EFS Västerbotten Protokoll ST 2014-09-26/27 Sammanträde Backens sommargård, Umeå Inledning § 111 Mötesordförande förklarar sammanträdet öppnat med ord från 2 Kor 4:16 ”Därför ger jag inte upp …….”. Vi ber tillsammans för dagens sammanträde. Vi presenterar oss för varandra och berättar personliga minnen från den fantastiska sommaren. Val av protokollsekreterare Val av justerare § 112

Styrelsen beslutar

att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. § 113 Styrelsen beslutar att välja Rune Hedman och Jon Nilsson att tillsammans med mötesordförande justera protokollet. Godkännande av dagordning Närvarande: Marianne Berglund, Sävar Christina Bjerle-Johansson, Sävar Rune Hedman, Bureå Matts Hägglund, Flarken Åke Hägglund, Svarttjärn Hans Jakobsson, Ersmark Skellefteå Anita Lundqvist, Boliden Eva Lundeborg-Karlsson, Strömbäck Jon Nilsson, Bergsbyn Karin Paulsson, Bjurholm Katrine Ruuth, Umeå Gunilla Stenberg, Åkullsjön Adjungerade: Monika Andersson, vik df Eva S Bäckström, ek § 114 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: • Din Bok i Umeå AB • Sensus extra årsstämma • Styrelsehelg 2015

Föregående styrelseprotokoll Programpunkt tillsammans med utskott och råd Offensiva fonden Rapport Ansökan Solviks huvudmannamöte § 115 Styrelsen beslutar att lägga protokollet från 140603 till handlingarna. § 116 Styrelsen ajournerade sig för att under några timmar träffa råd, olika arbetsgrupper och Klippenkamraternas styrelse. Dagen leds av Björn Westerlund (df i Mittnorrland) som först har ett gemensamt bibelstudium i samtalsgrupper och därefter går igenom Verksamhetsplanen för 2015 med några frågeställningar. Styrelsen summerar därefter dagen: det har varit en bra dag, kommit fram många synpunkter, viktigt att ta sig tid att samtala, nyttigt och bra, fortsätta med tanken att råd och styrelse får arbeta tillsammans någon gång per år, bra med föreläsare ”utifrån”, viktigt att arbeta in verksamhetsplanen hos styrelse, råd och föreningar, viktigt att alla känner delaktighet.

Styrelsen beslutar

att uppdra till AU att ta tillvara det återstående bibelstudiematerialet och bereda det till kommande ideologiska samtal i styrelsen. § 117 Ek meddelar hur mycket utrymme som finns kvar i Offensiva fonden för 2014 av avsatta medel, samt redogör för inkommen ansökan från Sörböle EFS och projektet Dopmusikal 1.0. Ledningsgruppen, AU och ER har vid sina sammanträden bejakat ansökan i sin helhet. Styrelsen beslutar att bevilja Sörböle EFS resterande del 31 500 kr ur Offensiva fondens macrodel. Åke Hägglund deltar inte i beslutet. § 118 Styrelsen har sedan tidigare valt Jon Nilsson och Kristoffer Hedman att representera distriktet vid huvudmannamöte för Stiftelsen Solviks folkhögskola.

Styrelsen beslutar

att till ersättare för df Kristoffer Hedman välja Anna-Maria Niemann Björk under tiden 140901-150131 att till distriktsrepresentant på huvudmannamöte för Stiftelsen Solviks folkhögskola välja Rune Hedman

Regionala samarbetsrådet EFS-Svenska kyrkan i Luleå stift Solviks folkhögskola nominerings kommitté ST §91 Kommunikations rådet Val av arbetsledare vik df § 119 Styrelsen har sedan tidigare valt Kristoffer Hedman och Anita Lundqvist som ordinarie ledamöter och Hans Jakobsson som suppleant till regionala samarbetsrådet EFS-Svenska kyrkan i Luleå stift.

Styrelsen beslutar

att till ersättare för df Kristoffer Hedman välja Monika Andersson under tiden 140901-150131 att välja Åke Hägglund som ordinarie ledamot till regionala samarbetsrådet i EFS- Svenska Kyrkan i Luleå Stift § 120 Styrelsen beslutade vid sitt möte 140603 §91 att välja Sören Kågström, Storkågeträsk (sammankallande) och Tage Enmark, Ersmark norra till Solviks folkhögskolas nomineringskommitté.

Styrelsen beslutar

att återta beslutet §91 att välja Anita Lundqvist att sitta i nomineringskommittén för EFS Västerbotten samt vara sammankallande § 121

Styrelsen beslutar

att välja Evelina Miderfjäll till ledamot i kommunikationsrådet. § 122

Styrelsen beslutar

att som tillfällig arbetsledare för vikarierande df utse Marianne Berglund Representant till styrgruppen för EFS rikskonferens 2015 § 123 Under distriktsföreståndare Kristoffer Hedmans tjänstledighet bör en styrelseledamot gå in som ersättare i styrgruppen för EFS rikskonferens 2015. Sedan tidigare är Västerbotten representerad av Anna-Maria Niemann-Björk och Magdalena Sandberg.

Styrelsen beslutar

att till ersättare för df Kristoffer Hedman välja Anita Lundqvist att under tiden 140901-150131 ingå i styrgruppen för EFS rikskonferens 2015.

EFS Västerbottens valberedning AU §63/2014 § 124 Vid styrelsens sammanträde 140603 §97 beslöts att styrelseledamöterna Karin Paulsson och Åke Hägglund tillsammans med df ser över rutinerna för hur EFS Västerbottens valberedning utses och att uppdraget redovisas på styrelsens sammanträde i november. AU konstaterar att inget beslut togs om revidering av nuvarande PM för EFS Västerbottens valberedning från 1990. Styrelsen är villig att lägga till meningen om revidering av nuvarande PM för EFS Västerbottens valberedning från 1990. Paragrafen lyder då i sin hel enligt nedan.

Styrelsen beslutar

att styrelseledamöterna Karin Paulsson och Åke Hägglund tillsammans med Monika Andersson ser över rutinerna för hur EFS Västerbottens valberedning utses samt reviderar nuvarande PM för EFS Västerbottens valberedning från 1990 att uppdraget redovisas på styrelsens sammanträde i november § 125 Löneprinciper 2015 Från samrådsträff mellan representanter för arbetsgivaren EFS Västerbotten och representanter för Vision ekumeniska, klubb EFS Västerbotten föreligger ett förslag gällande löneprinciper för 2015. Det gäller dokumenten Lönekriterier och Bedömningsmall. I förhållande till innevarande års dokument har språkliga korrigeringar gjorts och viss omflyttning under rubriker, ingen innehållsmässig förändring. Styrelsen beslutar att fastställa Lönekriterier och Bedömningsmall för 2015. Anita Lundqvist deltar inte i beslutet. Tält § 126 EFS Västerbotten äger ett antal s.k. mötestält sedan många år tillbaka. Tälten har förvarats hos föreningsmedlemmar i norra- och södra länsdelen. Flera tält har kasserats genom åren och endast två tält är i bruk idag. Fråga har ställts till EFS Västerbotten om distriktet ska fortsätta ta hyra för dessa tält. ER har vid sitt sammanträde kommit fram till att EFS Västerbotten bör överlåta tält som är i bruk idag till respektive förening, Jörn och Bureå.

Styrelsen beslutar

att föreningarna övertar ägandet av EFS Västerbottens mötestält och därmed ansvaret för nyttjandet, förutsatt att föreningarna själva vill det

Nästa möte EFS i London Besök av AnnaHelena Lindberg ST §96 Verksamhetsplan med övergripande mål och med mål för kommande år att beslutet gäller from 2015-01-01 och att betald hyra under 2014 återbetalas till föreningarna om så önskas. § 127 Styrelsen beslutar att flytta kommande styrelsesammanträde till 141122. § 128 Distriktskonsulent AnnaHelena Lindberg berättar om sin kallelse att starta ett EFS-arbete i London. Syftet är att i samverkan med Svenska kyrkan i London möta utlandssvenskar boende i London längre eller kortare tid och att utrusta dem genom goda upplevelser och nätverkande med den engelska kyrkan. Målet är att hjälpa mäniskor till personlig tro på Jesus Kristus, ordna nya mötesplatser, hjälpa redan kristna att hitta kristen gemenskap och att bilda en EFS-grupp eller förening. Bidragsansökningar har skickats till EFS Pionjärfond och till andra olika externa fonder. AnnaHelena söker i första hand stöd i form av bön från EFS Västerbotten, men ett ekonomiskt tillskott skulle naturligtvis säkra en del i en ekonomisk plattform. Styrelsen tackar AnnaHelena för hennes besök och information samt önskar henne lycka till med den mentorsutbildning hon påbörjar under nästa månad. EFS både missionssekreterare Tin Mörk och Erik Johansson har till EFS Västerbottens styrelse skickat ett brev där de uttrycker sitt stöd för AnnaHelenas pionjärssatsning och där man nu arbetar för att säkerställa minst en 20% anställning för henne. Deras fråga till EFS Västerbotten är om styrelsen, med det stöd från EFS riks som återgivits i brevet, kan återuppta frågan om medfinansiering i projektet? En förhoppning och målsättning är att nödvändiga beslut är klara i god tid inför årsskiftet 2014/15. Styrelsen konstaterar att ärendet varit på styrelsens bord vid föregående sammanträde där df redogjorde för pionjärsatsningen. Styrelsen remitterar ärendet till AU inför styrelsens sammanträde i november. § 129 Styrelsen konstaterar att utifrån dagens samtal tillsammans med råd och arbetsgrupper är det viktigt att arbetet med verksamhetsplanen för 2016 och framåt arbetas fram och förankras hos alla delar i EFS Västerbottens organisationsplan. EFS riks kommer att lägga fram en ny verksamhetsplan med övergripande mål för perioden 2016-2018 där EFS Västerbotten bör kunna ha samma övergripande mål. Det viktiga är att formulera tydliga delmål för EFS Västerbottens verksamhet, årligen. Styrelsen menar att delmålen bör bestå av två till tre punkter, inte mer.

Styrelsen uppdrar till Gunilla Stenberg, ordförande i VR (verksamhetsrådet) att formulera ett brev till råden och lämna det till AU för respons. EFS och folkhögskolorna Gåvor 8 månader Prognos 2014 § 130 EFS Västerbottens styrelse har vid sitt sammanträde 140215 beslutat att årligen uppmärksamma förhållningssättet mellan EFS och dess anknutna folkhögskolor vid styrelsens septembersammanträde. Styrelsen är överens med AU att de årliga s.k. huvudmannamötena på våra två anknutna folkhögskolor i Västerbotten är viktiga möten mellan EFS och skolornas ledning. Även våra konfirmationsläger på folkhögskolorna samt det nya populära lägret för åldern 12-14 år, är ett gott samarbete med folkhögskolorna. Vilka mål har vi med vårt huvudmannaskap på folkhögskolorna? Vilket förhållningssätt och vilka mål för skolornas verksamhet har övriga huvudmän? Ska det på något sätt synas utåt vilka som är huvudmän för folkhögskolorna? Vilken omsorg ska vi ha för kapellen på skolorna? Styrelsen konstaterar att den enskilde EFS-medlemmens och även närliggande EFS-föreningars engagemang i folkhögskolorna minskat med åren, i takt med att årliga arrangemang tillsammans med folkhögskolorna försvunnit. Kan folkhögskolorna vara plattform för nya mötesplatser och arrangemang idag? Musik vid havet? Valda ledamöter uppmanas att ta med dessa tankar till kommande huvudmannamöten på Solviks- och Strömbäcks folkhögskolor. § 131 Ek meddelar att från föreningar och enskilda inkom under perioden drygt 4,2 miljoner och det är 91 tkr mer än budgeterat, men mindre än fg år. I resultatet finns en enskild gåva på 500 tkr öronmärkt för EFS Västerbottens satsning på nybyggnation på Klippengården. Alla kollekter från distriktskonferensen har inte inkommit på EFS Västerbottens bankkonto ännu, men en beräkning visar att drygt 180 000 kr bör inkomma totalt och att ca 75 000 kr avser kollekt och lottförsäljning för nybyggnationerna på Klippengården. Styrelsen mottar rapporten. § 132 Ek föredrar en prognos baserad på utfall 140630 och en gåvomedelsrapport på 8 månader. Gåvomedelsmålet är 7,7 miljoner kr och prognosen ligger på 7,8 miljoner kr. Inga testamenten är på ingående och bidrag kopplat till

Rapport EFS rikskonferens 2015 § 133 Monika Andersson redogör för arbetet inför rikskonferens 2015. Rapport EFS organisations utredning personal ligger något högre pga utökade tjänster i samarbetskyrkor och fler bidrag för arbetsmarknadsåtgärder. Konfirmandverksamheten har inte fyllt våra läger vilket påverkar både intäkts- och kostnadssidan. Personalkostnaden beräknas utfalla lägre än beräknat då tjänstledighet och sjukskrivning på kretstjänster inte ersatts av vikarier. Utfallet på kostnadssidan ligger totalt 749 tkr lägre än budget. Tillskottet från finansiella intäkter är osäkert i dagsläget. Föreningslån och nybyggnationer på Klippengården påverkar innehav av fonder och kapital. Resultatet före bokslutsdispositionerna beräknas till -200 tkr och ligger därmed 800 tkr bättre än beräknat. Tillsammans med uttag ur Offensiva Fonden och beräknad återförd reservering beräknas resultatet till 460 tkr efter bokslutsdispositionerna. Sammanfattning: • Öronmärkta gåvor till EFS Västerbottens satsning på Klippengården ger mer gåvor än beräknat. Klippeneffekt. • Personalbidragen följer verkligt utfall i bemanningen. Det innebär för 2014 en ökning av både intäkter och kostnader för personal i två samarbetskyrkor. • Tjänstledighet och sjukskrivning på två kretstjänster som inte ersätts med vikarier minskar personalkostnaden • • Färre konfirmander påverkar både intäkter och kostnader Osäker finansiell intäkt, förändring av portfölj och terminer påverkar intäkten. Styrelsen mottar rapporten. § 134 Rune Hedman meddelar att träffen i Uppsala med organisationsgruppen och distriktens ordförande genomförs idag 27/9, men att ytterligare träff är aktuell då flera ordföranden meddelat att de inte kunde delta. Organisationsutredningen fortskrider trots att projektledare och medlem i gruppen lämnat arbetet då det finns olika syn på hur fort omorganisationen ska ske. Projektgruppen har nu i sitt fortsatta arbete att ta hänsyn till det material som samlats ihop under projektgruppens rådslag i alla distrikt som genomfördes under våren. Styrelsen mottar rapporten.

Rapport konsekvensanalys distriktskansliet § 135 Styrelsen har tagit del av df ’s konsekvensanalys av förändringarna på distriktskansliet som verkställdes hösten 2013. Styrelsen konstaterar att den behöver skapa underlag för att gå vidare med de frågor som ställs i dokumentet.

Styrelsen uppdrar

till AU att möta Lotten Markström för samtal om förändringarna på informatör/personalhandläggartjänsten till Rune Hedman att kontakta Lotten Markström för att hitta datum för detta samtal. Rapport utvärdering av Nära Jesus distriktskonferens 2014 Bilagor § 136 Styrelsen har tagit del av en sammanfattning av utvärderingarna av konferensen. Överlag är alla tacksamma för konferensens alla delar. Det framförs olika muntliga hälsningar från konferensdeltagare. Det finns en tydlig önskan om större mångfald bland talare och tydlig struktur på informationen så att även inte vana konferensdeltagare känner sig välkomna och delaktiga. Är det aktuellt med en sk mötesproducent så inget glöms bort? Är det dags att se över PM för konferens?

Styrelsen uppdrar till Anita Lundqvist och Anna-Maria Niemann-

Björk: att se över PM för distriktskonferens inför 2016 (2015 års distriktskonferens utgår pga rikskonferensen i Umeå) att rapportera till styrelsens sammanträde i februari 2015 Meddelande om pensionering Arnaldo Tiburzi § 137 Ek meddelar att Arnaldo Tiburzi lämnat sin tjänst i och med pensionering i juli 2014. Styrelsen mottar meddelandet och uttrycker tacksamhet för den tid som Arnaldo Tiburzi varit anställd av EFS Västerbotten. § 138 Din Bok i Umeå AB Ek meddelar, på uppdrag av styrelsen i Din Bok, att Henric Bergner och Marianne Berglund kommer att lämna sina långvariga anställningar i Din Bok vid årsskiftet 2015/2016. Din Boks styrelse vill veta hur ägarna Umeå Pastorat och EFS Västerbotten ställer sig till den informationen och vad ägarna tänker om Din Bok i Umeå ABs framtid? Styrelsen konstaterar att det behövs en arbetsgrupp som jobbar med att ta fram ett underlag för vidare beslut i styrelsen.

Styrelsen beslutar

att tillsätta en arbetsgrupp bestående av Hans Jakobsson och Katrin Ruuth med uppgift att ta fram ett underlag som styrelsen kan jobba

vidare med inför Din Boks framtid att ek tillfrågar Sören Olsson, ledamot i Din Boks styrelse, att sitta med i arbetsgruppen. Meddelas även dilemmat som uppstått inför EFS riks konferens i Umeå 2015 då ett ramavtal mellan EFS riks och bokhandeln Duvan i Piteå reglerar bokförsäljningen. Då nu rikskonferensen 2015 har förlagts till Umeå är det för EFS Västerbottens del naturligt att Din Bok är den bokhandel som ska stå för all försäljning vid konferensen, precis som vid andra arrangemang där EFS Västerbotten är delaktig. Din Bok i Umeå AB är den enda boklådan i Sverige som ägs av EFS och vars syfte inte i första hand är vinstdrivande utan att främja Kristi rikes tillväxt genom att vara en lättillgänglig mötesplats utanför kyrkolokalerna och genom andra plattformar i samband med författarbesök. Butiken har ett starkt fäste i Västerbotten och signaler gör gällande att det skulle kunna få ringar på vattnet när det gäller uppslutning runt konferens-arrangemanget, om Din Bok inte skulle få stå för bokförsäljningen. EFS Västerbottens kansli har informerat styrgruppen för EFS rikskonferens om dilemmat och det pågår en process där båda parter arbetar för att hitta en gemensam lösning. Styrelsen förstår dilemmat och uppmanar parterna att jobba vidare för en bra lösning. Övrigt: Sensus extra årsstämma Styrelsehelg hösten 2015 Styrgruppen för Bibelfjäll § 139

Styrelsen beslutar

Att välja Hans Jakobsson att företräda EFS Västerbotten vid Sensus extra årsstämma i Skellefteå 141110 § 140 Styrelsen för ett samtal om hur den årliga styrelsehelgen genom året sett ut och att det var ett tag sedan den var i Klippen. Styrelsen ser det som en fördel att få möjlighet dels till längre ideella samtal och dels få ta med övriga familjen till Klippengården.

Styrelsen beslutar:

att förlägga styrelsehelgen 2015 till Klippengården den 25-27/9 att uppdra till ek att boka logi för 30-40 personer. § 141 Eva Lundeborg-Karlsson är utsedd av styrelsen att sitta i referensgruppen för Bibelfjäll. Df har även utsett Eva att vara kontaktperson för Elisabeth Svedberg i den 50% tjänst som tillkommit under hösten 2015.

Eva har mottagit två önskemål från Elisabeth Svedberg som till 25% har en tillsvidaretjänst som lärare på Bibelfjäll och under hösten även en projekttjänst på 50% för arbete i Klippen och Hemavan. • Gör det känt att Elisabet finns i Hemavan och är tillgänglig som resurs till grupper som kommer på besök till Klippengården. • Be för arbetet i Hemavan och att Elisabet ska få möjligheten att bygga upp nätverk med olika kristna sammanhang och även få möta folket i bygden.

Styrelsen uppdrar till Eva Lundeborg-Karlsson

att meddela Eric Bergström, bokningsansvarig på Klippengården, att Elisabet Svedberg finns i Hemavan som resurs för besökare till Klippengården att skicka en hälsning från EFS Västerbottens styrelse att Elisabet finns i våra böner och att hon gärna får hälsa på byggarna som finns på plats på Klippengården Utsända protokoll och andra delgivna handlingar § 142 Datum Kommentar AU ER LG personal LG personal 140909 140910 140605 140618 LG personal 140820 Styrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna. Avslutning Backen 2014-09-27 Eva S Bäckström sekreterare Rune Hedman justerare § 143 Sammanträdet avslutas 27/7 20:00 med bön. Karin Paulsson mötesordförande Jon Nilsson justerare