Transcript Dialog - Upphandlingsdagarna

Framtidens IT-upphandling
baseras på dialog
Jonas Andersson
HerbertNathan & Co
2014-02-03
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
1
2014-02-03
HerbertNathan & Co
Konsulttjänster
Strategi
Upphandling
• Behovsaanalys
• Kravspecifikation
• Anbudsprocess
• Urvalsprocess
• Avtalstecknande
• Strategi
• Förstudie
• Nyttoanalys
Implementering
•Projektledning
• Styrgruppsstöd
• Kvalitetssäkring
• Leverantörsstyrning
• Förändringsledning
Optimering
• Hälsokontroll
• Nyttorealisering
• Uppgradering
• Förädling
• Outsourcing
Rådgivning och insikt
Analys
Facilitering
• Marknadsanalyser
• Rapportpublikationer
• Benchmarking
Privat sektor
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
• Seminarer och konferenser
• Erfa-grupper
• Match making
Offentlig sektor
2014-02-03
Upphandlingsförfaranden med dialog
 Förhandlad upphandling
 Konkurrenspräglad dialog
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Upphandling av IT-system
Vanligt
scenario
Vanligt
Orsak?resultat
Man
skanöjd
upphandla
ett IT-system
Delvis
med IT-systemet
 Bristande
insikt om upphandling
Man
görnöjd
en förstudie/behovsanalys
Delvis
med leverantören
 Bristande
förberedelser
Man
tar fram
kravspecifikation
Oenighet
omen
kravuppfyllandet
 Ingen
/ för lite dialog under upphandlingen
Fokus
på funktion
Missnöjd
med implementeringen
Begränsat
på leverantören
Missnöjd fokus
organisation
Begränsat
fokus
på process/organisation
Överskriden
budget/tidplan
 Överprövning
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Okunskap / missförstånd om dialog
”Dialog är inte tillåtet efter lämnat anbud…”
”Man får inte förhandla om pris…”
”Man får inte ändra specifikationen…”
”Det råder absolut sekretess…”
Etc…
• Överdriven tystnad/sekretess under upphandlingen
• Rädsla för överprövning
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Vad omfattas normalt i upphandlingen?
Applikation
Förändrat arbetssätt för många medarbetare
UH/support
Förändrad drift, styrning och förvaltning
Implementering
Integration/
utveckling
Avsevärd påfrestning / intern insats
Förändrad IT-strategi, plattform, infrastruktur
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Viktigt att förstå sammanhanget
Vision
Styrning
Ledning
Kultur
Kultur
Kultur
Människor
Människor
Organisation
Processer
IT-Stöd
Människor
Styrning
Ledning
Organisation
Processer
Kultur
Kultur
Kultur
Människor
Människor
Människor
Styrning
Ledning
Organisation
Processer
Kultur
Kultur
Kultur
Människor
Människor
Människor
IT-Stöd
2014
IT-Stöd
Har vi en plan?
2015
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2016 ….
2020
2014-02-03
Kritiska frågeställningar
Applikation
Underhåll/support
Teknik/integrationer
Implementering
Utmaningen….
Lösningen….
•
•
•
•
•
•
•
•
Vilka
ärorganisation?
vi?
• Vår
• Säkerhet?
• Vår
organisation?
• Att
få med all relevant fakta
Våra
användare?
• Dialog
• Våra
arbetstider?
• Plattform?
• Vår
kompetens?
• Att
säkerställa korrekt beskrivning
Vår
IT-mognad?
• Dialog
• Vår
kompetens?
• Strategi?
• Parallella
projekt?rätt tolkning
• Att
säkerställa
Våra
mål?
•
Dialog
• Vårt
ägarskap?
• Risker?
• Projektledning?
• Att
säkerställa intern förståelse
Behov
till
förändringar?
•drift?
Dialog
• Vem
sköter
• Branschnormer?
• Ansvarsfördelning?
•effekter?
Att
förstå leverantörens erbjudande
Förväntade
• Dialog
• Våra
förväntningar?
• Ägarskap?
• Testprocedurer?
• Att
eliminera missförstånd
Omvärld?
• Dialog
• Teknik/säkerhet?
• Masterdata?
• Kvalitetssäkring?
• Att
hantera nya insikter
etc…
• Dialog
• etc…
• etc…
• Förändringsledning?
• etc…
• Dialog
• Etc…
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling
Inbjudan
Anbud
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
Dialog
Slutbud
2014-02-03
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling
Inbjudan
Anbud
Dialog
Slutbud
• Bakgrundsfakta
• Översiktlig behovsbeskrivning
• Kvalificerande krav (begränsat)
- Anbudslämnare
- Applikation
- Teknik
- Referenser
- Etc…
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling
Inbjudan
Anbud
Dialog
Slutbud
• Fördjupad behovsbeskrivning
• Preliminära specifikationer (inga krav)
- Applikation
- Processer/rutiner
- Teknik
- Etc…
Anbudslämnare lämnar preliminära anbud
- inkl preliminär uppfyllandegrad
- inkl preliminär projekt-/impl.modell
- inkl preliminärt anbudspris
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling
Inbjudan
Anbud
Dialog
Slutbud
• Systempresentationer
• Dialog/förtydliganden
•
•
•
•
•
•
Funktionsmöten
Processmöten
Teknik/integration
Projekt/implementering
Avtalsvillkor
etc…
Fastställande av definitiva specifikationer
(Dock inga nya krav)
• Revidering av specifikationer
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling
Inbjudan
Anbud
Dialog
Slutbud
• Slutbud baseras på de definitiva specifikationerna
• Slutbudet avser leveransåtagande och pris
Anbudslämnare lämnar definitiva anbud
- Definitivt leveransåtagande
- Definitiv projekt/impl.modell
- Definitivt anbudspris
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Exempel på modell för dialogbaserad upphandling
Inbjudan
Anbud
Dialog
Slutbud
Kontroll
Slutbud
Lämna ut def. spec.
Ta emot preliminära anbud
Lämna ut prel. specifikationer
Kvalificering av anbudslämnare
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
IT-upphandling ofta en mognadsprocess
Inbjudan
Anbud
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
Dialog
Slutbud
2014-02-03
Motiv till dialogbaserad IT-upphandling








Kunden får ökad förståelse/insikt
Leverantören får bättre problembild
Förutsättningarna blir tydligare
Förväntade effekter kommer i fokus
Avsevärt bättre specifikation
Minskad risk för oenighet om tolkning
Mer troligt att ”rätt” leverantör vinner
Avsevärt bättre implementering
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Viktigt att beakta







Kräver stort engagemang
Tar oftast längre tid
Kräver projektledning/styrning
Disciplin vid kommunikation
Disciplin vid dokumentation
Kräver proaktivitet
Förutsätter erfarenhet
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
2014-02-03
Tack!
Jonas Andersson
HerbertNathan & Co
[email protected]
2014-02-03
Stockholm Göteborg Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik
18
2014-02-03