Transcript Att gö ra en öffertkalkyl
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Att gö ra en öffertkalkyl
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Version
1.0
Godkänd av Offertkalkyler är verkligen unika för varje företag, det är därför svårt att visa hur man gör en kalkylmodell. Här är i alla fall ett försök att visa hur man kan bygga upp en kalkylmodell i excel. Syftet med att ta fram en för företaget standardiserad offertkalkyl är att säkerställa att Affärerna är jämförbara Kvaliteten i kostnadsestimeringarna stiger genom erfarenhetsåtervinning Tydlighet om vad som överlämnas mellan sälj och leverans Här kommer vi kort att gå igenom hur man bygger en enkel offertkalkyl i excel, vilka delar man bör ha med och hur man bygger in en kontrollfunktion i själva kalkylen. Varje offertkalkyl består av tre delar 1) Uppskattningen av timmar och material 2) Tim- respektive materialkostnad 3) Affärsmässiga överväganden Det slutresultat som vi siktar på i detta exempel är följande:
Offertkalkyl Beskrivning
Direkta kostnader Timmar
Administratör Testare Utvecklare Projektledare
Totalt timmar
Risk timmar %
Totalt timmar inkl risk Material
Eget material Inköpt material
Totalt material
Risk material %
Totalt material inkl risk
TOTAL DIREKT KOSTNAD Antal
20 50 70 60 200 10% 3%
Kost/st Total kostnad
225 275 325 375 Materialpålägg FoU pålägg Säljpålägg Admin pålägg
TOTAL KOSTNAD Föreslaget försäljningspris
Ger bruttomarginal Ger nettomarginal
Föreslagen nettomarginal
Ger försäljningspris Ger bruttomarginal %-sats 5% 4% 3% 2% Sek 17,75% 10,34% 5% 12,85% 85000 4500 13750 22750 22500 63500 6350
69850
62
62
1,86
63,86 69913,86
3,19 2796,55 2097,42 1398,28
76209,30
15086,14 8790,70 80220,32 10306,46
©Grebsrof AB 2012 Sida 1
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Det första steget som skall göras är att skapa en excelmall med följande flikar: Version
1.0
Godkänd av 1. Kundinformation 2. Offertkalkyl 3. Tidsestimering 4. Materiallista 5. Kostnadslista Första fliken som berör
kundinformation
bör innehålla följande:
Kund Kundnummer Offert Datum Version Utfärdad av Godkänd av Versionshistorik 0.1
1.0
Trevliga prickar AB 12345 Nytt system 2013-04-10 1.0
Britt-Inger Superchefen Skapad Dvs information om kunden, eventuell kundnummer, vad offerten avser, datum, vilken version det är, vem som har gjort den och en plats för någon att godkänna den. Utöver detta bör man ha med versionshistorik, dvs varje gång det görs en förändring i kalkylen så ändrar man version och talar om vilka förändringar man har gjort. Låt oss sedan gå till flik 3,
tidsestimering
. Det finns åtminstone två varianter av tidsestimering man kan behöva göra: 1) Timmar som utförs under projektliknade former 2) Timmar som levereras i form av en kontinuerlig servicefunktion Oavsett vilken typ av tidsestimering det är så bör ansvarig för skattning av timmar vara leveransenheten. Om vi antar att vi arbetar men den första typen av verksamhet så kan vi dela in arbetet i olika kategorier. Man kan välja att kategorisera arbetet ur flera perspektiv t ex: Kompetenser, ex projektledare, programmerare Funktion, ex utveckling, projektledning, installation, service och underhåll I detta exempel skapar vi en matris där vi summerar både över yrkesroller såväl som funktioner. Jag har valt 4 kompetenser och 4 funktioner och lagt in timmar som varje kompetens skall använda på respektive funktion.
Funktion/Kompetens Kravspecifikation Utveckling Test Dokumentation TOTAL Summa Projekt ledare
20 10 10 20 60
Utvecklare
20 50 70
Testare
0 50 50
Admini stratör
5 5 5 5 20
TOTAL 45 65 65 25 200 200
©Grebsrof AB 2012 Sida 2
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Version
1.0
Godkänd av Sedan är det fritt att välja om man vill använda sig av kompetenser som kategorierna i offertkalkylen eller om man vill ha arbetsmomenten. Viktigt är dock att man gör likadant, offert efter offert så att det blir lätt att jämföra dessa mellan varandra. I detta fall väljer jag kompetenserna. Genom att koppla tidsestimeringsarket direkt till offertkalkylen så har jag låst själva offertkalkylen för förändringar i timuppskattningarna. Att ändra timmar går endast i tidestimeringsarket. Fördelen med detta är att jag kan behörighetsstyra varje ark, ex genom att endast ge ansvarig för tidsestimering tillgång till just detta ark. Början på offertkalkylen kommer då att se ut så här. Låsta celler är blåmarkerade.
Beskrivning
Direkta kostnader Timmar
Administratör Testare Utvecklare Projektledare
Antal
20 50 70 60
Kost/st Total kostnad
0 0 0 0 0 0 0 0
Totalt timmar
200 0
Hur vet man hur mycket tid som kommer att gå åt i varje moment?
Detta måste basera sig på de egna erfarenheterna och här är det viktigt att man har en kontinuerlig erfarenhetsåtervinning från de affärer som man tidigare haft. Några av de vanligaste fällorna vid tidsuppskattning är: Man skattar alla uppgifter som timbaserade när det finns saker som är ledtidsbaserade. Ledtidsbaserade aktiviteter är sådant som ex tar 3 veckor i ledtid men kanske tar 80 h att utföra, oavsett hur man bemannar funktionen. En timbaserad funktion tar det beräkade timantalet från det jag startar, i detta exempel blir det 80 h eller 2 arbetsveckor. Det finns en risk för ledtidsbaserade uppgifter att de resurser som man lägger på en sådan funktion inte kan göras tillgängliga för andra uppgifter och därmed får man en död kostnad, i detta exempel, på 40 h. Ställtiderna räknas inte med. En ställtid är den tid som de faktiskt tar att gå från en arbetsuppgift till en annan. Arbetsuppgifter beräknas som % på andra aktiviteter, utan att man har en grund för det. Exempelvis bestämmer man att projektledning får utgöra 10% av timmarna utan att ha verifierat att det är ett rimligt nyckeltal för den verksamhet man utför. Gäller leveransen en manuell servicefunktion med fixa leveranstider, ex ett öppethållande av en reception, så är det rekommendabelt att man gör en estimering som baserar sig på öppettiderna och arbetspositionerna.
©Grebsrof AB 2012 Sida 3
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Version
1.0
Godkänd av I detta fall är det viktigt att man säkerställer att man har klart för sig de kollektivavtal som finns och vilka krav de ställer på raster, paus, arbetstidsmått och vilodagar. Vanligaste problemen: Man glömmer bort att det är individer som bemannar jobbet och räknar bara tiden rakt av, anta exempelvis att receptionen skall vara öppen 8-18 och bemannas av två receptionister vilket är 10*2 timmar varje dag, måndag till fredag, vilket räknas som 100 timmar i veckan. I själva verket går det åt mer timmar för att bemanna denna, exempelvis så krävs det i regel överlapp vid byte av personal vilket innebär att man har fler personer som uppbär lön under samma tidsintervall än vad som efterfrågats. För dålig koll på kollektivavtalen vilket ex innebär att man glömmer paus. Man glömmer bort att ta reda på hur ”röda” dagar eller andra helgdagar/klämdagar skall hanteras. I ovanstående exempel – vad händer under Kristi Himmelfärdshelgen (infaller alltid på en torsdag och fredag blir en klämdag)? Jobbar man med denna typ av tjänster är det bra om man är lite extra noggrann men informationen för att göra produktionsplaneringen så smidig som möjligt. Låt oss nu titta på flik 4, materiallistan. När det gäller skattning av material är det allra bästa att man har en standardiserad materiallista från vilken man utgår. I denna lista behöver man bara fylla in materialmängden som krävs. Materiallistan bör delas in i eget material och inköpt material. Eget material är egenproducerat material och det är produktionen som säkerställer att den delen av materiallistan innehåller de komponenter/produkter som finns tillgängliga och som man kan välja mellan. Inköpt material ansvara inköpsfunktionen för. De ser till att den alltid innehåller endast det material som är möjligt att köpa in. Oavsett om det är eget eller inköpt material så bör listan innehålla information kring artikelnummer, beskrivning och eventuella kopplingar mellan material. Det är exempelvis oerhört smidigt om man gör det omöjligt att kombinera två artiklar som inte får kombineras, på så sätt undviker man en del fel i beräkningarna. På samma sätt kan man säkerställa att om man fyller i en viss produkt så skall en annan produkt automatiskt fyllas i, ex om jag behöver ett antal fästen, så skall det automatiskt fyllas i 2 skruvar per fäste. Saker att tänka på vid materialuppskattning är Små saker som korta kablar, skruvar etc glöms lätt bort. Om de är i stor mängd så kan den samlade kostnaden bli mycket stor. Har man denna typ av installationsmaterial är det tillrådligt att skapa fördefinierade installationskit. Kontinuerlig uppdatering av materiallistan måste göras. Utse en ansvarig enhet som skall säkerställa att den alltid är uppdaterad.
©Grebsrof AB 2012 Sida 4
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
En enkel materiallista (i detta fall endast inköpt material) kan då se ut så här:
Artikelnummer
12345678 87440303 97878347
TOTAL Beskrivning
Fästen typ 1 Fästen typ 2 Skruvar
Antal a pris Total
0 0 0
0
Om jag fyller i fästen typ 1 skall det inte gå att att fylla i fästen typ 2 Materiallistan ser då ut som följer:
Artikelnummer
12345678 87440303 97878347
TOTAL Beskrivning
Fästen typ 1 Fästen typ 2 Skruvar
Antal
2
a pris
4 23 32 4
Total
46 0 16
62
Offertkalkylen för material ser då ut enligt följande: Version
1.0
Godkänd av
Artikelnummer
12345678 87440303 97878347
TOTAL Beskrivning
Fästen typ 1 Fästen typ 2 Skruvar
Antal
2
a pris
4
Total
0 0 0
0
Här har också antal skruvar automatiskt beräknats. Nästa steg är att få in kostnaden på materialet. Förslagsvis importerar man in den informationen från en masterfil som innehåller kostnader. Det är viktigt att prisfältet alltid är låst så att det inte a misstag förändras. Vill man inte att den skall vara allmänt känd vilka kostnader/pris man har på material så kan man välja att dölja apris och totalkolumnen. Då ser inte den som beräknar material vilka kostnader som finns men man kan fortfarande flytta över kostnaden automatiskt till offertkalkylen. Inköpt material är ju en fråga om inköpspris och det är därmed inköpet som ansvarar för att denna typ av material här rätt kostnad. Eget material har en kostnad som produktionen kan räkna fram. Tänk på att materiallistan med dess priser är en lista som uppdateras ofta. Det kan vara tillämpligt att separera den helt från offertkalkylen och istället bara importera totalpris för eget respektive inköpt material. Materiallistan kompletteras med priser och offertkalkylen innehåller då endast ett totalpris.
Material
Eget material Inköpt material
Totalt material
62
62
©Grebsrof AB 2012 Sida 5
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Då kan vi gå över till flik 5
kostnadslista.
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Version
1.0
Godkänd av Detta är en lista som normalt beräknas av ekonomiavdelningen/business control. Timkostnaderna baserar ju sig på faktisk lön, lönbikostnader, pension plus de kringkostnader som är knutna till en viss anställd ex arbetskläder, utbildningskostnader m m. Denna kostnadslista behöver inte uppdateras så ofta, kanske en eller två gånger per år. Detta kan göras av den som skall förvalta offertkalkylmallen. I detta exempel ser kostnadslistan ut som följer:
Roll
Administratör Testare Utvecklare Projektledare
Kostnad/h
225 275 325 375 Offertkalkylen kommer då att se ut som följer (för timdelen)
Beskrivning
Direkta kostnader Timmar
Administratör Testare Utvecklare Projektledare
Antal
20 50 70 60
Kost/st Total kostnad
225 275 325 375 4500 13750 22750 22500
Totalt timmar
200 63500 Om vi nu går tillbaks till flik 2, själva offertkalkylen så har vi kommit så här långt:
Antal Kost/st Total kostnad Beskrivning
Direkta kostnader Timmar
Administratör Testare Utvecklare Projektledare
Totalt timmar Material
Eget material Inköpt material
Totalt material
20 50 70 60 200 225 275 325 375 4500 13750 22750 22500 63500 62
62
©Grebsrof AB 2012 Sida 6
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Version
1.0
Godkänd av Nästa steg är att fundera om det finns några andra kostnader som vi vill täcka i kalkylen. Här kommer ofta in det olika formerna av s k pålägg som man har i offertkalkyler. Följande typer finns: Säljpålägg – vars syfte är att finansiera säljorganisationen Administrationspålägg – skall täcka kostnaderna för administration som inte kan hänföras till direkt produktionskostnad såsom stabsfunktioner. Materialpålägg – berör endast de som har produktionskostnader i fabriker FoUpålägg – är vad som bolaget behöver ta in för att återinvestera i företagets produkter och tjänster. Hur beräknar man då de olika påläggen? Här kommer några förslag på hur man enkelt kan skapa sig de olika påläggsfaktorerna.
Säljpålägg (%) =( Säljkostnad föregående år/Total produktionskostnad (timmar+material) föregående år)*100 Adminstrationspålägg (%) =((Stabskostnader exkl materialadministration + chefskostnader) föregående år / Total produktionskostnad föregående år)*100 Materialpålägg (%) = (Materialadministration föregående år/ Produktionskostnad för material föregående år)*100 FoUpålägg(%) =(FoU kostnad föregående år/Total produktionskostnad föregående år)*100
Om man inte har någon statistik från föregående år så får man helt enkelt istället använda sig av de budgeterade värdena. Normalt är det business control/ekonomifunktionen som tar fram denna typ av nyckeltal. Detta sätt att beräkna pålägg kommer givetvis inte vara helt överstämmande med sanningen, och de kan behöva justeras under året. Speciellt viktigt blir det om man inte lyckas med sin försäljning och därmed behöver både justera priser såväl som kostnadsmassa nedåt. I den kalkylmodell som vi jobbar med här, så kommer påläggen alltid att vara beräknade på produktionskostnaden. Man kan ju undra om inte materialpålägg endast borde räknas på eget material. I detta exempel har hela kostnaden för material tagits ut från adminstrationskostnaden och därför skall även inköpt material räknas in. Vilka pålägg som gäller läggs in i kostnadslistan. Det som kvarstår nu är de affärsmässiga övervägandena som bör göras. Det allra första som skall avvägas är givetvis risken i de tids- och materialuppskattningar som gjorts. Har man varit bra på att återföra kunskap så kan har man statistik att tillgå och har i regel en rimlig riskbedömning klar för sig.
©Grebsrof AB 2012 Sida 7
Dokumentnamn
Att göra en offertkalkyl
Datum
2013-04-10
Här väljer jag att lägga in 10 respektive 3% risk. Dokumentnummer Upprättat av
Britt-Inger F
Version
1.0
Godkänd av Det enda som återstår nu är att göra det möjligt att laborera med två parametrar när det gäller prissättningen. Det ena är att man fastställer ett försäljningspris och sedan ser vad marginalerna blir. Det andra sättet är att föreslå en nettomarginal och sedan se vart försäljningspriset hamnar. Därmed är vi framme vi den offertkalkyl som denna artikel inleddes med.