Verksamhetsplan 2011/2012

beslutad på styrelsemötet den 31 Augusti 2011

Plan och förutsättningar

Föreningens angelägenheter hanteras av styrelsen vars uppgifter är att företräda föreningen och ansvara för att föreningens organisation, ekonomi och andra angelägenheter sköts på ett tillfredsställande sätt.

I - Verksamhetsplan

Aktiviteter utöver löpande ärendena:

          Utförande av besiktningar och kontroller Genomgång av underhållsplan Ärenden från årsstämman Utvärdering av vicevärdskapet Översyn av förvaltningsavtalet Översyn av Så vårdar vi vårt hus Översyn av hemsidan Informationsmöte vid behov Trivseldag anordnas under vår och höst Överenskommelse med Brf Brinckan-Lehusen och Stockholms stad angående gemensamhetsanläggningen    Fördelade lån, utvärdering av ny modell Utredning av lås & nyckel hanteringen avseende säkerhet, inbrott mm Se över avtal med leverantörer(elavtal, bredband) Verksamhetsplan 2011/2012 - 2011-08_31________________________________________________________________ Sida 1 av 6

Tidsplanering för verksamhetsåret: Aktivitet Start

Från årsstämman, omorganisera och skapa bättre förutsättningar för en miljöeffektivare sopsortering samt öka informationen till de boende om grovsoprummets funktion och syfte Från årsstämman, utreda belysnings och dess styrning i trapphus och allmänna utrymmen Från årsstämman, identifiera material av lister runt fönster och balkongdörrar, inköpsställe/hantverkare Utvärdering av vicevärdskapet Översyn av förvaltningsavtalet Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011

Styrelse- möte rapport

Okt 2011

Klart

Feb 2012

Ansvarig(a) Christopher,

Michael Okt 2011 Okt 2011 Nov 2011 Nov 2011 Översyn av Så vårdar vi vårt hus Sept 2011 Utvärdering/översyn av hemsidan Utvärdering av medlemskapet i fastighetsägarna Stockholm Distribution av nyhetsblad via mail samt göra maillista Möjligheten att ha distribution av övrig information till medlemmar via mail Se över avtal med leverantörer elavtal Se över avtal med leverantörer bredband Trivseldag anordnas under vår och höst Överenskommelse med Stockholms stad & Brf Brinckan-Lehusen angående gemensamhetsanläggningen Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011 Sept 2011 Aug 2011 Mars 2012 Sept 2010 Fördelade lån, utvärdering ny modell Sept 2010 Utredning av lås & nyckel hanteringen avseende säkerhet, inbrott mm. Sept 2010 Okt 2011 Okt 2011 Okt 2011 Okt 2011 Okt 2011 Dec 2011 Okt 2011 - Okt 2011 Dec 2011 Okt 2011 Feb 2012

Christopher,

Kaj Okt 2011

Jan

Dec 2011 Dec 2011 Okt 2011 Nov 2011 Okt 2011 Okt 2011 Okt 2011

Anita Anita

, Christopher, Jan (teknik)Viktor (ekonomi)

Sten

, Lena

Lena Anita Kaj,

Lena, Sten

Sten

Jan 2012 Dec 2011 Okt 2011 April/Maj 2012 Dec 2011 Jan 2012 Dec 2011

Christina,

Michael

Viktor Styrelsen Anita

, Christopher, Christina

Lena,

Anita, Sten, Ingemar, Viktor

Kaj

, Ingemar Verksamhetsplan 2011/2012 - 2011-08_31________________________________________________________________ Sida 2 av 6

II - Ekonomi

         Budget 2012 Långtidsbudget 2012-2016 Delårsrapport inkl. prognos för resten av året Rb:s ekonomiska rapport inför styrelsemötena Resultatrapport Likviditetsrapport Kontakter med Riksbyggen och bank (f.n. SBAB) Handkassa Elektronisk fakturahantering

III - Förutsättningar

Styrelsen utses på föreningens årsstämma i maj månad. Till grund för föreningens verksamhet ligger två viktiga dokument: Bostadsrättslagen (1991:614) och Föreningens stadgar (antagna 2004).

Föreningar vi är medlemmar i:

  Intresseförening för Riksbyggens Bostadsrättsföreningar i Stockholm Södra stationsgaragets samfällighetsförening, andelstal 5,92%. Föreningens representant är Jan Stellan  Södra stations Sopsugssamfällighetsförening, andelstal 3,835%. Föreningens representant är Jan Stellan  Gemensamhetsanläggningen Lehusen ga:2, andelstal 40%. Gemensamhetsanläggningen utgörs av gatan utanför nr 12, 14, 16 och 18 samt trappan ner till Södermalmsallén. Övriga medlemmar är Brf. Brinckan-Lehusen 40% och Stockholms stad 20%  Fastighetsägarna Stockholm

Föreningens organisation:

 Styrelsen sammanträder 10-12 ggr/år. Beredningsgruppen – ordförande och sekreterare – förbereder dessa sammanträden     Ordförande bevakar att styrelsens beslut verkställs Styrelsen fördelar ut de ”fasta” arbetsuppgifterna på ledamöter och suppleanter Styrelsen utser vid behov arbetsgrupper, som ska ha tydliga uppdrag Ett planeringsmöte med styrelsen anordnas efter sommaren som diskuterar verksamhetsplan och arbetsfördelning Verksamhetsplan 2011/2012 - 2011-08_31________________________________________________________________ Sida 3 av 6

Föreningens ekonomi:

 Riksbyggen svarar för ekonomisk förvaltning enligt avtal bl.a. framtagande av budgetförslag för kommande verksamhetsår, ger styrelsen månatliga ekonomi- och resultatrapporter, årlig likviditetsrapport, långtidsbudget och delårsrapport inkl. prognos för resten av året samt svarar för årsredovisningen inför årsstämman  Styrelsens kontaktpersoner i ekonomiska frågor är Ingemar Stenberg & Lena Emanuelsson & Viktor Torkelsson  Till varje styrelsesammanträde tar Ingemar Stenberg på basis av Riksbyggens resultatrapport fram en sammanställning över föreningens ekonomiska läge  Lena Emanuelsson håller kontakt med SBAB ang. föreningens lån och följer ränteutvecklingen samt håller styrelsen informerad  Ingemar Stenberg & Lena Emanuelsson & Viktor Torkelsson är föreningens föredragande i ekonomiska frågor vid årsstämman samt styrelsemöte   Föreningen har en handkassa som hanteras av Kaj Majuri Den elektroniska fakturahanteringen sköts av Riksbyggen, Jan Stellan godkänner fakturorna och Anita Eriksson/Christopher Natzén attesterar

Fastighetsskötsel och övrig verksamhet:

 Föreningen har skrivit avtal med Riksbyggen om fastighetsförvaltning. Målsättningen är att förvaltningen ska planeras och genomföras så att fastigheten bevaras i gott skick samt att driftkostnaderna hålls på en så låg nivå som möjligt  Fastigheten är fullvärdeförsäkrad i Länsförsäkringar Stockholm. Försäkring mot ohyra ingår Bostadsrättsförsäkring, ett tillägg till hemförsäkringen, bekostas av föreningen  En underhållsplan är upprättad som årligen följs upp av styrelsen för genomförande av underhållet av föreningens fastighet. Avsättning görs till föreningens underhållsplan årligen. Beloppet framgår av budget  Den löpande tillsynen av fastigheten sköts av arvoderad vicevärd, Jan Stellan (till fastigheten hör även tre gårdar, två portiker och föreningens del av gatan utanför nr 12 och 14 samt trappan ner till Södermalmsallén)     Som teknisk sakkunnig bistår vice ordförande Christopher Natzén Till hjälp med skötseln av rabatter och annan växtlighet har föreningen en trädgårdsgrupp En årlig fastighetsbesiktning genomförs med representanter från Riksbyggen och styrelsen Det är ett myndighetskrav att föreningen skall ha en brandskyddsansvarig, till detta har styrelsen utsett Christopher Natzén  Trappombuden introducerar nya medlemmar och verkar enligt andan i ”Så vårdar vi vårt hus”

Studieverksamhet:

 Föreningens stadgar betonar vikten av att studieverksamhet bedrivs och fastslår att styrelsen inom sig ska utse en studieansvarig. Styrelsen har utsett Michael Keller till detta uppdrag.

Riksbyggens kundwebb

 Kaj Majuri hanterar behörighet till kundwebben Verksamhetsplan 2011/2012 - 2011-08_31________________________________________________________________ Sida 4 av 6

Informationskanaler:

Lena Emanuelsson är redaktör för nyhetsbrevet som delas ut i medlemmarnas brevinkast. Hon ser även till att hemsidan och broschyren ”Så vårdar vi vårt hus” hålls uppdaterad. 1. Hemsidan www.stockholmshus37.se 2. Nyhetsbrevet ”Vi och vårt hus” 3. Broschyren ”Så vårdar vi vårt hus”

Lokalhyresgäster: Företag / organisation

Aspkrans Fotoaffär AB Il Molino Pizza & Salladsbar Tantolundens Blommor Café Kringlan Söder South East Asia Travel HB Södra Stations Kem & Skrädderi

Verksamhet

Fotobutik Pizzeria Blomsterbutik Kafé Resebyrå Skrädderi TeamOlmed Butik AB Södermalms Stadsdelsförvaltning, Baltzar förskola Södermalms Stadsdelsförvaltning, Reimers specialförskola Skoaffär, ortopedi Förskola Förskola

IV - Förteckning över styrelsens ansvarsområden exkl. ekonomi

Egenkontroller och besiktningar, skyldigheter enligt lag eller föreskrifter:

 Systematiskt brandskyddsarbete          Rensning av imkanaler Obligatorisk ventilationsskontroll (OVK) Snö- och isröjning, tak och mark Hissar Radonmätning Statuskontroll av lägenheter Hantering av avfall Energideklaration Lekplats    Ohyra och skadedjur Årlig fastighetsbesiktning Skyddsrum Verksamhetsplan 2011/2012 - 2011-08_31________________________________________________________________ Sida 5 av 6

Avtal med Kommunen/Företag/Entreprenörer: Avtalspartner:

Avser:

AB STOKAB Berendsens Textil AB Fiberkabelinstallation Entrémattor under tiden 1/10 - 30/3 Bredbandsbolaget Bysmeden Lås AB ComHem Fortum Fortum Gemensamhetsanläggningen Lehusen ga:2 KONE Hissar AB MASAB Riksbyggen Sita Sita tilläggsavtal Stockholm Stad Stockholm Vatten S:a stations garagesamfällighet S:a stations sopsugssamfällighet Tekno Städ AB Telia Telia Vattenfall Bredband Lås och nycklar Kabel-TV Elnätet Fjärrvärme Gatan utanför nr 12 och 14, trappan Södermalmsallén Hissar + jour Avloppsrensning Fastighetsförvaltning Grovsopor, returpapper och kartonger Elektroniksopor Tomträtten Vatten Garage Hushållssopor Fastighetsstädning Kontorstelefon DUC (Larm- och styrregleringscentral) El

Övriga anlitade företag/entreprenörer:

Företag

AB Klätterservice AV-line AB EAT Elektrisk Anläggnings Teknik AB Envac AB Hagmans Tak AB Hem- och Kontorstjänst HK LGT Kodlåsspecialisten Nybergs Glas & Metall AB WEPAB WJJ Entreprenad AB Årsta Plåt AB Årsta Plåt AB Örby Maskin AB

Funktion

Takvärmeanläggningen Tvätt- och vitvaruservice Elarbeten Sopsugsanläggningen Rökluckeservice Vibrationssug piskrummet Portkodlåsservice Fönster och entréportar Balkonginglasning Klottersanering på tegel och puts Snö och isröjning, tak Plåt- och smidesarbeten Sopnedkastluckeservice Verksamhetsplan 2011/2012 - 2011-08_31________________________________________________________________ Sida 6 av 6