Transcript Projektplan - IT-enheten

IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
PROJEKTPLAN
Enterprise architecture (EA)
En verksamhetsövergripande arkitektur
webbadress
http://www.it.umu.se/projekt/
Projektnamn
Enterprise architecture
Fastställt av
Karoline Westerlund
Dokumentansvarig
Per Hörnblad
Dokumentidentitet
Version
Datum
Status
ea_pplan.pdf
1.0
2010-04-30
Fastställd
Sid 1
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Sid 2
(15)
Innehållsförteckning
1 Direktivet............................................................................................................................ 4 1.1 Inledning ...................................................................................................................... 4 1.2 Referenser.................................................................................................................... 4 1.3 Versionshistorik........................................................................................................... 4 2 Beskrivning ........................................................................................................................ 4 2.1 Omfattning................................................................................................................... 4 2.2 Målprioritering............................................................................................................. 6 2.3 Förväntat resultat ......................................................................................................... 6 2.4 Tidplan......................................................................................................................... 6 2.5 Kostnad........................................................................................................................ 7 2.6 Avslutskriterier ............................................................................................................ 7 2.7 Avvikelser.................................................................................................................... 7 2.8 Avgränsning................................................................................................................. 8 2.9 Beroenden .................................................................................................................... 8 3 Organisation ....................................................................................................................... 8 3.1 Beskrivning av ansvar ................................................................................................. 8 3.2 Resurser ....................................................................................................................... 8 3.2.1 Uppdragsgivare .................................................................................................... 8 3.2.2 Projektledare......................................................................................................... 8 3.2.3 Personresurser ...................................................................................................... 8 3.2.4 Projektgranskare................................................................................................... 9 4 Genomförande.................................................................................................................... 9 4.1 Dokumentationsform och struktur............................................................................... 9 4.2 Utred lämpliga ramverk............................................................................................... 9 4.3 Kartläggning och dokumentation .............................................................................. 10 4.4 Identifiera problemområden ...................................................................................... 11 4.5 Sätt IT Governance på plats....................................................................................... 11 4.5.1 Begreppsmodell.................................................................................................. 12 4.6 Enterprise Architecture.............................................................................................. 12 4.6.1 Inledning............................................................................................................. 12 4.6.2 Verksamhetsarkitektur ....................................................................................... 12 4.6.3 Applikationsarkitektur........................................................................................ 12 4.6.4 Life cycle management (LCM) .......................................................................... 12 4.6.5 Informationsarkitektur........................................................................................ 13 4.6.6 Teknisk arkitektur .............................................................................................. 13 4.7 Leveranser ................................................................................................................. 14 5 Milstolpeplan.................................................................................................................... 14 5.1 Uppföljning/ rapportering.......................................................................................... 14 5.2 Avslut av projektet..................................................................................................... 14 6 Påverkan på/av projektet .................................................................................................. 14 IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
7 8 Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Sid 3
(15)
Samverkan........................................................................................................................ 14 Kommunikation................................................................................................................ 14 8.1 Inom projektet............................................................................................................ 14 8.2 Kommunikationsplan................................................................................................. 14 9 Kvalitetsplan..................................................................................................................... 15 10 Risk och sårbarhetsanalys ................................................................................................ 15 11 Definitioner och förkortningar ......................................................................................... 15 IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
1 Direktivet
1.1
Inledning
Projektet är ett delprojekt som utförs inom ramen för huvudprojektet IT-strategiska insatser
2010-2011. Se ref. [1].
Som stöd i arbetet ska standardiserade ramverk och metoder att användas.
1.2
Referenser
[1]
[2]
[3]
1.3
Huvudprojekt, http://www.it.umu.se/projekt/
Aktivitetslista,
Begrepps definitioner, https://www.cambro.umu.se/portal/site/55742758-913b-4945-9548f21caa87497e/page/0693ab26-7a81-4202-829e-5d60b5210174
Versionshistorik
Versioner
Datum
Författare
0.1
0.2
2010-03-15 Karoline Westerlund
2010-04-15 Per Hörnblad
0.3
2010-04-18 Per Hörnblad
0.4
0.5
0.6
2010-04-19 Karoline Westerlund
2010-04-23 Per Hörnblad
2010-04-30 Per Hörnblad
1.0
2010-04-30 Per Hörnblad
Kommentar
Första version
Fortsatt arbete, viss
omstrukturering
Omarbetning efter
kommentarer
Kommenterat/ nya textförslag
Uppdatering efter kommentarer
Uppdateringar efter
kommentarer
Uppdateringar efter
kommentarer
2 Beskrivning
2.1
Omfattning
Vid universitetet finns idag ett antal övergripande it-system, ständigt närvarande med
information, processer och integration i realtid. För att kunna bygga, styra och kontrollera
dessa lösningar, och framtida, krävs att arkitekturen är väl dokumenterad och beskriven ur
flera olika aspekter. Med hjälp av konceptet Enterprise Architecture (EA), som är en metod
för att beskriva är och bör läge, ska vi skapa helhetssyn och styra verksamhets- och itutvecklingen. Vi behöver göra en analys och dokumentera vår nuvarande it-miljö samt skapa
en bild av en framtida it-miljö för att identifiera hur it-miljön bäst kan stödjas av arkitekturen.
Sid 4
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
•
Visionen för Enterprise Architecture är att definiera de primära mål och syften som
skall gälla i framtiden.
•
Enterprise Architecture är processen att utforma verksamheten inte att utforma IT
system.
•
Enterprise Architecture är processen att modellera och dokumentera alla aspekter av
en organisation för att säkerställa att processer, applikationer, information, data,
teknologi, platser, människor, händelser och tidsplaner är anpassade till
verksamhetens mål och syften.
Utvecklingen av arkitekturen måste vara förankrad i verksamheten, det är en förutsättning för
att EA blir framgångsrikt:
Copyright © 2009 The Open Group
Figur 1 Konceptuell bild över utvecklingsprocessen för arkitekturen.
Sid 5
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
2.2
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Målprioritering
•
Målet är att vi vid UmU använder en Enterprise Architecture och att alla enheter
investerar i och nyttjar en delmängd av denna.
•
Ett av de primära målen är att underlätta arbetet vid förändringar. Genom en kontrollerad
arkitektur skall de behov som verksamheten har uppfyllas på ett effektivt sätt.
•
Utvecklingsprojekten ska få stöd i en arkitekturplan bestående av strategiska planer,
riktlinjer, referens modeller etc. Detta ska ge hög kvalitet på informationen och möjliggöra
snabba verksamhetsförändringar.
•
Ger oss ett bättre beslutsunderlag.
2.3
Förväntat resultat
•
Vi har enhetliga och överenskomna processer och begrepp inom verksamheten.
•
Vi har etablerat en stödstruktur – en arkitektgrupp- för arkitektarbetet.
•
Vi har skapat en förståelse för arkitekturfrågor i verksamheten.
•
Vi har skapat ett strukturerat sätt att beskriva vad verksamheten gör
•
Vi kan ta ansvar för att vi hanterar vår information, arkitektur och systemutveckling på ett
optimalt sätt.
•
Vi har en tydlig bild över nuläge och önskat läge när det gäller hur system och
applikationer relaterar och interagerar med varandra, dess gränssnitt och kopplingar till
verksamheten och dess processer.
•
Vi har en tydlig beskrivning över nuläge och önskat läge av den tekniska
systemarkitekturen.
•
Vi har tydliga riktlinjer, regler och mallar som ska användas som stöd för att
integrera/ändra eller att ta bort processer, system eller applikationer i arkitekturen.
Resultatet ger oss stöd
•
att skapa lämpliga organisatoriska strukturer och roller för att underlätta beslutsfattandet.
•
att prioritera och hantera investeringar och resurser som avsätts till tjänster och projekt.
•
att skapa mål, mått och kontroller för att förvalta resultatet av tjänsterna och
investeringarna.
•
2.4
i vårt arbete med it-governance ramverk med avtal, modeller, processer och verktyg.
Tidplan
Projektstart: 2010-05-03
Projektavslut: 2011-12-31
Sid 6
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Figur 2 Grov tidplan
Detaljerade aktivitetsplaner kommer att tas fram under projektets gång.
2.5
Kostnad
Kostnaden som ska finansieras inom ramen för detta projekt har ett maxtak på 955 tkr för år
2010 och 1195 tkr för år 2011. Övriga kostnader som uppstår inom ramen för detta projekt
finansieras inom ramen för IT-enhetens budget och ramen för enheternas
verksamhetsbudgetar för de enheter som berörs.
2.6
Avslutskriterier
Intentionerna med huvudprojektet är genomförda inom ramarna för beslutad budget.
2.7
Avvikelser
Projektplanen kan komma att revideras utifrån hur behov, teknik och tillgängliga resurser
förändras vilket kan ge en påverkan på planerade aktiviteter inom denna plan.
Uppdragsgivaren skall informeras om alla händelser som kan komma att påverka projektets
möjlighet att leverera planerat resultat.
Sid 7
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
2.8
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Avgränsning
Umdac driver projektet ITIL på Umdac. Direktivet från uppdragsgivaren är att implementera
ITIL på Umdac med de prioriterade processerna: Incident Management, Problem
Management och Request Fulfilment i första hand. Change Management och Event
Management i andra hand samt övriga ITIL-processer i tredje hand.
Förvaltningschefen har startat ett kvalitetsarbete kring förvaltningens tjänsteutbud och
processer.
Dessa projekt pågår parallellt med vårt och vi ska i vårt arbete följa utvecklingen av detta och
bidra samt förhålla oss till resultaten.
2.9
Beroenden
Två separat aktiviteter, projektportfölj och applikationsportfölj, genomförs och är kopplade
till detta delprojekt. Målet med applikationsportföljen är att identifiera behovet av en strategi,
värdet av portföljen samt vilket värde varje applikation levererar. Det långsiktiga målet med
projektportfölj aktiviteten är att införa projektportföljstyrning. Vi ska säkerställa att våra
resurser används till att genomföra de projekt som skapar mest mervärde.
3 Organisation
3.1
Beskrivning av ansvar
Enligt projektmodell för Umeå universitet.
3.2
Resurser
3.2.1 Uppdragsgivare
Karoline Westerlund. Säkerställer att det finns resurser till projektet. Fastställer projektets
syfte och inriktning samt att den följs.
3.2.2 Projektledare
Per Hörnblad, it-arkitekt ansvarar för kartläggning och dokumentation av den tekniska
systemarkitekturen samt framtagande av principer och riktlinjer för önskat läge.
Karoline Westerlund ansvarar för att det tas fram en it-styrningsmodell (IT-Governance
struktur).
3.2.3 Personresurser
Under projekttiden kommer resurser från it-enheten och anställda inom UmU komma att
knytas till projektet för att medverka till att skapa projektets resultat. Även externa resurser
kommer vid behov att köpas in.
Specifikt berörs processägare, systemägare, it-ansvariga, verksamhets- och it-arkitekter.
Följande resurser kommer att bli inblandade i projektet
Sid 8
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
•
Maria Valtersson
•
Mattias Wallmark
•
Konsultstöd
•
Utförarenheten
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Sid 9
(15)
3.2.4 Projektgranskare
Per Björkegren, SWEAN
4 Genomförande
Arbetet kommer att bestå av en mängd aktiviteter som delvis kommer göras parallellt t.ex.
dokumentationsarbete kring nuläget tas fram parallellt med framtagande av referensmodeller
etc. Arbetet kommer även att vara av iterativ karaktär så att en helhet snabbt kan byggas upp
och därefter kan detaljer mer och mer utvecklas. Det är viktigt att hela tiden ha ett
helhetsperspektiv och fokusera på resultatet och inte fastna i modeller och detaljer. Det är
också viktigt att tänka igenom varför dokument tas fram, en behovsanalysgörs för varje
artefakt som beskriver vem som har behovet, för vilket ändamål, hur ökas effektiviteten,
säkerheten etc. En genomgripande och viktig del i projektet är också kommunikationen med
verksamheten, se vidare 8.
4.1
Dokumentationsform och struktur
Initialt så skall det fastställas i vilken form dokumentationen skall tas fram och i vilken
struktur. Vilka verktyg och vilka format skall användas? En grundtanke är att så långt som det
går använda sig att generella verktyg som t.ex. Visio och endast nyttja specialverktyg, t.ex.
IBM Rational Architect, när behov uppstår.
4.2
Utred lämpliga ramverk
Utred om det finns ramverk eller delar av ramverk som kan vara lämpliga när en Enterprise
Architecture skall byggas upp. Ett exempel kan vara Zachman Framework, TOGAF. Ett
ramverk kan ge oss:
•
En enhetlig metod för hur en arkitektur skall beskrivas
•
Verktyg och gemensamma termer.
•
Rekommenderade standarder
Dock skall inte alltför stor kraft läggas på detta utan det skall ge oss en inblick och idéer för
det framtida arbetet.
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Copyright © 2009 The Open Group
Figur 3 Utvecklingsprocessen för arkitekturen
4.3
Kartläggning och dokumentation
Initialt skall nuläget beskrivas och dokumenteras.
1. Ta del av övergripande processkarta över de processer som verksamheten använder
idag.
2. Tag fram en objektkarta över de identifierade objekten (i detta fallet dom olika itsystemen) som finns i arkitekturen.
3. Dokumentera objektmodellen ur ett verksamhetsperspektiv. Objekten i detta fall är de
system eller applikationer som används av verksamheten. Inbördes beroenden och
samverkan ur ett verksamhetsperspektiv skall beskrivas. Informationsutbytet mellan
olika verksamhetsområden ska beskrivas.
4. Dokumentera objektmodellen ur ett tekniskt perspektiv. Objekten i detta fall är de
system eller applikationer som används direkt eller indirekt av verksamheten. Här
skall beroenden och samband beskrivs ur ett tekniskt perspektiv. Informationsutbytet
Sid 10
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
mellan dessa system och applikationer ska beskrivas. Beskrivningen skall underlätta i
det fallet då objekt eller system skall bytas ut.
5. Tag fram modell som bl.a. knyter ihop verksamhet och tekniskarkitektur.
4.4
Identifiera problemområden
Särskilda problemområden identifieras och plan utarbetas för att hantera dessa. I dagsläget är
följande problemområden prioriterade:
•
•
•
4.5
Infrastruktur och identitetshantering
Koncernkatalogen
Brist på dokumentation
Sätt IT Governance på plats
Ta fram en Governance struktur, ansvar, roller och forum.
Bestäm modell för it.verksamheten.
Fastslå principer för it-styrningen.
Arbeta igenom processer, mätetal och ta kontroll över projekten.
Figur 4 Övergripande bild över en arbetshypotes för IT-Governance struktur
Sid 11
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
4.5.1 Begreppsmodell
Ta fram en gemensam begreppskatalog att använda. Definiera data och information så att vi
kan vara säkra på att namnen är konsekventa. Vilka begrepp finns? Hur beskrivs de? Hur
hänger de ihop?
4.6
Enterprise Architecture
4.6.1 Inledning
Följande aspekter skall adresseras.
•
Verksamhetsarkitektur
o Processer och verksamhetsnära begrepp
•
Applikationsarkitektur
o Applikationsstruktur och kopplingar
•
Informationsarkitektur
o Informationsmodeller etc.
•
Teknisk arkitektur
Logisk/fysisk system arkitektur
4.6.2 Verksamhetsarkitektur
Projektet kommen att använda befintlig dokumentation och ta del av resultatet från pågående
projekt inom förvaltningen.
4.6.3 Applikationsarkitektur
Beskrivning av den önskade applikationsstrukturen dess interaktion med varandra och dess
användare. Fokusera på data som konsumeras och produceras mellan applikationerna. Mindre
fokus på intern struktur. Här kan mycket återanvändas från 4.3.
4.6.4 Life cycle management (LCM)
Identifiera vilka mål vi kan sätta med de resurser vi har och hur vi med tiden ska öka
ambitionen.
Titta på Application lifecycle management (ALM) och Infrastructure lifecycle management
(ILM) och gör ett urval.
ƒ
Identifiera applikationsområden
ƒ
Identifiera nyckelprocesser per område
ƒ
Identifiera input och output
En del av detta arbete kommer att tas fram i aktiviteten applikationsportfölj, Se vidare 2.9.
Sid 12
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
4.6.5 Informationsarkitektur
Beskriv och kartlägg var och hur informationen lagras och återanvänds av verksamheten och
dess system/applikationer. Ta fram sambanden mellan process/system och
informationsgrupper.
Informationen skall beskrivas:
•
Konceptuellt - alla verksamhetsbegrepp.
•
Logiskt – Logik och hur entiteterna relaterar till varandra.
•
Fysiskt – Hur datalagringen är realiserad för en viss funktion.
I samband med detta så definieras en informationsstrategi:
•
Data Governance, organisera och skapa rutiner, struktur, roller och ansvar för att få en
effektiv hantering av informationstillgångarna.
• Mät värdet och klassificera informationen, inkluderar sekretess, integritet, tillgänglighet,
överensstämmelse, pålitlighet och effektivitet.
• Val av arkitekturer för lagring av information där även informationssäkerhet är med som
parameter.
4.6.6 Teknisk arkitektur
Den tekniska arkitekturen skall innehålla mjukvara och hårdvara som behövs för att stödja
utveckling av verksamheten, data och applikationer. Detta inkluderar IT infrastruktur,
middleware, nätverk, kommunikation, processer och standarder.
4.6.6.1
Nuläge
Enligt dokumentation i 4.3.
4.6.6.2
Målbild
Styrs av EA Vision
Målbilden skall innehålla:
•
Referensmodell bestående av konceptuell arkitektur och logisk arkitektur
•
Fysiskt arkitektur
•
Säkerhet
o Informationssäkerhet
o Datasäkerhet
o Identitetshantering
o Autentisering, auktorisering
•
Utarbeta direktiv till projekt och tjänsteleverantörer. Principer, riktlinjer (t.ex. för
integration av nya applikationer) checklistor, mallar, exempel
Sid 13
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
4.7
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
Leveranser
Kommer att definieras i detalj under projektets gång,
Följande levereras från projektet:
•
Dokumentation över nuläge.
•
Arkitekturplan inklusive referensmodell för önskat läge. Informationsmodell
•
Nödvändiga riktlinjer, regler och mallar som kan användas som stöd för att
integrera/ändra eller att ta bort processer, system eller applikationer i arkitekturen.
5 Milstolpeplan
BP
MS1
MS2
MS3
MS4
MS5
5.1
Beskrivning
Dokumentationsform och struktur, utredning ramverk samt
begreppsmodell
Identifikation problemområden
Kartläggning och dokumentation
Utkast EA version 1
Färdigställande EA version 2
Datum
2010-05-28
2010-06-04
2010-12-31
2011-05-27
2011-12-03
Uppföljning/ rapportering
Rapportering sker till uppdragsgivaren kontinuerligt. Slutlig rapportering och uppföljning
sker efter projektets slut.
5.2
Avslut av projektet
Projektet avslutas när uppdragsgivaren anser att målen i uppdraget är uppnådda inom ramen
för beslutad budget.
6 Påverkan på/av projektet
Enligt beskrivning i huvudplanen.
7 Samverkan
Enligt beskrivning i huvudplanen.
8 Kommunikation
8.1
Inom projektet
Enligt beskrivning i huvudplanen. Även utanför projektet till övrig UmU organisation.
8.2
Kommunikationsplan
Enligt beskrivning i huvudplanen.
Sid 14
(15)
IT-enheten
Projekt
Per Hörnblad
Karoline Westerlund
Dokumenttyp Projektplan
Datum 2010-04-30
9 Kvalitetsplan
Enligt beskrivning i huvudplanen.
10 Risk och sårbarhetsanalys
Följande risker är identifierade inom ramarna för projektet:
Risk
1
2
Beskrivning av risken
Svårt att avgränsa
uppgiften, lätta att falla in
i detaljer eller omfatta för
mycket. Ramverk etc. tas
överhanden och målet
missas.
För lite resurser
Sannolikhet
Effekt
Riskfaktor
5
4
20
5
3
15
prioritet
Möjliga
konsekvenser
Föreslagna /
genomförda
åtgärder
Helheten missas
och bara
delmängd av den
önskade
arkitekturen tas
fram
Projektet kan inte
genomföra sina
mål.
Projektet kan inte
genomföra sina
mål.
Framtagandet av
arkitekturen tas
fram genom korta
iterationer och
fokus är alltjämt på
helheten.
Nödvändiga
resurser
engageras.
Prioriteringar måste
göras löpande.
Återigen är
helhetsbilden det
viktigaste.
Diskutera fram de
artefakter som ger
mervärde och nytta
för verksamteten.
Mindre fokus på
formen.
Fokus på
kommunikation i
projektet.
3
För stort documentations
arbete
5
3
15
4
Brist på enhetlig
standardisering av EA
5
3
15
Tappar fokus på
målen.
5
Arkitekturen blir inte
kommunicerad i
verksamheten i tillräcklig
omfattning
5
3
15
Den skapade
arkitekturen får ej
genomslag I
verksamheten.
11 Definitioner och förkortningar
Se ref. [3]
Sid 15
(15)