården finns det undantag.
Arkivmyndigheten kan besluta om ett
bevarande av kvalitetsregister av historiska,
statistiska eller vetenskapliga skäl. Inom
SLL finns det i dagsläget inte ett enda
formellt gallringsbeslut för personuppgifter i
kvalitetsregister.
Om er verksamhet har ett kvalitetsregister
behöver ni göra en gallringsframställan till
Landstingsarkivet. Enklast är att ställa upp
den som en bevarande- och gallringsplan
efter de poster som finns i registret och ange
hur länge varje post ska finnas i registret
innan den ska gallras. I gallringsframställan
anger ni även om det finns skäl för ett
bevarande av registret som helhet. Behöver
ni hjälp att utforma gallringsframställan är
ni välkomna att kontakta er tillsynsarkivarie
och kontaktperson på Landstingsarkivet.
Nyhetsbrev från
Landstingsarkivet
Utkommer med fyra nummer per
år och ges ut av Landstingsarkivet
i Stockholms län. Nyhetsbrevet riktar sig till alla arkivansvariga och
arkivredogörare inom SLL:s verksamheter.
Nyhetsbrevet hittar du även på
webben, http://abc.sll.se. Klicka på
rubriken SLL-anställda i menyn på
startsidan. Här hittar du utöver
diverse service aktuell information
från Landstingsarkivet.
Ansvarig utgivare
Inger Mattsson
Redaktör
Maria Litton
Landstingsarkivet
Box 4151
141 04 Huddinge
Besöksadress:
Björnkullavägen 14
Flemingsberg
Telefon 08-737 27 10
TOMAS NIMREUS SILFVERSWÄRD
Nätverksträff för
registratorer
Landstingsarkivet önskar er en trevlig sommar!
Landstingsarkiv i samverkan
Den 7-8 april anordnade Landstingsarkivet/SLL:s Arkiv och biobankscentrum, i samarbete med Region Skåne,
en nätverksträff för landstingsarkiven
i Sverige. Nätverksträffen ägde rum i
Landstingshuset på Kungsholmen.
vinster av ett sådant samarbete. På agendan
stod ämnen som digital långtidslagring,
skanning, riktlinjer för användandet av
sociala medier, privatiseringar och landstingsarkivens placering i det egna landstingets organisation.
Nätverk från Norrbotten till Skåne
Vinnande samarbete fortsätter
På plats fanns representanter från Sveriges
Kommuner och Landsting (SKL), Stockholms län, Region Skåne, landstingen i
Östergötland, Västernorrland, Sörmland och
Värmland, Regionarkivet västra Götaland,
Norrtälje kommun, samt Örebro län, Jönköpings län, Gävleborgs län, Gotlands län,
Norrbottens län, Jämtlands län, Västmanlands län, Västerbottens län, Kronobergs
län, Uppsala län, Kalmar län och Dalarnas
län.
Under nätverksträffen diskuterades på vilket
sätt landstingsarkiven skulle kunna samverka i frågor som rör dokumenthantering
och arkiv. Vidare diskuterades möjliga
Samma typer av frågeställningar och problem dyker upp i alla landsting, så en god
grund för samverkan finns, tyckte deltagarna. Att arbeta landstingsövergripande
kan ge sänkta kostnader och besparingar av
tid och personalresurser. Samverkan är dessutom ett sätt att skapa gemensamma ramar
och standarder vad gäller dokument- och
arkivhantering och digital långtidslagring.
Nätverksträffen slog väl ut och intresse för
ytterligare nätverksträffar och landstingsövergripande projekt fanns. Flera träffar
kommer därför att anordnas.
CECILIA BOSTRÖM
Vid vårens nätverksträff den
11 maj deltog 17 registratorer.
Några av dagens ämnen var
”E-förvaltning och sociala medier” och ”Krav på digitala
leveranser av diarier och ärendehanteringssystem”.
Deltagarnas engagemang var
som alltid livligt och det verkar
ha varit en givande dag för alla
parter!
CECILIA SÖDERMAN,
SAMMANKALLANDE
Leveransstopp i
sommar
Från den 1 juni till 31
augusti tas inga arkivleveranser emot på Landstingsarkivet, då vi har
leveransstopp.
Vi på Landstingarkivet
önskar er alla en trevlig
sommar!
Tillsynsarkivarier vid
Landstingsarkivet
Inger Mattsson
08-737 27 75
[email protected]
Tillsynschef/arkivarie
Rapport från arkivutbildningen
Den 24 och 25 maj genomfördes
vårens omgång av basutbildning i
arkiv för arkivansvariga, arkivredogörare och andra som hanterar handlingar och information inom SLL:s
verksamheter.
Under utbildningens första dag gick vi
igenom förutsättningarna för en god dokument- och arkivhantering inom SLL. Vi
berörde vilka lagar och regler som styr vår
verksamhet, när gallring ska genomföras,
hur registrering, informationslagring och
informationsredovisning går till samt hur
verksamheterna ska gå tillväga om de vill
genomföra en leverans till Landstingsarkivet.
Visning av guldkorn i arkivet
Vi passade också på att bjuda deltagarna på
en rundtur i våra arkivlokaler och visade
några av de guldkorn som finns i våra arkiv.
Dag två låg fokus på vårdverksamheter och
vi fördjupade oss i hantering av vårddokumentation.
Vi vill tacka deltagarna för visat intresse och
påminna dig som ännu inte gått utbildningen
om att ett nytt kurstillfälle kommer att dyka
upp till hösten.
CECILIA BOSTRÖM
Västerhaninge folkhögskola
Den 1 januari 1926 övertog landstinget den folkhögskola som sedan
1915 hade drivits av Södra Stockholms
läns folkhögskoleförening. I samband
med övertagandet ändrades skolans
namn till Västerhaninge folkhögskola.
Skola för folkbildning
”Undervisningen gav kunskaper i både
teoretiska och praktiska ämnen. Praktiskt
användbara kunskaper var vad skolan
lockade med. Men det fanns också en folkbildarambition hos lärarna.”1 Vid tiden för
landstingets övertagande drevs en vinterkurs
från november till mitten av april och en
sommarkurs för flickor i maj - augusti. En
andra årskurs för vinterkursens elever
började 1928. År 1929 fick även sommarkursens elever en andra årskurs som kallades för ”husmodersskolan”.
Förberedelser för Socialhögskolan
Kursernas inriktning ändrades gradvis under
åren. Det berodde på att elevernas sysselsättning förändrades. Tidigt var det mest
bondsöner och blivande hemmafruar eller
husor som hade gått på skolan men nu arbetade pojkarna inom industri, handel och
samfärdsel och bland flickorna dominerade
vårdanställningar. Under läsåret 1962-1963
tillkom ämneskurser. Läsåret 1964-1965
lades sommarkurserna ned och läsåret förlängdes från 22 till 34 veckor, samtidigt som
en tredje årskurs startade som i praktiken
blev en preparandkurs i syfte att hjälpa eleverna att klara inträdesproven till Socialhögskolan. Lärarna höll under början av
1970-talet även grundskolekurser för de
intagna på Halls fångvårdsanstalt. Det var
också på 70-talet som man startade speciallinjerna: U-landslinje, social linje och miljölinje.
Ivar Lo-Johansson elev
Avslutningsvis en reflektion av frieleven
Ivar Lo-Johansson som gick på skolan 1917
(och 1920-1921): ”Vad betydde folkhögskolekursen för dig? - Undervisningen gav
mig inte mycket. - Det var inte lärarnas fel.
Det var ämnena som inte passade mig. De
var utvalda för bondsöner som behövde lära
sig kommunalkunskap, geografi, markavvägning, bokföring och räkning. Det enda
jag kunde fördra var teckning och modersmål.”2
Fortsättning följer i nästa Nyhetsbrev.
Västerhaninge folkhögskola 1915-2002 av
Göran Sonmark
Cecilia Boström
08-737 27 20
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* AB SL (med Johanna Lagerström)
* AISAB
* Stiftelsen Clara
* Södersjukhuset AB
Johanna Lagerström
08-737 27 42
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* AB SL (med Cecilia Boström)
* SLSO
* Smittskydd Stockholm
Övriga ansvarsområden:
* SLL Arkivredovisning 2012
Maria Litton
08-737 27 22
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* Folktandvården AB
* Karolinska Universitetssjukhuset, Solna och Huddinge
* Stockholms Konserthusstiftelse
* MediCarrier AB
Helena Löthman
08-737 27 16
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* AB SL Finans
* Locum AB
* Nya Karolinska Solnaförvaltningen, NKS
* Södertälje sjukhus AB
* Trafiknämnden
Tomas Nimreus Silfverswärd
08-737 27 41
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* Danderyds sjukhus AB
* Landstingshuset AB
* Landstingsrevisorerna
* SLL Internfinans AB
* Spårvägsmuseet
* Stockholm Care AB
* Stockholms läns museum
Övriga ansvarsområden:
* Forskningsärenden
* Kontaktperson för inspektioner
Cecilia Söderman
08-737 27 19
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* LSF
* Skärgårdsstiftelsen
* Waxholms Ångfartygs AB
Övriga ansvarsområden:
* Diarieföringsfrågor
* Kontaktperson för Landstingsarkivets utbildningar
CECILIA SÖDERMAN
2
1
Christina Andersson
08-737 27 01
[email protected]
Arkivarie
Tillsyn över:
* HSN-förvaltningen
* Kulturförvaltningen, KUN
* Patientnämnden
* S:t Eriks Ögonsjukhus AB
* Stockholms läns Äldrecentrum
Tankar om en folkhögskoletid : Intervju med
Ivar Lo-Johansson av Göran Sonmark ur
Västerhaninge Folkhögskola – 75 år.
För frågor om journalförstöring,
kontakta registrator:
[email protected]